Một trong những điều tuyệt vời nhất về cơ sở dữ liệu máy tính bàn của Access là khả năng lưu trữ lượng lớn dữ liệu và luôn giữ dữ liệu ngăn nắp. Nhưng đôi khi bạn nhận được màn hình chứa đầy các con số hoặc văn bản, và có thể khó để chọn ra những gì thực sự quan trọng. Đó là lúc định dạng điều kiện có thể giúp ích. Bạn có thể đặt quy tắc cho từng trường trên biểu mẫu và tự động tô sáng các giá trị theo những quy tắc đó.
Trong video
- Định dạng trường dựa trên giá trị mà trường chứa (hoặc kết quả của một biểu thức)
- So sánh các giá trị trên các bản ghi bằng cách sử dụng thanh dữ liệu
Định dạng trường dựa trên giá trị mà trường chứa (hoặc kết quả của một biểu thức)
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Dạng xem Bố trí.
Chọn cột hoặc trường mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. Để áp dụng cùng một quy tắc định dạng cho nhiều cột hoặc trường, hãy nhấn và giữ phím CTRL rồi bấm vào từng cột cho đến khi tất cả cột hoặc trường được chọn.
Trên tab Định dạng , bấm vào Định dạng có điều kiện.
Trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới.
Nhập tiêu chí cho quy tắc của bạn.
- Để định dạng (các) trường dựa trên giá trị chứa trong đó, hãy chọn Giá trị Trường Là từ danh sách đầu tiên, rồi chọn hoặc nhập tiêu chí bạn muốn.
- Để định dạng trường dựa trên phép tính, hãy chọn Biểu thức Is từ danh sách đầu tiên, rồi nhập biểu thức vào hộp. Để biết thêm thông tin về các biểu thức, hãy xem bài viết Giới thiệu về biểu thức.
- Để áp dụng định dạng cho trường đã chọn chỉ khi trường có tiêu điểm, hãy chọn Trường có Tiêu điểm từ danh sách đầu tiên.
Chọn định dạng bạn muốn áp dụng. Bạn có thể đặt các kiểu sau:
- Đậm
- Nghiêng
- Gạch chân
- Màu nền
- Màu phông
- Bật (tùy chọn này sẽ vô hiệu hóa trường để không thể chỉnh sửa trường đó và ghi đè các cài đặt Màu nền và Màu phông chữ).
Access sẽ hiển thị bản xem trước của định dạng khi bạn chọn tùy chọn.
Bấm vào OK.
Để thêm một quy tắc mới vào cùng một hoặc nhiều trường, hãy bấm Quy tắc Mới và lặp lại thủ tục này từ bước 5.
Lưu ý
Bạn có thể thêm tối đa 50 quy tắc cho mỗi trường hoặc nhóm trường. Các quy tắc được đánh giá từ trên xuống dưới. Sau khi tiêu chí của một quy tắc đã được đáp ứng, Access sẽ áp dụng định dạng cho quy tắc đó và không đánh giá các quy tắc bên dưới.
Khi bạn đã hoàn tất việc thêm quy tắc , hãy bấm OK trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện .
So sánh các giá trị trên các bản ghi bằng cách sử dụng thanh dữ liệu
- Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Dạng xem Bố trí.
- Chọn cột hoặc trường mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. Để áp dụng cùng một quy tắc định dạng cho nhiều cột hoặc trường, hãy nhấn và giữ phím CTRL rồi bấm vào từng cột cho đến khi tất cả cột hoặc trường được chọn.
- Trên tab Định dạng , bấm vào Định dạng có điều kiện.
- Trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới.
- Trong phần Chọn kiểu quy tắc, hãy chọn So sánh với các bản ghi khác.
- Dưới Sửa mô tả quy tắc, hãy chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi bấm OK.