Phụ lục về quyền riêng tư đối với Excel

Những điều sau đây có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư, bằng cách cung cấp thông tin nhạy cảm tiềm ẩn cho bên thứ ba hoặc bằng cách cho phép bạn kiểm soát thông tin nào có thể có sẵn.

Sử dụng mẫu Office.com

Tab Mới (Bấm tab Tệp, rồi bấm Mới) có thể cung cấp cho bạn hỗ trợ cập nhật được tải xuống từ Office.com cho sổ làm việc dựa trên mẫu. Bạn cũng có thể gửi phản hồi về các mẫu và cung cấp xếp loại bằng số cho mỗi mẫu mà bạn tải xuống.

Khi bạn mở một mẫu hay một tệp dựa trên mẫu, Excel (tùy thuộc vào thiết đặt Trợ giúp trực tuyến của bạn) sẽ liên hệ Office.com. Thao tác này sẽ gửi ID của mẫu đó, chương trình và phiên bản mà bạn hiện đang dùng, cùng với thông tin máy tính chuẩn.

ID mẫu được dùng để xác định mẫu gốc được tải xuống từ Office.com hoặc được bao gồm trong bản cài đặt Excel của bạn. Nó không nhận dạng duy nhất sổ làm việc của bạn. ID giống nhau đối với tất cả người dùng của cùng một mẫu.

Nối kết tới ảnh và tài liệu khác

Nếu bạn chọn tạo liên kết đến hình ảnh, tệp, nguồn dữ liệu hoặc tài liệu khác trên ổ đĩa cứng hoặc trên máy chủ, đường dẫn đến tệp đó sẽ được lưu vào sổ làm việc của bạn. Trong một số trường hợp, liên kết có thể bao gồm tên người dùng của bạn hoặc thông tin về các máy chủ trên mạng của bạn. Trong trường hợp kết nối dữ liệu, bạn có thể chọn lưu tên người dùng hoặc mật khẩu trong nối kết kết nối dữ liệu.

Ngoài ra, khi bạn áp dụng Sơ đồ XML vào sổ làm việc, đường dẫn đến Sơ đồ XML mà bạn đã tạo sẽ được lưu vào sổ làm việc. Trong một số trường hợp, đường dẫn đó có thể bao gồm tên người dùng của bạn.

Hàm dữ liệu trang tính và báo cáo PivotTable

Khi bạn tạo một trang tính hàm dữ liệu hoặc báo cáo PivotTable từ một nguồn dữ liệu ngoài, dữ liệu mà bạn yêu cầu từ nguồn đó được lưu trữ như là một phần của trang tính, cùng với một mã định danh duy nhất cho nguồn dữ liệu đó. Tên người dùng của người làm mới bộ đệm ẩn lần cuối cũng được lưu trữ.

Tùy thuộc vào cách bạn thiết lập sổ làm việc hoặc báo cáo PivotTable của mình, chỉ một tập hợp con dữ liệu được lưu trữ có thể được hiển thị. Để loại bỏ tất cả dữ liệu được lưu trữ này, hãy loại bỏ kết nối với nguồn dữ liệu khỏi các hàm dữ liệu trang tính và loại bỏ tất cả các trụ tham chiếu đến dữ liệu.

Biểu đồ

Khi tạo biểu đồ trong Excel, bạn có thể lọc dữ liệu bạn đã chọn cho biểu đồ để chỉ hiển thị một phần dữ liệu. Tuy nhiên, tất cả dữ liệu đã chọn sẽ được lưu trữ cùng với biểu đồ. Để ngăn người khác thay đổi biểu đồ của bạn hoặc xem dữ liệu của biểu đồ, khi bạn sao chép biểu đồ vào chương trình Microsoft, hãy dán biểu đồ dưới dạng bitmap. Nếu dữ liệu trong biểu đồ của bạn đến từ nguồn dữ liệu bên ngoài, bạn có thể bảo vệ biểu đồ bằng mật khẩu để ngăn người khác cập nhật biểu đồ với dữ liệu mới nhất từ nguồn bên ngoài. Nếu biểu đồ của bạn dựa trên dữ liệu trong sổ làm việc, thì việc bảo vệ biểu đồ bằng mật khẩu có thể giúp ngăn người khác sửa đổi dữ liệu xuất hiện trong biểu đồ của bạn.

In ấn

Khi bạn in một sổ làm việc Excel, và sau đó lưu sổ làm việc đó, Excel sẽ lưu đường dẫn đến máy in của bạn cùng với tài liệu. Trong một số trường hợp, đường dẫn có thể bao gồm tên người dùng hoặc tên máy tính.

Văn bản thay thế

Excel cho phép bạn thêm và chỉnh sửa văn bản thay thế cho bảng, hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt và các đối tượng khác trong sổ làm việc của bạn. Văn bản thay thế được lưu cùng với sổ làm việc và có thể chứa thông tin cá nhân do bất kỳ người đóng góp nào của bản trình bày thêm vào. Đối với một số đối tượng, chẳng hạn như ảnh mà bạn chèn vào sổ làm việc, văn bản thay thế mặc định sẽ bao gồm đường dẫn tệp cho đối tượng bạn chèn.

Các tính năng trợ năng như bộ đọc màn hình có thể sử dụng văn bản thay thế. Văn bản thay thế sẵn dùng cho bất kỳ ai có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Trang Không gian Tài liệu

Excel cho phép bạn truy nhập Không gian Tài liệu trên SharePoint. Không gian làm việc Tài liệu là không gian chung nơi bạn có thể cộng tác với các thành viên khác trong nhóm trên một hoặc nhiều sổ làm việc.

Khi bạn truy nhập Không gian Tài liệu, Excel sẽ tải xuống dữ liệu từ site Không gian Tài liệu để cung cấp cho bạn thông tin về site đó. Dữ liệu này bao gồm:

• Tên site
• URL hoặc địa chỉ của trang web
• Tên, địa chỉ email và mức cấp phép của người dùng site
• Danh sách tài liệu, tác vụ và thông tin khác sẵn có từ site

Excel cũng lưu trữ danh sách các site Không gian Tài liệu mà bạn đã truy nhập trên máy tính của mình, dưới dạng cookie. Danh sách này được sử dụng để cho phép bạn truy cập nhanh vào các trang web mà bạn đã truy cập trước đó. Microsoft không truy nhập danh sách các trang web bạn đã truy cập và không hiển thị lên Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách khả dụng rộng rãi hơn.

Dịch vụ fax

Dịch vụ fax cho phép bạn gửi fax qua Internet và sắp xếp các fax mà bạn đã gửi trong Microsoft Outlook. Để sử dụng dịch vụ fax, bạn phải đăng ký với một nhà cung cấp dịch vụ fax, tách biệt với Microsoft, nơi xử lý fax và gửi qua Internet. Microsoft không thu thập bất kỳ dữ liệu nào qua tính năng dịch vụ fax.

Khi bạn đăng ký dịch vụ fax, nhà cung cấp dịch vụ fax tạo một gói đăng ký được lưu trữ bởi nhà cung cấp dịch vụ fax và Excel. Gói bao gồm địa chỉ website của nhà cung cấp dịch vụ fax và một "mã thông báo" xác nhận quyền truy nhập của bạn với nhà cung cấp dịch vụ fax. Khi bạn gửi fax từ Excel, gói đăng ký này được gắn thêm vào tài liệu.

Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ fax để tính toán giá tiền fax mà không thực sự gửi fax. Nếu bạn chọn tính giá fax, Excel sẽ sử dụng một kết nối được mã hóa để gửi mã thông báo đăng ký của bạn, số điện thoại nơi fax sẽ gửi và số trang của fax đến nhà cung cấp dịch vụ fax. Microsoft không nhận hoặc lưu trữ các thông tin này.

Dịch vụ nghiên cứu

Excel cho phép bạn yêu cầu thông tin về một thuật ngữ hoặc cụm từ cụ thể từ một số nhà cung cấp nội dung cao cấp. Khi bạn yêu cầu tìm kiếm trên một từ hay cụm từ cụ thể, Excel sử dụng Internet để gửi văn bản mà bạn yêu cầu, sản phẩm phần mềm bạn hiện đang dùng, bản địa hệ thống được thiết lập và thông tin ủy quyền cho biết bạn có quyền tải xuống thông tin nghiên cứu, nếu bên thứ ba yêu cầu.

Excel sẽ gửi thông tin này đến dịch vụ do Microsoft hoặc nhà cung cấp bên thứ ba mà bạn chọn. Dịch vụ này trả về thông tin về từ hoặc cụm từ mà bạn đã yêu cầu.

Thông thường, thông tin mà bạn nhận được sẽ bao gồm liên kết tới thông tin bổ sung từ website của dịch vụ. Nếu bạn bấm vào liên kết này, nhà cung cấp dịch vụ có thể thêm cookie vào hệ thống của bạn để nhận dạng bạn đối với các giao dịch trong tương lai. Microsoft không chịu trách nhiệm đối với các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư của các trang web và dịch vụ bên thứ ba. Microsoft không nhận hoặc lưu trữ bất kỳ thông tin nào trong số này trừ khi bạn truy vấn một dịch vụ thuộc sở hữu của Microsoft.

Bạn có thể tắt nghiên cứu và tham khảo bằng cách thực hiện như sau:

Dịch vụ dịch thuật

Excel cho phép bạn dịch toàn bộ hoặc một phần tài liệu của bạn bằng cách sử dụng từ điển song ngữ hoặc dịch máy. Bạn có thể lựa chọn cách bạn muốn dịch tài liệu của mình.

Bạn có thể chọn hoặc nhập một từ hoặc cụm từ mà bạn muốn dịch hoặc bạn có thể chọn dịch toàn bộ tài liệu, trong cả hai trường hợp, bằng cách chọn tùy chọn dịch áp dụng trong ngăn Nghiên cứu và Tham khảo.

Nếu bạn chọn hoặc nhập một từ hay cụm từ mà bạn muốn dịch, cụm từ bạn đã nhập sẽ được so sánh với từ điển song ngữ. Một số từ điển song ngữ được bao gồm trong phần mềm của bạn, một số khác sẵn có từ Office.com. Nếu từ hay cụm từ bạn nhập vào không có trong từ điển song ngữ đi kèm với phần mềm của bạn, thì từ hay cụm từ đó sẽ được gửi không mã hóa đến dịch vụ biên dịch của Microsoft hay của một bên thứ ba.

Nếu bạn muốn dịch toàn bộ sổ làm việc, tài liệu sẽ được gửi không mã hóa tới dịch vụ dịch của Microsoft hoặc của một bên thứ ba. Giống như bất kỳ thông tin nào được gửi không mã hóa qua Internet, người khác có thể xem từ, cụm từ hoặc sổ làm việc mà bạn đang dịch.

Nếu bạn chọn sử dụng một trong các từ điển có sẵn trên Office.com hoặc một dịch vụ dịch bên thứ ba, Excel sẽ sử dụng Internet để gửi văn bản mà bạn yêu cầu, loại phần mềm bạn có và bản địa hệ thống và ngôn ngữ mà hệ thống của bạn được thiết lập. Đối với các dịch vụ dịch bên thứ ba, Excel cũng có thể gửi thông tin xác thực được lưu trong bộ đệm ẩn trước đây cho biết trước đó bạn đã đăng ký quyền truy cập trang Web.

SharePoint

Microsoft SharePoint cung cấp các site Không gian làm việc nền tảng Web, được chia sẻ mà nơi bạn có thể cộng tác đối với các tài liệu hoặc cuộc họp.

Khi bạn truy nhập site SharePoint bằng cách dùng trình duyệt Web hoặc bất kỳ chương trình Office nào, site này sẽ lưu cookie vào máy tính của bạn nếu bạn có quyền tạo site con mới trên site đó. Khi hoạt động cùng nhau, các cookie này tạo nên danh sách các site mà bạn có quyền truy nhập. Danh sách này được một số chương trình Office sử dụng để cho phép bạn truy cập nhanh vào các trang web mà bạn đã truy cập trước đó.

Microsoft không truy nhập danh sách các trang web bạn đã truy cập và không hiển thị lên Internet trừ khi bạn chọn làm cho danh sách khả dụng rộng rãi hơn.

Trong SharePoint, khi bạn tạo một trang Web hoặc danh sách mới hoặc thêm hay mời mọi người vào trang Web hoặc danh sách hiện có, trang web sẽ lưu thông tin sau cho từng người, bao gồm:

• Họ Tên
• Địa chỉ email

ID người dùng được thêm vào mỗi yếu tố mà bạn hoặc người dùng khác của trang web thêm vào hoặc sửa đổi trên trang web. Giống như với tất cả nội dung trên site SharePoint, chỉ có người quản trị và thành viên của site đó có thể truy nhập được thông tin này.

Tất cả các yếu tố của site SharePoint đều bao gồm hai trường: Người tạo vàNgười sửa đổi. Trường Được tạo Bởi được điền với tên người dùng của người đã khởi tạo yếu tố này và ngày tạo. Trường Sửa đổi Bởi được điền với tên người dùng của người sửa đổi sổ làm việc lần cuối và ngày cuối cùng sửa đổi sổ làm việc.

Người quản trị của máy chủ lưu trữ trang web SharePoint có quyền truy nhập một số dữ liệu từ các trang web này, dữ liệu này được dùng để phân tích mẫu hình sử dụng của trang web và cải thiện phần trăm thời gian trang web khả dụng. Dữ liệu này chỉ sẵn dùng cho người quản trị máy chủ và không được chia sẻ với Microsoft trừ khi site SharePoint được đặt máy chủ ở Microsoft. Dữ liệu được thu thập cụ thể bao gồm tên, địa chỉ email và quyền của từng người có quyền truy nhập vào site này.

Tất cả người dùng có quyền truy nhập tới một site SharePoint cụ thể có thể tìm kiếm và xem mọi nội dung sẵn có ở site này.

Kiểm tra

Microsoft SharePoint cung cấp các tính năng kiểm tra cho phép người quản trị lưu giữ một biên bản kiểm tra đáng tin cậy về cách người dùng làm việc với một số nội dung nhất định.

Khi người quản trị SharePoint bật tính năng Kiểm tra, máy chủ sẽ tự động ghi lại trong cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint một số hành động nhất định do người dùng thực hiện. Những hành động này bao gồm xem, sửa, kiểm nhập và kiểm xuất. Đối với mỗi hành động được ghi, máy chủ ghi lại thông tin nhận dạng về tệp, hành động và ID SharePoint của người dùng. Không có dữ liệu nào được gửi đến Microsoft như một phần của tính năng này.

Tính năng này thường tắt theo mặc định và chỉ sẵn dùng cho người quản trị của các site SharePoint nơi lưu trữ nội dung.

Nhắn tin tức thời và thông báo

Excel cung cấp cho bạn khả năng gửi tin nhắn tức thời từ chính chương trình đó, đồng thời cung cấp cho bạn khả năng được cảnh báo khi mọi người trực tuyến hoặc khi thực hiện một số thay đổi nhất định đối với sổ làm việc hoặc không gian làm việc dùng chung.

Excel có thể sử dụng một ứng dụng khách nhắn tin tức thời để cung cấp cho bạn khả năng xem sự hiện diện trực tuyến của người khác và gửi tin nhắn cho họ. Excel bao gồm một điều khiển Web cho phép hiển thị trạng thái hiện diện của nhắn tin tức thời trong một trang Web. Các trang Microsoft SharePoint sử dụng điều khiển này. Các trang này không truyền dữ liệu hiện diện về máy chủ Web.

Điều khiển Web này có thể được sử dụng để truyền dữ liệu hiện diện từ chương trình nhắn tin tức thời của bạn đến máy chủ Web. Theo mặc định, dữ liệu hiện diện chỉ có thể được gửi đến các site mạng nội bộ, site tin cậy và site trên máy tính cục bộ.

Định dạng tệp mới

Excel dùng các định dạng tệp dựa trên XML. Các định dạng tệp XML này có thể mở rộng, nghĩa là người dùng có thể xác định các sơ đồ hoặc thẻ bổ sung trong các tệp. Phần bổ trợ hoặc mã khác của bên thứ ba cũng có thể đính kèm thông tin siêu dữ liệu bổ sung vào các định dạng tệp XML này không thể xem được trong Excel.

Bạn có thể xác minh siêu dữ liệu đã được liên kết với tệp XML bằng cách xem tệp đó trong trình xem văn bản.

Chú thích

Theo mặc định, nếu bạn lưu nhận xét vào tệp, Excel sẽ thêm tên viết tắt của bạn vào từng nhận xét. Thông tin này sau đó sẽ có sẵn cho những người có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Bạn có thể loại bỏ thông tin cá nhân của mình khỏi những nhận xét này bằng cách làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.
2. Bấm Thông tin.
3. Bấm Kiểm tra Vấn đề, rồi bấm Kiểm tra Tài liệu.

Theo dõi Thay đổi

Theo mặc định, khi bạn thực hiện thay đổi đối với một tệp với tính năng Theo dõi Thay đổi được bật, tên người dùng và/hoặc tên viết tắt của bạn được lưu trữ trong sổ làm việc và được liên kết với những thay đổi bạn thực hiện. Thông tin này, bao gồm cả văn bản gốc và văn bản đã chỉnh sửa, sau đó sẽ có sẵn cho bất kỳ ai có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Sau khi những thay đổi này được chấp nhận hoặc bị từ chối, tên của bạn sẽ bị loại bỏ. Bạn cũng có thể loại bỏ thông tin cá nhân của mình khỏi những thay đổi này bằng cách làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.
2. Bấm Thông tin.
3. Bấm Kiểm tra Vấn đề, rồi bấm Kiểm tra Tài liệu.

Nơi tên bạn có thể được lưu trữ

Trong một số trường hợp, Excel sẽ lưu trữ tên của bạn để cung cấp cho bạn trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng một số tính năng. Ví dụ: tên bạn được lưu trữ ở các vị trí sau đây:

• Trường tác giả
• Thuộc tính tệp AuthorName

Bạn có thể loại bỏ tên của mình khỏi các trường và thuộc tính này bằng cách làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.
2. Bấm Thông tin.
3. Bấm Kiểm tra Vấn đề, rồi bấm Kiểm tra Tài liệu.

Các giải pháp Microsoft Office do các công ty khác tạo ra cũng có thể bao gồm tên của bạn hoặc thông tin cá nhân khác trong thuộc tính tùy chỉnh liên kết với tệp của bạn.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc hoặc các tính năng khác cho phép bạn kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu khác, thông tin ủy quyền của bạn (ID người dùng và mật khẩu) có thể được lưu trong sổ làm việc của bạn. Để thay đổi hoặc xóa thông tin ủy quyền này, bạn sẽ cần thay đổi các thuộc tính của kết nối bằng cách dùng phương pháp dành riêng cho phương thức kết nối.

Dữ liệu ẩn và siêu dữ liệu ẩn khác

Theo mặc định, mọi tệp được lưu bằng Excel đều bao gồm các thuộc tính tệp như sau:

• Tác giả
• Người quản lý
• Công ty
• Được Lưu Lần cuối Bởi
• Tên người xem lại sổ làm việc

Ngoài ra, các thuộc tính khác có thể được lưu vào tệp tùy thuộc vào các tính năng hoặc giải pháp của bên thứ ba mà bạn sử dụng. Ví dụ, nếu sổ làm việc của bạn là một phần của dòng công việc tài liệu, thì các thuộc tính tệp bổ sung để theo dõi dòng công việc sẽ được lưu.

Thông tin này sau đó sẽ có sẵn cho những người có quyền truy nhập vào tệp của bạn.

Bạn có thể loại bỏ tên của mình khỏi các thuộc tính này bằng cách làm như sau:

1. Bấm tab Tệp.
2. Bấm Thông tin.
3. Bấm Kiểm tra Vấn đề, rồi bấm Kiểm tra Tài liệu.

Tính năng Kiểm tra Tài liệu cũng có thể được dùng để loại bỏ các kiểu dữ liệu khác có thể không sẵn dùng trong tất cả các dạng xem, như chú thích và hiệu đính. Microsoft khuyên bạn nên chạy Kiểm tra Tài liệu trên bất kỳ sổ làm việc nào mà bạn dự định cung cấp công khai.

Dữ liệu ẩn và siêu dữ liệu cũng có thể được đưa vào trong tệp Microsoft Office bằng cách dùng Mô hình Đối tượng Microsoft Office. Ví dụ, bạn có thể ẩn ảnh trong Mô hình Đối tượng Microsoft Office, nghĩa là người xem không nhìn thấy ảnh khi bạn mở tệp nhưng ảnh được lưu trữ trong tệp và có thể hiển thị sau này.

Ghi macro

Ghi macro cho phép bạn ghi lại một chuỗi các hành động để bạn có thể tái tạo các hành động sau đó. Nếu bạn chọn ghi macro, tên người dùng của bạn sẽ được lưu thành một chú thích trong mã khi macro được tạo lần đầu. Bạn có thể loại bỏ tên người dùng của mình theo cách thủ công khỏi các vị trí này.

Chữ ký điện tử

Chữ ký số là một tính năng tùy chọn có thể giúp bạn xác thực định danh của người đã gửi sổ làm việc cho bạn. Chữ ký số là giá trị duy nhất được mã hóa của dữ liệu trong sổ làm việc mà bạn đang ký. Khi bạn gửi sổ làm việc có chữ ký số, chữ ký sẽ được gửi đến người nhận, cùng với dữ liệu trong sổ làm việc và chứng chỉ số đáng tin cậy từ bạn (người gửi). Chứng chỉ số được cấp bởi một Cơ quan Chứng thực, chẳng hạn như VeriSign và chứa thông tin để xác thực người gửi và xác nhận rằng nội dung gốc của sổ làm việc không bị thay đổi. Excel có thể tự động liên hệ trực tuyến với cơ quan cấp chứng thực để xác nhận chữ ký số.

Khi bạn ký vào sổ làm việc, bạn thấy một hộp thoại hiển thị thông tin được bao gồm trong chữ ký số, chẳng hạn như ngày và giờ hệ thống, số phiên bản hệ điều hành, số phiên bản Microsoft Office và số phiên bản Excel.

Quản lý Quyền Thông tin

Quản lý Quyền Thông tin (IRM) cho phép bạn trao cho một số người dùng hoặc nhóm quyền truy nhập và sửa đổi sổ làm việc. Mặc dù có một số điểm tương đồng, IRM không giống với Bảo vệ Tài liệu. IRM cho phép bạn đặt quyền cho toàn bộ sổ làm việc cho các hành động rất cụ thể, chẳng hạn như in tài liệu hoặc chuyển tiếp tài liệu cho người khác, cũng như đọc hoặc chỉnh sửa sổ làm việc.

Khi bạn lưu trữ một sổ làm việc với IRM được bật, Excel sẽ lưu vào sổ làm việc một danh sách tất cả người dùng có quyền đối với sổ làm việc đó và những quyền của họ. Thông tin này được mã hóa để chỉ chủ sở hữu sổ làm việc mới có thể truy nhập thông tin này.

Ngoài ra, sổ làm việc được bật IRM còn chứa giấy phép nội dung. Giấy phép nội dung chứa địa chỉ email, quyền và thông tin xác thực. Mỗi lần bất kỳ ai tìm cách mở một sổ làm việc với IRM được bật, Excel sẽ kiểm tra giấy phép nội dung được lưu trong sổ làm việc với định danh của người dùng. Nếu người dùng chưa bao giờ mở sổ làm việc trước đó, Excel sẽ liên hệ với máy chủ IRM, xác minh định danh người dùng, tải xuống giấy phép nội dung mới cho người dùng (miễn là người dùng có các quyền cần thiết), rồi lưu giấy phép nội dung đó vào sổ làm việc.

Chủ sở hữu sổ làm việc có tùy chọn tránh lưu giấy phép nội dung vào sổ làm việc. Tuy nhiên, nếu giấy phép nội dung này không được lưu vào sổ làm việc, Excel phải liên hệ với máy chủ IRM mỗi khi sổ làm việc được mở. Nếu Excel không được kết nối với mạng hoặc không thể liên hệ với máy chủ IRM, thì không thể mở sổ làm việc.

Bảo vệ Sổ làm việc

Bảo vệ Sổ làm việc cho phép bạn bảo vệ sổ làm việc Excel của bạn theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như chỉ cấp cho những người dùng nhất định quyền chỉnh sửa, đưa ra nhận xét hoặc đọc sổ làm việc.

Khi bạn sử dụng Bảo vệ Sổ làm việc, bạn sẽ được yêu cầu nhập ID người dùng. Các ID người dùng này có thể ở dạng tài khoản Tên miền Windows NT (ví dụ, DOMAIN\tên người dùng) hoặc địa chỉ email Windows Live ID (ví dụ). someone@example.com Các ID người dùng này được lưu trữ bất cứ khi nào bạn cấp cho người dùng quyền đọc hoặc thay đổi một phạm vi văn bản.

Có thể bảo vệ sổ làm việc Excel mà không cần dùng mật khẩu. Nếu bạn chọn bảo vệ sổ làm việc mà không cần mật khẩu, bất kỳ ai đọc sổ làm việc cũng có thể nhìn thấy ID người dùng của những người được cấp quyền truy nhập. Ngoài ra, nếu sổ làm việc được lưu dưới dạng XML hoặc HTML, ID người dùng sẵn dùng cho bất kỳ ai đọc tệp.

Nếu bạn muốn hạn chế thêm quyền truy nhập vào ID người dùng, bạn có thể chọn lưu tệp này bằng mật khẩu hoặc bằng Quản lý Quyền Thông tin (IRM). Chỉ có bạn và những người khác đã được cấp quyền truy nhập mới có thể xem các ID người dùng này.

Không xác thực được tệp Office

Khi bạn mở một số phiên bản tệp Excel cũ hơn trong Microsoft Office, xác thực tệp Office sẽ kiểm tra xem cấu trúc tệp có khớp với đặc tả từ Microsoft về định dạng tệp đó hay không. Nếu tệp không đạt xác thực này, Microsoft Office sẽ mở tệp trong Dạng xem được Bảo vệ.

Một bản sao của mỗi tệp không vượt qua xác thực tệp Office sẽ được lưu trên máy tính của bạn sau khi bạn thoát Excel. Ứng dụng Báo lỗi Microsoft sẽ định kỳ hỏi bạn có đồng ý gửi bản sao của những tệp này cho Microsoft hay không. Để biết thêm thông tin về Ứng dụng Báo lỗi Microsoft, bao gồm điều khoản về quyền riêng tư đầy đủ, hãy xem Điều khoản về Quyền riêng tư về Ứng dụng Báo lỗi Microsoft.

Tự động sửa đổi của Office

Excel tự động lưu bản sao của sổ làm việc trong khi bạn chỉnh sửa chúng. Điều này giúp bạn phục hồi sổ làm việc nếu bạn vô tình đóng sổ làm việc mà không lưu thay đổi của mình. Bạn có thể chọn không tự động lưu bản sao của sổ làm việc bằng cách thực hiện các thao tác sau:

Bạn có thể truy nhập và xóa các phiên bản được lưu gần đây nhất của các sổ làm việc đã được lưu trước đó bằng cách bấm vào tab Tệp , bấm Thông tin, rồi bấm vào sổ làm việc bạn muốn dưới Phiên bản. Bạn có thể truy nhập và xóa các phiên bản được lưu tự động gần đây nhất cho các sổ làm việc mới được tạo bằng cách bấm tab Tệp , bấm Thông tin, bấm Quản lý Phiên bản, rồi bấm Khôi phục Sổ làm việc Chưa lưu. Excel sẽ định kỳ xóa các sổ làm việc được tự động lưu nếu bạn không mở và sử dụng chúng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Khôi phục các tệp Office của bạn.

Đầu Trang