Trong Excel, bạn có thể sắp xếp số, văn bản, ngày thường trong tuần, tháng hoặc mục từ các danh sách tùy chỉnh mà bạn tạo. Bạn cũng có thể sắp xếp theo màu phông, màu ô hoặc tập biểu tượng. Sắp xếp có thể phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Khi bạn sắp xếp một cột, bạn sẽ sắp xếp lại các hàng của cột đó. Khi bạn sắp xếp nhiều cột hoặc một bảng, bạn thường sắp xếp lại tất cả các hàng dựa trên nội dung của một cột cụ thể.
Quan trọng
Nếu cột mà bạn muốn sắp xếp có chứa cả số được lưu dưới dạng số và số được lưu dưới dạng văn bản, thì các số sẽ không sắp xếp chính xác. Số được lưu dưới dạng văn bản sẽ được hiển thị căn trái thay vì phải. Để định dạng các số đã chọn một cách nhất quán, trên tab Trang đầu , trong hộp Định dạng Số , hãy chọn Văn bản hoặc Số.
Sắp xếp cột
Bấm vào một ô ở một trong các cột mà bạn muốn sắp xếp.
Dữ liệu trong các cột liền kề sẽ được sắp xếp dựa trên dữ liệu trong cột mà bạn đã chọn.Trên tab Dữ liệu, hãy chọn
Tăng dần hoặc 
.Để sắp xếp Bấm vào Các giá trị thấp nhất ở đầu cột A đến Z Các giá trị cao nhất ở đầu cột Z đến A
Lưu ý
Nếu kết quả không phải như bạn mong đợi, hãy kiểm tra xem có phải tất cả các số đều được lưu dưới dạng số hay không. Ví dụ, số âm được nhập từ một số hệ thống kế toán đều được lưu dưới dạng văn bản.
Sắp xếp danh sách theo hai hoặc ba cột
Bạn có thể sắp xếp theo một vài cột bằng cách thêm các mức của tiêu chí sắp xếp. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp báo cáo bán hàng theo khu vực, sau đó theo ngày, rồi theo nhân viên bán hàng. Mỗi mức sắp xếp được thể hiện bằng một hàng đơn trong hộp thoại Sắp xếp.
Bấm vào một ô ở một trong các cột mà bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu , hãy chọn Sắp xếp.
Nếu dữ liệu của bạn có hàng tiêu đề, chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề . Nhưng nếu dữ liệu không có hàng tiêu đề, hãy bỏ chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề .
Trong hàng bên cạnh Sắp xếp theo, bên dưới Cột, hãy bấm vào khoảng trống rồi bấm vào cột mà bạn muốn sắp xếp theo.
Bên dưới Sắp xếp Dựa trên trong cùng một hàng, hãy bấm Giá trị, rồi trên menu lối tắt, hãy bấm vào tiêu chí bạn muốn.
Bạn cũng có thể chọn sắp xếp dựa trên màu ô hoặc màu phông chữ hoặc theo biểu tượng trong một ô.Bên dưới Thứ tự trong cùng một hàng, bấm A đến Z, rồi trên menu lối tắt, bấm vào tiêu chí bạn muốn.
Mẹo
Nếu thứ tự sắp xếp bạn muốn không được liệt kê, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh. Nếu thứ tự sắp xếp tùy chỉnh bạn muốn không được liệt kê, hãy xem mục "Tạo danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo".
Nếu bạn đã chọn Màu Ô, Màu Phông hoặc Biểu tượng Ô trong bước 5 thì dưới Màu/Biểu tượng, hãy bấm vào hàng, rồi trên menu lối tắt, hãy bấm vào tiêu chí mà bạn muốn.
Với mỗi cột bổ sung mà bạn muốn sắp xếp theo đó, hãy bấm Thêm Mức.
Sau đó điền vào các cột Cột, Sắp xếp Trên, Đơn hàng và Màu/Biểu tượng cho hàng mới.
Sắp xếp danh sách theo hàng
Lưu ý
Quy trình này không thể được thực hiện trong bảng. Để loại bỏ định dạng bảng để bạn có thể sắp xếp theo hàng, trên tab Bảng , hãy chọn Chuyển đổi sang Phạm vi.
Bấm vào một ô trong hàng mà bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu , hãy chọn Sắp xếp.
Nếu dữ liệu của bạn có hàng tiêu đề, chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề . Nhưng nếu dữ liệu không có hàng tiêu đề, hãy bỏ chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề .
Bấm Tùy chọn.
Bên dưới Hướng, bấm Sắp xếp từ trái sang phảirồi bấm OK.
Trong hàng đầu tiên, dưới Hàng, bấm vào khoảng trống bên cạnh Sau đó theo, rồi trên menu lối tắt, bấm vào hàng mà bạn muốn sắp xếp tiếp theo.
Bên dưới Sắp xếp Dựa trên trong cùng một hàng, hãy bấm Giá trị, rồi trên menu lối tắt, hãy bấm vào tiêu chí bạn muốn.
Bên dưới Thứ tự trong cùng một hàng, bấm A đến Z, rồi trên menu lối tắt, bấm vào tiêu chí bạn muốn.
Mẹo
Nếu thứ tự sắp xếp bạn muốn không được liệt kê, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh. Nếu thứ tự sắp xếp tùy chỉnh bạn muốn không được liệt kê, hãy xem mục "Tạo danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo".
Với mỗi hàng bổ sung mà bạn muốn sắp xếp theo đó, hãy bấm Thêm Mức.
Sau đó điền vào các cột Hàng, Sắp xếp Trên, Thứ tự vàMàu/Biểu tượng cho hàng mới.
Tạo một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo
Excel bao gồm các danh sách tùy chỉnh mà bạn có thể sắp xếp theo đó: ngày trong tuần và tháng trong năm. Ngoài ra, bạn có thể tạo các danh sách tùy chỉnh của riêng mình, ví dụ như cấp lớp trong trường học, như Sinh viên năm nhất, Năm hai, Vừa hai, Vừa hai, Vừa rồi. Sau khi tạo danh sách tùy chỉnh, để sử dụng danh sách, trong hộp Sắp xếp, bên dưới Thứ tự, hãy chọn Danh sách Tùy chỉnh.
- Trên menu Excel , bấm Tùy chọn, rồi dưới Công thức và Danh sách, bấm Danh sách Tùy chỉnh .
- Bấm vào Thêm.
- Nhập các giá trị cho danh sách của bạn theo thứ tự bạn muốn chúng được sắp xếp, với một dấu phẩy ở giữa mỗi giá trị.
- Khi bạn đã hoàn tất, hãy bấm Thêm, rồi đóng hộp Danh sách Tùy chỉnh.
Sắp xếp theo một danh sách tùy chỉnh
Excel bao gồm các danh sách tùy chỉnh mà bạn có thể sắp xếp theo đó: ngày trong tuần và tháng trong năm. Ngoài ra, quy trình trước đây sẽ giải thích cách bạn có thể tạo các danh sách tùy chỉnh của riêng mình, ví dụ như cấp lớp trong trường, chẳng hạn như Sinh viên năm nhất, Sinh viên năm hai, Sinh viên Trung học cơ sở và Sinh viên năm cuối.
Bấm vào một ô ở một trong các cột mà bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu , hãy chọn Sắp xếp.
Nếu dữ liệu có hàng tiêu đề, hãy chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề . Nhưng nếu dữ liệu không có hàng tiêu đề, hãy bỏ chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề .
Dưới Thứ tự, hãy bấm Danh sách Tùy chỉnh.
Chọn danh sách bạn muốn sắp xếp theo đó, rồi bấm OK.
Lưu ý
Thứ tự sắp xếp tùy chỉnh chỉ áp dụng cho cột được chỉ định bên dưới Cột. Để sắp xếp nhiều cột theo ngày trong tuần, tháng hoặc một danh sách tùy chỉnh khác, hãy sử dụng quy trình "Sắp xếp danh sách theo hai hoặc ba cột" trước đó để sắp xếp từng cột riêng biệt.
Sắp xếp ngày hoặc thời gian
Chọn một cột chứa ngày hoặc thời gian trong một phạm vi ô hoặc trong một bảng.
Trên tab Dữ liệu, hãy chọn
Tăng dần hoặc .Lưu ý
Nếu kết quả không như bạn mong đợi, thì dữ liệu có thể chứa ngày hoặc thời gian được lưu dưới dạng văn bản hoặc số, thay vì dưới dạng ngày hoặc thời gian. Để lưu trữ các số ở định dạng ngày hoặc giờ, hãy chọn cột, rồi trên tab Trang chủ , chọn Ngày hoặcGiờ trong hộp Định dạng Số .
Sắp xếp văn bản phân biệt chữ hoa, chữ thường
- Bấm vào một ô ở một trong các cột mà bạn muốn sắp xếp.
- Trên tab Dữ liệu , hãy chọn Sắp xếp.
- Trong hộp Sắp xếp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Phân biệt chữ hoa/thường.
Sắp xếp theo màu ô, màu phông hoặc biểu tượng
Nếu có các ô được định dạng theo màu ô hoặc màu phông trong cột mà bạn đang sắp xếp, bạn có thể sắp xếp theo các màu này. Bạn cũng có thể sắp xếp theo một bộ biểu tượng đã được tạo bằng cách sử dụng một định dạng có điều kiện. Do không có thứ tự sắp xếp mặc định cho màu ô, màu phông hoặc biểu tượng nên bạn phải xác định thứ tự của riêng mình cho mỗi thao tác sắp xếp.
- Bấm vào một ô ở một trong các cột mà bạn muốn sắp xếp.
- Trên tab Dữ liệu , hãy chọn Sắp xếp.
- Nếu dữ liệu có hàng tiêu đề, hãy chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề . Nhưng nếu dữ liệu không có hàng tiêu đề, hãy bỏ chọn hộp kiểm Danh sách của tôi có tiêu đề .
- Bên dưới Cột, bấm vào khoảng trống bên cạnh Sau đó theo, rồi trên menu lối tắt, bấm vào cột mà bạn muốn sắp xếp theo.
- Bên dưới Sắp xếp Dựa trên trong cùng một hàng, hãy bấm Giá trị, sau đó trên menu lối tắt, bấm Màu Ô, Màu Phông hoặcBiểu tượng Ô.
- Bên dưới Màu/Biểu tượng, hãy chọn màu hoặc biểu tượng.
- Bên dưới Thứ tự, chọn màu hoặc biểu tượng đã chọn sẽ nằm ở đầu hay cuối danh sách.
- Với mỗi cột bổ sung mà bạn muốn sắp xếp theo đó, hãy bấm Thêm Mức.
Sau đó điền vào các cột Cột, Sắp xếp Trên, Đơn hàng và Màu/Biểu tượng cho hàng mới.
Sắp xếp một cột trong một phạm vi ô mà không ảnh hưởng đến các cột khác
Quan trọng
Hãy cẩn thận khi sử dụng tính năng này. Việc sắp xếp theo một cột trong một phạm vi có thể tạo ra kết quả không mong muốn, chẳng hạn như di chuyển ô trong cột đó ra khỏi các ô khác trong cùng hàng.
Chọn cột trong phạm vi ô có chứa hai hoặc nhiều cột.
Lưu ý
Quy trình này không thể được thực hiện trong bảng. Để loại bỏ định dạng bảng để bạn có thể sắp xếp một cột, trên tab Bảng , hãy chọn Chuyển đổi sang Phạm vi.
Chọn dữ liệu cột mà bạn muốn sắp xếp.
Trên tab Dữ liệu , bấm Sắp xếp.
Trong Cảnh báo Sắp xếp xuất hiện, hãy chọn Tiếp tục với vùng chọn hiện tại, rồi bấm Sắp xếp.
Nếu kết quả không như mong muốn, hãy bấm biểu tượng Hoàn tác
Tìm hiểu thêm về việc sắp xếp
Phân tích dữ liệu bắt đầu bằng việc sắp xếp. Bạn có thể sắp xếp văn bản (A đến Z hoặc Z đến A), số (nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất), cũng như ngày và giờ (cũ nhất đến mới nhất và mới nhất đến cũ nhất) trong một hoặc nhiều cột. Bạn cũng có thể sắp xếp theo một danh sách tùy chỉnh mà bạn tạo (chẳng hạn như Lớn, Trung bình và Nhỏ). Hoặc bạn có thể sắp xếp theo định dạng, bao gồm màu ô, màu phông hoặc bộ biểu tượng. Thông thường nhất là bạn sẽ sắp xếp theo cột, nhưng bạn cũng có thể sắp xếp theo hàng.
Khi sắp xếp, bạn sắp xếp lại dữ liệu thành một thứ tự nào đó. Ngược lại, khi lọc, bạn sẽ ẩn dữ liệu không liên quan. Để biết thêm thông tin về lọc, hãy xem Lọc danh sách dữ liệu.
Khi bạn sắp xếp trên một phạm vi ô, tiêu chí sắp xếp sẽ không được lưu cùng với sổ làm việc của bạn. Nếu bạn muốn lưu tiêu chí sắp xếp để bạn có thể áp dụng lại vào lần tiếp theo mở sổ làm việc, bạn có thể lưu dữ liệu dưới dạng bảng Excel. Lưu dữ liệu của bạn trong bảng khi sắp xếp nhiều cột hoặc nếu bạn tạo tiêu chí sắp xếp phức tạp cần nhiều thời gian để tạo.
Khi áp dụng lại tiêu chí sắp xếp, bạn có thể thấy kết quả khác. Điều này có thể xảy ra nếu giá trị do công thức trả về đã thay đổi và trang tính được tính toán lại. Lỗi này cũng có thể xảy ra nếu phạm vi ô hoặc cột bảng đã được thêm, thay đổi hoặc xóa dữ liệu.
Excel sắp xếp dữ liệu theo thứ tự sắp xếp tăng dần sau đây: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (dấu cách) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ' { | } ~ + = <> a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z FALSE TRUE (lỗi trang tính) (ô trống).