Làm việc với tệp khối ngoại tuyến

Tệp khối vuông ngoại tuyến (.cub) lưu trữ dữ liệu dưới dạng khối Xử lý Phân tích Trực tuyến (Online Analytical Processing, OLAP). Dữ liệu này có thể đại diện cho một phần của cơ sở dữ liệu OLAP từ một máy chủ OLAP hoặc có thể được tạo ra độc lập với mọi cơ sở dữ liệu OLAP. Sử dụng một tệp khối ngoại tuyến để tiếp tục làm việc với báo cáo PivotTable và PivotChart khi máy chủ không khả dụng hoặc khi bạn bị ngắt kết nối khỏi mạng.

Tìm hiểu thêm về cube ngoại tuyến

Khi bạn làm việc với báo cáo PivotTable hoặc PivotChart dựa trên dữ liệu nguồn từ máy chủ OLAP, bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến để sao chép dữ liệu nguồn vào một tệp khối vuông ngoại tuyến riêng biệt trên máy tính của bạn. Để tạo các tệp ngoại tuyến này, bạn phải cài đặt nhà cung cấp dữ liệu OLAP hỗ trợ chức năng này, như MSOLAP từ Microsoft SQL Server Analysis Services, trên máy tính của mình.

Sử dụng Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến

Để tạo tệp khối vuông ngoại tuyến, bạn sử dụng Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến để chọn tập hợp con dữ liệu trong cơ sở dữ liệu OLAP, rồi lưu tập hợp con đó. Báo cáo của bạn không nhất thiết phải bao gồm mọi trường mà bạn có trong tệp và bạn có thể chọn từ bất kỳ chiều và trường dữ liệu nào sẵn có trong cơ sở dữ liệu OLAP. Để duy trì kích cỡ tệp ở mức tối thiểu, bạn chỉ có thể bao gồm dữ liệu mà bạn muốn có thể hiển thị trong báo cáo. Bạn có thể bỏ qua toàn bộ kích thước và đối với hầu hết các kiểu kích thước, bạn cũng có thể bỏ qua chi tiết ở cấp độ thấp hơn và các mục ở cấp cao nhất mà bạn không cần hiển thị. Đối với bất kỳ mục nào mà bạn đưa vào, các trường thuộc tính sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu cho các mục đó cũng được lưu trong tệp ngoại tuyến của bạn.

Đưa dữ liệu xuống ngoại tuyến rồi đưa dữ liệu lên mạng trở lại

Để thực hiện điều này, trước tiên bạn tạo một báo cáo PivotTable hoặc PivotChart dựa trên cơ sở dữ liệu máy chủ, sau đó tạo tệp khối ngoại tuyến từ báo cáo. Sau đó bạn có thể chuyển báo cáo giữa cơ sở dữ liệu máy chủ và tệp ngoại tuyến bất cứ khi nào bạn muốn; Ví dụ: khi bạn dùng máy tính xách tay để mang đi làm về nhà hoặc đi du lịch, rồi sau đó kết nối lại máy tính với mạng của bạn.

Quy trình sau đây cung cấp các bước cơ bản để đưa dữ liệu xuống ngoại tuyến, rồi đưa dữ liệu lên mạng trở lại.

1. Tạo hoặc mở báo cáo PivotTable hoặc PivotChart dựa trên dữ liệu OLAP mà bạn muốn truy nhập ngoại tuyến.
2. Tạo tệp khối ngoại tuyến trên máy tính của bạn. Hãy xem phần Tạo tệp khối vuông ngoại tuyến từ cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP (bên dưới trong bài viết này).
3. Ngắt kết nối khỏi mạng của bạn và làm việc với tệp khối vuông ngoại tuyến.
4. Kết nối lại với mạng của bạn và kết nối lại tệp khối ngoại tuyến. Hãy xem phần Kết nối lại một tệp khối ngoại tuyến với cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP (bên dưới trong bài viết này).
5. Làm mới tệp khối ngoại tuyến với dữ liệu mới rồi tạo lại tệp khối ngoại tuyến. Hãy xem phần Làm mới và tạo lại một tệp khối vuông ngoại tuyến (bên dưới trong bài viết này).
6. Lặp lại quy trình này, bắt đầu với bước 3.

Tạo tệp khối ngoại tuyến từ cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP

1. Bấm vào báo cáo PivotTable mà bạn muốn tạo tệp khối ngoại tuyến — bạn cũng có thể bấm vào báo cáo PivotTable liên kết cho báo cáo PivotChart.

2. Trên tab Phân tích , trong nhóm Tính toán , bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP ngoại tuyến.
   Hộp thoại Thiết đặt OLAP Ngoại tuyến được hiển thị.

   Lưu ý

   Nếu nhà cung cấp OLAP của bạn không hỗ trợ tệp khối vuông ngoại tuyến, lệnh OLAP Ngoại tuyến không khả dụng. Hãy liên hệ với nhà cung cấp cho nhà cung cấp OLAP của bạn để biết thêm thông tin.

3. Bấm Tạo tệp dữ liệu ngoại tuyến hoặc nếu một tệp khối vuông ngoại tuyến đã tồn tại cho báo cáo, hãy bấm Sửa tệp dữ liệu ngoại tuyến.
   Trình hướng dẫn Lập khối Ngoại tuyến được hiển thị.

4. Trong bước 1 của trình hướng dẫn, bấm Tiếp theo.

5. Trong bước 2 của trình hướng dẫn, hãy chọn từng chiều từ khối máy chủ có dữ liệu bạn muốn đưa vào tệp khối ngoại tuyến. Bấm vào hộp cạnh mỗi chiều như vậy và chọn các mức mà bạn muốn đưa vào.

   Lưu ý

   • Bạn không thể bỏ qua các mức trung gian trong một chiều.
   • Để giảm kích cỡ tệp cube, hãy bỏ qua các mức thấp hơn mà bạn không cần xem trong báo cáo.
   • Hãy đảm bảo đưa vào bất kỳ kích thước nào mà bạn đã nhóm các mục, để Microsoft Office Excel có thể duy trì các nhóm này khi bạn chuyển đổi giữa cơ sở dữ liệu máy chủ và tệp ngoại tuyến.
   • Kích thước không có hộp không cho phép bạn loại trừ các mức. Bạn chỉ có thể bao gồm hoặc loại trừ tất cả loại thứ nguyên này.

6. Trong bước 3 của trình hướng dẫn, hãy bấm vào hộp bên cạnh Giá trị đo và chọn các trường mà bạn muốn sử dụng làm trường dữ liệu trong báo cáo. Bạn phải chọn ít nhất một thước đo; Nếu không, các chiều được liên kết với số đo sẽ không chứa dữ liệu. Đối với mỗi chiều được liệt kê trong Số đo, hãy bấm vào hộp bên cạnh chiều đó, rồi chọn các mục ở mức cao nhất để đưa vào trong tệp khối vuông ngoại tuyến.

   • Để giới hạn kích cỡ tệp khối để bạn không bị hết dung lượng đĩa và giảm lượng thời gian cần thiết để lưu tệp, hãy chỉ chọn những mục bạn cần xem trong báo cáo. Bất kỳ trường thuộc tính nào sẵn dùng cho các mục mà bạn chọn sẽ được tự động đưa vào khối.

   • Nếu các mục bạn muốn đưa vào bị thiếu, có thể bạn đã không bao gồm kích thước có chứa chúng trong bước trước đó. Bấm Trở lại trong trình hướng dẫn và chọn kích thước bị thiếu ở bước 2, rồi quay lại bước 3.

     Lưu ý

     Trong Trình hướng dẫn OLAP Cube, các hàm tổng hợp chỉ sẵn dùng cho các trường dữ liệu là Sum,Count, Min vàMax.

7. Trong bước 4 của trình hướng dẫn, hãy nhập tên và vị trí cho tệp .cub, rồi bấm Kết thúc.
   Để hủy lưu tệp, bấm Dừng trong hộp thoại Tạo Tệp Lập phương – Tiến độ .

8. Sau khi Excel đã hoàn tất việc tạo tệp khối vuông ngoại tuyến, hãy bấm OK trong hộp thoại Thiết đặt OLAP Ngoại tuyến .

Sự cố: Máy tính của tôi đã hết dung lượng đĩa trong khi lưu một khối.

Cơ sở dữ liệu OLAP được thiết kế để quản lý một lượng rất lớn dữ liệu chi tiết và do đó, cơ sở dữ liệu máy chủ có thể chiếm một dung lượng lưu trữ đĩa lớn hơn rất nhiều so với dung lượng lưu trữ đĩa cứng cục bộ của bạn. Nếu bạn chỉ định một tập hợp con lớn các dữ liệu này cho tệp khối vuông ngoại tuyến của mình, thì ổ đĩa cứng của bạn có thể hết dung lượng. Các chiến lược sau đây có thể giúp giảm kích cỡ tệp khối ngoại tuyến của bạn.

Giải phóng dung lượng đĩa hoặc tìm đĩa khác Xóa tệp mà bạn không cần khỏi ổ đĩa của mình trước khi lưu tệp cube hoặc lưu tệp trên ổ đĩa mạng.

Bao gồm ít dữ liệu hơn trong tệp khối vuông ngoại tuyến Hãy cân nhắc cách bạn có thể giảm thiểu lượng dữ liệu trong tệp mà vẫn có những gì bạn cần cho báo cáo PivotTable hoặc PivotChart của mình. Thử làm như sau:

• Loại bỏ kích thước Trong bước 2 của Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến, chỉ chọn những chiều thực sự được hiển thị dưới dạng các trường trong báo cáo PivotTable hoặc PivotChart của bạn.
• Loại bỏ cấp độ chi tiết Bấm vào hộp bên cạnh mỗi chiều đã chọn trong bước 2 của trình hướng dẫn, sau đó bỏ chọn hộp kiểm cho các mức thấp hơn mức hiển thị trong báo cáo của bạn.
• Loại bỏ trường dữ liệu Trong bước 3 của trình hướng dẫn, hãy bấm vào hộp bên cạnh Giá trị đo, sau đó chỉ chọn những trường dữ liệu bạn đang sử dụng trong báo cáo.
• Loại bỏ các mục dữ liệu Bấm vào hộp cạnh mỗi kích thước ở bước 3, sau đó bỏ chọn hộp kiểm cho các mục mà bạn không cần xem trong báo cáo.

Kết nối lại một tệp khối ngoại tuyến với cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP

1. Bấm vào báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotTable liên kết cho báo cáo PivotChart.
2. Trên tab Phân tích , trong nhóm Tính toán , bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP ngoại tuyến.
3. Bấm OLAP trực tuyến, rồi bấm OK.
4. Nếu bạn được nhắc xác định vị trí nguồn dữ liệu, hãy bấm Duyệt để tìm nguồn, rồi định vị máy chủ OLAP trên mạng của bạn.

Làm mới và tạo lại một tệp khối ngoại tuyến

Việc làm mới một tệp khối ngoại tuyến, để tái tạo nó bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ hoặc tệp khối ngoại tuyến mới, có thể là một quy trình tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quá trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác và phải đảm bảo rằng bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

1. Bấm vào báo cáo PivotTable dựa trên tệp khối vuông ngoại tuyến.
2. Trong Excel 2016: Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Truy vấn & Kết nối, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Làm mới Tất cả rồi bấm Làm mới.

Vấn đề: Dữ liệu mới không xuất hiện trong báo cáo của tôi khi tôi làm mới.

Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu gốc sẵn dùng Tệp khối ngoại tuyến có thể không kết nối được với cơ sở dữ liệu máy chủ gốc để truy xuất dữ liệu mới. Kiểm tra xem cơ sở dữ liệu máy chủ gốc vốn đã cung cấp dữ liệu cho cube chưa được đổi tên hay di chuyển hay chưa. Hãy đảm bảo rằng máy chủ đang khả dụng và bạn có thể kết nối với máy chủ.

Đảm bảo có sẵn dữ liệu mới Hãy kiểm tra với người quản trị cơ sở dữ liệu để xác định xem cơ sở dữ liệu đã được cập nhật trong những lĩnh vực có trong báo cáo của bạn hay chưa.

Đảm bảo tổ chức cơ sở dữ liệu không thay đổi Nếu một khối máy chủ OLAP đã được dựng lại, bạn có thể cần phải sắp xếp lại báo cáo hoặc tạo một tệp khối ngoại tuyến mới hoặc khối Trình hướng dẫn OLAP Cube để truy nhập vào dữ liệu đã thay đổi. Hãy liên hệ với người quản trị cơ sở dữ liệu để tìm hiểu về những thay đổi đã được thực hiện cho cơ sở dữ liệu.

Đưa các dữ liệu khác nhau vào một tệp khối ngoại tuyến

Lưu một tệp khối ngoại tuyến đã chỉnh sửa có thể là một quy trình tốn nhiều thời gian và bạn không thể thực hiện các công việc khác trong Excel trong khi tệp được lưu. Bắt đầu quá trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác và phải đảm bảo rằng bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

1. Hãy đảm bảo rằng bạn được kết nối với mạng của mình và rằng bạn có thể truy nhập vào cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP gốc đã cung cấp dữ liệu cho tệp khối vuông ngoại tuyến.
2. Bấm vào một báo cáo PivotTable dựa trên tệp khối ngoại tuyến, hoặc bấm vào báo cáo PivotTable liên kết cho báo cáo PivotChart.
3. Trên tab Phân tích , trong nhóm Tính toán , bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP ngoại tuyến.
4. Bấm OLAP Ngoại tuyến, rồi bấm Sửa tệp dữ liệu ngoại tuyến.
5. Làm theo các bước trong Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến để chọn dữ liệu khác cho tệp. Trong bước cuối cùng, hãy chỉ định tên và vị trí giống với tệp hiện có mà bạn đang thay đổi.

Xóa một tệp khối ngoại tuyến

1. Đóng tất cả sổ làm việc có chứa báo cáo có sử dụng tệp khối vuông ngoại tuyến, hoặc đảm bảo tất cả báo cáo đó đã được xóa.
2. Trong Windows, định vị và xóa tệp khối vuông ngoại tuyến (.cub).

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.