Thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Bạn có thể thiết kế một mẫu biểu mẫu Microsoft Office InfoPath hoạt động với cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access để truy vấn dữ liệu, hoặc để truy vấn và gửi dữ liệu. Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu này dựa trên cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 (định dạng .accdb) hoặc cơ sở dữ liệu Access được lưu trong phiên bản cũ hơn (định dạng .mdb).

Trong bài viết này

• Tổng quan
• Những điều cần cân nhắc về tính tương thích
• Trước khi bạn bắt đầu
• Thiết kế mẫu biểu mẫu
• Đặt cấu hình các tùy chọn gửi

Tổng quan

Một biểu mẫu có thể có một kết nối dữ liệu chính, được gọi là kết nối dữ liệu chính và kết nối đó có thể tùy chọn có một hoặc nhiều kết nối dữ liệu phụ. Bạn có thể sử dụng kết nối dữ liệu chính để truy vấn hoặc gửi dữ liệu biểu mẫu đến cơ sở dữ liệu Access. Bạn cũng có thể dùng kết nối dữ liệu thứ cấp để truy vấn và gửi dữ liệu đến các nguồn dữ liệu bên ngoài, với một số ngoại lệ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng kết nối dữ liệu thứ cấp đến cơ sở dữ liệu Access để kết nối chỉ truy vấn cơ sở dữ liệu. Bạn không thể thêm kết nối dữ liệu thứ cấp vào biểu mẫu gửi thư mục dữ liệu biểu mẫu đến cơ sở dữ liệu Access.

Khi bạn thiết kế mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Access, InfoPath sẽ tạo nguồn dữ liệu chính với các nhóm có chứa trường truy vấn và trường dữ liệu, đồng thời cũng tạo kết nối dữ liệu truy vấn làm kết nối dữ liệu chính cho mẫu biểu mẫu. Các trường và các nhóm này tương ứng với cách dữ liệu được lưu trữ trong các bảng trong cơ sở dữ liệu.

Trường truy vấn chứa dữ liệu được người dùng nhập vào biểu mẫu để giới hạn kết quả truy vấn trong các bản ghi khớp với dữ liệu trong trường truy vấn. Khi biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sử dụng kết nối dữ liệu chính, InfoPath sẽ tạo truy vấn bằng cách sử dụng dữ liệu trong các trường truy vấn. Sau đó, InfoPath sẽ gửi truy vấn thông qua kết nối dữ liệu. Cơ sở dữ liệu trả về kết quả của truy vấn về biểu mẫu thông qua kết nối dữ liệu. Kết quả của truy vấn được đưa vào các trường dữ liệu và có thể được chỉnh sửa thông qua các điều khiển trên biểu mẫu được gắn với các trường dữ liệu đó.

Vì cấu trúc dữ liệu của truy vấn và trường dữ liệu phải khớp với cách lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, bạn không thể sửa đổi các trường hoặc các nhóm này trong nguồn dữ liệu chính. Bạn chỉ có thể thêm trường hoặc nhóm vào nhóm gốc trong nguồn dữ liệu chính. Tìm các nối kết để có thêm thông tin về các nguồn dữ liệu trong phần Xem thêm .

Một biểu mẫu có thể gửi dữ liệu đến một cơ sở dữ liệu thông qua kết nối dữ liệu chính của biểu mẫu nếu mẫu biểu mẫu mà biểu mẫu đó dựa vào và cơ sở dữ liệu đáp ứng các yêu cầu sau:

• Mẫu biểu mẫu không phải là mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt InfoPath sẽ không tạo kết nối dữ liệu gửi trong kết nối dữ liệu chính nếu bạn đang thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt. Để cho phép người dùng gửi dữ liệu trong một biểu mẫu dựa trên một mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt, hãy dùng một dịch vụ Web làm việc với cơ sở dữ liệu.
• Bảng bên trái trong mỗi cặp bảng có liên quan trong nguồn dữ liệu chính có chứa một khóa chính Ít nhất một trong các mối quan hệ cho mỗi cặp bảng có liên quan phải bao gồm một khóa chính từ bảng bên trái.
• Không trường dữ liệu nào trong nguồn dữ liệu chính của biểu mẫu lưu trữ kiểu dữ liệu nhị phân lớn InfoPath sẽ tắt kết nối dữ liệu gửi nếu truy vấn bao gồm các trường có thể lưu trữ một kiểu dữ liệu nhị phân lớn, như ảnh, hình ảnh, đối tượng OLE, tệp đính kèm, kiểu dữ liệu bản ghi nhớ Office Access hoặc kiểu dữ liệu Văn bản SQL.

Khi InfoPath cho phép kết nối dữ liệu gửi, người dùng sẽ được phép gửi dữ liệu được lưu trữ trong các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu chính đến cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn gửi cho các biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này.

Đầu Trang

Những điều cần cân nhắc về tính tương thích

Bạn không thể thiết kế mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt dựa trên cơ sở dữ liệu Access.

Đầu Trang

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bạn có thể thiết kế thành công mẫu biểu mẫu dựa trên cơ sở dữ liệu Access, bạn cần có những thông tin sau về cơ sở dữ liệu Access:

• Tên và vị trí của cơ sở dữ liệu.

  Lưu ý

  Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu của bạn nằm trong vị trí mạng mà người dùng của bạn có thể truy nhập.

• Tên của bảng sẽ nhận dữ liệu được gửi, nếu mẫu biểu mẫu của bạn cho phép người dùng gửi biểu mẫu đến cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng bảng này làm bảng chính khi cấu hình kết nối dữ liệu gửi.

• Tên của bảng cung cấp kết quả truy vấn được gửi tới cơ sở dữ liệu, nếu mẫu biểu mẫu của bạn sẽ chỉ truy vấn cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ dùng bảng này làm bảng chính khi cấu hình kết nối dữ liệu truy vấn.

• Tên của bất kỳ bảng nào khác mà bảng chính có thể yêu cầu cung cấp dữ liệu. Trong hầu hết các trường hợp, mối quan hệ bảng đã được thiết lập sẵn trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn cần thiết lập mối quan hệ giữa bảng chính và một bảng khác theo cách thủ công, bạn sẽ cần tên trường liên quan của cả hai bảng.

Đầu Trang

Thiết kế mẫu biểu mẫu

Để thiết kế mẫu biểu mẫu với kết nối dữ liệu truy vấn, trước tiên bạn cần tạo mẫu biểu mẫu. Khi bạn tạo một mẫu biểu mẫu dựa trên một cơ sở dữ liệu, InfoPath sẽ tạo ra một kết nối dữ liệu truy vấn làm kết nối dữ liệu chính giữa mẫu biểu mẫu và cơ sở dữ liệu. Quy trình này tự động tạo ra nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu.

Sau khi tạo mẫu biểu mẫu, bạn cần thêm điều khiển vào mẫu biểu mẫu rồi kết ghép điều khiển đó với một trường trong nguồn dữ liệu chính. Điều này cho phép người dùng của bạn xem các kết quả của truy vấn trong biểu mẫu.

Bước 1: Tạo mẫu biểu mẫu

1. Trên menu Tệp , hãy bấm Thiết kế Mẫu Biểu mẫu.

2. Trong hộp thoại Thiết kế Mẫu Biểu mẫu , bên dưới Thiết kế mới, hãy bấm Mẫu Biểu mẫu.

3. Trong danh sách Dựa trên , bấm Cơ sở dữ liệu, rồi bấm OK.
   Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu sẽ khởi động

4. Trên trang đầu tiên của Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu, hãy bấm Chọn Cơ sở dữ liệu.

5. Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu , duyệt đến vị trí cơ sở dữ liệu của bạn.

   Lưu ý

   Nếu cơ sở dữ liệu của bạn được lưu trữ trong một vị trí mạng, hãy duyệt đến đường dẫn quy ước đặt tên phổ dụng (UNC) của vị trí đó. Không duyệt đến vị trí mạng thông qua ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu bạn sử dụng ổ đĩa mạng được ánh xạ, người dùng tạo biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu này sẽ tìm kiếm cơ sở dữ liệu từ ổ đĩa mạng được ánh xạ. Nếu người dùng không có ổ đĩa mạng được ánh xạ, biểu mẫu sẽ không tìm thấy cơ sở dữ liệu.

6. Bấm vào tên cơ sở dữ liệu của bạn, rồi bấm Mở.

7. Trong hộp thoại Chọn Bảng , bấm vào bảng hoặc truy vấn chính mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

8. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, chọn hộp kiểm Hiển thị cột bảng .

9. Theo mặc định, tất cả các trường trong bảng sẽ được thêm vào nguồn dữ liệu chính của mẫu biểu mẫu. Bỏ chọn hộp kiểm cho các trường mà bạn không muốn đưa vào nguồn dữ liệu chính.
   Thêm bất kỳ bảng hoặc truy vấn bổ sung nào mà bạn muốn dùng trong kết nối dữ liệu truy vấn.
   Cách thực hiện?

   1. Bấm vào Thêm Bảng.
   2. Trong hộp thoại Thêm Bảng hoặc Truy vấn , bấm vào tên của bảng con, rồi bấm Tiếp theo. InfoPath cố gắng thiết lập các mối quan hệ bằng cách khớp tên trường ở cả hai bảng. Nếu bạn không muốn dùng mối quan hệ được gợi ý, hãy chọn mối quan hệ, rồi bấm vào Loại bỏ Mối quan hệ. Để thêm mối quan hệ, bấm Thêm Quan hệ. Trong hộp thoại Thêm Mối quan hệ , hãy bấm vào tên của từng trường liên quan trong cột tương ứng, rồi bấm OK.
   3. Bấm Kết thúc.
   4. Để thêm bảng con bổ sung, hãy lặp lại các bước này.

10. Nhấp vào Tiếp theo.

11. Ở trang cuối của trình hướng dẫn, nhập tên cho kết nối dữ liệu chính. Tên này sẽ xuất hiện trong danh sách Nguồn Dữ liệu trong ngăn tác vụ Nguồn Dữ liệu .

12. Nếu mẫu biểu mẫu của bạn đáp ứng các yêu cầu trong phần Tổng quan , phần Tóm tắt trên trang này của trình hướng dẫn sẽ cho biết InfoPath đã bật kết nối dữ liệu gửi trong kết nối dữ liệu chính.

13. Để thay đổi tên cho kết nối dữ liệu gửi, hãy nhập tên mới vào ô thích hợp.

14. Để cho phép người dùng gửi dữ liệu biểu mẫu của họ thông qua một kết nối dữ liệu gửi khác mà bạn sẽ thêm vào mẫu biểu mẫu sau này, hãy bỏ chọn hộp kiểm Cho phép gửi cho kết nối này .

    Lưu ý

    Nếu mẫu biểu mẫu của bạn không đáp ứng các yêu cầu trong phần Tổng quan , InfoPath sẽ tắt kết nối dữ liệu gửi, và hộp kiểm Nhập tên cho kết nối gửi và hộp kiểm Cho phép gửi cho kết nối này không sẵn dùng. Nếu InfoPath tắt kết nối dữ liệu gửi, kết nối dữ liệu chính cho mẫu biểu mẫu của bạn sẽ chỉ chứa kết nối dữ liệu truy vấn.

Bước 2: Kết ghép điều khiển với trường

1. Nếu ngăn tác vụ Điều khiển không hiển thị, bấm Thêm Điều khiển trên menu Chèn hoặc nhấn ALT+I, C.
2. Kéo một điều khiển lên mẫu biểu mẫu của bạn.
3. Trong hộp thoại Điều khiển Gắn kết , hãy chọn trường mà bạn muốn kết ghép điều khiển.

Đầu Trang

Đặt cấu hình các tùy chọn gửi

Nếu mẫu biểu mẫu của bạn và các bảng bạn đã chọn trong Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu thỏa mãn các yêu cầu trong phần Tổng quan , InfoPath sẽ cấu hình mẫu biểu mẫu của bạn để gửi dữ liệu bằng cách sử dụng kết nối dữ liệu chính của nó.

Nếu bạn chọn sử dụng kết nối dữ liệu gửi này, InfoPath sẽ cấu hình mẫu biểu mẫu để người dùng có thể gửi dữ liệu biểu mẫu của họ vào cơ sở dữ liệu, đồng thời cũng thêm nút Gửi vào thanh công cụ Standard và lệnh Gửi vào menu Tệp trên biểu mẫu. InfoPath cũng cấu hình mẫu biểu mẫu sao cho khi người dùng gửi biểu mẫu của họ, biểu mẫu vẫn mở và hiển thị thông báo cho biết biểu mẫu đã được gửi thành công hay chưa. Bạn có thể thay đổi văn bản xuất hiện trên nút Gửi, cũng như thay đổi hành vi của biểu mẫu sau khi người dùng gửi.

1. Trên menu Công cụ , bấm Tùy chọn Gửi.

   1. Để thay đổi tên của nút Gửi xuất hiện trên thanh công cụ Standard và lệnh Gửi xuất hiện trên menu Tệp khi người dùng điền vào biểu mẫu, hãy nhập tên mới vào hộp Chú thích trong hộp thoại Tùy chọn Gửi.

      Mẹo

      Nếu bạn muốn gán phím tắt cho nút và lệnh này, hãy nhập dấu và (&) trước ký tự bạn muốn sử dụng làm phím tắt. Ví dụ: để gán ALT+B làm phím tắt cho nút và lệnh Gửi , hãy nhập Su&bmit.

2. Nếu bạn không muốn mọi người sử dụng lệnh Gửi hoặc nút Gửi trên thanh công cụ Standard khi họ điền vào biểu mẫu của bạn, hãy bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị mục menu Gửi và nút nút thanh công cụ Gửi.

   1. Theo mặc định, sau khi người dùng gửi biểu mẫu, InfoPath vẫn giữ biểu mẫu luôn mở và hiển thị thông báo để cho biết biểu mẫu đã được gửi thành công hay chưa. Để thay đổi hành vi mặc định này, bấm vào Nâng cao, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Để đóng biểu mẫu hoặc tạo một biểu mẫu trống mới sau khi người dùng gửi biểu mẫu đã hoàn thành, hãy bấm vào tùy chọn bạn muốn trong danh sách Sau khi gửi .

      • Để tạo thông báo tùy chỉnh nhằm cho biết biểu mẫu đã được gửi thành công hay chưa, hãy chọn hộp kiểm Sử dụng thông báo tùy chỉnh , rồi nhập thông báo của bạn vào hộp Khi thành công và Khi thất bại .

        Mẹo

        Sử dụng thông báo trong hộp Khi thất bại để cho người dùng biết cần làm gì nếu họ không thể gửi biểu mẫu của mình. Ví dụ: bạn có thể đề xuất người dùng lưu biểu mẫu của họ và liên hệ với người khác để được hướng dẫn thêm.

      • Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo sau khi người dùng gửi biểu mẫu, hãy bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị thông báo thành công và thất bại .

Đầu Trang