ID Tài liệu có thể trợ giúp việc quản lý tài liệu hoặc bản ghi. Bật dịch vụ ID Tài liệu cho trên site để thêm ID Tài liệu vào từng tệp trên site.
Trong bài viết này
Tổng quan
ID Tài liệu giúp bạn quản lý tài liệu bằng cách đưa ra cách thức dễ dàng để theo dõi các mục bất kể vị trí của chúng ở đâu. Ví dụ: nếu hợp đồng pháp lý bị di chuyển từ thư viện tài liệu trên một site sang thư viện tài liệu trên site khác, hợp đồng sẽ dễ định vị dựa trên ID Tài liệu của nó. ID Tài liệu được tự động gán cho các tài liệu đã tải lên và ID này sẽ theo dõi mục đó trong suốt vòng đời của mục đó. Cũng có thể gán ID Tài liệu vào Tập Tài liệu.
Khi dịch vụ ID Tài liệu được bật lần đầu, các tài liệu mới trong tuyển tập site sẽ tự động được gán ID mới. Một công việc hẹn giờ được lên lịch để gán ID cho các tài liệu đã có trong tuyển tập site.
Ngoài ra, khi dịch vụ được bật, một cột mới sẽ tự động được thêm vào các kiểu nội dung Tài liệu và Tập Tài liệu. Cột ID Tài liệu hiển thị ID được gán cho một mục.
Trước khi sử dụng tính năng ID Tài liệu trong hệ thống quản lý nội dung của bạn, trước tiên bạn phải bật tính năng này cho từng tuyển tập site mà tài liệu của bạn nằm trong đó.
Di chuyển tệp bằng ID Tài liệu
Trong SharePoint ID Tài liệu sẽ thường di chuyển cùng với tệp. Tuy nhiên, khi site đích không bật dịch vụ ID Tài liệu, tài liệu sẽ không còn có ID Tài liệu.
Ví SharePoint Server duy nhất để giữ lại ID Tài liệu trong các site là sử dụng trang quản trị Nội dung Site và Cấu trúc trong Thiết đặt Site trong khi di chuyển tài liệu.
Sao chép tệp bằng ID Tài liệu
Khi một bản sao của tệp được tạo, một ID Tài liệu mới sẽ được tạo cho bản sao đó. Ví dụ: tệp được tải xuống từ một site và được tải lên một site khác là một bản sao. Tuy nhiên, khi site đích không bật dịch vụ ID Tài liệu, bản sao sẽ không có ID Tài liệu.
Kích hoạt, bật và cấu hình ID Tài liệu
Để trước tiên sử dụng ID Tài liệu để theo dõi tài liệu hoặc bản ghi, bạn phải thực hiện quy trình gồm hai bước:
Kích hoạt tính năng tuyển tập trang ID Tài liệu
Lưu ý: Để bật tính năng ID Tài liệu, bạn phải là người quản trị tuyển tập site.
-
Đi đến tuyển tập site mức cao nhất.
-
Chọn Cài đặt, rồi chọn Cài đặt site.
-
Bên dưới Quản trị Tuyển tập Site, hãy chọn Tính năng tuyển tập site.
-
Bên cạnh Dịch vụ ID Tài liệu, chọn Kích hoạt. Nhãn Hiện hoạt xuất hiện bên cạnh mục và tính năng này được kích hoạt cho tuyển tập site hiện tại.
Bật và cấu hình việc sử dụng ID Tài liệu trong tuyển tập site
Khi bạn bật tính năng ID Tài liệu cho bất kỳ tuyển tập trang nào đã cho, tất cả các tài liệu trong tuyển tập site sẽ được tự động gán MỘT ID Tài liệu. Hãy nhớ rằng, tùy thuộc vào số lượng tài liệu tồn tại trong tuyển tập site của bạn, quy trình này có thể mất một chút thời gian.
Lưu ý: Để bật và cấu hình tính năng ID Tài liệu, bạn phải là người quản trị tuyển tập site.
-
Đi đến tuyển tập site mức cao nhất.
-
Chọn Cài đặt, rồi chọn Cài đặt site.
-
Bên dưới Quản trị Tuyển tập Site, chọn Thiết đặt ID Tài liệu.
-
Trên trang Thiết đặt ID Tài liệu, trong phần Gán ID Tài liệu, hãy đảm bảo có dấu kiểm trong hộp kiểm Gán ID Tài liệu.
Lưu ý: Khi bạn bật gán ID Tài liệu cho lần đầu tiên trong tuyển tập site, một thông báo sẽ xuất hiện: Cấu hình của tính năng ID Tài liệu được lên lịch để hoàn thành theo quy trình tự động. Điều này có nghĩa là một công việc hẹn giờ chịu trách nhiệm hoàn thành việc gán ID Tài liệu cho tất cả các tài liệu trong tuyển tập site. Thời gian cần thiết cho quá trình này tùy thuộc vào số lượng tài liệu trong tuyển tập site của bạn.
-
Để đặt chuỗi ký tự hoặc số tùy chỉnh được tự động nối vào đầu mỗi ID Tài liệu, hãy nhập chuỗi đó bên dưới Bắt đầu ID với các ký tự sau đây.
-
Chọn hộp kiểm Đặt lại tất cả ID Tài liệu … nếu bạn muốn tự động thêm tiền tố vào tất cả ID Tài liệu hiện có trong tuyển tập trang.
-
Trong phần Phạm vi Tìm kiếm Tra cứu ID Tài liệu, chọn (các) site để sử dụng làm phạm vi tìm kiếm cho tra cứu ID.
-
Chọn OK.
Lưu ý: Như đã đề cập ở trên, khi dịch vụ ID Tài liệu được bật cho bất kỳ tuyển tập site nhất định nào, một cột sẽ được thêm vào các kiểu nội dung Tài liệu và Tập Tài liệu dưới dạng mức tuyển tập site. Cột ID Tài liệu được dùng để hiển thị ID được gán cho một mục.
