Các tình huống sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services

Trước khi InfoPath

Mặc dù A. đo lường Corporation sử dụng sổ làm việc Microsoft Office Excel để tạo báo cáo chi phí, nhân viên vẫn sử dụng một quy trình theo cách thủ công để gửi báo cáo chi phí. Ví dụ, một nhân viên nhập chi phí của họ trong sổ làm việc Excel, và sau đó in sổ làm việc. Cô ấy được đính kèm một phiếu định tuyến tài liệu để in báo cáo và sau đó gửi báo cáo thông qua interoffice thư đến trình quản lý của người đó.

Sau khi phê duyệt báo cáo, trình quản lý kiểm tra tên của họ trên thời gian trượt định tuyến, và sau đó gửi báo cáo đến bộ phận kế toán qua interoffice thư. Nếu trình quản lý kế toán phê duyệt báo cáo, rồi kiểm tra bồi hoàn đã được phát hành. Đối với văn phòng khu vực, tuần có thể chuyển giữa thời gian mà báo cáo ban đầu đã được gửi và khi nhận được nhân viên của người đó kiểm bồi hoàn.

Sau khi InfoPath

Là kết quả của chuyển đổi từ một quy trình giấy sang một quy trình tự động sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services, A. đo lường Corporation có giảm thời gian và tiền nó dành xử lý nhân viên chi phí báo cáo. Nhân viên ngay bây giờ có thể điền biểu mẫu của chúng trực tuyến và gửi chúng điện tử để quản lý của họ. Sau khi người quản lý phê duyệt các báo cáo, họ có thể định tuyến chúng điện tử đến bộ phận kế toán cho bồi hoàn và phê duyệt cuối cùng.

Những lợi ích của việc chuyển sang một InfoPath dựa trên hệ thống bao gồm:

• Tiện lợi trực tuyến    Nhân viên có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ có thể sử dụng InfoPath để điền và nộp biểu mẫu báo cáo chi phí. Nhân viên không có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ có thể điền và nộp báo cáo chi phí của họ bằng cách sử dụng một trình duyệt Web.

• Hỗ trợ ngoại tuyến    Nếu nhân viên điền biểu mẫu báo cáo chi phí trong InfoPath, họ có thể lưu biểu mẫu đã hoàn thành một phần của họ vào máy tính của họ, làm việc trên biểu mẫu ngoại tuyến, và sau đó nộp biểu mẫu đã hoàn thành với mạng công ty khi chúng được kết nối lại. Đây là đặc biệt hữu ích đối với nhân viên có thể bị gián đoạn hoặc hạn chế truy nhập vào mạng tài nguyên hoặc Internet, chẳng hạn như nhân viên thường di chuyển.

• Tăng độ chính xác    Vì mẫu biểu mẫu được thiết kế để giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, mục nhập không hợp lệ ít xảy ra. Ví dụ, nhân viên sử dụng hộp danh sách thả xuống để chọn từ danh sách được chuẩn hóa các thể loại chi phí, sau đó thay vì không phải nhớ và nhập theo cách thủ công một thể loại chi phí trong biểu mẫu.

• Hiệu quả     Nhân viên có thể nhìn thấy trạng thái của quy trình phê duyệt bằng cách xem trang trên trang web Microsoft Windows SharePoint Services.

Đầu trang

Trước khi InfoPath

Trước khi sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services, nhân viên tại Humongous bảo hiểm sử dụng một quy trình theo cách thủ công, dựa trên giấy nhận. Sau khi phỏng vấn một khách hàng, tác tử sẽ điền vào biểu mẫu yêu cầu bồi thường theo cách thủ công, và rồi fax biểu mẫu nhận để điều chỉnh một. Khi điều chỉnh xem lại thông tin, cô ấy thường sẽ cần gọi đại diện để làm rõ, tùy thuộc vào chất lượng in của fax.

Sau khi InfoPath

Chuyển từ một quy trình giấy nhận InfoPath và InfoPath Forms Services có cho phép bảo hiểm Humongous để kết nối khách hàng, đại diện và adjusters trực tuyến.

Ví dụ, nó ngay bây giờ là có thể có cho một khách hàng Humongous bảo hiểm vào khiếu nại qua Internet bằng cách điền vào biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ. Khách hàng có thể đi đến trang Web Humongous bảo hiểm, thiết lập tài khoản của mình, đăng nhập và khiếu nại. Sau khi khách hàng nộp biểu mẫu, nó sẽ được gửi đến điều chỉnh trong thông điệp email, và một bản sao của thông điệp email được gửi đến đại diện. Điều chỉnh trả về biểu mẫu để đại diện nếu thông tin bổ sung cần thiết. Hệ thống tự động có giảm xử lý chi phí, rút ngắn thời gian cần thiết để xử lý yêu cầu và tăng sự hài lòng của khách hàng tổng thể.

Những lợi ích của việc chuyển sang một InfoPath dựa trên hệ thống bao gồm:

• Tiện lợi    Ngoài việc gửi đi yêu cầu qua điện thoại, khách hàng có thể gửi yêu cầu bằng cách điền vào biểu mẫu trên Web. Điều này cho phép các khách hàng để nộp biểu mẫu ở tiện lợi của họ, chứ không chỉ trong quá trình tiêu chuẩn giờ làm việc.

• Tăng độ chính xác    Vì mẫu biểu mẫu được thiết kế để giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, mục nhập không hợp lệ ít xảy ra. Ví dụ, khách hàng hoặc các đại diện sử dụng hộp danh sách thả xuống để chọn từ danh sách chuẩn nhận loại, sau đó thay vì phải tìm kiếm và nhập theo cách thủ công một kiểu nhận trong biểu mẫu.

• Hiệu quả    Ngoài ra, sử dụng dòng công việc phê duyệt tích hợp cho phép đại diện hoặc điều chỉnh để nhanh chóng xem trạng thái bên khác làm việc trên yêu cầu bồi thường. Mặc dù nhân viên tại Humongous bảo hiểm đã dùng một dòng công việc đã xác định rõ ràng, quy trình của họ được dựa trên giấy. Do đó, đại diện và adjusters không thể nhanh chóng xác định trạng thái của yêu cầu mà không cần thực hiện cuộc gọi điện thoại. Bây giờ, tác tử, ví dụ, có thể kiểm tra trang trạng thái dòng công việc trên site SharePoint nơi lưu trữ biểu mẫu để xem liệu điều chỉnh hoàn thành quy trình phê duyệt.

Đầu trang

Trước khi InfoPath

Trước khi sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services, bộ phận kiểm tra dựng sử dụng một quy trình ứng dụng theo cách thủ công giấy kết quả trong mục nhập dữ liệu thừa. Nhà thầu điền giấy biểu mẫu ở văn phòng chính phủ. Nhân viên rồi gửi các biểu mẫu viết tay đến một nhân viên tiếp tân nhập dữ liệu vào một hệ thống cơ sở dữ liệu. Sau khi dữ liệu đã nhập, các mục nhập kết quả được so với biểu mẫu tài liệu để đảm bảo tính chính xác. Nếu dữ liệu không hợp lệ hoặc unintelligible đã gặp, biểu mẫu đã được trả về cho các nhà thầu bằng thư, cùng với một biểu mẫu thứ hai có chứa hướng dẫn để sửa các mục nhập không hợp lệ.

Sau khi nhà thầu nộp biểu mẫu đã hiệu đính, các bản Cập Nhật rồi được nhập vào cơ sở dữ liệu, và các mục nhập mới đã được kiểm tra độ chính xác đối với các biểu mẫu gốc và thứ hai. Sau khi dữ liệu đã được coi là hợp lệ, bắt đầu quy trình phê duyệt. Giai đoạn phê duyệt, một giám định viên được phê duyệt hoặc bị từ chối yêu cầu giấy phép dựa trên nhiều tiêu chí. Sau khi dòng công việc phê duyệt đã hoàn thành, các nhà thầu được thông báo về quyết định bằng thư.

Sau khi InfoPath

Bằng cách di chuyển từ một quy trình giấy phép cho một quy trình tự động sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services, bộ phận kiểm tra dựng có thể kết nối nhà thầu, nhân viên và trình kiểm tra trực tuyến.

Ví dụ, khi một nhà thầu gửi một giấy phép ứng dụng trên các bộ phận của dựng kiểm tra trang web, biểu mẫu dữ liệu được gửi đến một cơ sở dữ liệu được đặt tại các bộ phận của dựng kiểm tra của mạng. Sau khi gửi đi ứng dụng này, yêu cầu giấy phép mới tự động xuất hiện trong một site SharePoint, nơi đại diện nhận kiểm tra thông tin cho đầy đủ và ký điện tử vào biểu mẫu ứng dụng để xác nhận biên nhận.

Những lợi ích của việc chuyển sang một InfoPath dựa trên hệ thống bao gồm:

• Tiện lợi trực tuyến    Nhà thầu không còn phải đến văn phòng chính phủ để nộp đơn xin phép. Nhà thầu có thể gửi yêu cầu giấy phép thông qua Web, bằng cách điền vào biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ trong một trình duyệt, chẳng hạn như Firefox, Safari, hoặc Internet Explorer.

• Tăng độ chính xác    Vì mẫu biểu mẫu đơn xin phép được thiết kế để giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, mục nhập không hợp lệ ít xảy ra. Ví dụ, nhà thầu sử dụng hộp danh sách thả xuống để chọn từ một danh sách thể loại tiêu chuẩn khi họ chọn loại giấy phép tìm kiếm, sau đó thay vì không phải tìm kiếm và nhập theo cách thủ công kiểu giấy phép trong biểu mẫu.

• Trải nghiệm người dùng tốt hơn    Sau khi gửi đi dữ liệu, biểu mẫu yêu cầu giấy phép mới tự động xuất hiện trên site mạng nội bộ phận dựng kiểm tra. Khi một thư ký mở ra một biểu mẫu, anh thấy các nhà thầu công ty dữ liệu và cho phép ứng dụng dữ liệu trong biểu mẫu.

Đầu trang

Trước khi InfoPath

Trước khi sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services, rộng trên thế giới nhập khẩu sử dụng một quy trình theo cách thủ công, dựa trên giấy khảo sát kết quả trong mục nhập dữ liệu thừa. Người mua gửi khảo sát bằng toàn cầu Express bảo đảm thư đến nhà cung cấp ở nước ngoài. Nhà cung cấp nào thư lùi khảo sát đã hoàn thành biểu mẫu hoặc fax chúng. Đôi khi, họ sẽ điện thoại rộng trên thế giới nhập khẩu với phản hồi của họ. Trong trường hợp hiếm, nhân viên bán hàng thu thập khảo sát kết quả từ các nhà cung cấp trong người. Nói chung, tháng có thể truyền trước khi nhập khẩu thế giới rộng nhận kết quả cuối cùng khảo sát.

Khảo sát hầu như mọi kết quả trong mục nhập dữ liệu thừa. Khảo sát giấy đã được nhập vào cơ sở dữ liệu bằng một phòng thư ký ở hàng thế giới nhập khẩu. Các bản ghi cơ sở dữ liệu kết quả được so với biểu mẫu tài liệu để đảm bảo tính chính xác. Trong trường hợp bất kỳ thông tin không hợp lệ hoặc unintelligible, một cuộc phỏng vấn theo dõi được tiến hành với nhà cung cấp qua điện thoại. Nếu mà đã không có thể xảy ra, một yêu cầu để làm rõ đã gửi được thư hoặc fax. Sau khi nhập khẩu thế giới rộng đã nhận sửa thông tin, dữ liệu đã được hoàn thành.

Sau khi InfoPath

Thay vì gửi khảo sát để nhập khẩu rộng trên thế giới bằng thư, nhà cung cấp ngay gửi khảo sát các bằng cách điền vào mẫu có hỗ trợ trình duyệt trên Web. Dữ liệu nhà cung cấp nhập trong các biểu mẫu ngay lập tức được nhập trong cơ sở dữ liệu hàng tồn kho. Do chuyển sang InfoPath và InfoPath Forms Services, rộng trên thế giới nhập khẩu bây giờ thích những lợi ích sau đây:

• Tiện lợi trực tuyến    Với InfoPath dựa trên hệ thống, nhà cung cấp có thể hoàn tất khảo sát bằng cách sử dụng một trình duyệt. Nhà cung cấp không còn cần thư hoặc fax khảo sát trở về rộng trên thế giới nhập khẩu.

• Đúng lúc    Trong hệ thống trước đó, dựa trên giấy, đã có thường xuyên một thời gian trễ đáng kể từ lần nhà cung cấp điền khảo sát để thời gian phản hồi của họ đã được nhập vào cơ sở dữ liệu rộng Word nhập khẩu. Kết quả, hàng tồn kho ước tính thường được đã lỗi thời. Với mẫu biểu mẫu trình duyệt hỗ trợ InfoPath, dữ liệu nhà cung cấp nhập trong các biểu mẫu ngay lập tức được nhập vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho.

• Tăng độ chính xác    Vì mẫu biểu mẫu được thiết kế để giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, mục nhập không hợp lệ ít xảy ra. Ví dụ, nhà cung cấp sử dụng hộp danh sách thả xuống để chọn từ một danh sách thể loại tiêu chuẩn khi họ chọn một kiểu sản phẩm, sau đó thay vì phải tìm kiếm và nhập theo cách thủ công một loại sản phẩm trong biểu mẫu.

Đầu trang

Trước khi InfoPath

Mặc dù các thành viên của nhóm phát triển đã dùng để sử dụng Microsoft Office Word hoặc Microsoft Office Excel thực hiện ghi chú khi chúng thu thập phản hồi từ khách hàng và đối tác, phân tích và phổ biến rằng dữ liệu thường kết quả trong mục nhập dữ liệu thừa. Thành viên nhóm có thể viết các ghi chú trong thông tin tự do, và có liên quan xu hướng nhận phân tán trong và giữa các tài liệu. Khi các thành viên nhóm muốn kết hợp thông tin mà họ đã thu thập vào đặc tính kỹ thuật, họ dành nhiều thời gian tìm các tài liệu chuẩn để tìm những gì họ cần thiết.

Sau khi InfoPath

Chuyển đổi sang một quy trình tuyển tập chuẩn dữ liệu sử dụng InfoPath và InfoPath Forms Services cho phép nhóm phát triển Proseware, Inc. để giảm thời gian và tiền dành thu thập, phân tích và phổ biến dữ liệu nội bộ.

Khi cuộc họp với khách hàng hiện có và tiềm năng, thành viên của nhóm phát triển bây giờ sử dụng biểu mẫu InfoPath để thu thập dữ liệu về nhu cầu của khách hàng và ý tưởng. Nhóm sử dụng một thư viện trên SharePoint site để lưu trữ và chia sẻ biểu mẫu. Từ thư viện này, các thành viên nhóm có thể điền vào biểu mẫu dữ liệu khách hàng mới, xem lại dữ liệu trong biểu mẫu hiện có, xuất dữ liệu từ đã hoàn thành biểu mẫu vào Microsoft Office Excel 2003 hoặc Microsoft Office Excel 2007hoặc phối dữ liệu từ nhiều biểu mẫu vào một biểu mẫu.

Những lợi ích của việc chuyển sang một InfoPath dựa trên hệ thống bao gồm:

• Thông tin nhất quán    Mẫu biểu mẫu được thiết kế để giúp đảm bảo tổ chức nhất quán và hình thức hoá thông tin. Dữ liệu xuất hiện trong danh sách trên biểu mẫu từ danh sách SharePoint tiêu chuẩn và .xml tệp ra. Ví dụ, các mục nhập trong danh sách loại doanh nghiệp đến trực tiếp từ một lược đồ XML được xác định trước được dùng trong toàn bộ Proseware, Inc. để standardize trao đổi dữ liệu nghiệp vụ giữa hệ khác nhau.

• Tích hợp với hệ thống hiện có    Khi một biểu mẫu được gửi, nó sẽ tự động được lưu trữ trong thư viện trên SharePoint site. Dữ liệu từ bên trong mỗi mẫu xuất hiện bên ngoài vào biểu mẫu, trong cột trong thư viện. Điều này giúp dễ dàng cho thành viên nhóm để tìm và sắp xếp dữ liệu biểu mẫu trong thư viện, mà không cần phải mở mỗi mẫu riêng lẻ.

• Nhiều dạng xem    Biểu mẫu dữ liệu khách hàng bao gồm dạng xem địa chỉ nhu cầu khác nhau, bao gồm các dạng xem riêng biệt cho khách hàng thông tin, nhóm phát hiện, phương pháp nghiên cứu và tài nguyên bổ sung bản ghi. Biểu mẫu cũng bao gồm một dạng xem in chuyên dụng tóm tắt dữ liệu từ các dạng xem khác trong một định dạng thuận tiện, thân thiện với in.

Đầu trang