Cách tạo cuộc bỏ phiếu FindTime

FindTime là một phần bổ trợ Outlook để lên lịch cuộc họp. Người tổ chức có thể gửi nhiều tùy chọn thời gian thông qua FindTime và thu nhỏ email qua lại trong quá trình lên lịch.

Để lên lịch cuộc họp trong Outlook với FindTime:

1. Tạo email mới hoặc chọn email để trả lời.

2. Liệt kê những người cần thiết cho cuộc họp trong Đến và người dự tùy chọn trong Cc. 

3. Trong tab Trang đầu , chọn Trả lời với cuộc bỏ phiếu cuộc họp.
   
   

4. Chọn thiết đặt cuộc họp:
   
   

   • Thời lượng: Chọn khoảng thời gian từ danh sách.

     • Chọn 8 giờ cho cuộc họp cả ngày.

     • Chọn Tùy chỉnh trong menu thả xuống thời gian để đặt thời gian của riêng bạn. Thời gian tối đa là 23 giờ 59 phút.

   • Giờ làm việc: Kiểm tra để giới hạn thời gian họp được đề xuất chỉ là ngày và giờ làm việc.

     Lưu ý: Giờ làm việc được sử dụng theo mặc định được truy xuất từ thiết đặt người tổ chức của bạn và không thực hiện được các thiết đặt Exchange này. Họ mặc định từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều nếu không tìm thấy cài đặt nào.

   • Múi giờ: Chọn menu thả xuống múi giờ để thay đổi múi giờ cho cuộc họp.

     Lưu ý: 

     • Múi giờ được sử dụng được truy xuất từ thiết đặt người tổ chức của bạn, nhưng bạn có thể chọn một múi giờ mới từ danh sách.

     • Thời gian tiết kiệm ánh sáng ban ngày được tính đến và các cuộc họp sau khi công tắc hàng năm hiển thị thời gian chính xác

5. FindTime xem qua lịch biểu của người dự (nếu có) và đề xuất thời gian họp phù hợp.

   Lưu ý: FindTime sử dụng tàiMicrosoft 365 doanh nghiệp của bạn để truy nhập lịch của bạn và lịch của người dự trong tổ chức của bạn để xác định tính sẵn sàng. Lịch không được liên kết với tài Microsoft 365 không được hỗ trợ.

   Dùng nối kết để sắp xếp các tùy chọn cuộc họp.

   

   • Tính sẵn sàng: Liệt kê các tùy chọn tốt nhất (thời gian khi tất cả người dự cuộc họp bắt buộc đều miễn phí) trước tiên. Các yếu tố được sử dụng để xác định các tùy chọn tốt nhất bao gồm số người dự được miễn phí, số lượng người dự bắt buộc so với người dự tùy chọn được miễn phí, cho dù người dự xung đột có cam kết dự kiến hay bận trên lịch của họ.

   • Thời gian: Liệt kê các tùy chọn theo thứ tự thời gian.
     
     Lưu ý: Bạn có thể cuộn qua các ngày và tháng bằng các mũi tên. Ngày khả dụng được gạch dưới màu xanh lá cây. Màu xanh đậm hơn cho biết ngày có hầu hết các tùy chọn và màu xanh lá cây và màu đỏ nhạt hơn cho biết những xung đột nhất. Ngày cuối tuần được đánh dấu là sẵn dùng nếu Giờ Làm việc không được chọn.

   • Biểu tượng người hiển thị người dự cuộc họp có được yêu cầu hay không và trạng thái sẵn sàng của họ.

     

     • Gạch dưới: Bắt buộc

     • Màu xanh lá cây: Sẵn dùng

     • Màu vàng: Có thể đang bận

     • Màu đỏ: Bận

     • Màu xám: Không xác định

   • Bạn có thể sử dụng các biểu tượng để truy nhập thêm thông tin.

     • Chọn để mở khay trạng thái của người dự.

     • Di chuột lên biểu tượng từng người hoặc để xem thông tin về sự sẵn sàng của họ.

     • Chọn để xem lịch của bạn.

6. Chọn một vài thời điểm họp phù hợp.

   • Hộp thời gian sẽ chuyển sang màu lam khi được chọn.
     
     

     Lưu ý: Các cuộc thăm dò ý kiến có 20 đề xuất hoặc ít hơn có nhiều khả năng đạt được sự đồng thuận. 

7. Chọn Tiếp theo.

8. Nhập địa điểm họp.

   • Cuộc họp trực tuyến được bật theo mặc định. Chọn hộp kiểm Cuộc họp Trực tuyến để tắt tính năng này. 
     
     
     
     Khi Chọn Cuộc họp Trực tuyến, FindTime sẽ lên lịch cuộcSkype for Business hoặc cuộcMicrosoft Teams khác. FindTime sẽ sử dụng tùy theo cài đặt nào mà tổ chức của bạn đặt làm kênh cuộc họp trực tuyến mặc định. 

     Lưu ý: Nếu bạn đã lưu một càiSkype for Business trong bảng điều khiển, FindTime sẽ sử dụng cài đặt đó thay vì cài Microsoft Teams. Nếu bạn muốn sử dụng tùy chọnMicrosoft Teams, hãy xóa cài đặtSkype for Business bảng điều khiển của bạn.

9. Chọn Cài đặt cuộc bỏ phiếu và chuyển các tùy chọn BẬT/TẮT .

   Lưu ý: Bạn vẫn có thể xóa thời gian họp đã chọn tại thời điểm này bằng cách chọn X trong danh sách Thời gian đã chọn.

   • Thông báo cho tôi về cập nhật cuộc thăm dò ý kiến: Bạn sẽ nhận được email mỗi lần người dự bình chọn. Thư bao gồm trạng thái bỏ phiếu hiện tại và tùy chọn để lên lịch.

   • Lên lịch khi người dự đạt được sự đồng thuận: Một sự kiện lịch được lập lịch tự động nếu tất cả người dự bắt buộc đã bỏ phiếu ủng hộ một tùy chọn thời gian cụ thể. Nếu có nhiều tùy chọn sẵn dùng, tùy chọn sớm nhất sẽ được lên lịch.

   • Giữ các khoảng thời gian đã chọn trên lịch của tôi: Một sự kiện dự kiến sẽ được đặt trên lịch của bạn cho mỗi tùy chọn thời gian bạn đề xuất. Tất cả các lệnh giữ sẽ bị loại bỏ khi cuộc họp được lên lịch hoặc cuộc bỏ phiếu bị hủy bỏ.

   • Khóa cuộc bỏ phiếu cho người dự: Người dự sẽ không thể đề xuất thời gian mới hoặc chỉnh sửa người dự khác.

   • Yêu cầu người dự xác minh danh tính của họ: Để giúp ngăn bỏ phiếu ẩn danh, người dự sẽ được yêu cầu xác thực trước khi bỏ phiếu.

   • Thông báo email bằng ngôn ngữ FindTime: Ngôn ngữ mà bạn sử dụng FindTime bằng sẽ được sử dụng để gửi thông báo email liên quan. Nếu không, các thông báo này sẽ được gửi bằng tiếng Anh.

10. Chọn Chèn vào email.

11. FindTime chèn thời gian họp được đề xuất vào email của bạn. Chọn Sửa Tùy chọn để thay đổi thiết đặt cuộc họp, nếu cần.

    Lưu ý: Nếu bạn thực hiện thay đổi và chèn lại thời gian họp, bạn cần xóa bỏ lời mời gốc theo cách thủ công.

12. Chọn Gửi để gửi lời mời họp và bắt đầu quy trình bỏ phiếu.

13. Bạn sẽ nhận được liên kết trực tiếp đến trang bỏ phiếu cho cuộc họp của mình.