Thay đổi một kiểu nội dung cho một danh sách hoặc thư viện

Bạn muốn làm gì?

• Thêm mẫu tài liệu vào một kiểu nội dung

• Thay đổi các cột cho một kiểu nội dung

• Thêm một dòng công việc vào một kiểu nội dung

• Thực hiện một kiểu nội dung chỉ đọc

• Xác định chính sách quản lý thông tin cho một kiểu nội dung

• Thay đổi thiết đặt ngăn thông tin tài liệu cho một kiểu nội dung

• Loại bỏ một kiểu nội dung từ một danh sách hoặc thư viện

Thêm mẫu tài liệu vào một kiểu nội dung

Bạn có thể kết hợp một mẫu tài liệu chỉ với một kiểu nội dung tài liệu (bất kỳ kiểu nội dung phái sinh từ kiểu nội dung mẹ tài liệu). Bằng cách kết hợp một mẫu tài liệu với một kiểu nội dung, bạn có thể giúp đảm bảo rằng khi các tác giả tạo các tài liệu mới của kiểu nội dung này, các tài liệu tất cả dựa trên một mẫu giống nhau.

Ví dụ, tổ chức của bạn có thể sử dụng một mẫu tài liệu cụ thể cho pháp lý hợp đồng. Nếu bạn liên kết mẫu tài liệu này với kiểu nội dung mà tổ chức của bạn sử dụng cho pháp lý hợp đồng, bất hợp đồng pháp lý mới được tạo bằng cách dùng kiểu nội dung này tất cả dựa trên mẫu tài liệu pháp lý hợp đồng này.

1. Đi tới thư viện tài liệu mà bạn muốn Cập Nhật kiểu nội dung với mẫu tài liệu.

2. Trên ruy-băng, bấm tab Thư viện , sau đó bấm Thiết đặt thư viện.

3. Dưới Kiểu Nội dung, hãy bấm vào tên của kiểu nội dung bạn muốn thay đổi.

   Lưu ý: Nếu thư viện tài liệu không được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, phần Kiểu nội dung không xuất hiện trên trang tùy chỉnh cho thư viện.

4. Dưới Thiết đặt, bấm Thiết đặt Nâng cao.

5. Nếu bạn muốn sử dụng mẫu tài liệu được lưu trữ đến nơi trên trang web của bạn, bấm nhập URL của mẫu tài liệu hiện có, sau đó nhập URL cho mẫu mà bạn muốn dùng.

   Bạn có thể sử dụng một URL tương đối so với một vị trí trên một thư mục site hoặc tài nguyên. Mẫu tài liệu có thể được lưu trữ tại một trong hai vị trí mặc định trang tài nguyên http://Server Site/tên tài liệu thư viện biểu mẫu/tên nội dung kiểu tên / hoặc một vị trí thư viện đã được thiết lập dành riêng cho việc lưu trữ tài liệu mẫu.

   Bảng sau đây cung cấp các ví dụ về các kiểu URL mà bạn có thể sử dụng. Các ví dụ, giả định tồn tại của tài liệu mẫu tài nguyên thư mục mặc định (trong thư mục chứa các tệp cho kiểu nội dung trang) nằm ở http://Server Site/tên tài liệu thư viện biểu mẫu/tên nội dung kiểu tên /, và có mẫu tài liệu Đặt tên Docname.doc.

1. Nếu bạn muốn tải mẫu tài liệu mà bạn muốn dùng, trong phần Mẫu tài liệu , bấm tải lên một mẫu tài liệu mới, sau đó bấm duyệt. Trong hộp thoại Chọn tệp , duyệt đến vị trí của tệp mà bạn muốn dùng, chọn nó, sau đó bấm mở.

2. Bấm OK.

Đầu trang

Thay đổi các cột cho một kiểu nội dung

Bạn có thể chỉ định thuộc tính hoặc siêu dữ liệu mà bạn muốn thu thập cho một mục của một kiểu nội dung cụ thể bằng cách thêm cột vào loại nội dung đó. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn theo dõi một tập hợp cụ thể của siêu dữ liệu cho tất cả các đơn hàng mua, chẳng hạn như tài khoản số, số dự án và quản lý dự án. Nếu bạn thêm cột cho tài khoản số, số dự án và quản lý dự án để mua thứ tự kiểu nội dung, người dùng sẽ được nhắc cung cấp siêu dữ liệu này cho các mục thuộc kiểu nội dung này.

Nếu bạn có một danh sách hoặc thư viện chứa mục của nhiều kiểu nội dung khác nhau, bạn có thể thu thập siêu dữ liệu duy nhất cho các mục của mỗi loại nội dung bằng cách thêm cột trực tiếp vào kiểu nội dung liên quan thay vì vào danh sách hoặc thư viện đó.

Không có một số cách bạn có thể thay đổi các cột cho một kiểu nội dung. Bạn có thể:

• Thêm một cột

• Loại bỏ một cột

• Thay đổi thứ tự cột

• Thiết lập một cột là bắt buộc, tùy chọn hoặc ẩn

Thêm một dòng công việc vào một kiểu nội dung

Dòng công việc đảm thể xác định một quy trình kinh doanh cho mục và tài liệu trong một trang web. Các tổ chức có thể dùng dòng công việc để tự động hóa và quản lý quy trình kinh doanh phổ biến nhất định, chẳng hạn như phê duyệt tài liệu hoặc xem lại. Bằng cách thêm một dòng công việc vào một kiểu nội dung, bạn có thể giúp đảm bảo rằng tất cả các mục của loại nội dung đó có phải tuân theo quy trình kinh doanh nhất quán. Nếu dòng công việc đã được thêm vào một kiểu nội dung, nhưng có thể bắt đầu dòng công việc trên các mục riêng lẻ của loại nội dung đó.

Bạn có thể thêm một dòng công việc vào một kiểu nội dung cho một danh sách hoặc thư viện chỉ khi dòng công việc đã được triển khai cho site của bạn hoặc workspace. Nếu dòng công việc không xuất hiện sẵn dùng, hãy liên hệ với người quản trị Trung tâm của bạn.

1. Đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thay đổi kiểu nội dung.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang làm việc trong danh sách, hãy bấm tab Danh sách rồi bấm Thiết đặt Danh sách.

   • Nếu bạn đang làm việc trong thư viện, hãy bấm tab Thư viện rồi bấm Thiết đặt Thư viện.

3. Trong phần Kiểu nội dung, hãy bấm vào tên của kiểu nội dung mà bạn muốn thêm một dòng công việc.

   Lưu ý: Nếu danh sách hoặc thư viện đã không được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, phần Kiểu nội dung không xuất hiện trên trang tùy chỉnh cho thư viện.

4. Bên dưới Thiết đặt, bấm Thiết đặt Dòng công việc.

5. Bấm Thêm dòng công việc.

6. Trên trang Thêm dòng công việc, trong phần Dòng công việc, hãy bấm vào mẫu dòng công việc bạn muốn dùng.

7. Trong phần Tên, hãy nhập tên duy nhất cho dòng công việc.

8. Trong phần Danh sách Tác vụ, hãy chỉ rõ một danh sách tác vụ để dùng với dòng công việc này.

   • Bạn có thể sử dụng danh sách nhiệm vụ mặc định hoặc bạn có thể tạo một mật khẩu mới. Nếu bạn sử dụng danh sách nhiệm vụ mặc định, người tham gia dòng công việc có thể tìm và xem nhiệm vụ dòng công việc của mình dễ dàng bằng cách dùng dạng xem Nhiệm vụ của tôi của danh sách nhiệm vụ.

   • Tạo một danh sách nhiệm vụ mới nếu nhiệm vụ cho dòng công việc này liên quan đến hoặc hiển thị dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật mà bạn muốn giữ riêng khỏi danh sách nhiệm vụ chung.

   • Tạo một danh sách nhiệm vụ mới nếu tổ chức của bạn có nhiều dòng công việc hoặc nếu dòng công việc liên quan đến nhiều nhiệm vụ. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn tạo danh sách nhiệm vụ cho từng dòng công việc.

9. Trong phần Danh sách Lịch sử, hãy chọn một danh sách lịch sử để sử dụng với dòng công việc này. Danh sách lịch sử hiển thị tất cả sự kiện xảy ra trong từng trường hợp của dòng công việc.

   Bạn có thể sử dụng danh sách lịch sử mặc định hoặc bạn có thể tạo một mật khẩu mới. Nếu tổ chức của bạn có nhiều dòng công việc, bạn có thể muốn tạo một danh sách lịch sử riêng cho từng dòng công việc.

10. Trong phần Tùy chọn Bắt đầu, hãy chỉ rõ cách thức, thời điểm hoặc ai là người có thể bắt đầu một dòng công việc.

    Lưu ý: Tùy chọn cụ thể có thể không sẵn dùng nếu họ không được hỗ trợ mẫu dòng công việc bạn đã chọn.

11. Bấm OK hoặc Tiếp.

12. Trên trang Tùy chỉnh dòng công việc , chọn bất kỳ tùy chọn bổ sung mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

Đầu trang

Thực hiện một kiểu nội dung chỉ đọc

1. Đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thực hiện kiểu nội dung chỉ đọc.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang làm việc trong danh sách, hãy bấm tab Danh sách rồi bấm Thiết đặt Danh sách.

   • Nếu bạn đang làm việc trong thư viện, hãy bấm tab Thư viện rồi bấm Thiết đặt Thư viện.

3. Trong phần Kiểu nội dung, hãy bấm vào tên của kiểu nội dung mà bạn muốn thực hiện chỉ đọc.

   Lưu ý: Nếu danh sách hoặc thư viện đó chưa được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, thì phần Kiểu Nội dung sẽ không xuất hiện trên trang Tùy chỉnh cho danh sách hoặc thư viện đó.

4. Dưới Thiết đặt, bấm Thiết đặt Nâng cao.

5. Ở Dạng chỉ đọc phần, bên dưới nên kiểu nội dung này được định dạng chỉ đọc?, bấm có.

6. Bấm OK.

Đầu trang

Xác định chính sách quản lý thông tin cho một kiểu nội dung

Bạn có thể áp dụng một chính sách tuyển tập trang web hiện có vào một kiểu nội dung danh sách. Ngoài ra, bạn có thể tạo một chính sách quản lý thông tin mới mà chỉ áp dụng cho một kiểu nội dung danh sách cụ thể.

Thay đổi thiết đặt ngăn thông tin tài liệu cho một kiểu nội dung

Ngăn thông tin tài liệu — mà được hiển thị trong các chương trình Microsoft Office 2010 sau đây: Word, Excel và PowerPoint — cho phép người dùng xem và thay đổi các thuộc tính kiểu nội dung cho một tài liệu được lưu vào máy chủ quản lý tài liệu trực tiếp trong Office chương trình họ dùng để sửa tài liệu. Ví dụ, nếu kiểu nội dung tài liệu cho một thư viện cụ thể có một cột trạng thái, người dùng có thể xem thuộc tính trạng thái trong Pa-nen thông tin tài liệu trong Word khi họ sửa tài liệu. Họ cũng có thể dùng Pa-nen thông tin tài liệu để thay đổi giá trị của thuộc tính trạng thái bản thảo sang cuối cùng. Khi tài liệu được lưu vào máy chủ, thuộc tính này sẽ được tự động Cập Nhật trong cột trạng thái cho thư viện.

1. Đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thay đổi kiểu nội dung.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang làm việc trong danh sách, hãy bấm tab Danh sách rồi bấm Thiết đặt Danh sách.

   • Nếu bạn đang làm việc trong thư viện, hãy bấm tab Thư viện rồi bấm Thiết đặt Thư viện.

3. Trong phần Kiểu nội dung, hãy bấm vào tên của kiểu nội dung mà bạn muốn thay đổi Pa-nen thông tin tài liệu.

   Lưu ý: Nếu danh sách hoặc thư viện đó chưa được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, thì phần Kiểu Nội dung sẽ không xuất hiện trên trang Tùy chỉnh cho danh sách hoặc thư viện đó.

4. Dưới Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Ngăn Thông tin Tài liệu.

5. Trong phần Mẫu Ngăn Thông tin Tài liệu, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Để sử dụng mẫu mặc định sẽ hiển thị các thuộc tính (cột) đã được xác định kiểu nội dung, hãy bấm dùng mẫu mặc định cho ứng dụng Microsoft Office.

   • Để sử dụng một mẫu tùy chỉnh hiện có, bấm dùng mẫu tùy chỉnh hiện có (URL, UNC, hoặc URN), sau đó nhập đường dẫn đến vị trí mẫu.

   • Để tải lên một mẫu tùy chỉnh hiện tại (XSN), hãy bấm Tải lên một mẫu tùy chỉnh hiện tại (XSN) để sử dụng, rồi bấm Duyệt để xác định vị trí mẫu mà bạn muốn sử dụng.

     Lưu ý: Nếu bạn lập kế hoạch để tải lên một mẫu theo cách này, bạn phải loại bỏ URL phát hành từ mẫu trong InfoPath trước khi bạn phát hành và tải mẫu.

   • Để tạo một ngăn tùy chỉnh trong InfoPath, hãy bấm Tạo một mẫu tùy chỉnh mới.

     Nếu bạn chọn tùy chọn này, InfoPath khởi động và hiển thị mẫu mặc ​​định mà bạn có thể tùy chỉnh để tạo một ngăn tùy chỉnh.

6. Trong phần Luôn hiện, xác định xem bạn muốn ngăn thông tin tài liệu này để hiển thị tự động khi tài liệu của kiểu nội dung này trước tiên mở hoặc lưu trong một chương trình Office 2010 .

7. Bấm OK.

Đầu trang

Loại bỏ kiểu nội dung khỏi danh sách hoặc thư viện

Khi bạn loại bỏ một kiểu nội dung từ một danh sách hoặc thư viện, người dùng sẽ không còn có thể tạo mục mới của loại nội dung đó trong danh sách hoặc thư viện. Loại bỏ một kiểu nội dung từ một danh sách hoặc thư viện sẽ không xóa bất kỳ mục nào đã được tạo từ kiểu nội dung.

1. Hãy đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn loại bỏ kiểu nội dung.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang làm việc trong danh sách, hãy bấm tab Danh sách rồi bấm Thiết đặt Danh sách.

   • Nếu bạn đang làm việc trong thư viện, hãy bấm tab Thư viện rồi bấm Thiết đặt Thư viện.

3. Trong phần Kiểu nội dung, hãy bấm vào tên của kiểu nội dung bạn muốn loại bỏ.

   Lưu ý: Nếu danh sách hoặc thư viện đó chưa được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, thì phần Kiểu Nội dung sẽ không xuất hiện trên trang Tùy chỉnh cho danh sách hoặc thư viện đó.

4. Trong phần Thiết lập, hãy bấm Xóa bỏ kiểu nội dung này.

5. Khi được hỏi nếu bạn chắc chắn bạn muốn xóa bỏ kiểu nội dung này, hãy bấm OK.

Đầu trang