Chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) là những thước đo trực quan về hiệu suất. Được hỗ trợ bởi một trường được tính toán cụ thể, KPI được thiết kế để giúp người dùng đánh giá nhanh giá trị hiện tại và trạng thái của một số đo so với mục tiêu đã xác định. KPI đo hiệu suất của giá trị, được xác định bởi số đo Cơ sở , so với giá trị Mục tiêu , cũng được xác định bằng số đo hoặc bằng giá trị tuyệt đối. Nếu mô hình của bạn không có số đo, hãy xem Tạo số đo.
Đây là một PivotTable với Tên đầy đủ của Nhân viên trong các hàng và KPI Doanh số trong các giá trị.
Tìm hiểu thêm về KPI bên dưới, sau đó tiếp tục đọc trong phần sau đây để biết cách tạo KPI của riêng bạn dễ dàng như thế nào.
Tìm hiểu thêm về KPI
KPI là một phép đo có thể định lượng được để đo lường các mục tiêu kinh doanh. Ví dụ, bộ phận bán hàng của một tổ chức có thể sử dụng KPI để đo lường lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến. Bộ phận kế toán có thể đo lường chi phí hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí và bộ phận nhân sự có thể đo lường doanh số hàng quý của nhân viên. Mỗi giải pháp này là một ví dụ về KPI. Nhiều chuyên gia kinh doanh khác nhau thường gộp KPI lại với nhau trong một phiếu ghi điểm hiệu suất để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về thành công kinh doanh hoặc để xác định các xu hướng.
KPI bao gồm giá trị cơ bản, giá trị mục tiêu và ngưỡng trạng thái.
Giá trị cơ sở
Giá trị cơ sở là một trường được tính toán phải cho kết quả là một giá trị. Ví dụ: giá trị này có thể là tổng hợp doanh thu hoặc lợi nhuận cho một kỳ cụ thể.
Giá trị mục tiêu
Giá trị mục tiêu cũng là một trường được tính toán trả về kết quả là một giá trị—có thể là một giá trị tuyệt đối. Ví dụ: trường được tính toán có thể được sử dụng làm giá trị mục tiêu, trong đó người quản lý kinh doanh của một tổ chức muốn so sánh cách bộ phận bán hàng đang theo dõi đối với hạn ngạch nhất định, trong đó trường được tính toán ngân sách sẽ đại diện cho giá trị mục tiêu. Một ví dụ trong đó một giá trị tuyệt đối được dùng làm giá trị mục tiêu là trường hợp phổ biến của một người quản lý nhân sự cần đánh giá số giờ nghỉ có lương cho mỗi nhân viên—rồi so sánh nó với mức trung bình. Số ngày PTO trung bình sẽ là một giá trị tuyệt đối.
Ngưỡng trạng thái
Ngưỡng Trạng thái được xác định bằng phạm vi giữa ngưỡng thấp và cao. Ngưỡng Trạng thái hiển thị cùng với đồ họa để giúp người dùng dễ dàng xác định trạng thái của Giá trị cơ sở so với giá trị Mục tiêu.
Tạo KPI
Hãy làm theo các bước sau:
Trong Dạng xem Dữ liệu, bấm vào bảng có chứa số đo sẽ đóng vai trò là số đo Cơ sở. Nếu cần, hãy tìm hiểu cách Tạo số đo cơ sở.
Đảm bảo rằng Khu vực Tính toán xuất hiện. Nếu không, hãy bấm Trang đầu>Khu vực Tính toán để hiển thị Khu vực Tính toán xuất hiện bên dưới bảng.
Trong Khu vực Tính toán, bấm chuột phải vào trường tính toán sẽ đóng vai trò là số đo cơ sở (giá trị), rồi bấm Tạo KPI.
Trong Xác định giá trị đích, chọn từ một trong các tùy chọn sau:
Chọn Số đo, rồi chọn một thước mục tiêu trong hộp.
Chọn Giá trị tuyệt đối, rồi nhập một giá trị số.
Lưu ý
Nếu không có trường nào trong hộp, sẽ không có trường được tính toán trong mô hình. Bạn cần tạo một số đo.
Trong Xác định ngưỡng trạng thái, bấm và trượt để điều chỉnh cả giá trị ngưỡng thấp và cao.
Trong Chọn kiểu biểu tượng, hãy bấm vào một kiểu ảnh.
Bấm Mô tả, rồi nhập mô tả cho KPI, Giá trị, Trạng thái và Mục tiêu.
Sửa KPI
Trong Vùng Tính toán, bấm chuột phải vào số đo đóng vai trò là số đo (giá trị) cơ sở của KPI, rồi bấm Sửa Thiết đặt KPI.
Xóa KPI
Trong Vùng Tính toán, bấm chuột phải vào số đo đóng vai trò là thước đo cơ sở (giá trị) của KPI, rồi bấm Xóa KPI.
Hãy nhớ rằng, việc xóa KPI sẽ không xóa số đo cơ sở hoặc thước đo mục tiêu (nếu đã xác định).
Ví dụ
Người quản lý bán hàng tại Adventure Works muốn tạo một PivotTable mà cô ấy có thể sử dụng để hiển thị nhanh việc nhân viên bán hàng có đang đáp ứng hạn ngạch doanh số cho một năm cụ thể hay không. Đối với mỗi nhân viên bán hàng, cô ấy muốn PivotTable hiển thị số tiền bán hàng thực tế bằng đô-la, hạn ngạch bán hàng bằng đô-la và một màn hình đồ họa đơn giản hiển thị tình trạng liệu mỗi nhân viên bán hàng có ở dưới, tại hoặc trên hạn ngạch bán hàng của họ hay không. Cô ấy muốn có thể chia nhỏ dữ liệu theo năm.
Để thực hiện điều này, người quản lý bán hàng sẽ chọn thêm KPI doanh số vào sổ làm việc AdventureWorks. Sau đó, người quản lý bán hàng sẽ tạo một PivotTable có các trường (trường tính toán và KPI) và slicer để phân tích xem đội ngũ bán hàng có đạt được hạn ngạch của họ hay không.
Trong Power Pivot, một trường được tính toán trên cột SalesAmount trong bảng FactResellerSales, cung cấp doanh thu thực tế tính bằng đô la cho mỗi nhân viên bán hàng được tạo. Trường tính toán này sẽ xác định Giá trị cơ sở của KPI. Người quản lý bán hàng có thể chọn một cột và bấm AutoSum trên tab Trang đầu hoặc nhập công thức vào thanh công thức.
Trường được tính toán Doanh số được tạo bằng công thức sau:
Sales:=Sum(FactResellerSales[SalesAmount])
Cột SalesAmountQuota trong bảng FactSalesQuota xác định hạn mức doanh thu cho mỗi nhân viên. Các giá trị trong cột này sẽ đóng vai trò là trường (giá trị) được tính toán Mục tiêu trong KPI.
Trường được tính toán SalesAmountQuota được tạo bằng công thức sau:
Target SalesAmountQuota:=Sum(FactSalesQuota[SalesAmountQuota])
Lưu ý
Có mối quan hệ giữa cột EmployeeKey trong bảng FactSalesQuota và EmployeeKey trong bảng DimEmployees. Mối quan hệ này là cần thiết để mỗi nhân viên bán hàng trong bảng DimEmployee được thể hiện trong bảng FactSalesQuota.
Bây giờ, các trường được tính toán đã sẵn sàng để đóng vai trò là giá trị cơ sở và giá trị mục tiêu của KPI, trường được tính toán Doanh số sẽ được mở rộng sang một KPI Doanh số mới. Trong KPI Doanh số, trường tính toán Hẻn số Doanh số Mục tiêu được xác định là giá trị Mục tiêu. Ngưỡng Trạng thái được xác định là một phạm vi theo tỷ lệ phần trăm, mục tiêu của nó là 100% nghĩa là doanh thu thực tế được xác định bởi trường được tính toán Bán hàng đã đáp ứng số lượng hạn ngạch được xác định trong trường tính toán SalesAmountQuota Mục tiêu. Phần trăm Thấp và Cao được xác định trên thanh trạng thái và một loại đồ họa được chọn.
Tóm tắt ví dụ với những lợi ích hữu hình của KPI
Người quản lý bán hàng có thể tạo PivotTable bằng cách thêm giá trị cơ sở KPI, Giá trị mục tiêu và Trạng thái vào trường Giá trị. Cột Nhân viên được thêm vào trường Nhãn Hàng và cột CalendarYear được thêm dưới dạng Slicer.
Người quản lý bán hàng giờ đây có thể xem nhanh trạng thái bán hàng của bộ phận bán hàng, chia nhỏ doanh thu thực tế, hạn mức bán hàng và trạng thái của từng nhân viên bán hàng theo năm. Cô ấy có thể phân tích xu hướng bán hàng qua nhiều năm để xác định liệu cô ấy có cần điều chỉnh hạn ngạch bán hàng cho một nhân viên bán hàng hay không.