Chính sách duy trì là một phần của công nghệ quản lý bản ghi nhắn tin (MRM) khả dụng với Microsoft Exchange Server và tài khoản email Microsoft 365. MRM giúp bạn dễ dàng hơn trong việc duy trì các thư cần thiết để tuân thủ theo chính sách tổ chức, quy định tổ chức hoặc nhu cầu pháp lý, cũng như để loại bỏ nội dung không còn có giá trị pháp lý hay kinh doanh.
Lưu ý: Tồn tại các yêu cầu giấy phép của Microsoft Outlook và Exchange Server cho tính năng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.
Giới thiệu về chính sách duy trì
Các tổ chức có thể tạo các chính sách duy trì mặc định cho tất cả các mục thư trong hộp thư Exchange Server hoặc Microsoft 365, các chính sách cụ thể cho thư mục mặc định—chẳng hạn như Hộp thư đến, Thư nháp, Mục Đã gửi, Mục Đã xóa và Thư Rác—hoặc tạo các chính sách duy trì mà người dùng có thể áp dụng cho các thư mục hoặc mục riêng lẻ. Bạn có thể đặt cấu hình cho toàn bộ hoặc kết hợp các tùy chọn này Exchange Server người quản trị Microsoft 365.
Quan trọng: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách duy trì của tổ chức, bạn nên xem lại các hướng dẫn của tổ chức hoặc liên hệ với bộ phận pháp lý của bạn.
Sẽ dễ dàng hơn khi gán chính sách duy trì trên cơ sở từng thư mục thay vì từng thư. Tuy nhiên, ngay cả khi chính sách duy trì được gán cho một thư mục, bạn vẫn có thể chọn một hoặc nhiều thư, rồi gán một chính sách khác chỉ cho các thư đó. Một chính sách đã gán cho thư sẽ chiếm ưu tiên với mọi thư mục kế thừa.
Quan trọng: Bất kỳ chính sách duy trì nào bao gồm ngày xóa thư email sẽ xuất hiện trong tiêu đề thư email. Tuy nhiên, nếu chính sách duy trì được áp dụng là chỉ giữ lại và không yêu cầu xóa thư email, tên chính sách và mô tả có thể không xuất hiện trong tiêu đề thư email hoặc ở đầu trang của Ngăn Đọc.
Gán chính sách duy trì cho thư mục email
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục thư để hiển thị menu lối tắt, rồi chọn Thuộc tính.
-
Chọn tab Chính sách và chọn Chính sách Thư mục của bạn. Theo mặc định, một thư mục sẽ tự động sử dụng bất kỳ chính sách nào đã được gán cho thư mục mẹ của thư mục đó.
Gán một chính sách duy trì cho thư email
-
Trong danh sách thư, chọn một thư.
Mẹo: Để chọn nhiều thư, hãy nhấn và giữ CTRL khi bạn chọn từng thư.
-
Từ Dải băng, chọn Gán Chính sách.
-
Chính sách duy trì của thư xuất hiện ở đầu trang trong Ngăn Đọc dưới tên người nhận và có chứa ngày hết hạn.
Lệnh Gán Chính sách bị thiếu trên dải băng.
Nếu lệnh Gán Chính sách bị thiếu trên dải băng, lệnh đó có thể nằm trong menu tràn. Chọn dấu ba chấm ở phía bên phải của Dải băng và bạn sẽ thấy Gán Chính sách. Cũng có thể người quản trị Exchange Server hoặc người quản trị Microsoft 365 của bạn chưa kích hoạt các chính sách duy trì và lưu trữ cho tài khoản của bạn hoặc bạn đang không sử dụng giấy phép Outlook có bao gồm tính năng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.
Loại bỏ chính sách duy trì
Khi bạn loại bỏ chính sách duy trì khỏi một thư email, chính sách thư mục sẽ áp dụng cho mục, nếu có chính sách được gán.
-
Trong danh sách thư, chọn một thư.
-
Từ Dải băng, chọn Gán Chính sách.
-
Bên dưới Chính sách Duy trì, bấm vào Sử dụng Chính sách Thư mục.
Chính sách duy trì của thư xuất hiện ở đầu trang trong Ngăn Đọc dưới tên người nhận và có chứa ngày hết hạn.
