Bạn có thể dùng công thức và hàm trong danh sách hoặc thư viện để tính toán dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Bằng cách thêm cột được tính vào danh sách hoặc thư viện, bạn có thể tạo công thức bao gồm dữ liệu từ các cột khác và thực hiện các hàm để tính toán ngày và giờ, thực hiện phương trình toán học hoặc để thao tác trên văn bản. Ví dụ, trên một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể dùng một cột để tính toán số ngày cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, dựa trên các cột Ngày Bắt đầu và Ngày Hoàn thành.

Lưu ý: Bài viết này mô tả các khái niệm cơ bản liên quan đến việc sử dụng công thức và hàm. Để biết thông tin cụ thể về một hàm cụ thể, hãy xem bài viết về hàm đó.

Trong bài viết này

Tổng quan về công thức

Công thức là phương trình thực hiện tính toán trên các giá trị trong danh sách hoặc thư viện. Công thức bắt đầu bằng dấu bằng (=). Ví dụ, công thức sau đây có 2 nhân với 3 và sau đó cộng thêm 5 vào kết quả.

=5+2*3

Bạn có thể sử dụng công thức trong một cột được tính toán và tính toán các giá trị mặc định cho một cột. Một công thức có thể bao gồm các hàm, tham chiếu cột, toán tử và hằng số như trong ví dụ sau đây.

=PI()*[Result]^2

Phần tử

Mô tả

Hàm

Hàm PI() trả về giá trị của số pi: 3,141592654.

Tham chiếu (hoặc tên cột)

[Kết quả] đại diện cho giá trị trong cột Kết quả của hàng hiện tại.

Hằng số

Các giá trị số hoặc văn bản được nhập trực tiếp vào một công thức, chẳng hạn như 2.

Toán tử

Toán tử * (dấu sao) nhân các số và toán tử ^ (dấu caret) nâng một số lên một số.

Một công thức có thể sử dụng một hoặc nhiều thành phần từ bảng trước đó. Dưới đây là một số ví dụ về công thức (theo thứ tự độ phức tạp).

Công thức đơn giản (chẳng hạn như =128+345)

Các công thức sau đây bao gồm các hằng số và toán tử.

Ví dụ

Mô tả

=128+345

Thêm 128 và 345

=5^2

Bình phương 5

Công thức có chứa tham chiếu cột (chẳng hạn như =[Doanh thu] >[Chi phí])

Công thức sau đây tham chiếu đến các cột khác trong cùng một danh sách hoặc thư viện.

Ví dụ

Mô tả

=[Doanh thu]

Sử dụng giá trị trong cột Doanh thu.

=[Doanh thu]*10/100

10% giá trị trong cột Doanh thu.

=[Doanh thu] > [Chi phí]

Trả về Có nếu giá trị trong cột Doanh thu lớn hơn giá trị trong cột Chi phí.

Công thức gọi hàm (chẳng hạn như =AVERAGE(1, 2, 3, 4, 5))

Các công thức sau gọi hàm tích hợp sẵn.

Ví dụ

Mô tả

=AVERAGE(1, 2, 3, 4, 5)

Trả về giá trị trung bình của một tập giá trị.

=MAX([Q1], [Q2], [Q3], [Q4])

Trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị.

=IF([Chi phí]>[Doanh thu], "Không OK", "OK")

Trả về Not OK nếu chi phí lớn hơn doanh thu. Nếu không, trả về OK.

=DAY("15/04/2008")

Trả về phần ngày của ngày. Công thức này trả về số 15.

Công thức với hàm lồng (chẳng hạn như =SUM(IF([A]>[B], [A]-[B], 10), [C]))

Các công thức sau đây chỉ định một hoặc nhiều hàm làm đối số cho hàm.

Ví dụ

Mô tả

=SUM(IF([A]>[B], [A]-[B], 10), [C])

Hàm IF trả về chênh lệch giữa các giá trị trong các cột A và B hoặc 10.

Hàm SUM cộng giá trị trả về của hàm IF và giá trị trong cột C.

=DEGREES(PI())

Hàm PI trả về số 3,141592654.

Hàm DEGREES chuyển đổi một giá trị được xác định theo radian sang độ. Công thức này trả về giá trị 180.

=ISNUMBER(FIND("BD",[Column1]))

Hàm FIND tìm kiếm chuỗi BD trong Column1 và trả về vị trí bắt đầu của chuỗi. Nó trả về giá trị lỗi nếu không tìm thấy chuỗi.

Hàm ISNUMBER trả về Có nếu hàm FIND trả về giá trị số. Nếu không, nó sẽ trả về Không.

Đầu trang

Tổng quan về hàm

Hàm là công thức được định sẵn thực hiện tính toán bằng cách sử dụng các giá trị cụ thể, gọi là các đối số theo một thứ tự hoặc cấu trúc cụ thể. Hàm có thể được sử dụng để thực hiện các tính toán đơn giản hoặc phức tạp. Ví dụ, thể hiện sau đây của hàm ROUND làm tròn một số trong cột Chi phí đến hai vị trí thập phân.

=ROUND([Cost], 2)

Từ vựng sau đây hữu ích khi bạn đang học các hàm và công thức:

Cấu trúc     Cấu trúc của một hàm bắt đầu với dấu bằng (=), theo sau bởi tên hàm, một dấu ngoặc đơn mở, các đối số cho hàm được phân tách bởi dấu phẩy và dấu ngoặc đơn đóng.

Tên hàm     Đây là tên của một hàm được hỗ trợ bởi các danh sách hoặc thư viện. Mỗi hàm nhận một số lượng đối số cụ thể, xử lý chúng và trả về một giá trị.

Tham đối     Đối số có thể là số, văn bản, giá trị lô-gic chẳng hạn như True hoặc False, hoặc tham chiếu cột. Đối số mà bạn chỉ định phải tạo giá trị hợp lệ cho đối số đó. Đối số cũng có thể là hằng số, công thức hoặc hàm khác.

Trong trường hợp nhất định, bạn có thể cần sử dụng một hàm như một trong các đối số của hàm khác. Ví dụ, công thức sau đây dùng hàm AVERAGE được lồng vào và so sánh kết quả với tổng của hai giá trị cột.

=AVERAGE([Cost1], SUM([Cost2]+[Discount]))

Giá trị trả về hợp lệ     Khi một hàm được sử dụng làm đối số, hàm đó phải trả về dạng giá trị giống với giá trị mà đối số sử dụng. Ví dụ, nếu đối số dùng Có hoặc Không, thì hàm được lồng phải trả về Có hoặc Không. Nếu không, danh sách hoặc thư viện đó sẽ hiển thị thông báo #VALUE! .

Giới hạn mức độ lồng     Một công thức có thể bao gồm đến tám mức hàm lồng vào. Khi Hàm B được dùng làm đối số trong Hàm A, Hàm B là hàm mức hai. Ví dụ ở trên, hàm SUM là hàm mức hai vì nó là đối số của hàm AVERAGE. Một hàm được lồng trong hàm SUM sẽ là hàm mức ba, v.v..

Lưu ý: 

  • Các danh sách và thư viện không hỗ trợ các hàm RAND và NOW.

  • Hàm TODAY và ME không được hỗ trợ trong cột được tính toán nhưng được hỗ trợ trong cài đặt giá trị mặc định của cột.

Đầu trang

Dùng tham chiếu cột trong công thức

Một tham chiếu nhận dạng một ô trong hàng hiện tại và chỉ đến một danh sách hoặc thư viện nơi tìm kiếm các giá trị hoặc dữ liệu mà bạn muốn dùng trong công thức. Ví dụ: [Chi phí] tham chiếu giá trị trong cột Chi phí ở hàng hiện tại. Nếu cột Chi phí có giá trị là 100 cho hàng hiện tại thì =[Chi phí]*3 trả về 300.

Với tham chiếu, bạn có thể sử dụng dữ liệu nằm trong các cột khác nhau của danh sách hoặc thư viện trong một hoặc nhiều công thức. Cột của các kiểu dữ liệu sau đây có thể được tham chiếu trong một công thức: một dòng văn bản, số, tiền tệ, ngày giờ, lựa chọn, có/không và được tính toán.

Bạn dùng tên hiển thị của cột để tham chiếu cột đó trong công thức. Nếu tên bao gồm một khoảng trắng hoặc một ký tự đặc biệt, bạn phải đặt tên trong dấu ngoặc vuông ([ ]). Các tham chiếu không có chữ hoa/thường. Ví dụ: bạn có thể tham chiếu cột Đơn Giá trong công thức dưới dạng [Đơn Giá] hoặc [đơn giá].

Lưu ý: 

  • Bạn không thể tham chiếu giá trị trong hàng khác với hàng hiện tại.

  • Bạn không thể tham chiếu một giá trị trong một danh sách hoặc thư viện khác.

  • Bạn không thể tham chiếu ID của hàng cho hàng mới chèn. ID chưa tồn tại khi tính toán được thực hiện.

  • Bạn không thể tham chiếu cột khác trong công thức tạo giá trị mặc định cho cột.

Đầu trang

Dùng hằng số trong công thức

Hằng số là một giá trị không được tính toán. Ví dụ: ngày 9/10/2008, số 210 và văn bản "Thu nhập Hàng quý" đều là hằng số. Hằng số có thể có các kiểu dữ liệu sau:

  • Chuỗi (Ví dụ: =[Họ] = "Smith")

    Hằng số chuỗi được đặt trong dấu ngoặc trích dẫn và có thể bao gồm tối đa 255 ký tự.

  • Số (Ví dụ: =[Chi phí] >= 29,99)

    Hằng số số có thể bao gồm vị trí thập phân và có thể dương hoặc âm.

  • Ngày (Ví dụ: =[Ngày] > DATE(2007,7,1))

    Hằng số ngày yêu cầu sử dụng hàm DATE(năm,tháng,ngày).

  • Boolean (Ví dụ: =IF([Chi phí]>[Doanh thu], "Mất", "Không Mất")

    Có và Không là hằng số Boolean. Bạn có thể sử dụng chúng trong biểu thức có điều kiện. Trong ví dụ ở trên, nếu Chi phí lớn hơn Doanh thu, hàm IF trả về Có và công thức trả về chuỗi "Mất". Nếu Chi phí bằng hoặc nhỏ hơn Doanh thu, hàm trả về Không và công thức trả về chuỗi "Không Mất".

Đầu trang

Dùng toán tử tính toán trong công thức

Toán tử xác định cụ thể kiểu tính toán mà bạn muốn thực hiện trên các thành phần của một công thức. Danh sách và thư viện hỗ trợ ba loại toán tử tính toán khác nhau: số học, so sánh và văn bản.

Toán tử số học

Sử dụng các toán tử số học sau đây để thực hiện các phép toán toán học cơ bản như phép trừ, phép trừ hoặc phép nhân; để kết hợp các số; hoặc để tạo ra kết quả số.

Toán tử số học

Ý nghĩa (ví dụ)

+ (dấu cộng)

Cộng (3+3)

– (dấu trừ)

Trừ (3–1)
Phủ định (–1)

* (dấu hoa thị)

Phép nhân (3*3)

/ (dấu xuyệc ngược)

Chia (3/3)

% (dấu phần trăm)

Phần trăm (20%)

^ (dấu mũ)

Số mũ (3^2)

Toán tử so sánh

Bạn có thể so sánh hai giá trị với các toán tử sau đây. Khi hai giá trị được so sánh bằng cách sử dụng các toán tử này, kết quả sẽ là giá trị lô-gic là Có hoặc Không.

Toán tử so sánh

Ý nghĩa (ví dụ)

= (dấu bằng)

Bằng (A=B)

> (dấu lớn hơn)

Lớn hơn (A>B)

< (dấu nhỏ hơn)

Nhỏ hơn (A<B)

>= (dấu lớn hơn hoặc bằng)

Lớn hơn hoặc bằng (A>=B)

<= (dấu nhỏ hơn hoặc bằng)

Nhỏ hơn hoặc bằng (A<=B)

<> (dấu khác)

Khác (A<>B)

Toán tử văn bản

Sử dụng và (&) để nối hoặc ghép nối một hoặc nhiều chuỗi văn bản để tạo một đoạn văn bản duy nhất.

Toán tử văn bản

Ý nghĩa (ví dụ)

& (dấu "và")

Kết nối hoặc kết nối hai giá trị để tạo ra một giá trị văn bản liên tục ("North"&"wind")

Thứ tự trong đó một danh sách hoặc thư viện thực hiện các thao tác trong một công thức

Công thức tính toán giá trị theo một thứ tự cụ thể. Công thức có thể bắt đầu bằng dấu bằng (=). Theo sau dấu bằng là các thành phần cần tính toán (toán hạng), được phân tách bởi các toán tử tính toán. Danh sách và thư viện tính toán công thức từ trái sang phải, theo một thứ tự cụ thể cho mỗi toán tử trong công thức.

Ưu tiên toán tử

Nếu bạn kết hợp một số toán tử trong một công thức, danh sách và thư viện thực hiện các thao tác theo thứ tự được hiển thị trong bảng sau. Nếu một công thức bao gồm các toán tử với ưu tiên giống nhau — ví dụ, nếu một công thức bao gồm toán tử nhân và toán tử chia — danh sách và thư viện sẽ đánh giá các toán tử từ trái sang phải.

Toán tử

Mô tả

Dạng phủ định (như trong –1)

%

Phần trăm

^

Phép lũy thừa

* và /

Phép nhân và phép chia

+ và –

Phép cộng và phép trừ

&

Chuỗi nối (kết nối hai chuỗi văn bản)

= < > <= >= <>

So sánh

Dùng dấu ngoặc đơn

Để thay đổi thứ tự đánh giá, hãy đặt phần công thức cần được tính toán trước trong dấu ngoặc đơn. Ví dụ, công thức sau đây cho kết quả là 11 bởi vì danh sách hoặc thư viện tính toán phép nhân trước phép cộng. Công thức này nhân 2 với 3 và sau đó cộng thêm 5 vào kết quả.

=5+2*3

Ngược lại, nếu bạn sử dụng dấu ngoặc đơn để thay đổi cú pháp, danh sách hoặc thư viện sẽ cộng 5 và 2 với nhau và nhân kết quả với 3 ra kết quả là 21.

=(5+2)*3

Trong ví dụ dưới đây, dấu ngoặc đơn xung quanh phần đầu tiên của công thức buộc danh sách hoặc thư viện phải tính [Chi phí]+25 trước, rồi chia kết quả cho tổng các giá trị trong các cột EC1 và EC2.

=([Cost]+25)/SUM([EC1]+[EC2])

Đầu trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×