Giới thiệu về vai trò người dùng

Trong bài viết này

• Tổng quan về vai trò người dùng

• Các tình huống dùng vai trò người dùng

• Tạo và gán vai trò người dùng

Tổng quan về vai trò người dùng

Vai trò người dùng là một thể loại đã xác định trước mà có thể gán cho người dùng trên cơ sở chức danh của họ hoặc một số tiêu chí khác. Vai trò thường được sử dụng để trình bày tùy chỉnh phiên bản, hoặc dạng xem, một mẫu biểu mẫu để kiểu khác nhau của người dùng. Bạn có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn và tối ưu hóa dữ liệu tập hợp bằng cách thêm người dùng vai trò của mẫu biểu mẫu để kiểm soát những người dùng có thể thấy khi họ mở biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn. Ví dụ, giả sử bạn đang thiết kế mẫu biểu mẫu cho giấy phép ứng dụng biểu mẫu có sẽ được sử dụng kiểu người dùng, sau đây:

• Nhà thầu điện ai cần phải áp dụng cho một giấy phép

• Đại diện nhận người xác nhận rằng ứng dụng các nhà thầu chứa thông tin cần thiết

• Cho phép người quản trị người xem lại các đã gửi để phê duyệt các ứng dụng

Thay vì thiết kế ba mẫu biểu mẫu cho mỗi loại của người dùng và quản lý dữ liệu từ tất cả các biểu mẫu, bạn có thể thiết kế một mẫu biểu mẫu biểu mẫu có thu thập tất cả các dữ liệu và thêm một người dùng vai trò đối với mỗi loại người dùng. Vai trò người dùng xác định dữ liệu nào được hiển thị thông qua dạng xem tùy chỉnh dựa trên mỗi loại người dùng.

Đầu trang

Các tình huống dùng vai trò người dùng

Có những tình huống nhiều nơi vai trò người dùng là lợi ích đối với người dùng của bạn. Ví dụ, với vai trò người dùng, bạn có thể:

• Hiển thị một dạng xem duy nhất cho từng vai trò người dùng    Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu sao cho các dạng xem khác nhau của mẫu biểu mẫu đó sẽ được hiển thị, tùy thuộc vào những người điền vào biểu mẫu. Ví dụ, bạn có thể thiết kế dạng xem cho nhà thầu điện tử đã áp dụng cho một giấy phép, dạng xem cho đại diện người nhận được các ứng dụng cho phép và dạng xem cho người quản trị người xem lại tất cả các thông tin. Mỗi dạng xem Hiển thị chỉ những dữ liệu thích hợp cho từng vai trò người dùng.

• Hiển thị một phần khác nhau cho từng vai trò người dùng    Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu sẽ hiển thị các phần khác nhau, tùy thuộc vào những người điền vào biểu mẫu. Ví dụ, một phần trong chi phí một báo cáo mẫu biểu mẫu chỉ áp dụng cho nhân viên có thể được hiển thị khi một nhân viên mở biểu mẫu. Phần khác mà chỉ áp dụng cho người quản lý phê duyệt báo cáo chi phí có thể được hiển thị khi người quản lý sẽ mở ra biểu mẫu.

• Thiết lập xác thực dữ liệu cho trường đó được dựa trên từng vai trò người dùng    Bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu để kiểm soát dữ liệu khác nhau được áp dụng cho một điều khiển được gắn kết một trường cụ thể, tùy thuộc vào vai trò người dùng của người đã điền vào biểu mẫu. Ví dụ, bạn có thể đặt giá trị tối đa chi phí cho người quản lý ở một giới hạn và đặt giá trị tối đa cho hộp văn bản cùng cao hơn cho người quản trị. Nếu người quản lý sẽ điền vào mẫu và vượt quá số lượng, một hộp thoại xuất hiện. Nếu người quản trị sẽ điền vào mẫu, hộp văn bản sẽ chấp nhận một giá trị nào nếu không thể bị từ chối nếu người quản lý điền vào biểu mẫu.

• Gửi biểu mẫu dữ liệu với một nguồn dữ liệu bên ngoài mà dựa trên từng vai trò người dùng    Ví dụ, bạn có thể thiết kế mẫu biểu mẫu của bạn sao cho nhà thầu điện ai cần phải áp dụng đơn xin phép có thể gửi của biểu mẫu đã hoàn thành chỉ lên một dịch vụ Web, và khi nhận đại diện có thể gửi các biểu mẫu của họ chỉ đến cơ sở dữ liệu SQL. Người quản trị có thể gửi dữ liệu biểu mẫu của họ vào một cơ sở dữ liệu và trong thông điệp email nếu ứng dụng đã được phê, hoặc họ có thể gửi dữ liệu của biểu mẫu cơ sở dữ liệu nếu ứng dụng đã bị từ chối.

Đầu trang

Tạo và gán vai trò người dùng

Khi bạn tạo một vai trò người dùng mới, bạn có thể gán cho người dùng để nó theo cách sau đây:

• Bằng cách xác định tên người dùng từ một dịch vụ thư mục Microsoft Active Directory (ví dụ, "sales\andrew"). Để xác định tên người dùng trong một dịch vụ thư mục Active Directory, mẫu biểu mẫu phải được tạo trong và phát hành mạng Microsoft Windows sử dụng Active Directory.

• Bằng cách xác định nhóm từ một dịch vụ thư mục thư mục hoạt động. Ví dụ, bạn có thể chỉ định một danh sách phân phối email có chứa tên của tất cả các thành viên của nhóm tiếp thị. Để xác định một nhóm trong một dịch vụ thư mục Active Directory, mẫu biểu mẫu phải được tạo trong và phát hành mạng Microsoft Windows sử dụng Active Directory.

• Bằng cách chỉ định một giá trị đi kèm trực tiếp từ một trường trong biểu mẫu. Trường có thể lấy dữ liệu từ Active Directory, hoặc người dùng có thể nhập dữ liệu vào một điều khiển được gắn kết trường này. Ví dụ, nếu của mẫu biểu mẫu chứa một hộp văn bản người quản trị , bạn có thể kết hợp vai trò người dùng cụ thể với trường mà được gắn kết hộp văn bản đó.

Sau khi bạn thêm một người dùng vai trò, bạn có thể đặt nó dưới dạng một trong các thao tác sau:

Vai trò mặc định    Người dùng không được gán vai trò người dùng hiện có sẽ tự động được gán cho vai trò người dùng được xác định như vai trò mặc định. Vai trò mặc định cũng được dùng cho người dùng người là một phần của một nhóm nhưng ai đang làm việc ngoại tuyến. Một người dùng vai trò luôn được đặt làm mặc định.

Vai trò xướng    Nếu bạn muốn áp dụng một vai trò người dùng cụ thể cho người dùng mở biểu mẫu của bạn cho lần đầu tiên, bạn có thể chỉ rõ vai trò xướng. Ví dụ, bạn có thể xác định vai trò xướng có tên là "Nhà thầu" áp dụng cho người dùng điền đơn xin phép ứng dụng biểu mẫu mới. Người dùng được gán cho vai trò người dùng khác nhau được tự động chuyển sang vai trò nhà thầu khi mà người đó sẽ mở ra một biểu mẫu đơn xin phép ứng dụng mới. Tuy nhiên, lần sau khi người dùng đó sẽ mở ra cùng biểu mẫu, Microsoft Office InfoPath sử dụng vai trò người dùng được gán của người đó thay vì vai trò xướng.

Nếu bạn đã gán vai trò cho người dùng dựa trên bất kỳ tổ hợp tên người dùng, nhóm hoặc giá trị từ một trường, khi người dùng sẽ mở ra một biểu mẫu dựa trên mẫu biểu mẫu của bạn, InfoPath sẽ quyết định vai trò được gán cho người dùng đó bằng cách sử dụng thứ tự sau :

1. Tên của người dùng là một giá trị của một trường trong mẫu biểu mẫu.

2. Là tên của người dùng trong Active Directory.

3. Người dùng là thành viên của nhóm Active Directory.

   Lưu ý: Nếu người dùng là một phần của một vài nhóm và bạn gán vai trò người dùng dựa trên một nhóm, InfoPath kiểm tra danh sách thành viên của mỗi nhóm theo thứ tự nhóm được liệt kê trong hộp thoại Quản lý vai trò người dùng . Ví dụ, nếu người dùng là thành viên của nhóm đại diện nhận và nhóm người quản trị và nhóm người quản trị được liệt kê trước khi nhận đại diện nhóm, người dùng sẽ được gán vai trò người dùng cho nhóm người quản trị.

4. Nếu không có ở trên là true, người có vai trò mặc định được sử dụng.

Sau khi bạn xác định các vai trò người dùng cho mẫu biểu mẫu của bạn, bạn có thể thiết lập một quy tắc tự động sẽ chuyển đổi dạng xem dựa trên vai trò của người dùng. Ví dụ, bạn có thể tạo một trình quản lý vai trò người dùng và sau đó tạo một quy tắc để tự động chuyển sang dạng xem trình quản lý khi một người dùng được gán cho người có vai trò người quản lý sẽ mở ra biểu mẫu. Ngoài ra, bạn có thể tạo quy tắc đầu tiên và sau đó xác định các vai trò người dùng như một phần của quy trình tạo quy tắc.

Bạn cũng có thể khác nhau của điều khiển hành vi dựa trên vai trò người dùng. Ví dụ, bạn có thể bật điều khiển chỉ cho một vai trò người dùng cụ thể, trong khi các vai trò người dùng có thể xem dữ liệu trong điều khiển, nhưng chúng có thể không sửa đổi nó. Khả năng để hạn chế ai có thể nhập dữ liệu vào một điều khiển dựa trên vai trò người dùng có một cách để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào một điều khiển ra từ một nguồn hợp lệ. Ví dụ, bạn có thể có một hộp kiểm phê duyệt trong giấy phép ứng dụng mẫu biểu mẫu mà chỉ thành viên của vai trò người dùng người quản trị có thể chọn, cho biết rằng giấy phép đã được phê. Người dùng được gán cho bất kỳ các vai trò người dùng, chẳng hạn như nhà thầu người gửi các ứng dụng, sẽ chỉ nhìn thấy hộp kiểm, nhưng sẽ không thể chọn hoặc xóa nó.

Đầu trang