Một thư được mã hóa bằng mã Microsoft 365 mã hóa thư được chuyển phát đến hộp thư đến của người nhận giống như bất kỳ thư email nào khác. Nếu người nhận có tài khoản email Outlook 2013 hoặc 2016 vàMicrosoft 365, họ sẽ thấy cảnh báo về các quyền hạn chế của mục trong Ngăn đọc. Sau khi mở thư, người nhận có thể xem thư giống như bất kỳ thư nào khác.
Lưu ý: Gần đây, chúng tôi đã phát hành chính sách mã hóa chỉ trong Outlook for PC phiên bản 2019 Microsoft 365. Điều đó có nghĩa là các thư được áp dụng chính sách chỉ mã hóa mới có thể đọc trực tiếp trong Outlook trên web, trong Outlook for iOS và Android và giờ đây là Outlook for PC phiên bản 2019 và Microsoft 365. Các khách hàng khác sẽ thấy thông báo cùng với một liên kết. Liên kết đó sẽ Microsoft 365 người dùng Outlook trên web thể đọc thư. Người dùng có tài khoản email khác sẽ được nhắc để nhận mật mã một lần và đọc thư trong cửa sổ trình duyệt.
Nếu người nhận đang sử dụng một máy khách email hoặc tài khoản email khác, chẳng hạn như Gmail hoặc Yahoo, họ sẽ thấy một liên kết cho phép họ đăng nhập để đọc thư email hoặc yêu cầu mật mã một lần để xem thư trong trình duyệt web.
Gửi thư được mã hóa bằng Outlook for PC
Có hai cách chính để gửi thư được mã hóa.
Người quản trị của bạn có thể xác định các quy tắc để tự động mã hóa thư đáp ứng các tiêu chí nhất định. Ví dụ: người quản trị của bạn có thể tạo quy tắc mã hóa tất cả thư được gửi bên ngoài tổ chức của bạn hoặc tất cả thư đề cập đến từ hoặc cụm từ cụ thể. Mọi quy tắc mã hóa sẽ được áp dụng tự động.
Nếu bạn muốn mã hóa thư không đáp ứng một quy tắc được xác định trước hoặc người quản trị của bạn chưa thiết lập bất kỳ quy tắc nào, bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc mã hóa khác nhau trước khi gửi thư. Để gửi thư được mã hóa từ Outlook 2013 hoặc 2016 hoặc Outlook 2016 for Mac, chọn Tùy chọn> Quyền, rồi chọn tùy chọn bảo vệ bạn cần. Bạn cũng có thể gửi thư được mã hóa bằng cách chọn nút Bảo vệ Outlook trên web.
Xem và trả lời thư được mã hóa cho người Microsoft 365 dùng Outlook for PC
Nếu bạn đang ở trong một tổ chứcMicrosoft 365, bạn có thể đọc thư được mã hóa bằng các chính sách mã hóa hoặc không chuyển tiếp hoặc mẫu bảo vệ tùy chỉnh trong Outlook 2013 và Outlook 2016 for PC, Outlook 2016 for Mac, Outlook trên web, Outlook for iOS và Outlook for Android, Outlook trên webvà trong Outlook for iOS và Android và Outlook for PC trong Kênh Mục tiêu Hàng tháng. Microsoft 365 người dùng trên Kênh Nửa năm một lần sẽ được Outlook trên web để đọc tin nhắn. Người dùng có tài khoản email khác sẽ được nhắc để nhận mật mã một lần và đọc thư trong cửa sổ trình duyệt.
Để trả lời thư được mã hóa
-
Chọn Trả lời hoặc Trả lời Tất cả.
-
Trên trang xuất hiện, nhập trả lời, rồi chọn Gửi. Một bản sao được mã hóa cho thư trả lời của bạn sẽ được gửi đến bạn.
Xem và trả lời thư được mã hóa mà không cần Microsoft 365 cách sử dụng Outlook for PC
Nếu bạn không sử dụng Outlook với Microsoft 365, thư được mã hóa của bạn sẽ chứa một nối kết trong nội dung thư.
-
Chọn Đọc thư.
-
Chọn cách bạn muốn đăng nhập để đọc tin nhắn. Nếu nhà cung cấp email của bạn là Google, Yahoo hoặc Microsoft, bạn có thể chọn Đăng nhập bằng Google, Yahoo hoặc Microsoft tương ứng. Nếu không, hãy chọn đăng nhập bằng mật mã một lần.
-
Sau khi bạn nhận được mật mã trong thư email, hãy ghi lại mật mã, sau đó quay lại trang web mà bạn yêu cầu mật mã và nhập mật mã, rồi chọn TIẾP TỤC.
Mẹo: Mỗi mật mã sẽ hết hạn sau 15 phút. Nếu điều đó xảy ra hoặc nếu bạn không thể mở thư vì bất kỳ lý do nào, hãy bắt đầu lại bằng cách mở lại tệp đính kèm và làm theo các bước.
