Hành động dòng công việc trong SharePoint Designer: Hướng dẫn tham khảo nhanh

Hành động Cốt lõi

Liệt kê các hành động thường được sử dụng nhất trong một dòng công việc.

Thêm chú thích

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Chú thích: văn bản chú thích. Dùng hành động này để để lại chú thích thông tin trong trình thiết kế dòng công việc cho mục đích tham khảo. Điều này đặc biệt hữu ích khi có những người dùng khác đồng tác giả dòng công việc. Ví dụ, nếu một biến trong dòng công việc hiện tại không có tên thân thiện với người dùng, bạn dùng hành động này để thêm chú thích để cho biết biến đó làm gì trong dòng công việc.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Chú thích: Biến này cung cấp bộ phận cho bộ phận khởi tạo dòng công việc.

Thêm Thời gian vào Ngày

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Thêm 0 phút vào ngày (Đầu ra vào Variable:date). Sử dụng hành động này để thêm một thời gian cụ thể theo phút, giờ, ngày, tháng hoặc năm vào một ngày và lưu trữ giá trị đầu ra ở dạng biến số. Ngày có thể là ngày hiện tại, ngày cụ thể hoặc tra cứu.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Thêm 7 ngàyvào MụcHiện tại:Đã sửa đổi (Đầu ra vào: Biến số: Một tuần tính từ Đã sửa đổi)

Thực hiện Tính toán

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Tính giá trị cộng (đầu ra cho Biến: calc). Sử dụng hành động này để thực hiện tính toán, chẳng hạn như cộng, trừ, nhân hoặc chia hai giá trị và lưu trữ giá trị đầu ra trong một biến số.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

• Tính toán 36chia cho9 (Đầu ra cho Biến số: Số Lượng Tiện ích)

Tính toán [fx :: Các khóa học*, Chỗ đầy] cộng thêm 1 (Đầu ra cho biến số: Ghế điền mới)

Đăng nhập vào Danh sách Lịch sử

Dùng hành động này để ghi nhật ký thông báo về dòng công việc vào danh sách Lịch sử của dòng công việc đó. Thư có thể là tóm tắt về sự kiện dòng công việc hoặc bất kỳ điều gì quan trọng về dòng công việc. Danh sách lịch sử dòng công việc có thể hữu ích trong việc khắc phục sự cố với dòng công việc.

Hành động này ban đầu được hiển thị trong một bước dòng công việc dưới dạng Ghi nhật ký thông báo này vào danh sách lịch sử dòng công việc. Dùng hành động này để ghi lại những gì một dòng công việc đã thực hiện tại một mẫu cụ thể trong vòng đời của nó. Ví dụ: bạn có thể ghi nhật ký thư cho biết Đã sao chép vào danh sách A hoặc Email đã gửi cho người xem lại. Khi dòng công việc hoàn thành thành công, bạn có thể đến danh sách Lịch sử Dòng công việc của dòng công việc và thấy thông báo hiển thị trong cột Mô tả.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Ghi nhật ký Một tuần từ biến số đã sửa đổi được đặt thành danh sách lịch sử dòng công việc

Tạm dừng cho Thời lượng

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Tạm dừng trong 0 ngày, 0 giờ, 5 phút. Dùng hành động này để tạm dừng dòng công việc trong một khoảng thời gian cụ thể theo ngày, giờ hoặc phút.

Tạm dừng cho đến Ngày

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Tạm dừng cho đến lúc này. Dùng hành động này để tạm dừng dòng công việc cho đến một ngày cụ thể. Bạn có thể thêm ngày hiện tại, ngày cụ thể hoặc tra cứu.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

• Tạm dừng cho đến 12:00:00 SA ngày 01/01/2010

Tạm dừng cho đến Biến số: Một tuần từ Đã sửa đổi

Gửi Email

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Gửi email cho những người dùng này. Sử dụng hành động này để gửi email cho người dùng hoặc nhóm. Nó thường được sử dụng để gửi email xác nhận cho người dự dòng công việc. Người nhận email có thể là người dùng hoặc nhóm trong tuyển tập site hoặc bất kỳ ai bên trong tổ chức của bạn. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng chỉ định giá trị động trong chủ đề, chẳng hạn như tra cứu hoặc chuỗi.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Biến email: người phê duyệt

Đặt Phần Thời gian của Trường Ngày/Giờ

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Đặt thời gian là 00:00 cho ngày (Đầu ra thành Biến số: ngày). Sử dụng hành động này để tạo dấu thời gian và lưu trữ giá trị đầu ra trong một biến. Bạn có thể đặt thời gian theo giờ và phút và thêm ngày hiện tại, ngày cụ thể hoặc tra cứu. Ví dụ: giả sử bạn muốn thêm dấu thời gian vào bất kỳ đơn hàng mới nào của khách hàng được thêm vào danh sách đơn hàng. Thay vì sử dụng thời gian hiện tại của thứ tự nhận được trong dấu thời gian, bạn muốn thêm một thời gian cụ thể để bạn có thể yêu cầu dòng công việc của bạn thực hiện bất kỳ hành động nào cho tất cả các mục mới với cùng một dấu thời gian, chẳng hạn như định tuyến đơn hàng đến nhà kho. Một ví dụ khác, giả sử bạn có một bản trình bày lúc 9 giờ sáng vào một ngày cụ thể và muốn có một lời nhắc email. Bạn có thể dùng hành động này để thêm thời gian vào ngày, tạm dừng dòng công việc cho đến ngày trước bản trình bày và sau đó yêu cầu dòng công việc gửi cho bạn lời nhắc.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Đặt thời gian là 00:00 cho Mục hiệntại:Đã sửa đổi (Đầu ra thành Biến thời gian đã sửa đổi được đặt thành nửa đêm)

Đặt Trạng thái Dòng công việc

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Đặt trạng thái dòng công việc thành Đã hủy bỏ. Dùng hành động này để đặt trạng thái dòng công việc. Các tùy chọn mặc định là Hủy bỏ, Phê duyệt và Bị từ chối.

Bạn có thể nhập giá trị trạng thái mới vào menu thả xuống trong hành động. Sau khi bạn nhập giá trị trạng thái, mục nhập sẽ tự động được thêm vào danh sách thả xuống. Ví dụ: bạn có thể nhập trạng thái thân thiện với người dùng và cung cấp thông tin nhiều hơn so với Đã hoàn thành hoặc Đã hủy bỏ, chẳng hạn như Báo cáo Chi phí được Chấp thuận.

Nếu hành động Đặt Trạng thái Dòng công việc là bước cuối cùng trong dòng công việc nơi bạn cũng đã dùng một giá trị tùy chỉnh, bạn có thể thấy giá trị tùy chỉnh của mình trong cột Trạng thái trong danh sách khi dòng công việc tạm trống hoặc hoàn thành.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Đặt trạng thái dòng công việc thành trạngthái đồng pecS : Sẵn sàng để Xem lại Thiếtkế

Đặt Biến số Dòng công việc

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc là Đặt biến dòng công việc thành giá trị. Dùng hành động này để đặt biến dòng công việc thành một giá trị. Dùng hành động này khi bạn muốn dòng công việc gán dữ liệu cho một biến.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Đặt Biến số: Tổng báo cáo chi phí thành Mục Hiệntại:Tổng

Dừng Dòng công việc

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Dừng dòng công việc và ghi nhật ký thông báo này. Dùng hành động này để dừng mẫu dòng công việc hiện tại và ghi nhật ký thư vào danh sách Lịch sử Dòng công việc. Thông báo mà bạn xác định trong hành động sẽ xuất hiện trong cột Mô tả trong Lịch sử Dòng công việc khi hoàn thành dòng công việc.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Dừng dòng công việc và nhật ký Dòng công việc vượt quá thời gian tối đa

Hành động Danh sách

Thể loại hành động này thực hiện các thao tác trên các mục danh sách.

Mục Kiểm nhập

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Kiểm nhập mục trong danh sách này với chú thích: chú thích. Kiểm nhập một mục đã được kiểm xuất.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Kiểm nhập mục trong Báo cáo Chi phí với chú thích : Báo cáo chi phí được chấp thuận

Kiểm xuất mục

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Kiểm xuất mục trong danh sách này. Sử dụng hành động này để kiểm xuất một mục.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Kiểm xuất mục trong Mục Hiện tại

Sao chép Mục Danh sách

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Sao chép mục trong danh sách này vào danh sách này. Sử dụng hành động này để sao chép một mục danh sách vào một danh sách khác. Nếu có tài liệu trong mục danh sách, dòng công việc cũng sao chép tài liệu vào danh sách đích.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Sao chép mục trong Mục Hiện tại vào Yêu cầu Lưu trữ

Tạo Mục Danh sách

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Tạo mục trong danh sách (Đầu ra thành Biến số: tạo). Sử dụng hành động này để tạo một mục danh sách mới trong danh sách mà bạn chỉ định. Bạn có thể cung cấp các trường và giá trị trong mục mới.

Bạn có thể sử dụng hành động này bất cứ khi nào bạn muốn tạo mục mới với thông tin cụ thể. Ví dụ: tạo thông báo bất cứ khi nào các tài liệu quan trọng liên quan đến công ty chẳng hạn như hợp đồng được phê duyệt hoặc lưu trữ tài liệu.

Biến đầu ra là ID của mục được tạo trong danh sách.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Tạo mục trong Đơn hàng (Đầu ra thành Biến số: ID Đơn hàng Mới)

Xóa Mục

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Xóa mục trong danh sách này. Sử dụng hành động này để xóa một mục.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Xóa mục trong Tài liệu

Bỏ Mục Kiểm Xuất

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc khi Bỏ kiểm xuất mục trong danh sách này. Sử dụng hành động này nếu một mục được kiểm xuất, các thay đổi đã được thực hiện cho mục đó và bạn muốn loại bỏ các thay đổi và kiểm nhập mục trở lại.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Bỏ kiểm xuất mục trong Tài liệu

Đặt Trạng thái Phê duyệt Nội dung

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Đặt trạng thái phê duyệt nội dung thành trạng thái này với chú thích Nếu bạn đã bật phê duyệt nội dung trong danh sách của mình, hãy dùng hành động này để đặt trường trạng thái phê duyệt nội dung thành một giá trị như Đã phê duyệt, Đã từ chối hoặc Đang chờ xử lý. Bạn có thể nhập trạng thái tùy chỉnh trong hành động.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Đặt trạng thái phê duyệt nội dung thành Đã phê duyệt có Vẻ đẹp

Đặt Trường trong Mục Hiện tại

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Đặt tệp thành giá trị Sử dụng hành động để đặt trường trong mục hiện tại thành một giá trị.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Đặt ID Loại Nội dung thành Đặctả

Cập nhật Mục Danh sách

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Cập nhật mục trong danh sách Sử dụng hành động này để cập nhật mục danh sách. Bạn có thể chỉ định các trường và giá trị mới trong những trường đó.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Cập nhật mục trong Tài liệu

Chờ Thay đổi Trường trong Mục Hiện tại

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Đợi trường có giá trị bằng nhau. Hành động này tạm dừng dòng công việc cho đến khi trường trong mục hiện tại thay đổi thành giá trị mới.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Đợi Trạng thái Phê duyệtbằng1;#Rejected

Hành động Nhiệm vụ

Hành động trong thể loại này được dùng cho các mục nhiệm vụ.

Gán Biểu mẫu cho Nhóm

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Gán biểu mẫu tùy chỉnh cho những người dùng này. Tính năng này cho phép bạn tạo biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh với các trường tùy chỉnh.

Bạn có thể dùng hành động này để giao nhiệm vụ cho một hoặc nhiều người dự hoặc nhóm nhắc họ thực hiện nhiệm vụ của họ. Người dự sẽ đưa ra phản hồi của họ về các trường của biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh và khi họ hoàn thành nhiệm vụ, hãy bấm Hoàn thành Nhiệm vụ trên biểu mẫu.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Gán Báo cáo Tài nguyên cho Tiếp thị

Không có giá trị trả về xác định dữ liệu tác vụ.

Gán Mục Việc cần làm

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Gán việc cần làm cho những người dùng này. Dùng hành động này để giao một nhiệm vụ cho mỗi người dự, nhắc họ thực hiện nhiệm vụ của mình, sau đó khi họ hoàn thành, bấm nút Hoàn thành Nhiệm vụ trên biểu mẫu nhiệm vụ của họ.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Gán Gửi báo cáo chi phí cho Tiếp thị

Thu thập Dữ liệu từ Người dùng

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Thu thập dữ liệu từ người dùng này (Đầu ra sang Biến số: thu thập). Dùng hành động này để giao nhiệm vụ cho người dự, nhắc họ cung cấp thông tin cần thiết trong biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh, rồi bấm nút Hoàn thành Nhiệm vụ trên biểu mẫu nhiệm vụ.

Hành động này có mệnh đề đầu ra— nghĩa là dòng công việc lưu trữ thông tin do hành động trả về trong một biến số tương ứng. ID mục danh sách của mục nhiệm vụ hoàn thành từ hành động được lưu trữ trong biến thu thập.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Thu thập báo cáo Chi phí từ Tiếp thị (Đầu ra sang Biến số: Báo cáo Chi phí Tiếp thị)

Hành động Tiện ích

Có thể dùng hầu hết các hành động trong thể loại này để trích xuất thông tin từ chuỗi văn bản.

Bạn có thể cắt một chuỗi văn bản và dùng nó trong một số kịch bản khác nhau trong dòng công việc. Giả sử công ty bạn muốn đóng dấu cho tất cả các tài liệu đến theo định dạng tên cụ thể chẳng hạn như date_department (ví dụ như 07142009_sales.docx) và bạn muốn chạy dòng công việc giao nhiệm vụ cho người xem lại dựa trên ngày trong tệp đó. Bạn có thể sử dụng một hành động tiện ích để có được 8 ký tự đầu tiên của tên tài liệu (07142009) và chuyển đổi nó thành một ngày bằng cách sử dụng buộc tra cứu để bạn có thể giao nhiệm vụ với ngày đến hạn đó.

Để biết thêm thông tin về buộc tra cứu, hãy xem phần Xem Thêm.

Trích chuỗi con từ Cuối Chuỗi

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Sao chép 0 ký tự từ đầu chuỗi đến cuối chuỗi (Đầu ra sang Biến số: chuỗi con). Sử dụng hành động này để sao chép n số ký tự từ cuối chuỗi và lưu trữ giá trị đầu ra trong một biến số. Bạn phải xác định số ký tự mà dòng công việc phải sao chép từ chuỗi.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Sao chép 15 ký tự từ đó đến cuối MụcHiện tại:Tên (Đầu ra sang Biến số: Copy15CharFromEndOfName)

Trích xuất Chuỗi con từ Chỉ mục Chuỗi

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Sao chép từ chuỗi, bắt đầu từ 0 (Đầu ra vào chuỗi con). Sử dụng hành động này để sao chép tất cả các ký tự bắt đầu từ ký tự n trong một chuỗi và lưu trữ đầu ra trong một biến số.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Sao chép từ MụcHiện tại:Tên , bắt đầu từ 4 (Đầu ra sang Biến số: CopyStringFromChar4)

Trích xuất Chuỗi con từ Đầu Chuỗi

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Sao chép 0 ký tự từ đầu chuỗi (Đầu ra sang Biến số: chuỗi con). Sử dụng hành động này để sao chép n số ký tự từ đầu chuỗi và lưu trữ đầu ra trong một biến số. Bạn phải xác định số ký tự mà dòng công việc phải sao chép từ chuỗi.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Sao chép 15 ký tự từ đó bắt đầu mụchiện tại:Tên (Đầu ra sang Biến số: Copy15CharFromStartOfName)

Trích chuỗi con của Chuỗi từ Chỉ mục có Độ dài

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc dưới dạng Sao chép từ chuỗi, bắt đầu từ 0 cho 0 ký tự (Đầu ra sang Biến số: chuỗi con). Sử dụng hành động này để sao chép n số ký tự bắt đầu từ một ký tự cụ thể trong một chuỗi và lưu trữ đầu ra trong một biến số. Bạn phải xác định số ký tự mà dòng công việc phải sao chép từ chuỗi.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Sao chép từ MụcHiện tại:Tên, bắt đầu từ 4 cho 15 ký tự (Đầu ra sang Biến số: Copyfrom Char4for15CharOfName)

Tìm khoảng thời gian giữa các ngày

Hành động này ban đầu được hiển thị ở bước dòng công việc là Tìm phút giữa ngày và ngày (Đầu ra sang Biến số: thời gian). Sử dụng hành động này để tính toán chênh lệch thời gian, tính theo phút, giờ hoặc ngày giữa hai ngày và lưu trữ đầu ra trong một biến số.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc,

Tìm phút giữaCurrentItem:Modified và Today (Output to Variable: Last Modified In Minutes)

Hành động Tập Tài liệu

Các hành động trong thể loại này thích hợp với một tập tài liệu. Tập tài liệu là một thư mục lưu trữ nhiều tài liệu. Trong dòng công việc, tập tài liệu được coi là một mục đơn.

Bắt đầu Quy trình Phê duyệt Tập Tài liệu

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như bắt đầu quy trình Phê duyệt đối với nội dung của Tập Tài liệu này với người dùng được xác định bởi cột này. Nó bắt đầu một hành động phê duyệt trên một tài liệu được đặt cho người dùng cụ thể.

Khi bạn sử dụng hành động này, trạng thái của tập tài liệu và các tài liệu bao gồm tập tài liệu sẽ bị thay đổi, chẳng hạn như thành Đã phê duyệt hoặc Đã từ chối. Nếu bạn đã sử dụng hành động Bắt đầu Quy trình Phê duyệt trên một tập tài liệu, thì chỉ trạng thái của tập tài liệu mới được thay đổi.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Bắt đầu Hóa đơn của quá trình phê duyệt vật liệu cho các nội dung của Tập tài liệu này với những người dùng được chỉ định bởi Biến:Bbệnh của Người phê duyệt Tài liệu

Chụp một phiên bản của Tập Tài liệu

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Chụp một phiên bản của Tập Tài liệu này bao gồm các phiên bản loại của nội dung với chú thích: chú thích. Thao tác này sẽ khóa phiên bản của tập tài liệu có phiên bản tài liệu —chính hoặc phụ— mà bạn chỉ định trong hành động.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Chụp một phiên bản của Tập Tài liệu này bao gồm các phiên bản chính cuối cùng của nội dung với chú thích: Phiên bản chính cuối cùng của bệnh B của Tài liệu

Gửi Tập Tài liệu đến Kho lưu trữ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc khi gửi tài liệu thiết lập bằng cách sử dụng hành động này để tổ chức nội dung đích này với giải thích này (đầu ra để biến: gửi kết quả tệp). Nó cho phép bạn di chuyển hoặc sao chép tập tài liệu vào kho tài liệu. Kho tài liệu có thể là một thư viện trong site SharePoint của bạn hoặc một site riêng như Trung tâm Tài liệu, định tuyến các bản ghi đến một đích cụ thể dựa trên các quy tắc mà bạn xác định.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Gửi Tập tài liệu bằng cách sử dụng Sao chép vào DocumentRepository:GUID với Sao chép hóa đơn cuối cùng của Tài liệu vào kho (Đầu ra sang Biến số: Sao chép Tập Tài liệu vào kho)

Đặt Trạng thái Phê duyệt Nội dung của Tập Tài liệu

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Đặt trạng thái phê duyệt nội dung cho nội dung của Tập Tài liệu này thành trạng thái này với chú thích. Sử dụng hành động này để đặt phê duyệt nội dung của một tài liệu được đặt thành Đã phê duyệt, Bị từ chối hoặc Đang chờ xử lý.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Đặt trạng thái phê duyệt nội dung cho nội dung của Bộ Tài liệu này thành Đã phê duyệt với hóa đơn tài liệu được phê duyệt

Hành động Nhiệm vụ

Các hành động sau đây được sử dụng trong kịch bản phê duyệt. Có hai hành động dòng công việc dựng sẵn trong thể loại này—Bắt đầu Quy trình Phê duyệt và Bắt đầu Quy trình Phản hồi. Các hành động dựng sẵn giống như dòng công việc con, có nghĩa là lô-gic dòng công việc đã được xác định trong các hành động; tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp thông tin thích hợp.

Những hành động này được dùng trong Phê duyệt dòng công việc có thể tái sử dụng toàn cầu – SharePoint 2010 và Thu thập Phản hồi - SharePoint 2010 đi kèm với SharePoint Server 2010. Để biết thông tin về thời điểm sử dụng các dòng công việc này và thời điểm sử dụng các hành động, hãy xem phần Khi nào bạn nên dùng hành động phê duyệt của bài viết này.

Ngoài ra còn có Bắt đầu Quy trình Nhiệm vụ Tùy chỉnh. Nó có lô-gic dựng sẵn, nhưng không giống như hai hành động trước, không được xây dựng sẵn với những gì dòng công việc cần phải làm ở mỗi giai đoạn.

Bắt đầu Quy trình Phê duyệt

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Bắt đầu quy trình Phê duyệt trên Mục Hiện tại với những người dùng này. Nó định tuyến một tài liệu để phê duyệt. Người phê duyệt có thể phê duyệt hoặc bác bỏ tài liệu, giao lại nhiệm vụ phê duyệt hoặc yêu cầu thay đổi.

Hành động Bắt đầu Quy trình Phê duyệt hoạt động như một dòng công việc dựng sẵn—lô-gic đã được xác định trong hành động. Hành động có một số giai đoạn khác nhau được tích hợp vào nó xác định hành vi tác vụ, hành vi của quy trình tác vụ, ghi nhật ký Nhật ký Lịch sử, thông báo email và điều kiện hoàn thành. Mặc dù hành động đi kèm với lô-gic tích hợp sẵn, nhưng hành động này vẫn cần thông tin từ bạn —chẳng hạn như người dùng (người xem lại), thứ tự định tuyến nhiệm vụ đến người dự—tuần tự hoặc song song, mặc định là tuần tự và ngày đến hạn để hoàn thành nhiệm vụ.

Bạn có thể giao nhiệm vụ cho cả người dự bên trong và bên ngoài trong hành động. Người dự bên ngoài có thể là nhân viên trong tổ chức của bạn mà không phải là người dùng trong tuyển tập site hoặc bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Bắt đầu quy trình Phản hồi Đặc tả về Mục Hiện tạivới Biến số: Người đánh giá

Bắt đầu Quy trình Phản hồi

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Bắt đầu quy trình Phản hồi trên Mục Hiện tại với những người dùng này. Sử dụng hành động này để gán các mục nhiệm vụ cho phản hồi cho người dùng theo một thứ tự cụ thể—tuần tự hoặc song song. Mặc định là song song. Người dùng hoặc người dự nhiệm vụ cũng có thể gán lại nhiệm vụ cho người dùng khác. Khi người dùng hoàn tất, họ có thể bấm vào nút Gửi Phản hồi để cho biết hoàn thành nhiệm vụ.

Hành động Bắt đầu Quy trình Phản hồi hoạt động như một dòng công việc dựng sẵn—lô-gic đã được xác định trong hành động. Hành động có một số giai đoạn khác nhau được tích hợp vào nó xác định hành vi tác vụ, hành vi của quy trình tác vụ, ghi nhật ký Nhật ký Lịch sử, thông báo email và điều kiện hoàn thành. Mặc dù hành động phê duyệt đi kèm với lô-gic tích hợp sẵn nhưng hành động này vẫn cần thông tin từ phía bạn—chẳng hạn như người dùng (người xem lại), thứ tự định tuyến nhiệm vụ đến người dự—tuần tự hoặc song song và ngày đến hạn để hoàn thành nhiệm vụ.

Bạn có thể giao nhiệm vụ cho cả người dự bên trong và bên ngoài trong hành động. Người dự bên ngoài có thể là nhân viên trong tổ chức của bạn mà không phải là người dùng trong tuyển tập site hoặc bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Bắt đầu quy trình Phê duyệt Đặc tả trên Mục Hiện tại với Biến số: Người phê duyệt

Bắt đầu Quy trình Nhiệm vụ Tùy chỉnh

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Bắt đầu quy trình Tác vụ trên Mục Hiện tại với những người dùng này. Hành động Bắt đầu Quy trình Nhiệm vụ Tùy chỉnh là một mẫu quy trình phê duyệt mà bạn có thể sử dụng nếu các hành động phê duyệt ở trên không đáp ứng nhu cầu của bạn. Bắt đầu Quy trình Tác vụ Tùy chỉnh cũng cho phép xây dựng lô-gic bên trong nó, nhưng không giống như hai hành động phê duyệt khác, nó không được xây dựng sẵn với những gì dòng công việc cần làm ở mỗi giai đoạn. Bạn có thể chỉ định hành động và điều kiện của riêng mình trong hành vi nhiệm vụ hoặc điều kiện hoàn thành.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Bắt đầu quy trình Phê duyệt Bài học qua Video về Mục Hiện tạivới Biến: Người phê duyệt

Hành động Danh sách

Thể loại hành động này thực hiện các thao tác trên các mục danh sách.

Khai báo Bản ghi

Hành động này hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Khai báo mục này dưới dạng bản ghi. Sử dụng hành động này để xác định tài liệu dưới dạng bản ghi và áp dụng các thiết đặt hạn chế bản ghi mà bạn có thể đã xác định trong trang Thiết đặt Khai báo Bản ghi trên site SharePoint của mình.

Bạn có thể xác định thiết đặt khai báo bản ghi ở site mức cao nhất trong tuyển tập site của mình. Thiết đặt khai báo bản ghi chi phối cách xử lý bản ghi, chẳng hạn như có thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng, siêu dữ liệu nào được áp dụng cho bản ghi và chính sách duy trì của bản ghi là gì. Thiết đặt khai báo bản ghi xác định các hạn chế sẽ áp dụng sau khi một mục được khai báo là bản ghi, vai trò người dùng được phép khai báo bản ghi và nếu khai báo bản ghi sẵn dùng cho tất cả người dùng site.

Bản ghi Undeclare

Hành động này hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Bỏ chọn mục dưới dạng bản ghi Sử dụng hành động này để hoàn tác mọi thiết đặt khai báo bản ghi được áp dụng cho bản ghi.

Bạn có thể xác định thiết đặt khai báo bản ghi ở site mức cao nhất trong tuyển tập site của mình. Thiết đặt khai báo bản ghi chi phối cách xử lý bản ghi, chẳng hạn như có thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng, siêu dữ liệu nào được áp dụng cho bản ghi và chính sách duy trì của bản ghi là gì. Thiết đặt khai báo bản ghi xác định các hạn chế sẽ áp dụng sau khi một mục được khai báo là bản ghi, vai trò người dùng được phép khai báo bản ghi và nếu khai báo bản ghi sẵn dùng cho tất cả người dùng site.

Hành động Có quan hệ

Hành động trong thể loại này cho phép bạn sử dụng mối quan hệ giữa người dùng và người quản lý của người dùng.

Trình quản lý Tra cứu của Người dùng

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Tìm Người quản lý của người dùng này (đầu ra cho Variable: manager). Sử dụng hành động này để tra cứu người quản lý của người dùng. Giá trị đầu ra sau đó được lưu trữ trong một biến.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Tìm Người quản lý Ngữ cảnh Dòng công việc:Bộ khởi đầu (đầu ra cho Biến: người quản lý)

Kết thúc Quy trình Tác vụ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Kết thúc Quy trình Tác vụ. Việc này sẽ kết thúc quá trình tác vụ. Dòng công việc chính sau đó tiếp tục hành động tiếp theo.

Đặt Trạng thái Phê duyệt Nội dung (với tư cách là tác giả)

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Đặt phê duyệt nội dung của mục mà quy trình nhiệm vụ đang chạy trên trạng thái này (chạy với vai trò là tác giả dòng công việc). Nó cho phép bạn đặt trạng thái phê duyệt của mục danh sách thành Đã phê duyệt, Bị từ chối hoặc Đang chờ xử lý bằng cách dùng các quyền của tác giả dòng công việc, chứ không phải bộ khởi đầu dòng công việc. Điều này thường được sử dụng nếu người bắt đầu dòng công việc phê duyệt có thể không có quyền phê duyệt tài liệu.

Mục danh sách là mục mà hành động hiện đang chạy. Đây có thể hoặc không phải là mục mà dòng công việc đang chạy.

Chờ Thay đổi trong Mục Quy trình Nhiệm vụ

Hành động này hiển thị trong các bước dòng công việc là Đợi thay đổi trong mục mà quy trình tác vụ đang chạy trên đó. Dùng hành động này để làm cho dòng công việc tạm dừng quy trình nhiệm vụ cho đến khi một giá trị thay đổi trong mục mà quy trình phê duyệt hiện đang chạy theo.

Chờ Xóa trong Mục Quy trình Tác vụ

Hành động này hiển thị trong các bước dòng công việc là Đợi xóa mục mà quy trình tác vụ đang chạy. Dùng hành động này để làm cho dòng công việc tạm dừng quy trình nhiệm vụ cho đến khi một giá trị bị xóa trong mục nhiệm vụ mà quy trình phê duyệt hiện đang chạy theo.

Hành động sau chỉ xuất hiện khi bạn tùy chỉnh hành động Bắt đầu Quy trình Phê duyệt, bấm thay đổi hành vi của một tác vụ đơn, rồi bấm vào bên trong bước Trước khi Nhiệm vụ được Giao.

Đặt Trường Nhiệm vụ

Hành động này được hiển thị ban đầu trong các bước dòng công việc dưới dạng Đặt trường Nhiệm vụ thành giá trị. Sử dụng hành động này để đặt một trường trong mục nhiệm vụ hiện tại thành một giá trị. Nó có thể được dùng trong một tác vụ chưa được tạo.

Các hành động sau chỉ xuất hiện khi bạn đang tùy chỉnh hành động Bắt đầu Quy trình Phê duyệt, bấm thay đổi hành vi của một tác vụ đơn, rồi bấm vào bên trong khi nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc Khi Tác vụ hết hạn.

Tái xếp Nhiệm vụ

Hành động này được hiển thị trong các bước dòng công việc như sau đó Rescind nhiệm vụ này. Nó hoàn thành nhiệm vụ mà không có kết quả.

Chắp thêm Tác vụ

Hành động này được hiển thị trong các bước dòng công việc như sau đó Chắp thêm nhiệm vụ mới và gán cho người dùng này. Một nhiệm vụ mới sẽ được giao cho người dùng được chỉ định trong hành động, ở cuối giai đoạn hiện tại trong hành động phê duyệt. Nếu giai đoạn hiện tại là Molly;Diane;Oliver, thì việc chắp thêm nhiệm vụ cho Diane sẽ biến tác vụ thành Molly;Diane;Oliver;Diane.

Tác vụ Đại diện

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc khi sau đó Ủy nhiệm nhiệm vụ này cho người dùng này. Nhiệm vụ được giao cho người dùng hiện tại sẽ bị loại bỏ và nhiệm vụ sau đó được giao cho người dùng mới, bất kể đó là người dùng đơn lẻ hay nhóm.

Báo cáo Tác vụ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc khi sau đó báo cáo nhiệm vụ này lên người quản lý của người được giao hiện tại. Không có biến số để đặt cho hành động này. Nhiệm vụ được giao cho người quản lý của người dùng hiện đang được giao nhiệm vụ.

Chuyển tiếp Tác vụ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc khi sau đó Chuyển tiếp nhiệm vụ này cho người dùng này. Nhiệm vụ được giao cho người dùng hiện tại sẽ được tái lập và nhiệm vụ sau đó được giao cho người dùng mới. Nếu người dùng mới là một nhóm, và không phải là một người dùng đơn lẻ, thì một nhiệm vụ được tạo cho mỗi thành viên trong nhóm. Điều này không giống như hành động Tác vụ Đại diện trong đó một nhiệm vụ được tạo ngay cả khi người dùng là một nhóm.

Chèn Nhiệm vụ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như sau đó Chèn nhiệm vụ được giao cho người dùng này. Nó chèn một giai đoạn mới sau giai đoạn hiện tại trong quy trình phê duyệt, trong đó người dùng được chỉ định trong hành động là người dự duy nhất.

Giao lại Nhiệm vụ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc khi sau đó gán lại nhiệm vụ này cho người dùng này. Giao lại nhiệm vụ cho người dùng khác.

Yêu cầu Thay đổi

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc khi sau đó Yêu cầu thay đổi của người dùng này. Sử dụng hành động này để yêu cầu thay đổi từ người dùng và nhận tác vụ mới cho người dùng hiện tại khi thay đổi hoàn tất.

Gửi Email Nhiệm vụ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc , sau đó gửi email cho những người dùng này. Sử dụng hành động này để bao gồm nút Sửa Nhiệm vụ trong email được gửi đến những người dùng cụ thể.

Hành động Cốt lõi

Gửi Tài liệu đến Kho lưu trữ

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc dưới dạng Gửi Tệp bằng cách sử dụng hành động này đến bộ định tuyến đích với giải thích này (Đầu ra cho Biến: gửi kết quả tệp). Nó cho phép bạn di chuyển hoặc sao chép tài liệu liên kết với mục danh sách vào một kho tài liệu. Kho tài liệu có thể là một thư viện trong site SharePoint của bạn hoặc một site riêng như Trung tâm Tài liệu, định tuyến các bản ghi đến một đích cụ thể dựa trên các quy tắc mà bạn xác định.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Gửi Tệp bằng cách sử dụng Di chuyển đến Lưu trữ:Giá trị DOCUMENTID với Tệp đã sẵn sàng để lưu trữ (Đầu ra sang Biến số: Gửi tệp cho lưu trữ)

Hành động Tập Tài liệu

Các hành động trong thể loại này thích hợp với một tập tài liệu. Tập tài liệu là một thư mục lưu trữ nhiều tài liệu. Trong dòng công việc, tập tài liệu được coi là một mục đơn.

Tìm thêm thông tin về Tập tài liệu trong phần Hành động sẵn dùng khi site SharePoint của bạn Microsoft SharePoint Server 2010 trong bài viết này.

Hành động Danh sách

Thể loại hành động này thực hiện các thao tác trên các mục danh sách.

Xóa Bản nháp

Hành động này được hiển thị trong các bước dòng công việc như Xóa bỏ tất cả bản nháp (phiên bản phụ) của mục. Lệnh này sẽ xóa bản nháp hoặc phiên bản phụ của mục hiện tại, nếu có. Không có biến số để đặt cho hành động này.

Xóa các phiên bản trước

Hành động này được hiển thị trong các bước dòng công việc như Xóa tất cả các phiên bản trước của mục này. Lệnh này sẽ xóa tất cả các phiên bản trước của mục hiện tại, nếu có. Không có biến số để đặt cho hành động này.

Thêm quyền mục danh sách

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Thêm các quyền này vào mục trong danh sách. Nó cấp quyền của các mức cấp phép cụ thể cho một mục cho người dùng cụ thể.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Thêm Đóng góp, Đọc vào mục trong Hình ảnh

Kế thừa quyền mục danh sách cha

Hành động này được hiển thị ban đầu trong các bước dòng công việc dưới dạng Kế thừa quyền cha mẹ từ mục trong danh sách này. Nếu mục của bạn có quyền duy nhất, bạn có thể dùng hành động này để làm cho mục kế thừa các quyền cha mẹ từ danh sách.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Kế thừa quyền của cha mẹ từ mục trong Hình ảnh

Loại bỏ Quyền Mục Danh sách

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Loại bỏ các quyền này khỏi mục trong danh sách. Nó loại bỏ quyền từ một mục cho người dùng cụ thể.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Xóa Đóng góp khỏi mục trong Hình ảnh

Thay thế quyền mục danh sách

Hành động này ban đầu được hiển thị trong các bước dòng công việc như Thay thế các quyền của mục trong danh sách. Thao tác này sẽ thay thế các quyền hiện tại của một mục bằng các quyền mới mà bạn xác định trong hành động.

Sau đây là ví dụ về hành động có thể trông như thế nào trong bước dòng công việc:

Thay thế Đọc mục trong Hình ảnh