Kết nối một danh sách ngoài với Outlook

Các tác vụ tiên quyết phổ biến

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài    Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Cấu hình dịch vụ và tài khoản SharePoint    Người quản trị phải kích hoạt Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật.

Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật    Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó.

Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ    Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài.

Tạo loại nội dung ngoài    Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

Tạo danh sách ngoài    Người dùng phải tạo danh sách ngoài dựa trên loại nội dung ngoài và một hoặc nhiều dạng xem của danh sách ngoài khi cần.

Đảm bảo các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng    Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với các sản phẩm Office, bạn phải có Windows 7 trở lên và các sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 và Dịch vụ Dữ liệu WCF 5.0 cho OData V3 trên mỗi máy tính khách (Nếu cần, bạn sẽ tự động được nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo tùy chọn cài đặt Office, Business Connectivity Dịch vụ được bật (Đây là mặc định). Tùy chọn này cài đặt Business Connectivity Services Client Runtime như sau: lưu bộ đệm ẩn và đồng bộ hóa với dữ liệu ngoài, ánh xạ dữ liệu nghiệp vụ với các kiểu nội dung bên ngoài, hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong các sản phẩm Office và chạy các giải pháp tùy chỉnh bên trong các sản phẩm Office.

Các tác vụ tiên quyết dành riêng cho Outlook

Kích hoạt tính năng Đồng bộ hóa Ngoại tuyến cho người Danh sách ngoài    Tính năng cụm máy chủ và site, Đồng bộ hóa Ngoại Danh sách, cũng phải hiện hoạt. Tính năng này hiện hoạt theo mặc định ở cấp cụm máy chủ, nhưng không hiện hoạt theo mặc định ở cấp độ site.

Tạo kiểu nội dung ngoài được Outlook hỗ trợ     Khi bạn tạo kiểu nội dung ngoài, người dùng phải bật tùy chọn hỗ trợ Đồng bộ Ngoại tuyến và đặt trường Loại Mục Office thành một trong các trường sau: Liênhệ, Cuộchẹn, Nhiệm vụ hoặc Bài đăng.

Ánh xạ trường tương ứng    Người dùng phải ánh xạ một hoặc nhiều trường kiểu nội dung bên ngoài vào các trường Outlook tương ứng của mình.

Khi bạn ánh xạ kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như Khách hàng, với Kiểu Mục Outlook, chẳng hạn như Liên hệ, bạn phải ánh xạ một cách rõ ràng các trường riêng lẻ trong kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như Tên Khách hàng, Họ Khách hàng, Địa chỉ Khách hàng và Điện thoại Khách hàng vào các trường Loại Mục Outlook tương ứng, chẳng hạn như Tên của liên hệ,LastName, BusinessAddress và BusinessPhone.

Bạn không cần ánh xạ tất cả các trường tương ứng, nhưng các trường sau đây phải được ánh xạ.

Các trường chưa được ánh xạ, tùy thuộc vào số, được hiển thị dưới dạng các thuộc tính mở rộng như sau:

• Bên cạnh    Gắn thêm vào vùng biểu mẫu ở cuối trang mặc định của biểu mẫu Outlook (2 đến 5 trường).

• Tách    Được thêm dưới dạng trang mới vào biểu mẫu Outlook (6 trường trở lên).

Nếu kiểu nội dung ngoài không ánh xạ trực tiếp đến bất kỳ Loại Mục Outlook nào, bạn có thể ánh xạ các trường đến Loại Mục Bài đăng Outlook, loại mục chung nhất.

Đầu Trang