Bạn có bao giờ nhập hoặc nhập dữ liệu trong Excel có chứa các số không đứng đầu, chẳng hạn như 00123 hoặc số lớn như 1234 5678 9087 6543 chưa? Ví dụ về những số an sinh xã hội, số điện thoại, số thẻ tín dụng, mã sản phẩm, số tài khoản hoặc mã bưu chính. Excel tự động loại bỏ các số không đứng đầu và chuyển đổi số lớn thành ký hiệu khoa học, chẳng hạn như 1,23E+15, để cho phép các công thức và phép toán hoạt động với chúng. Bài viết này đề cập đến cách duy trì dữ liệu của bạn ở định dạng gốc, mà Excel xử lý dưới dạng văn bản.
Đặt chuyển đổi dữ liệu tự động
Quan trọng
Tính năng này có sẵn trong Excel cho Microsoft 365, Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac, Excel 2024, Excel 2024 cho Mac.
Sử dụng tính năng Chuyển đổi Dữ liệu Tự động của Excel để thay đổi hành vi mặc định của Excel đối với các thao tác chuyển đổi dữ liệu tự động sau đây:
- Loại bỏ các số không đứng đầu khỏi văn bản số và chuyển đổi thành số.
- Cắt bớt dữ liệu số thành 15 chữ số chính xác và chuyển đổi thành số được hiển thị trong ký hiệu khoa học.
- Chuyển đổi dữ liệu số xung quanh chữ "E" thành ký hiệu khoa học.
- Chuyển đổi một chuỗi chữ cái và số liên tục thành một ngày.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Đặt chuyển đổi dữ liệu tự động.
Chuyển đổi số thành văn bản khi bạn nhập dữ liệu văn bản
Sử dụng trải nghiệm Tải & Chuyển đổi (Power Query) trong Excel để định dạng các cột riêng lẻ dưới dạng văn bản khi bạn nhập dữ liệu. Trong trường hợp này, chúng tôi đang nhập tệp văn bản nhưng các bước chuyển đổi dữ liệu vẫn giống nhau đối với dữ liệu được nhập từ các nguồn khác, chẳng hạn như XML, Web, JSON, v.v.
Chọn tab Dữ liệu , sau đó chọn Từ Văn bản/CSV bên cạnh nút Lấy Dữ liệu . Nếu bạn không thấy nút Lấy Dữ liệu, hãy đi đến Truy vấn> MớiTừ Tệp>Từ Văn bản và duyệt tới tệp văn bản của bạn, rồi nhấn Nhập.
Excel sẽ tải dữ liệu của bạn vào ngăn xem trước. Nhấn Chỉnh sửa trong ngăn xem trước để tải Trình soạn thảo truy vấn.
Nếu bất kỳ cột nào cần được chuyển đổi thành văn bản, hãy chọn cột để chuyển đổi bằng cách bấm vào tiêu đề cột, sau đó đi tới Trang chủ>Chuyển đổi Kiểu>>Dữ liệu Chọn Văn bản.
Mẹo
Bạn có thể chọn nhiều cột bằng Ctrl+Bấm chuột trái.
Tiếp theo, chọn Thay thế hiện tại trong hộp thoại Thay đổi Loại Cột , rồi Excel sẽ chuyển đổi các cột đã chọn thành văn bản.
Khi bạn thực hiện xong, hãy chọn Đóng & Tải và Excel sẽ trả về dữ liệu truy vấn về trang tính của bạn.
Nếu dữ liệu của bạn thay đổi trong tương lai, bạn có thể đi đếnLàm mớiDữ liệu> và Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu của bạn và áp dụng các chuyển đổi cho bạn.
Sử dụng định dạng tùy chỉnh để giữ lại các số không đứng đầu
Nếu bạn muốn giải quyết vấn đề chỉ trong sổ làm việc vì nó không được các chương trình khác sử dụng làm nguồn dữ liệu, bạn có thể dùng định dạng tùy chỉnh hoặc định dạng đặc biệt để giữ lại các số không đứng đầu. Việc này áp dụng cho các mã số chứa dưới 16 chữ số. Ngoài ra, bạn có thể định dạng mã số của mình với dấu gạch ngang hoặc dấu chấm câu khác. Ví dụ: để làm cho một số điện thoại dễ đọc hơn, bạn có thể thêm một dấu gạch nối giữa mã quốc tế, mã quốc gia/khu vực, mã vùng, tiền tố và một vài số cuối cùng.
| Mã số | Ví dụ | Định dạng số tùy chỉnh |
|---|---|---|
| Mạng xã hội bảo mật |
012345678 | 000-00-0000 012-34-5678 |
| Điện thoại | 0012345556789 | 00-0-000-000-0000 00-1-234-555-6789 |
| Bưu chính mã |
00123 | 00000 00123 |
Các bước
Hãy chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn định dạng.
Nhấn Ctrl+1 để tải hộp thoại Định dạng ô .
Chọn tab Số , sau đó trong danh sách Thể loại , chọn Tùy chỉnh , sau đó trong hộp Kiểu, nhập định dạng số, chẳng hạn như 000-00-0000 cho mã số an sinh xã hội hoặc 00000 cho mã bưu chính có năm chữ số.
Mẹo
Bạn cũng có thể chọn Đặc biệt, rồi chọn Mã Zip,Mã Zip + 4, Số điện thoại hoặc Số An sinh Xã hội.
Tìm thêm thông tin về mã tùy chỉnh, xem Tạo hoặc xóa định dạng số tùy chỉnh.
Lưu ý
Thao tác này sẽ không khôi phục các số không đứng đầu đã bị loại bỏ trước khi định dạng. Điều này sẽ chỉ ảnh hưởng đến các số được nhập sau khi áp dụng định dạng.
Sử dụng hàm TEXT để áp dụng định dạng
Bạn có thể sử dụng một cột trống cạnh dữ liệu của mình, rồi sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi dữ liệu đó thành định dạng bạn muốn.
| Mã số | Ví dụ (Trong ô A1) | Hàm TEXT và định dạng mới |
|---|---|---|
| Mạng xã hội bảo mật |
012345678 | =TEXT(A1,"000-00-0000") 012-34-5678 |
| Điện thoại | 0012345556789 | =TEXT(A1,"00-0-000-000-000-0000") 00-1-234-555-6789 |
| Bưu chính mã |
00123 | =TEXT(A1,"00000") 00123 |
Số thẻ tín dụng được làm tròn xuống
Excel có độ chính xác tối đa là 15 chữ số có nghĩa, điều này có nghĩa là với bất kỳ số nào chứa 16 chữ số trở lên, chẳng hạn như số thẻ tín dụng, bất kỳ số nào vượt qua chữ số thứ 15 sẽ được làm tròn xuống 0. Trong trường hợp mã số có 16 chữ số trở lên, bạn phải sử dụng định dạng văn bản. Để thực hiện điều này, bạn có thể thực hiện một trong hai việc sau:
Định dạng cột dưới dạng Văn bản
Chọn dải dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl+1 để cho chạy hộp thoại Định dạng ô . Trên tab Số , hãy chọn Văn bản.Lưu ý
Điều này sẽ không thay đổi các số đã nhập. Điều này sẽ chỉ ảnh hưởng đến các số được nhập sau khi áp dụng định dạng.
Dùng ký tự dấu nháy đơn
Bạn có thể nhập dấu nháy đơn (') trước số đó và Excel sẽ xử lý nó như văn bản.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.