Lưu trữ ngày và giờ khi bản ghi được sửa đổi

Trong bài viết này

• Tổng quan

• Trước khi bạn bắt đầu

• Bước 1: Thêm trường dấu thời gian vào bảng

• Bước 2: Tạo macro ghi lại ngày và giờ

• Bước 3: Thêm các trường và macro vào biểu mẫu mục nhập dữ liệu

Tổng quan

Để ghi lại ngày và giờ sửa đổi các bản ghi trong bảng, bạn phải hoàn thành các bước sau đây:

Bước 1: Thêm trường vào bảng    Bạn cần một nơi để lưu trữ ngày và giờ trước khi có thể ghi. Bước đầu tiên là tạo các trường trong bảng có các bản ghi mà bạn muốn theo dõi. Để ghi lại ngày và giờ, hãy tạo một trường cho ngày và một trường cho thời gian. Nếu bạn chỉ muốn chụp một trong hai, bạn có thể tạo trường mà bạn yêu cầu.

Bước 2: Tạo macro ghi lại ngày và giờ    Tùy thuộc vào việc bạn muốn ghi ngày, thời gian hay cả hai, macro sẽ có một hoặc hai hành động. Khi bạn viết macro, chỉ định những trường sẽ lưu trữ ngày và giờ, không phải bảng chứa những trường đó. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng sử dụng lại macro với các bảng và biểu mẫu khác.

Bước 3: Thêm macro vào biểu mẫu mục nhập dữ liệu    Bạn thêm macro vào thuộc tính biểu mẫu Trước Khi Cập nhật của biểu mẫu mà bạn sử dụng để chỉnh sửa bản ghi trong bảng. Nếu bạn sử dụng các biểu mẫu khác để chỉnh sửa bản ghi trong bảng, bạn cũng có thể thêm macro vào từng bản ghi. Bằng cách đó, bạn có thể ghi lại ngày và giờ bất kể bạn sử dụng biểu mẫu nào để chỉnh sửa bản ghi.

Đầu Trang

Trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bạn bắt đầu, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Người dùng phải bật macro trong cơ sở dữ liệu. Nếu người dùng mở cơ sở dữ liệu và không bật macro, macro sẽ không tem thời gian cho bản ghi. Nếu bạn lưu trữ cơ sở dữ liệu trong một địa điểm tin cậy, macro sẽ tự động được bật.

• Nếu người dùng chỉnh sửa bản ghi nhưng không sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu có chứa macro mà tem thời gian ghi lại, các bản ghi mà người dùng chỉnh sửa sẽ không được đóng dấu thời gian.

• Vì ngày và giờ được lưu trữ trong các trường bảng, giá trị trong các trường đó sẽ bị ghi đè mỗi lần sửa đổi bản ghi. Nói cách khác, bạn chỉ có thể lưu trữ ngày và giờ sửa đổi gần đây nhất.

• Nếu bạn chỉ muốn ghi lại ngày và giờ tạo bản ghi, chỉ cần thêm một trường vào bảng và đặt thuộc tính Giá trị Mặc định của trường đó thành Now() hoặc Date().

• Nếu tệp cơ sở dữ liệu của bạn có định dạng tệp cũ hơn và sử dụng bảo mật mức người dùng, bạn phải có quyền thay đổi thiết kế của bảng và biểu mẫu được sử dụng để chỉnh sửa bản ghi của bảng.

Đầu Trang

Bước 1: Thêm trường dấu thời gian vào bảng

Tạo trường để lưu trữ thông tin.

1. Mở bảng ở dạng xem Thiết kế.

2. Thực hiện một hoặc hai thao tác sau đây:

   • Tạo trường để lưu trữ ngày.    Trong cột Tên Trường của cửa sổ thiết kế, nhập Ngày sửa đổi trong hàng mới, rồi chọn Ngày/ Giờ trong cột Kiểu Dữ liệu.

   • Tạo trường để lưu trữ thời gian.    Trong cột Tên Trường của cửa sổ thiết kế, nhập Thời gian đã Sửa đổi trong hàng mới, rồi chọn Ngày/ Giờ trong cột Kiểu Dữ liệu.

3. Nhấn CTRL+S để lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Bước 2: Tạo macro ghi lại ngày và giờ

Sau khi bạn tạo trường, hãy tạo macro để đóng dấu thời gian cho các trường đó. Để làm cho macro có thể sử dụng lại với các bảng khác, chỉ tham chiếu đến tên trường, không tham chiếu đến tên bảng.

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Macro. Nếu lệnh này không khả dụng, bấm vào mũi tên dưới nút Mô-đun hoặc Mô-đun Lớp, rồi bấm Macro.

2. Trên tab Thiết kế , trong nhóm Hiện/Ẩn , hãy bấm Hiện Tất cả Hành động.

3. Trong cửa sổ macro, mở danh sách hành động macro, rồi chọn SetValue.

   

   1. Trước tiên, hiển thị tất cả các hành động macro khả dụng. Hành động SetValue được coi là có khả năng không an toàn và bị ẩn theo mặc định vì hành động này có thể thay đổi dữ liệu.

   2. Sau đó, chọn hành động SetValue từ danh sách này.

4. Trong hộp hành động SetValue , trong hộp Mục , nhập hoặc dán [Ngày Sửa đổi].

5. Trong hộp Biểu thức, nhập Date().

6. Mở danh sách hành động macro tiếp theo, rồi chọn SetValue.

7. Trong hộp hành động SetValue , trong hộp Mục, nhập hoặc dán [Sửa đổi Thời gian].

8. Trong hộp Biểu thức, nhập Time().

9. Nhấn CTRL+S, rồi trong hộp thoại Lưu Như , nhập Sửa đổi Lần cuối.

Đầu Trang

Bước 3: Thêm các trường và macro vào biểu mẫu mục nhập dữ liệu

Sau khi bạn tạo macro, hãy thêm macro vào từng biểu mẫu mục nhập dữ liệu mà người dùng sẽ sử dụng để nhập dữ liệu vào bảng có liên quan.

1. Mở biểu mẫu mục nhập dữ liệu trong dạng xem Thiết kế.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

3. Trong Danh sách Trường, bên dưới Trường sẵn dùng cho dạng xem này, kéo trường Ngày Sửa đổi và Thời gian Đã sửa đổi vào biểu mẫu. Điều chỉnh kích cỡ và vị trí của các trường trên biểu mẫu khi cần.

4. Nếu chưa hiển thị bảng thuộc tính, bấm F4 để hiển thị.

5. Trên bảng thuộc tính, hãy đảm bảo rằng Loại Lựa chọn được đặt thành Biểu mẫu.

   Mẹo: Để thay đổi Loại Lựa chọn, hãy bấm vào kiểu lựa chọn bạn muốn trong danh sách thả xuống.

6. Trên bảng thuộc tính, bấm tab Sự kiện.

7. Trên tab Sự kiện , bấm vào mũi tên trong hộp Trước Cập nhật, rồi bấm Sửa đổi Lần cuối.

8. Nếu bạn sử dụng nhiều biểu mẫu để sửa bản ghi, hãy lặp lại thủ tục này cho từng biểu mẫu đó.

9. Để xác minh rằng macro đang hoạt động đúng cách, hãy mở biểu mẫu ở dạng xem Biểu mẫu, chỉnh sửa bản ghi, rồi nhấn SHIFT+F9. Ngày và giờ bạn chỉnh sửa bản ghi sẽ được hiển thị.

Đầu Trang