Làm việc ngoại tuyến với bảng được liên kết đến các danh sách SharePoint

Bạn có thể sử dụng Access để làm việc ngoại tuyến với dữ liệu được nối kết với danh sách SharePoint. Điều này có thể hữu ích, ví dụ, nếu bạn cần rời khỏi Office hoặc cần tiếp tục làm việc khi máy chủ không sẵn dùng hoặc bạn đã mất kết nối đến máy chủ.

Tổng quan

Trước khi bạn làm việc ngoại tuyến với dữ liệu từ một site SharePoint, trước tiên, bạn phải tạo liên kết giữa các bảng Access và danh sách SharePoint. Sau đó, bạn có thể lấy danh sách ngoại tuyến để cập nhật hoặc phân tích chúng bằng cách sử dụng Access. Khi bạn kết nối lại, bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu, sao cho cơ sở dữ liệu và danh sách được Cập Nhật. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn có truy vấn và báo cáo, bạn có thể sử dụng chúng để phân tích dữ liệu được liên kết.

Nếu bạn cập nhật bất kỳ dữ liệu nào trong khi bạn đang ngoại tuyến, bạn có thể đồng bộ hóa các thay đổi khi Access kết nối với máy chủ. Nếu xung đột dữ liệu xảy ra — ví dụ, nếu ai đó Cập Nhật bản ghi trên máy chủ, trong khi một người khác sẽ Cập Nhật cùng một bản ghi ngoại tuyến — bạn có thể giải quyết xung đột khi bạn đồng bộ.

Bạn có thể nối kết các bảng Access để liệt kê bằng cách sử dụng một vài phương pháp. Ví dụ, bạn có thể di chuyển cơ sở dữ liệu của mình sang một site SharePoint, vốn cũng nối kết các bảng trong cơ sở dữ liệu vào danh sách trên trang. Hoặc bạn có thể xuất dữ liệu từ danh sách ở dạng xem biểu dữ liệu trên một trang SharePoint vào bảng Access. Ví dụ, bạn có thể sử dụng báo cáo trong Access để tóm tắt dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách nối kết tới dữ liệu SharePoint từ Access, hãy xem nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong danh sách SharePoint.

Làm việc ngoại tuyến với danh sách SharePoint trong Access

Bắt đầu trong Access 2010, làm việc ngoại tuyến với các danh sách SharePoint được liên kết là nhiều hơn một quy trình tự động được duy trì bởi Access. Nếu Access không thể kết nối với site SharePoint nơi danh sách SharePoint được nối kết của bạn, có lẽ vì bạn đã bị mất kết nối Internet, Access sẽ chuyển sang chế độ ngoại tuyến. Trong thanh trạng thái ở phía dưới bên phải của cửa sổ Access, bạn sẽ thấy một thông báo nói rằng tất cả các bảng SharePoint đều bị ngắt kết nối. Nếu bạn bấm vào tệp > thông tin bạn cũng sẽ nhìn thấy một thông báo tương tự cho biết rằng bạn đã kết nối bảng. Khi bạn đang ở chế độ ngoại tuyến, bạn có thể tiếp tục thêm, chỉnh sửa và xóa dữ liệu trong bản sao lưu trữ cục bộ của dữ liệu danh sách SharePoint.

Access vẫn tiếp tục thử và kết nối lại với các danh sách được liên kết trên máy chủ SharePoint. Sau khi Access thiết lập lại kết nối đến site SharePoint, bạn sẽ thấy một thanh thông báo bên dưới dải băng hỏi xem liệu bạn có muốn đồng bộ hóa dữ liệu ngoại tuyến với máy chủ hay không.

Bấm đồng bộ để kết nối lại với máy chủ SharePoint.

Bấm đồng bộ và truy nhập kết nối lại với các danh sách SharePoint được liên kết, rồi cố gắng phối mọi thay đổi dữ liệu.

Giải quyết các thay đổi dữ liệu xung đột

Xung đột phát sinh khi hai người dùng thực hiện thay đổi đối với cùng một phần của dữ liệu hoặc cấu trúc của danh sách. Người dùng nộp một thay đổi trước tiên sẽ thành công trong việc cam kết thay đổi của họ, nhưng người dùng thứ hai sẽ được thông báo về xung đột.

Ví dụ: người dùng thay đổi cột thành phố của hàng thứ ba từ Dallas đến Seattle, đồng thời, bạn thay đổi ô từ Dallas đến Houston. Những thay đổi của người dùng được gửi đến máy chủ trước tiên, theo sau là các thay đổi của bạn. Máy chủ thông báo cho bạn về một xung đột và cho phép bạn giải quyết xung đột.

Lưu ý: Xung đột sẽ xảy ra ngay cả khi người dùng chỉnh sửa các ô khác nhau trong cùng một hàng.

Bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bản ghi có xung đột cho đến khi bạn giải quyết xung đột.

Nếu Access phát hiện bất kỳ xung đột nào dữ liệu nào trong khi đồng bộ các thay đổi Ngoại tuyến với máy chủ SharePoint, bạn sẽ thấy hộp thoại giải quyết xung đột .

Sử dụng các tùy chọn sẵn có trên hộp thoại giải quyết xung đột để giải quyết các xung đột dữ liệu.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Để giải quyết các xung đột hoặc lỗi hiện tại được hiển thị bằng cách bỏ qua những thay đổi bạn đã thực hiện đối với bản ghi, hãy bấm bỏ thay đổi của tôi. Các thay đổi của bạn sẽ bị mất.

  • Để giải quyết tất cả các xung đột và lỗi đang chờ xử lý bằng cách bỏ qua tất cả các thay đổi của bạn đối với danh sách, hãy bấm bỏ tất cả các thay đổi của tôi.

  • Để giải quyết các xung đột hoặc lỗi hiện đang được hiển thị bằng cách áp dụng lại các thay đổi của bạn, hãy bấm thử lại các thay đổi của tôi. Trong trường hợp xung đột, nếu bạn và người dùng khác thay đổi cùng một cột, các thay đổi của bạn sẽ ghi đè lên những thay đổi của người dùng khác. Nếu bạn chỉnh sửa các cột khác nhau, các thay đổi của bạn sẽ được sáp nhập với những thay đổi của người dùng khác.

  • Để giải quyết mọi xung đột và lỗi đang chờ xử lý bằng việc áp dụng lại các thay đổi của bạn, hãy bấm thử lại tất cả thay đổi của tôi.

  • Để xem chi tiết của xung đột hoặc lỗi tiếp theo, hãy bấm tiếp theo ở góc trên bên phải của hộp thoại.

  • Để xem chi tiết của xung đột hoặc lỗi trước đó, hãy bấm vào trước ở góc trên bên phải của hộp thoại.

  • Để giải quyết xung đột và lỗi sau đó, hãy bấm đóng trên thanh tiêu đề hộp thoại.

Ghi chú

  • Lưới chi tiết hiển thị tất cả các cột ở dạng xem hiện tại của bạn. Nếu các cột không hiển thị, hãy sử dụng thanh cuộn ngang để cuộn, hoặc kéo cạnh phải của hộp thoại để tăng độ rộng của lưới chi tiết.

    Để thu phóng nội dung của một cột, hãy bấm vào cột trong lưới chi tiết. Các thay đổi của bạn và những thay đổi của người dùng khác sẽ được hiển thị trong hộp thoại chi tiết trường . Hộp thoại cũng hữu ích cho việc xem các thay đổi định dạng văn bản phong phú.

  • Lưới chi tiết hiển thị hàng đã xóa, thay vì một hàng dữ liệu, nếu bạn hoặc người dùng khác xóa một hàng. Nếu người dùng khác xóa hàng, hộp thoại sẽ không hiển thị tên của người dùng hoặc ngày và thời gian xóa. Ngoài ra, bạn sẽ không thể thử lại các thay đổi của bạn.

Đặt tùy chọn Lưu bộ nhớ ẩn Dịch vụ Web và bảng SharePoint

Cài đặt mặc định cho cơ sở dữ liệu mới trong Access 2010 trở lên là lưu bộ nhớ ẩn dịch vụ web và bảng SharePoint được liên kết. Nếu bạn muốn thay đổi hành vi này và thay vào đó dùng hành vi tồn tại trong Access 2007, hãy bấm tùy chọntệp > để mở hộp thoại tùy chọn Access . Bấm vào cơ sở dữ liệu hiện tại để xem các thiết đặt được liệt kê bên dưới dịch vụ Web caching và bảng SharePoint.

  • Sử dụng định dạng bộ đệm ẩn tương thích với Microsoft Access 2010 trở lên Chọn tùy chọn này để Access lưu bộ nhớ ẩn một bản sao cục bộ của dữ liệu được liên kết. Cài đặt này có thể cải thiện hiệu suất khi bạn làm việc với dữ liệu được liên kết. Hoạt động tải và xem dữ liệu được liên kết sẽ nhanh hơn nếu sử dụng tùy chọn này. Bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng hành vi lưu bộ nhớ ẩn đã tồn tại trong Access 2007.

  • Xóa bộ đệm ẩn khi đóng Chọn tùy chọn này để Access xóa mọi dữ liệu được lưu bộ nhớ ẩn cục bộ khi bạn đóng cơ sở dữ liệu của mình.

  • Không bao giờ lưu bộ nhớ ẩn Chọn tùy chọn này để Access không lưu bộ nhớ ẩn bản sao cục bộ của dữ liệu khi làm việc với các nguồn dữ liệu được liên kết của SharePoint.

    Lưu ý: Các tùy chọn Xóa bộ đệm ẩn khi đóngKhông bao giờ lưu bộ nhớ ẩn sẽ không sẵn dùng nếu bạn bỏ chọn cài đặt Sử dụng định dạng bộ đệm ẩn tương thích với Microsoft Access 2010 trở lên.

Tôi có thể làm việc ngoại tuyến theo cách thủ công trong Access 2010 và cao hơn?

Để có điều khiển thủ công làm việc ngoại tuyến với dữ liệu SharePoint được liên kết trong Access 2010 và cao hơn, bạn sẽ cần phải xóa bỏ định dạng bộ đệm ẩn tương thích với Microsoft Access 2010 và các thiết đặt sau này cho cơ sở dữ liệu hiện tại được tìm thấy trong hộp thoại tùy chọn Access. Xem phần trước đó về cách tìm và đặt tùy chọn đó.

Lưu ý: Bạn có thể được nhắc đóng và mở lại cơ sở dữ liệu sau khi thay đổi thiết đặt.

Sau khi bạn xóa bỏ định dạng bộ đệm ẩn tương thích với Microsoft Access 2010 và các thiết đặt sau này, bạn sẽ thấy nhóm các lệnh danh sách liên kết web có hiển thị trên tab dữ liệu bên ngoài .

Trong nhóm này, bạn sẽ thấy các lệnh chẳng hạn như làm việc ngoại tuyến, đồng bộ, liên kết lại danh sách và những người khác. Đây là các lệnh giống nhau trong Access 2007 trên nhóm danh sách SharePoint trong tab dữ liệu bên ngoài .

Để làm việc ngoại tuyến với dữ liệu danh sách SharePoint của bạn ở chế độ này, hãy bấm làm việc ngoại tuyến.

Để đồng bộ hóa danh sách ngoại tuyến của bạn với dữ liệu từ máy chủ, hãy bấm đồng bộ.

Để kết nối lại bảng được liên kết sau khi bạn làm việc ngoại tuyến, hãy bấm vào làm việc trực tuyến.

Đầu Trang

Sử dụng Access 2007?

Để thực hiện quy trình này, trước tiên, bạn phải liên kết các bảng Access của bạn với danh sách SharePoint.

Lưu ý: Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu đã được phát hành trên một site SharePoint, trước tiên, bạn phải lưu một bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu và sau đó lấy danh sách ngoại tuyến.

  1. Mở cơ sở dữ liệu được nối kết với danh sách SharePoint.

  2. Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm danh sách SharePoint , hãy bấm làm việc ngoại tuyến.

Lưu ý: Nếu nút làm việc ngoại tuyến không sẵn dùng, các bảng của bạn không được nối kết với danh sách SharePoint hoặc bạn đã lấy dữ liệu danh sách ngoại tuyến.

  1. Mở cơ sở dữ liệu được nối kết với danh sách SharePoint của bạn.

  2. Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm danh sách SharePoint , hãy bấm đồng bộ.

Nếu xung đột xảy ra trong một thay đổi mà bạn đã thực hiện ngoại tuyến và thay đổi mà người khác đã thực hiện trên máy chủ, hộp thoại giải quyết xung đột sẽ xuất hiện.

Hộp thoại hiển thị thông tin về xung đột, chẳng hạn như tại sao lỗi xảy ra và cung cấp các tùy chọn cho bạn để thử gửi lại dữ liệu hoặc bỏ thay đổi của bạn. Nếu có nhiều lỗi, bạn có thể xem chi tiết của từng lỗi bằng cách bấm vào các nút trước đótiếp theo trong hộp thoại. Một số lỗi chỉ có thể được giải quyết bằng cách cách loại bỏ các thay đổi của bạn.

Lưới chi tiết trong hộp thoại giải quyết lỗi sẽ hiển thị tất cả các cột trong dạng xem hiện tại của bạn. Đối với hàng bị ảnh hưởng, lưới chi tiết hiển thị các thay đổi mà bạn đã thực hiện. Bạn không thể chỉnh sửa các giá trị, nhưng bạn có thể bấm vào từng cột để xem thêm chi tiết.

  • Trong hộp thoại giải quyết lỗi , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nếu bạn muốn giữ các thay đổi đã được thực hiện trên máy chủ vào một mục đã chọn, hãy bấm loại bỏ các thay đổi của tôi.

    • Nếu bạn muốn thử gửi lại các thay đổi của bạn vào một mục đã chọn, hãy bấm thử lại các thay đổi của tôi.

      Tùy theo tình huống, bạn có thể phải đợi cho đến khi giải quyết được sự cố. Ví dụ, nếu bạn không thể đồng bộ hóa các thay đổi do sự cố kết nối mạng, bạn nên đợi đến khi bạn kết nối lại.

    • Nếu bạn muốn giữ các thay đổi đã được thực hiện trên máy chủ cho tất cả các mục, hãy bấm loại bỏ tất cả các thay đổi của tôi.

    • Nếu bạn muốn thử gửi lại các thay đổi của mình vào tất cả các mục, hãy bấm thử lại tất cả các thay đổi của tôi.

      Tùy theo tình huống, bạn có thể phải đợi cho đến khi giải quyết được sự cố. Ví dụ, nếu bạn không thể đồng bộ hóa các thay đổi do sự cố kết nối mạng, bạn nên đợi đến khi bạn kết nối lại.

      Lưu ý: 

      • Nếu lỗi chỉ có thể được giải quyết bằng cách sắp xếp lại các thay đổi của bạn, các nút để sửa đổi các thay đổi của bạn có thể không sẵn dùng.

      • Bạn có thể đóng hộp thoại mà không thực hiện bất kỳ hành động nào, nhưng bạn sẽ không thể rời khỏi hoặc cập nhật danh sách hoặc thực hiện thay đổi đối với một cột được tính toán cho đến khi bạn giải quyết lỗi.

Sau khi bạn kết nối lại các bảng được liên kết, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với dữ liệu hoặc đối tượng được đồng bộ.

  1. Mở cơ sở dữ liệu được nối kết với các danh sách SharePoint.

  2. Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm danh sách SharePoint , hãy bấm vào làm việc trực tuyến.

    Lưu ý: Nếu bạn muốn loại bỏ những thay đổi mà bạn đã thực hiện ngoại tuyến, hãy bấm bỏ thay đổi trong nhóm danh sách SharePoint .

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×