Làm việc với biểu dữ liệu

Khi bạn mở bảng hoặc xem kết quả của truy vấn, Access sẽ hiển thị kết quả của bảng hoặc truy vấn trong dạng xem biểu dữ liệu. Dữ liệu bảng hoặc kết quả truy vấn được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu thường được gọi là biểu dữ liệu. Bạn có thể tùy chỉnh diện mạo của biểu dữ liệu để hiển thị dữ liệu cụ thể để dùng làm báo cáo đơn giản.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về biểu dữ liệu

Biểu dữ liệu là biểu thị trực quan của dữ liệu chứa trong bảng, hoặc kết quả được trả về bởi một truy vấn. Nó sẽ hiển thị các trường cho mỗi bản ghi từ một bảng, biểu mẫu hoặc kết quả truy vấn trong định dạng bảng (hàng và cột), như được hiển thị ở đây.

Bảng Nhân viên trong dạng xem Biểu dữ liệu

Theo mặc định, bảng và truy vấn đang mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng hoặc truy vấn, rồi bấm vào mở trên menu lối tắt để mở bảng hoặc truy vấn dưới dạng biểu dữ liệu.

Khi bạn áp dụng các định dạng cụ thể cho các hàng và cột hoặc thêm hàng tổng, biểu dữ liệu cũng có thể phục vụ như một báo cáo đơn giản.

Sắp xếp dữ liệu bằng cách chỉnh sửa và di chuyển các cột hoặc hàng

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu để tạo biểu dữ liệu dễ dàng hơn để xem hoặc chỉ hiển thị dữ liệu bắt buộc vào một thời điểm cụ thể. Phần này cho bạn biết một số cách mà bạn có thể thực hiện điều này.

Đổi kích cỡ cột hoặc hàng

Đôi khi, không phải tất cả các cột trong biểu dữ liệu sẽ vừa với màn hình hoặc bản in hoặc các cột riêng lẻ có thể chiếm nhiều khoảng trống hơn họ cần cho nội dung của chúng. Ngoài ra, bạn có thể muốn thay đổi chiều cao của các hàng để văn bản không khớp với cột có thể tiếp tục trên một dòng mới.

Sau khi bạn mở một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể thay đổi kích cỡ theo cách thủ công các cột riêng lẻ hoặc tự động đổi kích cỡ cột để khớp với nội dung của nó.

Đổi kích cỡ cột theo cách thủ công

  1. Đặt con trỏ trên cạnh của cột mà bạn muốn đổi kích cỡ.

  2. Khi con trỏ trở thành mũi tên hai đầu, hãy kéo cạnh của cột cho đến khi nó là kích cỡ mà bạn muốn.

    Đổi kích cỡ cột trên biểu dữ liệu

Tự động đổi kích cỡ cột

  1. Để đổi kích cỡ cột để phù hợp nhất với nội dung của nó, hãy đặt con trỏ vào cạnh của cột mà bạn muốn đổi kích cỡ.

  2. Khi con trỏ trở thành mũi tên hai đầu, hãy bấm đúp vào cạnh của cột.

    Đổi kích cỡ cột để vừa nhất với văn bản của nó

Đổi kích cỡ nhiều cột

  • Để đổi kích cỡ nhiều cột cùng lúc, hãy nhấn giữ phím SHIFT, chọn nhiều cột liền kề và sau đó đổi kích cỡ các cột đã chọn. Bạn cũng có thể chọn toàn bộ biểu dữ liệu và đổi kích cỡ tất cả các cột.

Đổi kích cỡ hàng

  • Để đổi kích cỡ hàng, hãy định vị con trỏ giữa hai Selectors bản ghi trong biểu dữ liệu và kéo đến khi các hàng có kích cỡ bạn muốn.

Bạn không thể đổi kích cỡ mỗi hàng — khi bạn đổi kích cỡ một hàng, tất cả các hàng đều được đổi kích cỡ.

Đổi kích cỡ hàng trên biểu dữ liệu

Đổi kích cỡ hàng cho chiều cao mặc định

  1. Để đổi kích cỡ các hàng thành chiều cao mặc định, hãy bấm chuột phải vào một bộ chọn bản ghi, rồi bấm chiều cao hàng trên menu lối tắt.

    Bấm chuột phải vào một bộ chọn bản ghi

    Bấm Chiều cao Hàng trong menu lối tắt

  2. Trong hộp thoại chiều cao hàng , chọn hộp kiểm chiều cao chuẩn , rồi bấm OK.

Lưu ý: Bạn không thể hoàn tác các thay đổi về độ rộng của cột hoặc chiều cao của hàng bằng cách bấm nút hoàn tác trên thanh công cụ truy nhập nhanh. Để hoàn tác các thay đổi, hãy đóng biểu dữ liệu, rồi bấm vào không khi bạn được nhắc lưu các thay đổi của bạn vào bố trí biểu dữ liệu. Bấm vào không cũng sẽ hoàn tác bất kỳ thay đổi bố trí nào khác mà bạn đã thực hiện.

Di chuyển cột

Bạn có thể nhanh chóng thay đổi thứ tự của các cột trong biểu dữ liệu bằng cách kéo các cột vào các vị trí khác nhau trong biểu dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể thực hiện việc này để đảm bảo rằng một cột cụ thể luôn ở dạng xem.

  • Bấm vào tiêu đề cột để chọn một cột hoặc nhấn giữ phím SHIFT để chọn nhiều cột liền kề, rồi kéo cột hoặc cột vào một vị trí mới.

    Di chuyển cột Tên đến vị trí ngoài cùng bên trái

Đổi tên cột

Có thể có những dịp khi bạn muốn đổi tên một cột để nó mô tả tốt hơn dữ liệu có chứa. Ví dụ: nếu một cột có chứa địa chỉ email được đặt tên là EMAdd, bạn có thể muốn tạo đầu đề cột dễ hiểu hơn bằng cách thay đổi nó thành địa chỉ email. Để thực hiện điều này, hãy bấm chuột phải vào đầu đề cho cột, bấm đổi tên cột trên menu lối tắt, rồi nhập tên mới. Ví dụ: nhập địa chỉ email.

Đổi tên cột

Hiện hoặc ẩn cột

Nếu bạn muốn hiển thị hoặc chỉ in các cột nhất định cho biểu dữ liệu của mình, bạn có thể ẩn các cột mà bạn không muốn hiển thị. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu thông tin liên hệ, bạn có thể muốn chỉ nhìn thấy tên đầy đủ và địa chỉ email cho mỗi liên hệ. Bạn có thể tạo dạng xem này bằng cách ẩn tất cả các cột khác.

Ẩn cột

  1. Bấm vào đầu đề cho cột mà bạn muốn ẩn.

    Để chọn các cột liền kề, nhấn giữ phím SHIFT và bấm vào tiêu đề cột bổ sung.

    Lưu ý: Bạn không thể chọn các cột không liền kề. Chọn bất kỳ cột bổ sung nào và ẩn các cột riêng biệt.

  2. Bấm chuột phải vào tiêu đề cột, rồi bấm ẩn trường trên menu lối tắt.

Hiển thị cột

  1. Bấm chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào, rồi bấm Hủy ẩn trường trên menu lối tắt.

  2. Trong hộp thoại bỏ ẩn cột , chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị, rồi bấm đóng.

Thay đổi kiểu đường lưới và màu nền

Khi sử dụng biểu dữ liệu, bạn có thể cải thiện diện mạo của dữ liệu bằng cách thay đổi định dạng, chẳng hạn như kiểu đường lưới hoặc màu nền hoặc bằng cách tạo màu khác nhau cho các hàng xen kẽ.

Đặt kiểu đường lưới

  1. Trên tab trang đầu, trong nhóm định dạng văn bản , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút đường lưới.

  2. Bấm vào kiểu đường lưới mà bạn muốn.

Đặt màu nền

  1. Trên tab trang đầu, trong nhóm định dạng văn bản , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút màu nền .

  2. Bấm vào màu nền mà bạn muốn.

Thay đổi màu nền của các hàng xen kẽ

Bạn có thể đặt màu nền của các hàng xen kẽ trong một biểu dữ liệu độc lập với màu nền mặc định. Bằng cách đặt màu nền xen kẽ, bạn có thể dễ dàng phân biệt giữa các hàng liền kề.

  1. Trên tab trang đầu, trong nhóm định dạng văn bản , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút màu hàng thay thế .

  2. Bấm vào màu nền mà bạn muốn áp dụng.

Thay đổi định dạng văn bản

Sau khi bạn mở một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể thay đổi diện mạo của văn bản, bao gồm định dạng. Lưu ý rằng các thay đổi của bạn áp dụng cho toàn bộ biểu dữ liệu. Nếu bạn muốn các thay đổi của bạn xuất hiện tự động vào lần tiếp theo khi bạn mở biểu dữ liệu, hãy nhớ bấm khi bạn đóng biểu dữ liệu và được nhắc lưu các thay đổi cho bố trí đó.

Bạn sử dụng các lệnh bổ sung trong nhóm định dạng văn bản trên tab trang đầu để thực hiện thay đổi đối với đặc điểm phông trong biểu dữ liệu.

  1. Bấm vào ô bất kỳ trong biểu dữ liệu.

  2. Trên tab trang đầu, trong nhóm định dạng văn bản , hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

    • Để thay đổi phông chữ, hãy nhập hoặc bấm vào một phông chữ trong hộp phông .

    • Để thay đổi cỡ phông, hãy nhập hoặc bấm vào cỡ phông trong hộp cỡ phông .

    • Để thay đổi kiểu phông chữ, hãy bấm vào nút đậm, nghiênghoặc gạch dưới (hoặc bất kỳ tổ hợp nào trong số ba).

    • Để thay đổi màu phông, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút màu phông , rồi chọn một màu từ bảng màu.

Tóm tắt dữ liệu bằng cách thêm hàng tổng

Bằng cách thêm hàng tổng vào biểu dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy tổng số được tính cho một cột. Ngoài việc tổng hợp một cột dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàng tổng để thực hiện các phép tính khác, chẳng hạn như tìm trung bình, đếm số lượng mục trong một cột và tìm giá trị tối thiểu hoặc tối đa trong một cột dữ liệu.

Để hiển thị hàng tổng, hãy thực hiện các thao tác sau:

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

    Một hàng mới sẽ xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu, với tổng số từ trong cột đầu tiên.

  2. Bấm vào bất kỳ ô nào nằm trên cùng một hàng với ô chứa tổngtừ.

  3. Bấm vào mũi tên xuất hiện, rồi bấm vào loại tính toán mà bạn muốn hiển thị trong ô đó.

    Danh sách các hàm hoặc kiểu phép tính sẵn dùng tùy thuộc vào kiểu dữ liệu cột. Ví dụ, nếu cột chứa các giá trị tiền tệ, bạn sẽ thấy danh sách các hàm áp dụng cho các phép tính tiền tệ, chẳng hạn như tối thiểutối đa.

    Hàng Tổng trong biểu dữ liệu với một lựa chọn hàm

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tính năng tổng của hàng, hãy xem bài viết Hiển thị tổng cột trong một biểu dữ liệu bằng cách sử dụng hàng tổng.

Áp dụng sắp xếp và lọc

Có một số thay đổi nhanh bổ sung có thể làm cho biểu dữ liệu của bạn dễ xem hoặc in. Ví dụ, trong hình minh họa sau đây, tên công ty được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Biểu dữ liệu với một cột được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái

  • Để áp dụng sắp xếp, hãy bấm chuột phải vào cột (hoặc bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột), rồi bấm vào tùy chọn sắp xếp bạn muốn.

  • Để áp dụng bộ lọc, hãy bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn các hộp kiểm cho các giá trị mà bạn muốn hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào bộ lọc văn bản hoặc bộ lọc số để tạo bộ lọc chi tiết hơn.

Lưu các thay đổi bố trí của bạn

Sau khi bạn thay đổi bố trí và diện mạo của biểu dữ liệu, bạn cần lưu thay đổi nếu bạn muốn giữ lại các thay đổi trong lần tiếp theo khi bạn mở biểu dữ liệu. Khi bạn đóng biểu dữ liệu sau khi thực hiện thay đổi cho bố trí của nó, bạn sẽ được nhắc lưu những thay đổi đó. Nếu bạn bấm , các thay đổi sẽ được lưu và áp dụng lần sau khi bạn mở biểu dữ liệu. Nếu bạn bấm vào không, các thay đổi sẽ bị loại bỏ và biểu dữ liệu sẽ mở ra bằng thiết đặt bố trí mặc định (hoặc thiết đặt đã lưu cuối cùng) lần sau khi bạn mở nó.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×