Làm việc với tệp khối ngoại tuyến

1. Bấm vào báo cáo PivotTable mà bạn muốn tạo tệp khối ngoại tuyến — bạn cũng có thể bấm vào biểu báo cáo PivotTable liên kết để xem báo PivotChart bạn.

2. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Công cụ, bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP Ngoại tuyến.

   

   Hộp thoại Thiết đặt OLAP Ngoại tuyến được hiển thị.

   Lưu ý: Nếu nhà cung cấp OLAP của bạn không hỗ trợ tệp cube ngoại tuyến, lệnh OLAP Ngoại tuyến sẽ không sẵn dùng. Hãy liên hệ với nhà cung cấp cho nhà cung cấp OLAP của bạn để biết thêm thông tin.

3. Bấm Tạo tệp dữ liệu ngoại tuyến hoặc nếu đã tồn tại tệp cube ngoại tuyến cho báo cáo, hãy bấm vào Chỉnh sửa tệp dữ liệu ngoại tuyến.

   Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến được hiển thị.

4. Trong bước 1 của trình hướng dẫn, bấm vào Tiếp theo.

5. Trong bước 2 của trình hướng dẫn, hãy chọn từng giá kích thước từ khối máy chủ có dữ liệu bạn muốn đưa vào tệp cube ngoại tuyến. Bấm vào hộp kế bên từng kích thước như vậy, rồi chọn các mức mà bạn muốn bao gồm.

   Lưu ý: 

   • Bạn không thể bỏ qua các mức trung gian trong một chiều.

   • Để giảm kích cỡ tệp cube, hãy bỏ qua các mức thấp hơn mà bạn không cần xem trong báo cáo.

   • Đảm bảo bao gồm bất kỳ kích thước nào nơi bạn đã nhóm các mục, để Microsoft Office Excel có thể duy trì các nhóm này khi bạn chuyển đổi giữa cơ sở dữ liệu máy chủ và tệp ngoại tuyến.

   • Các kích thước không có hộp không cho phép bạn loại trừ các mức. Bạn chỉ có thể bao gồm hoặc loại trừ tất cả các kiểu chiều này.

6. Trong bước 3 của trình hướng dẫn, bấm vào hộp bên cạnh Số đo ,rồi chọn các trường bạn muốn sử dụng làm trường dữ liệu trong báo cáo. Bạn phải chọn ít nhất một số đo; nếu không thì kích thước gắn với thước đo sẽ không chứa dữ liệu. Đối với mỗi kích thước được liệt kê bên dưới Giá trị đo ,hãy bấm vào hộp bên cạnh kích thước, rồi chọn các mục mức cao nhất cần đưa vào tệp khối ngoại tuyến.

   • Để giới hạn kích cỡ của tệp cube để bạn không hết dung lượng đĩa và để giảm lượng thời gian cần thiết để lưu tệp, hãy chỉ chọn các mục bạn cần xem trong báo cáo. Bất trường đặc tính sẵn dùng cho các mục bạn chọn sẽ tự động được đưa vào khối.

   • Nếu mục bạn muốn bao gồm bị thiếu, có thể bạn chưa bao gồm kích thước có chứa chúng ở bước trước đó. Bấm vào Quay lại trình hướng dẫn và chọn kích thước bị thiếu ở bước 2, rồi quay lại bước 3.

     Lưu ý: Trong Trình hướng dẫn OLAP Cube, các hàm tổng hợp duy nhất sẵn dùng cho các trường dữ liệu là Sum,Count, Minvà Max.

7. Trong bước 4 của trình hướng dẫn, hãy nhập tên và vị trí cho tệp .cub, rồi bấm Hoàn tất.

   Để hủy bỏ lưu tệp, bấm vào Dừng trong hộp thoại Tạo Tệp Cube – Tiến độ.

8. Sau Excel tạo xong tệp cube ngoại tuyến, hãy bấm OKtrong hộp thoại Truy Cài đặt OLAP Ngoại tuyến.

Vấn đề: Máy tính của tôi đã hết dung lượng đĩa trong khi lưu khối.

Cơ sở dữ liệu OLAP được thiết kế để quản lý lượng dữ liệu chi tiết rất lớn và do đó, cơ sở dữ liệu máy chủ có thể chiếm dung lượng lưu trữ ổ đĩa lớn hơn dung lượng ổ đĩa cục bộ của bạn cung cấp. Nếu bạn chỉ định một tập hợp con lớn của dữ liệu này cho tệp khối ngoại tuyến của bạn, thì ổ cứng của bạn có thể hết dung lượng. Các chiến lược sau đây có thể giúp giảm kích cỡ tệp cube ngoại tuyến của bạn.

Giải phóng dung lượng đĩa hoặc tìm một ổ đĩa khác    Xóa các tệp bạn không cần khỏi ổ đĩa của mình trước khi lưu tệp cube hoặc lưu tệp trên ổ đĩa mạng.

Bao gồm ít dữ liệu hơn trong tệp khối ngoại tuyến    Hãy cân nhắc cách bạn có thể giảm thiểu lượng dữ liệu trong tệp và vẫn có những gì bạn cần cho PivotTable hoặc báo cáo PivotChart bạn. Thử làm như sau:

• Loại bỏ kích thước    Trong bước 2 của Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến, chỉ chọn kích thước thực sự được hiển thị dưới dạng các trường trong PivotTable hoặc báo cáo PivotChart bạn.

• Loại bỏ các mức chi tiết     Bấm vào hộp kế bên từng kích thước đã chọn trong bước 2 của trình hướng dẫn, rồi bỏ chọn hộp kiểm cho các mức thấp hơn mức hiển thị trong báo cáo của bạn.

• Loại bỏ trường dữ liệu    Trong bước 3 của trình hướng dẫn, bấm vào bên cạnh Số đo ,rồi chỉ chọn các trường dữ liệu bạn đang sử dụng trong báo cáo.

• Loại bỏ các mục dữ liệu    Bấm vào bên cạnh từng kích thước trong bước 3, rồi bỏ chọn hộp kiểm cho các mục bạn không cần xem trong báo cáo.

1. Bấm vào Báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotTable liên kết ảnh của Báo cáo PivotChart.

2. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Công cụ, bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP Ngoại tuyến.

   

3. Bấm OLAP Theo dòng, rồi bấm OK.

4. Nếu bạn được nhắc định vị nguồn dữ liệu, hãy bấm Duyệt để tìm nguồn, rồi định vị máy chủ OLAP trên mạng của bạn.

Việc làm mới một tệp khối vuông ngoại tuyến, vốn tạo lại nó bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ hoặc tệp khối ngoại tuyến mới, có thể là một quá trình tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quy trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác và hãy đảm bảo rằng bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

1. Bấm vào báo cáo PivotTable dựa trên tệp khối vuông ngoại tuyến.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Kết nối, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Làm mới Tất cảrồi sau đó bấm Làm mới.

   

Vấn đề: Dữ liệu mới không xuất hiện trong báo cáo của tôi khi tôi làm mới.

Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu gốc sẵn dùng    Nguồn cấp tệp khối vuông ngoại tuyến có thể không kết nối được với cơ sở dữ liệu máy chủ gốc để truy xuất dữ liệu mới. Kiểm tra xem cơ sở dữ liệu máy chủ gốc đã cung cấp dữ liệu cho khối chưa bị đổi tên hoặc di chuyển. Hãy đảm bảo rằng máy chủ sẵn sàng và bạn có thể kết nối với máy chủ đó.

Đảm bảo rằng dữ liệu mới sẵn dùng    Kiểm tra với người quản trị cơ sở dữ liệu để xác định xem cơ sở dữ liệu đã được cập nhật ở các khu vực được bao gồm trong báo cáo của bạn hay chưa.

Đảm bảo tổ chức cơ sở dữ liệu không thay đổi    Nếu khối máy chủ OLAP đã được tái tạo, bạn có thể cần phải tổ chức lại báo cáo của mình hoặc tạo một tệp khối ngoại tuyến mới hoặc khối Trình hướng dẫn OLAP Cube để truy nhập vào dữ liệu đã thay đổi. Hãy liên hệ với người quản trị cơ sở dữ liệu để tìm hiểu về những thay đổi đã được thực hiện đối với cơ sở dữ liệu đó.

Việc lưu tệp khối ngoại tuyến đã sửa đổi có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian và bạn không thể làm công việc khác trong một Excel trong khi tệp đang được lưu. Bắt đầu quy trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác và hãy đảm bảo rằng bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

1. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kết nối với mạng của mình và rằng bạn có thể truy nhập cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP gốc đã cung cấp dữ liệu cho tệp khối ngoại tuyến.

2. Bấm vào báo cáo PivotTable dựa trên tệp khối ngoại tuyến hoặc bấm vào báo cáo PivotTable liên kết để xem báo PivotChart bạn.

3. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Công cụ, bấm công cụ OLAP, rồi bấm OLAP Ngoại tuyến.

4. Bấm OLAP Ngoại tuyến, rồi bấm Sửa tệp dữ liệu ngoại tuyến.

5. Làm theo các bước trong Trình hướng dẫn Khối Ngoại tuyến để chọn dữ liệu khác cho tệp. Ở bước cuối cùng, hãy xác định tên và vị trí giống như tệp hiện có mà bạn đang thay đổi.

1. Đóng tất cả các sổ làm việc có chứa báo cáo dùng tệp cube ngoại tuyến, hoặc đảm bảo rằng tất cả các báo cáo đó đã bị xóa.

2. Trong Windows, định vị và xóa tệp khối ngoại tuyến (.cub).