Lập kế hoạch cho site liên lạc SharePoint của bạn

Hiểu rõ người xem của bạn

Hãy suy nghĩ của mỗi site liên lạc như một cơ hội để kể một câu chuyện với người đọc của bạn. Một site liên lạc tuyệt vời bắt đầu với sự hiểu biết về bộ đọc. Hãy suy nghĩ về những câu hỏi này khi bạn lập kế hoạch cho trang web của mình:

• Ai là người xem của bạn? Họ đang tìm kiếm những gì?

• Họ muốn tìm hiểu những gì? Những tác vụ hàng đầu mà họ cần thực hiện dựa trên các dịch vụ mà bạn cung cấp là gì? (Suy nghĩ về các tác vụ hàng đầu của họ , không chỉ những gì bạn muốn họ xem. Hãy suy nghĩ về các câu hỏi hàng đầu hoặc cuộc gọi điện thoại mà bạn nhận được – các câu hỏi mà bạn nhận được có thể cung cấp một số hiểu biết về những gì bạn cần hoặc không thể tìm thấy một cách dễ dàng trên mạng nội bộ hiện tại của bạn.)

• Thuật ngữ có ý nghĩa gì đối với họ? Hãy nhớ rằng, các độc giả của bạn không biết nhiều như bạn thực hiện về nội dung của mình – vì vậy bạn cần phải suy nghĩ về ngôn ngữ "của họ" và các thuật ngữ có nghĩa là gì đó đối với chúng.

• Bạn muốn đạt được kết quả nào? Bạn sẽ biết được trang web của bạn thành công như thế nào?

• Bạn có khán giả toàn cầu không? Trang web của bạn có cần được trình bày bằng nhiều ngôn ngữ không? Nếu vậy, hãy đảm bảo bạn xem lại cách tạo các site liên lạc đa ngôn ngữ, trang và tin tức.

Mẹo: Site liên lạc của bạn sẽ có giá trị đối với khách truy cập trang của bạn khi điều này giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và kết nối chúng với các tài nguyên cần thiết. Site của bạn sẽ có giá trị đối với tổ chức của bạn khi nó làm giảm vé hỗ trợ khách hàng hoặc tự động hóa các tác vụ như xử lý hợp đồng hoặc giúp mọi người khám phá và tham gia các khóa học phát triển lãnh đạo. Lập kế hoạch cho site của bạn từ phối cảnh của khách truy cập trang và giải quyết các vấn đề kinh doanh chính giúp đảm bảo rằng site liên lạc của bạn mang đến kết quả có ý nghĩa.

Sau khi bạn đã xác định mục tiêu của người dùng chính, hãy truy cập tra cứu tra để xem một số ví dụ về cách bạn có thể đại diện cho các mục tiêu của người dùng kết quả trong site của mình.

Ví dụ về cuộc sống thực: xác định kết quả kinh doanh

Rất hữu ích khi suy nghĩ về các loại khách truy cập chính, những người sẽ đến trang web và tài liệu các mục tiêu của họ theo định dạng sau: như a..., tôi cần..., để...

Xem lại ví dụ bên dưới từ site liên lạc cho nhóm tài năng & phát triển tổ chức (T&OD), nơi mà mục tiêu kinh doanh chính là cải thiện kỹ năng lãnh đạo cho tổ chức. Đối với một số liệu thành công, họ xác định một proxy để cải thiện kỹ năng lãnh đạo – tăng số lượng người tham gia vào đào tạo về phát triển lãnh đạo.

Đối với các mục tiêu của người dùng kết quả, chúng được xác định như sau:

Trong ví dụ thực tế, tổ chức được di chuyển từ một site SharePoint cổ điển đến một site liên lạc SharePoint mới sẽ tập trung vào việc giải quyết các mục tiêu này. Thay vì tạo danh sách khóa học như một tài liệu tĩnh như họ đã có trong quá khứ, nhóm đã tạo một danh sách khóa học để mô tả từng khóa học và một danh sách lịch khóa học để lên lịch mỗi khóa học. Trong 90 ngày khởi động đầu tiên, đã có một tăng 400% trong việc tham gia vào các khóa học phát triển lãnh đạo trong cùng một khoảng thời gian ba tháng từ năm trước!

Lên kế hoạch cho nội dung của site

Site liên lạc của bạn kể về một câu chuyện dành cho người đọc của bạn. Câu chuyện của bạn chủ yếu sẽ được thông báo với các trang, nhưng bạn có thể có các tài nguyên khác trong site của bạn, bao gồm danh sách và thư viện tài liệu.

Những điều cần ghi nhớ khi bạn lập kế hoạch cho nội dung của site:

• Thu nhỏ thời gian (không phải là số lần bấm chuột) sẽ mất cho bộ đọc nội dung mà họ cần

• Xây dựng các site liên lạc của bạn với nhiều trang hơn các tài liệu để giúp bạn dễ dàng tiêu thụ

• Tạo Trang chủ của bạn ngay cả khi bạn lập kế hoạch Trang này lần đầu tiên. Bằng cách này, khi bạn tạo các yếu tố dẫn hướng trên trang chủ của bạn, chẳng hạn như các phần web liên kếtHero hoặc Quick, bạn có thể tự động kéo vào hình ảnh từ mỗi trang để tạo ra tính nhất quán trực quan khi người đọc bấm vào một nối kết.

Trang

Trang web của bạn thường sẽ được tạo thành hai kiểu trang:

Các trang dẫn hướng cung cấp các thể loại thông tin cho bộ đọc. Các trang dẫn hướng thường cung cấp một số nội dung cấp cao, nhưng chúng chủ yếu là giới thiệu thể loại thông tin để hướng dẫn người đọc trong hành trình trên site của bạn. Vì lý do này, các nhãn bạn sử dụng để trình bày các thể loại này đặc biệt quan trọng và phải được lên kế hoạch cẩn thận. Trang chủ của trang của bạn là một kiểu đặc biệt của một trang dẫn hướng và cung cấp một "cửa trước" cho trang của bạn.

Ví dụ về một trang dẫn hướng:

Các trang đích cung cấp kết thúc đường dẫn trong hành trình Reader và trình bày thông tin để đọc, tải xuống hoặc in. Mục tiêu của bạn với các trang đích là giữ chúng ngắn gọn và chủ đề cụ thể vì mọi người không đọc từng từ trong các trang trực tuyến-họ đang quét và người xem sẽ có trải nghiệm tốt hơn với tìm kiếm.

Ví dụ về một trang đích:

Hãy suy nghĩ về các phần chính hoặc thể loại thông tin cho trang của bạn và cách bạn sử dụng kết hợp các trang dẫn hướng và đích để hướng dẫn người xem của bạn và giúp họ nhận được những thông tin mà họ cần có hiệu quả nhất có thể.

Đối với mỗi trang, bao gồm trang chủ, hãy đảm bảo rằng bạn đang cung cấp trình xem với các thông tin sau đây:

• Tôi đang ở đâu?

• Tôi có thể làm gì ở đây?

• Tiếp theo, tôi có thể làm gì?

Danh sách và thư viện

Sử dụng danh sách trên trang của bạn để tự động hiển thị nội dung theo định dạng bảng như. Có thể sử dụng danh sách để hiển thị nội dung hoặc thu thập thông tin từ khách truy cập trang của bạn.

Ví dụ về phần web danh sách:

Mẹo: Mặc dù khách truy cập trang của bạn sẽ không thể chỉnh sửa nội dung trên site liên lạc của bạn theo mặc định, bạn có tùy chọn quản lý quyền cho bất kỳ danh sách nào trên trang của bạn để khách truy cập có thể được đóng góp quyền truy nhập chỉ vào một danh sách cụ thể và không phải toàn bộ site. Bạn có thể sử dụng phần web danh sách để hiển thị thông tin danh sách trên trang của bạn.

Sử dụng Thư viện tài liệu để lưu trữ và hiển thị nội dung chẳng hạn như tài liệu và tệp. Site liên lạc của bạn sẽ có một Thư viện tài liệu mặc định – nhưng bạn có thể thêm nhiều thư viện cho các loại tài liệu khác nhau. Bạn có thể sử dụng phần web thư viện tài liệu để hiển thị nội dung của thư viện tài liệu của bạn. Hoặc sử dụng các phần web chẳng hạn như phần web liên kết nhanh hoặc siêu kết nối trong phần web văn bản để giới thiệu các nối kết đến các tài liệu riêng lẻ. Các nối kết tài liệu riêng lẻ giúp thêm ngữ cảnh cho người đọc của bạn và có thể hữu ích hơn khi hiển thị toàn bộ thư viện. Nếu bạn muốn hiển thị nội dung của một thư viện tài liệu, hãy cân nhắc việc tạo dạng xem tùy chỉnh để lọc nội dung có liên quan nhất trên mỗi trang và sử dụng dạng xem đó trong phần web thư viện tài liệu. Tìm hiểu thêm về cách tạo dạng xem tùy chỉnh trong thư viện tài liệu.

Mẹo: Cố gắng không sử dụng nhiều hơn một hoặc hai mức của các thư mục trong thư viện của bạn. Thay vào đó, hãy tạo một thư viện mới để giữ cho cấu trúc tệp của bạn phẳng hơn và nội dung của bạn được thêm vào. Cân nhắc việc sử dụng các cột để sắp xếp nội dung trong thư viện của bạn. Khi thực hành tốt, hãy sử dụng các cột trang thay vì cột danh sách vì các cột site có thể được tái sử dụng trong mọi thư viện hoặc danh sách và cột danh sách chỉ có thể sử dụng trong một danh sách hoặc thư viện duy nhất. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng các cột để sắp xếp danh sách và thư viện của bạn.

Quyết định cách bạn muốn sắp xếp trang

Khi bạn đang lập kế hoạch nội dung cho site của mình, hãy suy nghĩ về cách bạn có thể muốn nhóm và sắp xếp các trang của mình:

• Bạn có muốn có thể "cuộn lên" tất cả các bài viết tin tức về một chủ đề cụ thể hoặc một kiểu cụ thể (chẳng hạn như người nổi bật) không? Nếu vậy, bạn có thể thêm các cột vào các trang mà sau đó bạn có thể sử dụng để nhóm và sắp xếp các trang của bạn giống như các tệp của bạn trong thư viện tài liệu.

• Liệu bạn có nhiều trang về một chủ đề cụ thể mà bạn muốn có thể dễ dàng kết nối với nhau không? Bạn có thể sử dụng các thuộc tính trang (cách chúng tôi tham chiếu đến các cột trong thư viện trang của trang).

• Tạo các thuộc tính trang của bạn dưới dạng cột site, không phải cột danh sách. Điều này sẽ cho phép bạn có khả năng chia sẻ cùng một thuộc tính cho cả tài liệu và trang.

Tìm hiểu cách tạo và sửa thuộc tính trang. Tìm hiểu cách sử dụng thuộc tính trang trong nội dung được tô sáng ("Roll up") phần web. Để sử dụng thuộc tính trang trong phần web nội dung được tô sáng, hãy chọn Thư viện trang trên trang web này làm nguồn.

Hiểu về quản trị và hướng dẫn về trợ năng của tổ chức của bạn

Trong trải nghiệm SharePoint hiện đại, bạn có thể dễ dàng thay đổi diện mạo và cảm nhận để khớp với công ty hoặc tổ chức của bạn-nhưng tổ chức của bạn có thể đã thiết lập các tiêu chuẩn mà site của bạn cần căn chỉnh. Nếu các hướng dẫn này không phải là một phần của thiết kế trang được sử dụng để tạo trang của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ tìm hiểu những gì họ muốn với site của bạn được căn chỉnh với các mẫu thiết kế của tổ chức bạn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu được các tiêu chuẩn trợ năng của tổ chức bạn. Xem lại các tài nguyên này để tạo các site trợ năng trong SharePoint Online.

Khi bạn thu thập nội dung, đặc biệt là hình ảnh, cho trang của bạn, hãy tìm kiếm các hình ảnh và tài nguyên video độ trung thực cao. Nếu kế hoạch quản trị của bạn yêu cầu sử dụng hình ảnh tuân thủ thương hiệu, hãy đảm bảo rằng bạn chọn hình ảnh từ thư viện tài nguyên tổ chức của bạn (được tìm thấy trong liên kết "tổ chức của bạn" trong bộ chọn hình ảnh). Hãy đảm bảo rằng bạn không vi phạm bất kỳ quy tắc bản quyền nào khi thêm hình ảnh vào trang SharePoint của mình. Tận dụng lợi thế của các hình ảnh chứng khoán miễn phí được cung cấp bởi Microsoft sẵn dùng trong bộ chọn hình ảnh.

Tránh quá trình tải trang của bạn bằng quá nhiều thông tin

• Nếu bài viết hoặc trang nội dung tin tức chỉ liên quan đến một nhóm người cụ thể, bạn có thể nhắm vào nội dung đó cho nhóm người dùng mục tiêu của khán giả. Tùy chọn khán giả cho phép các nội dung cụ thể được ưu tiên cho những người xem cụ thể trên trang SharePoint Start, tin tức trên ứng dụng dành cho thiết bị di động và trong các phần web nội dung được tô sáng khi đã bật mục tiêu của khán giả.

• Người xem đang tìm cách hoàn thành công việc.Quá nhiều nội dung trở nên quá mạnh và mất quá nhiều thời gian để tìm thông tin.

• Thực hành công bố tiến bộ.Giúp người xem của bạn tập trung vào nội dung ưu tiên cao đầu tiên và tiết lộ nội dung phụ chỉ khi một người xem tham gia vào thêm thông tin

• Nhóm thông tin chi tiết vào thể loại tự nhiên. Giúp bạn dễ dàng quét nhanh các thể loại sau đó bấm-thông qua để tìm hiểu thêm về một thể loại đã cho.

• Ngắt nội dung của bạn thành các phần. Các phần giúp cải thiện khả năng đọc cả trên màn hình lớn và nhỏ.

• Sử dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn cho các phần văn bản riêng biệt. Kiểu đầu đề hỗ trợ thẻ neo cho các trang dài và họ cũng cho phép những người sử dụng bộ đọc màn hình để nhảy từ phần này sang phần mà không cần phải có toàn bộ màn hình đọc.

Làm cho trang "scannable"

• Một ý tưởng cho mỗi đoạn văn bản. Câu thứ nhất phải cung cấp tóm tắt hoặc kết luận.

• Sử dụng danh sách dấu đầu dòng. 

• Ít hơn nữa.Sử dụng như một vài từ có thể xảy ra.

• Không gạch chân từ.Các đường kết nối tín hiệu trên trang web và bạn sẽ làm nhầm lẫn các độc giả của bạn nếu bạn đã gạch dưới văn bản không phải là siêu kết nối.

• Không bao giờ đăng một URL dài. Sử dụng các từ có siêu kết nối.

• Sử dụng hình ảnh để tạo nội dung hấp dẫn. Sử dụng phần web để thêm hình ảnh và đảm bảo rằng ảnh của bạn liên quan đến chủ đề và tuân thủ theo kiểu thương hiệu tổ chức của bạn.

• Không bao giờ liên kết một siêu kết nối với từ "tại đây".Bấm nhiều liên kết "ở đây" trên trang của bạn yêu cầu người đọc của bạn dừng lại, đọc văn bản trước và sau từ "Here" (ở đây), rồi tìm ra vị trí đích của nối kết của bạn đang diễn ra. Thay vào đó, các siêu kết nối luôn được liên kết với nhãn đích, như thế này:

  • Không sử dụng: bấm vào đây cho biểu mẫu ứng dụng

  • Tốt hơn: tải xuống biểu mẫu ứng dụng

  • Biểu mẫu ứng dụng tốt nhất:

Đảm bảo các trang có thể truy nhập

• Đảm bảo hình ảnh có văn bản "Alt".Khi bộ đọc màn hình gặp hình ảnh, ứng dụng này sẽ cố gắng đọc văn bản thay thế. Xem lại văn bản thay thế tự động được tạo ra "" cho hình ảnh mà bạn tải lên và thay đổi mô tả nếu nó không khớp với ảnh.

• Trình duyệt Hiển thị "Alt" văn bản khi không tải hình ảnh.Lựa chọn thay thế văn bản cũng rất quan trọng khi các hình ảnh không tải cho các lý do thông thường như kết nối mạng kém.

• Hãy cẩn thận khi sử dụng ảnh động.Người dùng bị suy giảm nhận thức, độ nhạy cảm chuyển động hoặc các rối loạn bị tịch thu có thể không chịu được di chuyển, nhấp nháy hoặc tự động tạo hiệu ứng hoạt hình (bao gồm GIFs).

• Xem lại các tài nguyên này để tạo các site trợ năng trong SharePoint Online.

Đặt nội dung có giá trị cao ở đầu trang

Vì đây là cửa trước đến site của bạn, đặc biệt quan trọng mà bạn bao gồm các nối kết đến nội dung cần thiết nhất cho người đọc của bạn ở đầu trang. Bạn đã xác định nội dung cần thiết nhất khi bạn đã thu thập thông tin để lên kế hoạch cho trang web của mình. Trang chủ (và dẫn hướng trên cùng) là nơi tốt nhất để đưa thông tin này vào hành động! Phần web nối kết nhanh cung cấp một số tùy chọn bố trí khác nhau để trình bày các nối kết đến nội dung hoặc chủ đề cần thiết nhất của bạn và bạn cũng có thể sử dụng phần web Hero cho mục đích này.

Hiển thị thông tin liên hệ của chủ sở hữu site cho người xem site

Có thể rất hữu ích khi thêm tên của chủ sở hữu site vào trang chủ của bạn. Nơi tốt nhất cho thông tin này nằm ở dưới cùng của trang. Trong khi điều quan trọng, nó không phải là cần thiết tất cả thời gian. Nếu tất cả các site liên lạc của bạn có chủ sở hữu site (hoặc liên hệ trang) ở dưới cùng của trang chủ, khách truy cập sẽ nhận ra mẫu này và biết cuộn xuống dưới nếu họ cần tìm liên hệ cho site. Sử dụng phần web mọi người để thêm tên của chủ sở hữu site.

Sử dụng tin tức để thúc đẩy hoạt động, cột mốc và nội dung

Sử dụng tin tức để quảng bá nội dung, cột mốc hoặc hoạt động liên quan đến chủ đề hoặc bộ phận được đại diện bởi trang của bạn. Bạn có thể nhanh chóng tạo các bài viết bắt mắt có thể bao gồm định dạng đồ họa và phong phú. Để giúp dễ dàng tạo các bài viết tin tức, hãy cân nhắc việc tạo mẫu trang cho các bài đăng tin tức.

Tin tức thường được hiển thị dựa trên ngày phát hành đầu tiên của bài viết, với bài viết gần đây nhất được liệt kê đầu tiên. Tuy nhiên, bạn cũng có thể "ghim" tin tức bài viết theo một thứ tự cụ thể trong phần web tin tức.

Sử dụng phần web tin tức

Phần web tin tức bao gồm nhiều bố trí và trải nghiệm khác nhau dựa trên kích cỡ cột mà bạn đặt phần web. Với tư cách là một thực hành tốt, hãy dùng phần web tin tức ở đầu trang và cam kết Cập Nhật thường xuyên. Bất kỳ bài tin tức nào mà bạn tạo sẽ tự động hiển thị trong phần web tin tức.

Khuyến khích người xem "làm theo" site của bạn. Điều này sẽ thúc đẩy các bài đăng tin tức mới của bạn vào trang bắt đầu SharePoint và tab tin tức trên ứng dụng dành cho thiết bị di động cho những người theo dõi của bạn.

Ví dụ về phần web tin tức dân cư:

Hầu hết các bố trí phần web tin tức dùng hình thu nhỏ cho trang. Ảnh hình thu nhỏ được tạo tự động từ ảnh chất lượng cao đầu tiên trên trang của bạn. Điều này có thể là hình ảnh tiêu đề trang hoặc nếu trang của bạn không có ảnh đầu đề, SharePoint sẽ sử dụng hình ảnh đầu tiên trong cột đầu tiên trong phần đầu tiên trên trang của bạn. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng một ảnh ngang hàng tại ảnh chính cho từng bài viết tin tức. Tìm hiểu cách thay đổi hoặc chọn hình ảnh thu nhỏ cho một trang.

Tạo nội dung hấp dẫn

Luôn đặt thông tin quan trọng nhất trong bài viết tin tức của bạn "trên đầu", giống như một câu chuyện tin tức trong một tờ báo.

 Sử dụng các mẹo sau đây để biết các tiêu đề trang tin tức để lấy sự chú ý của người đọc:

• Sử dụng số. Không sao để bắt đầu tiêu đề của bạn với một số.

• Sử dụng các trường hợp câu (trừ khi các tiêu chuẩn của tổ chức của bạnsẽ theo cách khác). Từ đầu tiên trong đầu phải được viết hoa như tất cả các danh từ phù hợp. Hầu hết các từ tiêu đề sẽ xuất hiện trong chữ viết hoa chữ thường. Không tận tất cả các từ. Trong hầu hết các trường hợp, hãy làm từ viết hoa đầu tiên sau dấu hai chấm. (Trong một số trường hợp, khi chỉ một từ sau dấu hai chấm, từ đó sẽ không được viết hoa. Sử dụng bản án tốt nhất của bạn.)

• Sử dụng các tính từ hấp dẫn. Ví dụ: khó khăn, vui vẻ, miễn phí, khó tin, rất quan trọng, lạ, tuyệt vời.

• Thu nhỏ cực tiểu và biểu thức. Sử dụng các biểu thức hoặc thành ngữ trong tiêu đề bài viết của bạn thường không có ý nghĩa đối với các diễn giả tiếng Anh không phải gốc.

• Sử dụng các lý do duy nhất. Những người như "danh sách" bài viết. Để bắt gặp sự chú ý của ai đó với một bài đăng danh sách, hãy dùng các từ như: lý do, các nguyên tắc, sự kiện, bài học, ý tưởng, cách, bí mật và thủ thuật.

• Sử dụng nội dung, tại sao, hoặc khi nào. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn viết bài viết để thuyết phục.

• Tạo lời hứa đậm. Hứa điều gì đó của người đọc có giá trị-giống như kỹ năng mới hoặc giải pháp cho một bí ẩn chưa được giải quyết. Dare The Reader để đọc bài viết của bạn-và sau đó cung cấp!

• Viết trong căng thẳng hiện tại. Sử dụng trình bày căng thẳng cho thông tin trước đây, căng trước cho nội dung trước đó, và căng thẳng trong tương lai cho các sự kiện sắp tới.

Lên kế hoạch cho quyền

Các trang liên lạc thường có số lượng nhỏ các tác giả nội dung và một số lượng lớn hơn nhiều người đọc. Quyền được quản lý bởi nhóm SharePoint và theo mặc định, bao gồm ba mức cấp phép:

• Chủ sở hữu – toàn quyền kiểm soát. Thực hành tốt để có ít nhất hai (2) chủ sở hữu cho từng site liên lạc.

• Thành viên – sửa quyền. Bạn có thể có nhiều thành viên như bạn muốn, nhưng đó là một ý kiến hay để giữ số tương đối nhỏ để bạn có thể cung cấp giám sát phù hợp. Bất kỳ thành viên nào có thể chỉnh sửa nội dung được tạo bởi bất kỳ thành viên nào khác và các trang xem trong trạng thái bản thảo.

• Khách truy cập – đọc quyền. Dễ dàng hơn nếu bạn quản lý nhóm khách truy cập nếu bạn sử dụng một nhóm người lớn hiện có cho khách truy cập của bạn – chẳng hạn như mọi người, ngoại trừ người dùng bên ngoài. Nếu bạn muốn tạo một site liên lạc riêng tư, bạn có thể thêm một nhóm Microsoft 365 hiện có cho nhóm khách truy cập của mình hoặc một nhóm bảo mật hỗ trợ thư hiện có.

Các tác giả nội dung sẽ được thêm vào nhóm thành viên. Sự khác biệt chính giữa các quyền đối với chủ sở hữu và thành viên là khả năng gán quyền đối với trang web. Ngoài ba nhóm cấp phép được liệt kê ở trên, mỗi site cũng có một người quản trị site (trước đây gọi là người quản trị tuyển tập trang). Nếu tổ chức của bạn hỗ trợ việc tạo tự phục vụ cho các site liên lạc, người quản trị site sẽ là người đã tạo trang.