Sau khi bạn phát triển một kế hoạch tệp và thiết kế giải pháp quản lý bản ghi của mình trong SharePoint, hãy lên kế hoạch cách các tài liệu hiện hoạt trong tổ chức của bạn – bản sao điện tử và giấy – sẽ trở thành các bản ghi. Bài viết này sẽ xem lại các kỹ thuật bạn có thể sử dụng để khai báo tài liệu hiện hoạt là bản ghi và đề xuất một cách để lên kế hoạch cách các mục trong gói tệp của bạn trở thành bản ghi.

Kỹ thuật chuyển đổi tài liệu hiện hoạt sang bản ghi trong SharePoint

Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật sau đây để chuyển đổi tài liệu hiện hoạt thành bản ghi:

  • Khai báo một tài liệu là bản ghi theo cách thủ công.

  • Xác định chính sách khai báo một tài liệu là bản ghi hoặc gửi tài liệu tới site Trung tâm Bản ghi tại một thời điểm xác định.

  • Tạo một dòng công việc gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi.

  • Sử dụng giải pháp tùy chỉnh dựa trên mô hình SharePoint tượng chính.

Tạo bản ghi theo cách thủ công

Nếu tính năng quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho một thư viện tài liệu, người dùng có thể khai báo rõ ràng một tài liệu trong thư viện là một bản ghi bằng cách sửa các chi tiết tuân thủ của tài liệu đó. Khi người quản trị tuyển tập site bật tính năng quản lý bản ghi tại chỗ, người quản trị tuyển tập site sẽ xác định người có thể khai báo và không xác nhận bản ghi và liệu người dùng có thể sửa hoặc xóa tài liệu sau khi họ trở thành bản ghi hay không.

Nếu đã tạo kết nối với site Trung tâm Bản ghi, người dùng có thể gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi theo cách thủ công bằng cách sử dụng lệnh Gửi tới. Khi người quản trị nhóm cấu hình kết nối với site Trung tâm Bản ghi, lệnh này sẽ sẵn dùng trên tất cả các tài liệu hiện hoạt. Tùy thuộc vào cách cấu hình kết nối, các tài liệu có thể được sao chép sang site Trung tâm Bản ghi, di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi, hoặc di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi với một nối kết đến tài liệu được duy trì.

Mặc dù gửi bản ghi theo cách thủ công đến site Trung tâm Bản ghi không phải là giải pháp quy mô lớn thực tế, nhưng bạn có thể sử dụng giải pháp này để bổ sung các phương pháp tạo bản ghi khác.

Xác định một chính sách

Chính sách lưu trữ chỉ định các hành động để thực hiện trên các tài liệu tại một số thời điểm nhất định. Các hành động chính sách sẽ tự động diễn ra. Người dùng không phải bắt đầu hành động.

Hai hành động chính sách liên quan cụ thể đến việc quản lý bản ghi: truyền tài liệu đến một vị trí khác và khai báo một tài liệu là một bản ghi. Nếu tồn tại kết nối với site Trung tâm Bản ghi, bạn có thể tạo chính sách để gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Chính sách cũng xác định sẽ sao chép tài liệu sang site Trung tâm Bản ghi, di chuyển hoặc di chuyển tài liệu và để lại nối kết trong thư viện tài liệu. Nếu chức năng quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho site, bạn có thể tạo một chính sách khai báo một tài liệu là một bản ghi. Bạn cũng có thể sử dụng mô hình SharePoint tượng Người dùng để tạo một hành động tùy chỉnh.

Chính sách duy trì có thể có nhiều giai đoạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách duy trì có tác dụng xóa tất cả các phiên bản trước đó của một tài liệu một năm sau khi tài liệu được thay đổi lần cuối và chuyển tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi năm năm sau khi tài liệu được thay đổi lần cuối.

Nếu tính năng quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho một site, site có thể chứa cả tài liệu và bản ghi hiện hoạt. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ định các chính sách duy trì khác nhau cho các tài liệu và bản ghi hiện hoạt. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách khai báo một tài liệu hiện hoạt là một bản ghi hai năm sau khi tài liệu được tạo và tạo một chính sách thứ hai xóa một bản ghi bảy năm sau khi nó được khai báo là một bản ghi.

Tạo dòng công việc

Khi tạo dòng công việc, bạn có thể thêm hành động để gửi mục đến kho lưu trữ. Bằng cách sử dụng hành động này, bạn có thể tạo dòng công việc gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Bạn cũng có thể bao gồm các hành động khác trong dòng công việc. Ví dụ, bạn có thể tạo một dòng công việc gửi thông điệp email đến tác giả của tài liệu yêu cầu phê duyệt, sau đó gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Bạn có thể kết hợp các chính sách và dòng công việc bằng cách tạo một chính sách duy trì chạy dòng công việc mới một năm sau khi tài liệu được tạo ra.

Bạn cũng có thể dùng mô hình SharePoint tượng Mới để tạo một dòng công việc tùy chỉnh sao chép tệp vào site Trung tâm Bản ghi. Dòng công việc gửi tệp đến site Trung tâm Bản ghi có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu của bạn như là một phần của dòng công việc hướng dẫn tài liệu qua vòng đời của tài liệu. Đối với các loại tài liệu có vòng đời có thể dự đoán, chẳng hạn như báo cáo chi phí, bạn có thể thực hiện dòng công việc hướng dẫn tài liệu qua các giai đoạn khác nhau và như một bước cuối cùng, gửi một bản sao của tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Dòng công việc có thể được kích hoạt bằng cách tạo một tài liệu mới.

Sử dụng giải pháp tùy chỉnh

Bạn có thể phát triển giải pháp tùy chỉnh sử dụng các đối tượng trong không gian tên của Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy để gửi nội dung từ các nguồn dữ liệu khác đến site Trung tâm Bản ghi. Để biết thêm thông tin về cách thực thi giải pháp tùy chỉnh sử dụng mô hình đối tượng SharePoint, hãy xem SharePointcông cụ Phát triển Phần mềm (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).

Hoàn tất kế hoạch của bạn

Sau khi bạn phát triển kế hoạch tệp và xem xét các phương pháp di chuyển nội dung vào site Trung tâm Bản ghi, hãy hoàn thành kế hoạch tệp của bạn bằng cách xác định cách gửi từng loại bản ghi đến site Trung tâm Bản ghi. Những điều cần cân nhắc bao gồm:

  • Tuân thủ là bắt buộc hay tự nguyện?

  • Bạn có thể phụ thuộc vào kết quả của người dùng trong tổ chức của bạn để tuân thủ quy trình quản lý bản ghi không? Nói chung, hãy tránh xử lý thủ công. Tuy nhiên, nếu cần, hãy tạo khóa đào tạo và giám sát phù hợp để đảm bảo tuân thủ nhóm.

  • Nội dung có được lưu trữ trên máy SharePoint quản lý tài liệu không?

  • Bạn có đang duy trì nội dung vật lý không? Việc quản lý nội dung vật lý hiện hoạt, chẳng hạn như bản sao cứng hoặc CD-ROM và gửi đến một kho lưu trữ bản ghi (cùng với theo dõi bản ghi trong site Trung tâm Bản ghi) yêu cầu có kế hoạch duy nhất không được mô tả trong chủ đề này. Ví dụ, nếu không tồn tại phiên bản điện tử nào của tài liệu giấy, bạn có thể phải theo dõi mục bằng cách dùng một danh sách có các chính sách và dòng công việc liên kết.

Bảng sau đây hiển thị cách thức một số bản ghi trong kế hoạch tệp mẫu sẽ di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi:

Tài liệu

Mô tả

Phương tiện

Vị trí nguồn

Trở thành bản ghi...

Gói lợi ích

Mô tả kế hoạch lợi ích của nhân viên.

Trang web

SharePoint viện tài liệu

Dùng dòng công việc tùy chỉnh liên kết với chính sách hết hạn

Gói bảo hiểm

Mô tả gói bảo hiểm nhân viên.

In

Tài liệu vật lý liên kết với mục danh sách trong SharePoint

Bằng cách gửi mục đó vào một kho lưu giữ vật lý và tạo một mục danh sách trong site Trung tâm Bản ghi để theo dõi (sử dụng mã vạch)

Bảng chấm công bảng lương

Tóm tắt số giờ làm việc, giờ làm thêm và lương đã thanh toán.

Tài liệu điện tử

Máy chủ bản ghi bảng lương không dựa trên danh SharePoint

Sử dụng một chương trình tùy chỉnh

Tệp phát triển sản phẩm

Đặc tả của sản phẩm và tài liệu liên kết.

Tài liệu điện tử

SharePoint viện tài liệu

Sử dụng dòng công việc tùy chỉnh liên kết với chính sách hết hạn và theo cách thủ công bằng cách sử dụng lệnh Gửi đến

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×