Lập kế hoạch về cách thu thập bản ghi

Tạo bản ghi theo cách thủ công

Nếu tính năng quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho một thư viện tài liệu, người dùng có thể khai báo rõ ràng một tài liệu trong thư viện là một bản ghi bằng cách sửa các chi tiết tuân thủ của tài liệu đó. Khi người quản trị tuyển tập site bật tính năng quản lý bản ghi tại chỗ, người quản trị tuyển tập site sẽ xác định người có thể khai báo và không xác nhận bản ghi và liệu người dùng có thể sửa hoặc xóa tài liệu sau khi họ trở thành bản ghi hay không.

Nếu đã tạo kết nối với site Trung tâm Bản ghi, người dùng có thể gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi theo cách thủ công bằng cách sử dụng lệnh Gửi tới. Khi người quản trị nhóm cấu hình kết nối với site Trung tâm Bản ghi, lệnh này sẽ sẵn dùng trên tất cả các tài liệu hiện hoạt. Tùy thuộc vào cách cấu hình kết nối, các tài liệu có thể được sao chép sang site Trung tâm Bản ghi, di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi, hoặc di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi với một nối kết đến tài liệu được duy trì.

Mặc dù gửi bản ghi theo cách thủ công đến site Trung tâm Bản ghi không phải là giải pháp quy mô lớn thực tế, nhưng bạn có thể sử dụng giải pháp này để bổ sung các phương pháp tạo bản ghi khác.

Xác định một chính sách

Chính sách lưu trữ chỉ định các hành động để thực hiện trên các tài liệu tại một số thời điểm nhất định. Các hành động chính sách sẽ tự động diễn ra. Người dùng không phải bắt đầu hành động.

Hai hành động chính sách liên quan cụ thể đến việc quản lý bản ghi: truyền tài liệu đến một vị trí khác và khai báo một tài liệu là một bản ghi. Nếu tồn tại kết nối với site Trung tâm Bản ghi, bạn có thể tạo chính sách để gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Chính sách cũng xác định sẽ sao chép tài liệu sang site Trung tâm Bản ghi, di chuyển hoặc di chuyển tài liệu và để lại nối kết trong thư viện tài liệu. Nếu chức năng quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho site, bạn có thể tạo một chính sách khai báo một tài liệu là một bản ghi. Bạn cũng có thể sử dụng mô hình SharePoint tượng Người dùng để tạo một hành động tùy chỉnh.

Chính sách duy trì có thể có nhiều giai đoạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách duy trì có tác dụng xóa tất cả các phiên bản trước đó của một tài liệu một năm sau khi tài liệu được thay đổi lần cuối và chuyển tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi năm năm sau khi tài liệu được thay đổi lần cuối.

Nếu tính năng quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho một site, site có thể chứa cả tài liệu và bản ghi hiện hoạt. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ định các chính sách duy trì khác nhau cho các tài liệu và bản ghi hiện hoạt. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách khai báo một tài liệu hiện hoạt là một bản ghi hai năm sau khi tài liệu được tạo và tạo một chính sách thứ hai xóa một bản ghi bảy năm sau khi nó được khai báo là một bản ghi.

Tạo dòng công việc

Khi tạo dòng công việc, bạn có thể thêm hành động để gửi mục đến kho lưu trữ. Bằng cách sử dụng hành động này, bạn có thể tạo dòng công việc gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Bạn cũng có thể bao gồm các hành động khác trong dòng công việc. Ví dụ, bạn có thể tạo một dòng công việc gửi thông điệp email đến tác giả của tài liệu yêu cầu phê duyệt, sau đó gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Bạn có thể kết hợp các chính sách và dòng công việc bằng cách tạo một chính sách duy trì chạy dòng công việc mới một năm sau khi tài liệu được tạo ra.

Bạn cũng có thể dùng mô hình SharePoint tượng Mới để tạo một dòng công việc tùy chỉnh sao chép tệp vào site Trung tâm Bản ghi. Dòng công việc gửi tệp đến site Trung tâm Bản ghi có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu của bạn như là một phần của dòng công việc hướng dẫn tài liệu qua vòng đời của tài liệu. Đối với các loại tài liệu có vòng đời có thể dự đoán, chẳng hạn như báo cáo chi phí, bạn có thể thực hiện dòng công việc hướng dẫn tài liệu qua các giai đoạn khác nhau và như một bước cuối cùng, gửi một bản sao của tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Dòng công việc có thể được kích hoạt bằng cách tạo một tài liệu mới.

Sử dụng giải pháp tùy chỉnh

Bạn có thể phát triển giải pháp tùy chỉnh sử dụng các đối tượng trong không gian tên của Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy để gửi nội dung từ các nguồn dữ liệu khác đến site Trung tâm Bản ghi. Để biết thêm thông tin về cách thực thi giải pháp tùy chỉnh sử dụng mô hình đối tượng SharePoint, hãy xem SharePointcông cụ Phát triển Phần mềm (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).