Lọc các giá trị duy nhất và loại bỏ các giá trị trùng lặp là hai tác vụ liên quan chặt chẽ với nhau vì kết quả hiển thị là giống nhau — một danh sách các giá trị duy nhất. Tuy nhiên, sự khác biệt rất quan trọng. Khi lọc các giá trị đơn nhất, bạn sẽ tạm thời ẩn các giá trị trùng lặp, nhưng khi bạn loại bỏ các giá trị trùng lặp, bạn sẽ xóa vĩnh viễn những giá trị trùng lặp. Giá trị trùng lặp là giá trị trong đó tất cả các giá trị trong hàng khớp chính xác với tất cả các giá trị trong hàng khác. Các giá trị trùng lặp được xác định theo giá trị hiển thị trong ô chứ không nhất thiết là giá trị được lưu trữ trong ô. Ví dụ: nếu bạn có cùng một giá trị ngày trong các ô khác nhau, một định dạng là "08/12/2017" và ô còn lại là "8/12/2017", thì các giá trị sẽ là duy nhất. Bạn nên lọc hoặc định dạng có điều kiện các giá trị duy nhất trước để xác nhận rằng kết quả là như mong muốn trước khi loại bỏ các giá trị trùng lặp.
Lưu ý
Nếu công thức trong các ô khác nhau nhưng các giá trị giống nhau, thì chúng được coi là trùng lặp. Ví dụ: nếu ô A1 chứa công thức =2-1 và ô A2 chứa công thức =3-2, miễn là giá trị được định dạng giống nhau thì chúng được coi là giá trị trùng lặp. Nếu cùng một giá trị được định dạng bằng cách dùng các định dạng số khác nhau, chúng sẽ không được xem là trùng lặp. Ví dụ: nếu giá trị trong ô A1 được định dạng là 1,00 và giá trị trong ô A2 được định dạng là 1, chúng sẽ không được xem là trùng lặp.
Bộ lọc cho các giá trị duy nhất
Chọn phạm vi ô hoặc đảm bảo rằng ô hiện hoạt nằm trong một bảng.
Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy bấm Nâng cao.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Để Thực hiện thao tác này Lọc dải ô hoặc bảng tại chỗ Chọn dải ô, rồi bấm Lọc danh sách, tại chỗ. Sao chép kết quả của bộ lọc vào một vị trí khác Chọn phạm vi ô, bấm Sao chép vào vị trí khác, sau đó trong hộp Sao chép vào , hãy nhập tham chiếu ô.
Lưu ý: Nếu bạn sao chép kết quả lọc vào một vị trí khác, các giá trị duy nhất từ phạm vi đã chọn sẽ được sao chép sang vị trí mới. Dữ liệu gốc không bị ảnh hưởng.Chọn hộp kiểm Chỉ bản ghi duy nhất , rồi bấm OK.
Thêm tùy chọn
Loại bỏ các giá trị trùng lặp
Khi bạn loại bỏ các giá trị trùng lặp, chỉ những giá trị trong phạm vi ô hoặc bảng đã chọn sẽ bị ảnh hưởng. Bất kỳ giá trị nào khác nằm ngoài phạm vi ô hoặc bảng sẽ không bị thay đổi hoặc di chuyển. Vì bạn sẽ xóa vĩnh viễn dữ liệu, bạn nên sao chép phạm vi ô hoặc bảng ban đầu vào một trang tính hoặc sổ làm việc khác trước khi loại bỏ các giá trị trùng lặp.
Lưu ý
Bạn không thể loại bỏ các giá trị trùng lặp khỏi dữ liệu được đặt đại cương hay có tổng phụ. Để loại bỏ các trùng lặp, trước tiên bạn phải loại bỏ cả đại cương và tổng phụ.
Chọn phạm vi ô hoặc đảm bảo rằng ô hiện hoạt nằm trong một bảng.
Trên tab Dữ liệu , trong nhóm Công cụ Dữ liệu , hãy bấm Loại bỏ Trùng lặp.
Chọn một hoặc nhiều hộp kiểm tham chiếu đến các cột trong bảng, rồi bấm Loại bỏ Trùng lặp.
Mẹo
Nếu phạm vi ô hoặc bảng chứa nhiều cột và bạn chỉ muốn chọn một vài cột, hãy bỏ chọn hộp kiểm Chọn Tất cả , rồi chỉ chọn những cột bạn muốn.
Áp dụng định dạng điều kiện cho các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp
Bạn có thể áp dụng định dạng điều kiện cho các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp để người ta có thể nhìn thấy chúng một cách dễ dàng. Ví dụ: dữ liệu trùng lặp mã hóa bằng màu có thể giúp bạn định vị và loại bỏ dữ liệu đó nếu cần.
- Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.
- Trên tab Trang đầu , trong nhóm Kiểu , bấm Định dạng Có điều kiện, trỏ đến Tô sáng Quy tắc Ô, rồi bấm Giá trị trùng lặp.
- Chọn tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới , sau đó bấm OK.
Áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện nâng cao cho các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp
Bạn có thể tạo một quy tắc để đặt mã màu cho dữ liệu duy nhất hoặc trùng lặp trong trang tính của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi dữ liệu của bạn bao gồm nhiều bộ giá trị trùng lặp.
- Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.
- Trên tab Trang đầu , trong nhóm Kiểu , bấm Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quy tắc Mới.
- Trong danh sách Kiểu, chọn Cổ điển, rồi trong danh sách Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối , chọn Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.
- Trong các giá trị trong danh sách phạm vi đã chọn , hãy chọn duy nhất hoặc trùng lặp.
- Trong danh sách Định dạng với , hãy chọn một tùy chọn để biết cách bạn muốn định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.
Sửa các quy tắc định dạng có điều kiện nâng cao
Bạn có thể sửa một quy tắc hiện có và sửa đổi nó để áp dụng định dạng có điều kiện cho dữ liệu duy nhất hoặc trùng lặp.
- Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.
- Trên tab Trang đầu , trong nhóm Kiểu , bấm Định dạng có Điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.
- Hãy đảm bảo đã chọn trang tính hoặc bảng thích hợp trong danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho .
- Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa Quy tắc.
- Chọn tùy chọn bạn muốn, rồi bấm vào OK.