Hộp thư chung giúp nhóm người dễ dàng giám sát và gửi email từ một biệt danh email công cộng như info@contoso.com. Khi một người trong nhóm trả lời thư được gửi vào hộp thư chung, email sẽ xuất hiện từ địa chỉ dùng chung, không phải từ người dùng cá nhân. Bạn cũng có thể sử dụng hộp thư chung làm lịch nhóm dùng chung. Hộp thư chung cũng thích hợp để sử dụng làm tài khoản email "không trả lời".
Mẹo
Nếu bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm thêm thông tin về cách thiết lập Microsoft 365, hãy truy cập Trợ giúp & tìm hiểu dành cho doanh nghiệp nhỏ.
Hộp thư chung không được thiết kế để bất kỳ ai chia sẻ hộp thư có thể đăng nhập trực tiếp vào tài khoản. Chính tài khoản của hộp thư chung mới cần phải ở trạng thái vô hiệu hóa.
Mẹo
Trước khi bạn có thể sử dụng hộp thư chung, người quản trị Microsoft 365 cho tổ chức của bạn phải tạo hộp thư chung và thêm bạn vào làm thành viên. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo hộp thư chung, trong đó mô tả những việc người quản trị cần làm.
Chọn tùy chọn tab bên dưới cho phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tôi có phiên bản Outlook nào?
Lưu ý
Nếu các bước bên dưới tab Outlook mới này không hoạt động, bạn có thể hiện chưa sử dụng Outlook mới cho Windows. Chọn tab Outlook cổ điển và làm theo các bước đó thay vào đó.
Mẹo
Để giúp trợ lý điều hành và đại diện dẫn hướng tốt hơn trong việc quản lý hộp thư trong Outlook mới, dưới đây là một số mẹo về thư.
Thêm hộp thư chung vào Outlook mới
Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng rồi khởi động lại Outlook mới. Hộp thư chung sẽ hiển thị tự động trong ngăn Thư mục của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu hộp thư chung không hoạt động?
Nếu người quản trị mới chỉ gần đây thêm bạn vào hộp thư chung thì sẽ mất vài phút trước khi hộp thư chung xuất hiện. Chờ một lát, rồi đóng và khởi động lại Outlook mới một lần nữa. Hoặc thêm hộp dùng chung theo cách thủ công.
Chọn Thư từ ngăn dẫn hướng trong Outlook mới.
Trong ngăn Thư mục, bấm chuột phải vào tên tài khoản của bạn, rồi chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung.
Trong cửa sổ Thêm thư mục hoặc hộp thư chia sẻ , hãy nhập tên của hộp thư mà bạn muốn truy nhập, ví dụ: info@contoso.com.
Lưu ý
Bạn có thể thêm hộp thư chung bất kỳ lúc nào, tuy nhiên trước khi bạn có thể bắt đầu sử dụng, người quản trị CNTT phải thêm bạn làm thành viên.
Tìm hộp thư chung trong ngăn thư mục
Trong ngăn thư mục ở bên trái, xác định vị trí thư mục Đã chia sẻ với tôi . Chọn thư mục để mở rộng. Hộp thư chung của bạn là một thư mục con dưới mục Đã chia sẻ với tôi. Khi bạn chọn tên của hộp thư chung ở đó, tên sẽ mở rộng để hiển thị các thư mục email chuẩn, như Hộp thư đến, Thư nháp và Mục đã Gửi.
Gửi thư từ hộp thư chung
- Chọn Thư từ ngăn dẫn hướng trong Outlook cho Windows mới.
- Trên tab Nhà, chọnThư Mới>.
- Nếu bạn không thấy trường Từ ở đầu thư của bạn (bên cạnh Gửi), trên tab Tùy chọn , hãy chọn Hiển thị Từ.
- Chọn Từ trong thư, rồi thay đổi thành địa chỉ email dùng chung. Nếu bạn không thấy địa chỉ email dùng chung của mình, chọn Địa chỉ email khác, rồi nhập địa chỉ email dùng chung.
- Hoàn tất việc nhập thư, rồi chọn Gửi.
Từ nay đến khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.
Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.
Trả lời thư được gửi đến hộp thư chung
- Mở Outlook mới cho Windows.
- Mở email bạn muốn trả lời.
- Trong trường Người gửi ở đầu thư của bạn, bạn sẽ thấy tên hộp thư chung của mình. Nếu bạn không thấy, hãy chọn hộp danh sách thả xuống Từ, rồi chọn hộp thư chung của bạn.
- Hoàn tất việc nhập thư, rồi chọn Gửi.
Khi bạn muốn gửi thư từ hộp thư chung, địa chỉ sẽ sẵn dùng trong danh sách thả xuống Từ của bạn.
Bất cứ khi nào bạn gửi thư từ hộp thư chung, người nhận sẽ chỉ thấy địa chỉ email dùng chung trong thư.
Tìm kiếm trên hộp thư chung
Sau khi hộp thư chung được thêm vào Outlook mới, việc tìm kiếm trong hộp thư chung cũng tương tự như tìm kiếm trên hộp thư chính.
- Mở Outlook mới cho Windows.
- Chọn một thư mục trong hộp thư chung ở ngăn thư mục.
- Trong hộp Tìm kiếm ở đầu cửa sổ Outlook, nhập truy vấn bạn muốn sử dụng để tìm kiếm, rồi nhấn Enter.
Danh sách thư sẽ hiển thị kết quả dựa trên tìm kiếm từ thư mục đã chọn trong hộp thư chung.
Sử dụng lịch dùng chung từ hộp thư chung
Sau khi người quản trị đã thêm bạn làm thành viên của hộp thư chung, hãy đóng, rồi khởi động lại Outlook. Lịch dùng chung liên kết với hộp thư chung sẽ tự động được thêm vào danh sách Lịch của bạn.
- Trong Outlook mới, đi đến dạng xem lịch biểu, rồi chọn hộp thư chung.
Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng. - Mọi thành viên của hộp thư chung đều có thể tạo, xem và quản lý các cuộc hẹn trên lịch, tương tự như cuộc hẹn cá nhân. Tất cả những người là thành viên của hộp thư chung đều có thể thấy các thay đổi đối với lịch dùng chung.
Sử dụng danh sách liên hệ chung trong hộp thư
Danh bạ cho hộp thư chung và hộp thư của người dùng khác hiện không sẵn có trong Outlook mới. Tổ chức Outlook của Microsoft đang tích cực làm việc để cập nhật tính năng này.
Tính sẵn dùng của phần bổ trợ trong hộp thư dùng chung
Trong Outlook mới trên Windows, hỗ trợ phần bổ trợ trong hộp thư chung sẽ khác nhau tùy theo kịch bản cụ thể và việc hộp thư chung có được thăng cấp lên tài khoản đầy đủ hay không. Để tìm hiểu thêm về những kịch bản này, hãy xem Sử dụng phần bổ trợ trong Outlook.
Tôi cần biết thêm gì nữa về hộp thư chung trong Outlook mới?
Để tìm hiểu thêm về cách thêm hộp thư chung dưới dạng tài khoản, hãy xem tại đây. Việc thêm hộp thư chung dưới dạng tài khoản sẽ cung cấp hỗ trợ cho các chức năng sau:
| Thông báo | Số lượng chưa đọc | Trả lời tự động |
|---|---|---|
| Thể loại | Tùy chọn cho nội dung trợ năng | Hộp thư đến Ưu tiên |
| Định dạng thư | Tùy chọn tệp đính kèm | Quy tắc |
| Định dạng điều kiện | Quét dọn | Thư rác |
| Hướng dẫn nhanh | Chuyển tiếp | Chính sách duy trì |
| Thư mời và sự kiện | Giờ làm việc |
Các chức năng khác hiện không sẵn dùng cho hộp thư chung nhưng sẽ được thêm trong bản cập nhật trong tương lai:
- Cấp quyền truy nhập mới được ủy quyền vào hộp thư
Dưới đây là một số mẹo về thư giúp trợ lý điều hành và đại diện dẫn hướng quản lý hộp thư tốt hơn trong Outlook mới.
Mẹo về thư
Bộ lọc thư và quy tắc dành cho người quản trị điều hành
Trong Outlook mới, quản trị điều hành có thể sử dụng bộ lọc email Có thư mời lịch để dễ dàng tìm thấy lời mời họp.
Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc Email đã nhận cho người khác cho tài khoản người điều hành của bạn và tự động di chuyển email đó đến một thư mục riêng rồi phân loại theo ý bạn.
Kéo và thả email để tạo nhiệm vụ
Dễ dàng nắm được thông tin bằng cách kéo email vào Ngày của tôi để chuyển email thành tác vụ.
Ghim email để truy cập nhanh
Giờ đây, bạn có thể ghim một email để xuất hiện ở đầu hộp thư đến của mình, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải quay lại và tìm kiếm email. Di chuột hoặc bấm chuột phải vào email và chọn Ghim để ghim email.
Lên lịch thời điểm gửi email
Trong thế giới làm việc kết hợp ngày nay, một ngày của bạn có thể là đêm của người khác, vì vậy bạn không muốn gửi email cho ai đó vào lúc nửa đêm. Với Outlook mới, việc gửi email thật đơn giản khi bạn muốn. Chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Gửi , rồi chọn Lên lịch gửi.
Báo lại Email
Đôi khi email rất quan trọng nhưng chưa phải lúc đó. Với tính năng Báo lại, bạn có thể lên lịch thời gian cho email gửi lại vào hộp thư đến của bạn, xuất hiện vào thời điểm bạn muốn, để bạn có thể xử lý email khi đến thời điểm thích hợp với mình. Chỉ cần bấm chuột phải vào thư bất kỳ và chọn Báo lại hoặc chọn Báo lại từ dải băng. Sau đó chọn thời gian bạn muốn giao hàng.
Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung
Chỉ người quản trị Microsoft 365 mới có quyền thiết lập tính năng này. Để biết hướng dẫn, hãy xem Tạo hộp thư chung.
Xem thêm
Thêm hộp thư chung vào Outlook mobile
Mở thư mục Thư, Calendar hoặc People được chia sẻ trong Outlook for Mac