Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế có hiệu lực

Nếu một bức ảnh có giá trị là một ngàn từ, giá trị đó là gì cho những người không nhìn thấy được những gì? Trong thế giới kỹ thuật số của chúng tôi, rất dễ dàng cho những người khiếm thị bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc có trải nghiệm bực bội và tiêu cực. Hãy tưởng tượng, ví dụ: một diễn giả phát âm sẽ gửi bản trình bày của họ sau một hội thảo. Bản trình bày chứa đồ họa thông tin để minh họa một điểm quan trọng. Nếu không có mô tả về đồ họa thông tin, bất kỳ ai có khiếm thị trực quan không thể tìm hiểu về đồ họa và bỏ lỡ thông tin chính.

Văn bản thay thế (văn bản thay thế) là văn bản mô tả được truyền tải ý nghĩa và ngữ cảnh của mục trực quan trong một thiết đặt kỹ thuật số, chẳng hạn như trên một ứng dụng hoặc trang web. Khi bộ đọc màn hình, chẳng hạn như trình tường thuật Microsoft, JAWS và NVDA tiếp cận nội dung số với văn bản thay thế, họ sẽ đọc văn bản thay thế to, cho phép mọi người hiểu rõ hơn về màn hình. Văn bản viết tay, mô tả văn bản thay thế giảm đáng kể và cải thiện trải nghiệm của người dùng.

Mọi người nghe thấy các từ không quan hệ, nhưng đều hiểu rõ các từ ngữ. Chủ đề này mô tả cách hiểu, viết và sử dụng văn bản thay thế hiệu quả trong các sản phẩm Microsoft Office.

Một nhóm người đang ngồi trước máy tính

Khi nào nên dùng văn bản thay thế?

Hình ảnh và hình ảnh

Hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của một hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không phải là không lâu hơn so với một câu hoặc hai lần, hầu hết thời gian một vài từ được lựa chọn thoughtfully sẽ được thực hiện. Hãy xem xét điều quan trọng về hình ảnh. Ví dụ, ngữ cảnh quan trọng có thể là thiết đặt, cảm xúc trên khuôn mặt của mọi người, màu sắc hoặc kích cỡ tương đối.

Ngăn văn bản thay thế có ví dụ về văn bản thay thế trong Word cho Windows.

Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Trong ví dụ bên dưới, văn bản thay thế được đề cập đến hình ảnh và không mô tả nội dung của ảnh đầy đủ.

Ví dụ về văn bản thay thế nghèo trong Word cho Windows.

Sơ đồ, biểu đồ dòng và biểu đồ

Khi xử lý các đối tượng cung cấp thông tin chi tiết, chẳng hạn như đồ họa thông tin, sử dụng văn bản thay thế để cung cấp thông tin được truyền tải trong đối tượng. Mô tả biểu đồ là biểu đồ thanh hiển thị doanh số theo thời gian ', ví dụ, sẽ không hữu ích đối với người mù. Cố gắng truyền tải về cái nhìn sâu sắc; Ví dụ: biểu đồ thanh hiển thị bán hàng qua thời gian. Trong tháng bảy, doanh số bán hàng cho thương hiệu bán hàng vượt quá cho thương hiệu B và tiếp tục tăng trong suốt năm.

Văn bản thay thế nên mô tả rõ ràng về điểm bắt đầu, tiến độ và kết thúc các biểu đồ dòng.

Ví dụ về văn bản thay thế cho biểu đồ hình tròn trong Word cho Windows.

Video

Video không giải thích nội dung của họ yêu cầu văn bản thay thế để mô tả trải nghiệm trực quan, ngay cả khi người dùng nghe nhạc, nền âm thanh và giọng nói. Văn bản thay thế nên mô tả nội dung và mục đích của video.

Lý tưởng nhất là một video có thể chứa theo dõi âm thanh thứ hai với một mô tả về các thành phần video hoàn toàn trực quan và không dễ truy nhập đối với người khiếm thị.

Khi không dùng văn bản thay thế?

Các đối tượng trực quan trang trí

Các đối tượng trang trí thêm lãi trực quan nhưng không có thông tin (ví dụ, đường viền phong cách). Những người sử dụng bộ đọc màn hình sẽ nghe thấy đây là trang trí để họ biết rằng họ không bị thiếu bất kỳ thông tin quan trọng nào. Để đánh dấu một hình ảnh như trang trí, chỉ cần chọn hộp kiểm đánh dấu là trang trí khi đang mở ngăn văn bản thay thế. Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.

Ngăn văn bản thay thế với tùy chọn đánh dấu là trang trí được chọn trong Word cho Windows.

Mẹo: Nếu bạn xuất tài liệu dưới dạng PDF, bất kỳ hình ảnh trực quan nào mà bạn đã đánh dấu là trang trí sẽ được tự động được gắn thẻ làm hiện vật, nghĩa là chúng sẽ bị bỏ qua bởi bộ đọc màn hình khi dẫn hướng qua các tệp PDF. 

Slicer và bảng

Nếu bộ kiểm tra trợ năng Microsoft Office không gắn cờ cho đối tượng khi thiếu văn bản thay thế, bạn không cần phải viết văn bản thay thế cho nó. Các slicer và bảng là các ví dụ về các đối tượng này.

Cách thêm văn bản thay thế vào đối tượng?

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào đối tượng, rồi chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế.

      Menu Chỉnh sửa văn bản thay thế cho hình trong Excel dành cho Win32
    • Chọn đối tượng. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút Văn bản thay thế trên dải băng Outlook for Windows.
  2. Trong ngăn Văn bản thay thế, nhập 1-2 câu vào hộp văn bản để mô tả đối tượng và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Hộp thoại Văn bản thay thế trong Word for Windows

Mẹo sử dụng văn bản thay thế trong Microsoft Office

  • Hãy nhớ sử dụng bộ kiểm tra trợ năng Microsoft Office trong quá trình xem xét của bạn. Nó kiểm tra xem tất cả nội dung trực quan có liên quan có văn bản thay thế và cũng cung cấp cho bạn các đề xuất khác để cải thiện khả năng truy nhập nội dung của bạn, chẳng hạn như kiểm tra tỷ lệ độ tương phản. Để chạy bộ kiểm tra trợ năng, chỉ cần bấm vào tab xem lại trên dải băng, rồi bấm vào kiểm tra khả năng truynhập. Để biết thêm thông tin về bộ kiểm tra trợ năng, hãy đi đến cải thiện khả năng truy nhập với bộ kiểm tra trợ năng.

  • Không sử dụng tên tệp, văn bản trùng lặp hoặc URL làm văn bản thay thế. Bộ kiểm tra trợ năng sẽ gắn cờ này vì chúng không hữu ích đối với người nào đó với khiếm thị trực quan. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới các quy tắc cho bộ kiểm tra trợ năng.

  • Nếu có một nhóm các đối tượng tạo thành một nhóm ngữ nghĩa, chẳng hạn như một nhóm ảnh mà tất cả Hiển thị chó, gán văn bản thay thế cho toàn bộ nhóm. Nếu đối tượng đã được nhóm lại với nhau để định dạng các lý do, hãy rã nhóm các đối tượng và gán văn bản thay thế thích hợp cho từng đối tượng.

Mẹo: Để kiểm tra chính tả và sửa một từ mà bạn đã nhập trong ngăn văn bản thay thế, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các lựa chọn thay thế được đề xuất.

Lưu ý: Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office trong một thời gian, bạn có thể nhận thấy rằng ngăn văn bản thay thế được dùng để có hai trường, tiêu đềmô tả. Bây giờ chúng ta sử dụng một trường mô tả duy nhất-nó đã được tìm thấy có một trường duy nhất là dễ dàng hơn và ít khó hiểu hơn cho cả bạn như là tác giả và bất kỳ ai cũng có thể sử dụng bộ đọc màn hình để tiêu thụ nội dung.

Văn bản thay thế tự động

Trong Microsoft 365, văn bản thay thế có thể được tạo tự động. Khi bạn chèn ảnh, bạn có thể thấy một thanh hiển thị ở cuối hình ảnh với văn bản thay thế tự động được tạo.

Trong Office 2019, văn bản thay thế không được tạo tự động khi bạn chèn hình ảnh. Nếu bạn muốn thêm văn bản thay thế tự động, hãy chọn nút tạo mô tả cho tôi trong ngăn văn bản thay thế. Tùy thuộc vào nội dung của hình ảnh, đôi khi tính năng này cung cấp cho bạn thẻ mô tả và đôi khi bạn nhận được các câu đầy đủ.

Nếu văn bản thay thế tự động được tạo ra, hãy nhớ xem lại và sửa nó trong ngăn văn bản thay thế và loại bỏ bất kỳ chú thích nào được thêm vào đó, chẳng hạn như "mô tả được tạo với độ tin cậy cao."

Hình ảnh với văn bản thay thế được tạo tự động ở cạnh dưới cùng của hình ảnh trong Word cho Windows.

Bật văn bản thay thế tự động

Trước khi bạn có thể sử dụng văn bản thay thế tự động, bạn phải kích hoạt các dịch vụ thông minh Office trong bất kỳ sản phẩm Office nào.

  1. Chọn > tùy chọntệp > chung và kiểm tra xem dịch vụ được chọn bên dưới dịch vụ thông minh Office.

  2. Chọn tab dễ truy nhập và kiểm tra xem tự động tạo văn bản thay thế cho tôi được chọn dưới văn bản thay thế tự động.

Tắt văn bản thay thế tự động

  1. Chọn > tùy chọntệp > dễ truy nhập và bỏ chọn tự động tạo văn bản thay thế cho tôi tùy chọn dưới văn bản thay thế tự động.

Vị trí để tìm các hướng dẫn chức năng văn bản thay thế

Nhận tài nguyên bổ sung để giúp bạn viết văn bản thay thế hiệu quả:

Luôn đi trước một bước nhờ Microsoft 365

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×