Phòng họp Microsoft Teams (Windows)

Bảng điều khiển màn hình cảm ứng trong phòng hội nghị là trung tâm của mọi cuộc họp. Máy sẽ tự động thức dậy khi phát hiện thấy chuyển động. Trên màn hình, có một số thao tác bạn có thể thực hiện:

• Tham gia cuộc họp đã lên lịch sắp tới bằng cách chọn Tham gia.

  Lưu ý: Để cuộc họp hiển thị trên bảng điều khiển phòng, người tổ chức nên đặt phòng làm địa điểm cuộc họp.

• Bắt đầu cuộc họp mới bằng cách chọn Họp ngay .

• Thực hiện cuộc gọi điện thoại bằng cách chọn và quay số.

• Chiếu máy tính xách tay của bạn bằng cách cắm cáp được kết nối với bảng điều khiển. Tùy thuộc vào cài đặt phòng, cài đặt này có thể được chiếu tự động vào phòng hoặc bạn có thể phải chọn Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

• Truyền nội dung từ cuộc họp của bạn vào phần hiển thị phòng từ màn hình máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.   

• Chọn Gia nhập bằng ID để tham gia cuộc họp không có trên lịch của bạn. 

• Chọn Xem thêm để biết hướng dẫn về cách thêm phòng vào cuộc họp, cung cấp phản hồi trên thiết bị, xem các tùy chọn trợ năng hoặc thay đổi cài đặt. Bạn cũng có thể điều chỉnh mức âm lượng cho âm thanh hệ thống (cuộc gọi đến, phát lại âm thanh nội dung HDMI và thông báo hệ thống).

• Chọn Điều khiển phòng để chuyển sang ứng dụng do OEM cung cấp cho phương tiện trong phòng hoặc ánh sáng phòng và/hoặc điều khiển mù. Tùy chọn này sẵn dùng khi được người quản trị CNTT cấu hình.

Khi bạn đang trong một cuộc họp, bạn sẽ có các tùy chọn để quản lý camera và micrô của bạn, chia sẻ nội dung, quản lý người dự, gọi phản ứng, thay đổi bố trí để hiển thị trong phòng và rời khỏi cuộc họp.

Sử dụng Outlook để đặt trước một phòng được trang bị Phòng họp Microsoft Teams
 

1. Mở Outlook và vào lịch biểu của bạn.

2. Chọn Cuộc họp Teams mới trong phần Cuộc họp Teams hoặc Cuộc họp mới, rồi chọn Cuộc họp Teams.

3. Chọn Trình tìm Phòng trong bộ lập lịch cuộc họp hoặc nhập địa chỉ email phòng hội thảo.

4. Chọn Hiển thị danh sách phòng và tìm một tòa nhà hoặc danh sách.

5. Chọn một phòng từ danh sách các phòng có sẵn.

6. Hoàn thành thư mời họp giống như bạn làm cho bất kỳ cuộc họp nào khác trước khi gửi.

Sử dụng Microsoft Teams để đặt trước phòng được trang bị Phòng họp Microsoft Teams

1. Mở Microsoft Teams và đi tới lịch của bạn.

2. Chọn Cuộc họp mới để lên lịch cuộc họp. Chọn kiểu cuộc họp từ menu thả xuống để lên lịch hội thảo web hoặc sự kiện trực tiếp.

3. Chọn Thêm người dự bắt buộc trong bộ lập lịch cuộc họp và nhập tên hoặc địa chỉ phòng hội thảo.

4. Chọn một phòng từ danh sách các phòng có sẵn.

5. Hoàn thành thư mời họp giống như bạn làm cho bất kỳ cuộc họp nào khác trước khi gửi.

Sử dụng Microsoft Teams để thêm Phòng Microsoft Teams vào cuộc họp hiện có

1. Tham gia cuộc họp từ thiết bị cá nhân của bạn.

2. Chọn Mọi người.

3. Tìm kiếm tên phòng (tên phòng trên bảng điều khiển) và chọn OK.

4. Chấp nhận cuộc gọi trên bảng điều khiển để tham gia cuộc họp.

Sử dụng Teams hoặc Outlook để thêm Phòng Microsoft Teams vào cuộc họp hiện có

1. Mở cuộc họp trong Teams hoặc Outlook trên thiết bị cá nhân của bạn.

2. Thêm tên phòng (trên bảng điều khiển) vào danh sách người dự hoặc tìm phòng bằng trình tìm Phòng trong bộ lập lịch cuộc họp (có sẵn trong Outlook) và gửi cập nhật.

3. Nếu cuộc họp được chấp nhận, cuộc họp đó sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển.

4. Chọn cuộc họp trên bảng điều khiển để tham gia.

Tham gia cuộc họp đã lên lịch

Tìm cuộc họp của bạn trên bảng điều khiển và chọn Tham gia để tham gia.

Các cuộc họp hiện tại sẽ nằm ở đầu danh sách. Bất kỳ cuộc họp sắp tới và khoảng thời gian nào mà phòng có sẵn sẽ được hiển thị trong danh sách. Chọn một cuộc họp sắp tới để xem chi tiết cuộc họp.

Nếu cài đặt phòng của bạn cho phép tham gia cuộc họp bên thứ ba, hãy tìm nhà cung cấp cuộc họp khác trên lịch và chọn Tham gia để nhập.   

Nếu một cuộc họp đã lên lịch không xuất hiện trên lịch phòng, hoặc nếu không có nút Gia nhập trên lát xếp cuộc họp, bạn sẽ cần mời phòng, thêm phòng trên thiết bị cá nhân của bạn hoặc chọn Gia nhập bằng ID cuộc họp và nhập ID cuộc họp và mật mã.

Tham gia cuộc họp đã lên lịch không có trên bảng điều khiển

1. Tham gia cuộc họp trên thiết bị cá nhân của bạn.

2. Khi bạn chọn cài đặt âm thanh và video, bạn sẽ có tùy chọn thêm phòng và sử dụng thiết bị âm thanh và video của phòng đó. Thiết bị cá nhân của bạn thậm chí có thể phát hiện phòng gần đó bằng cách sử dụng Bluetooth.
   
   Nếu có, bạn sẽ thấy (được đề xuất) bên cạnh Âm thanh phòng. Nếu phòng gần đó đã gia nhập cuộc họp, chỉ cần chọn Tắt âm thanh để tham gia với âm thanh tắt và tránh làm gián đoạn cuộc họp.
   

3. Nếu thiết bị của bạn không phát hiện phòng ở gần, hãy chọn Âm thanh phòng và tìm kiếm phòng.
   

4. Nếu bạn đã gia nhập cuộc họp trên thiết bị cá nhân của mình, bạn có thể chọn Hiển thị người dự , sau đó đi đến Mời ai đó hoặc quay số và tìm kiếm tên phòng. Sau đó, chọn phòng và OK để gọi vào cuộc họp.

5. Sau đó, phòng sẽ đổ chuông. Để tham gia cuộc họp, hãy chọn Chấp nhận trên bảng điều khiển phòng.
    

   Lưu ý: Đảm bảo đã tắt âm thanh trên thiết bị cá nhân trước khi bạn chấp nhận cuộc gọi trên bảng điều khiển phòng hoặc bạn có thể gây ra tiếng dội lại.

1. Chọn Họp ngay trên bảng điều khiển phòng. Cuộc họp của bạn sẽ bắt đầu tự động.

2. Bên dưới Nhập tên, tìm kiếm người bạn muốn mời.

3. Chọn tên của mọi người từ kết quả tìm kiếm.

4. Chọn Yêu cầu tham gia để thêm họ vào cuộc họp.

1. Chọn Liên hệ trên bảng điều khiển phòng.

2. Quay số, sau đó chọn Gọi .

Chia sẻ màn hình của bạn trong Phòng Teams (bên ngoài cuộc họp Teams)

Để chia sẻ màn hình nền của bạn với những người tham gia trong phòng bên ngoài cuộc họp Teams, hãy kết nối thiết bị cá nhân của bạn với cáp thích hợp được kết nối với bảng điều khiển phòng. Tùy thuộc vào cài đặt phòng, màn hình của bạn có thể được chia sẻ tự động hoặc bạn có thể phải chọn Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

Nếu bạn đang ở trong phòng có màn hình kép, bạn có thể chọn Nội dung trùng lặp hoặc Ngừng sao chép để điều chỉnh xem nội dung HDMI cục bộ được chia sẻ trên một màn hình hay cả hai màn hình.

Bạn cũng có thể truyền nội dung từ thiết bị cá nhân của mình. Để tìm hiểu thêm, hãy xem truyền từ thiết bị di độnghoặc truyền từ máy tính để bàn. 

Chia sẻ màn hình của bạn với tất cả người dự cuộc họp (trong cuộc họp Teams)

Có ba cách để chia sẻ với cả người dự trong phòng và trực tuyến từ một thiết bị cá nhân:

1. Tham gia cuộc họp trên thiết bị cá nhân của bạn và chọn Chia , sau đó chọn mục bạn muốn chia sẻ. Đi tới Chia sẻ màn hình của bạn trong cuộc họp Teams để tìm hiểu thêm. 

2. Kết nối thiết bị cá nhân của bạn với cáp được kết nối với bảng điều khiển phòng. Tùy thuộc vào cài đặt phòng, màn hình của bạn có thể được chia sẻ tự động hoặc bạn có thể phải chọn Chia sẻ > Thiết bị đã kết nối >Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

3. Truyền nội dung từ thiết bị cá nhân của bạn. Tìm hiểu thêm về truyền từ thiết bị di độnghoặc truyền từ máy tính để bàn. 

Chia sẻ nội dung trong phòng (trong cuộc họp Teams)

Camera nội dung cho phép bạn phát trực tuyến bảng trắng truyền thống vào các cuộc họp để người dự từ xa có thể nhìn thấy rõ những gì đang được vẽ. Trong khi bạn viết, chúng tôi sẽ làm vuông bảng, cải thiện viết tay và làm cho bất kỳ ai ở trước bảng trắng trở nên trong suốt.

Nếu đang ở trong phòng có camera nội dung, bạn có thể chia sẻ với camera nội dung bằng cách chọn Chia sẻ camera > Nội dung> Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

Nếu phòng của bạn có màn hình cảm ứng, bạn có thể sử dụng Microsoft Whiteboard trong cuộc họp của mình bằng cách chọn Chia sẻ > microsoft Whiteboard > Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng. 

Để dừng chia sẻ, hãy chọn Dừng chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

Thêm người dự

1. Trong cuộc họp, nhập tên của người dự mà bạn muốn thêm vào thanh tìm kiếm.

2. Chọn tên của người dự từ kết quả tìm kiếm.
   

3. Chọn Yêu cầu tham gia. 
   

Ghim người dự

Khi bạn muốn tập trung vào (các) người dự cụ thể, hãy chọn (các) tên của họ trên bảng điều khiển phòng, sau đó Ghim cho tôi.

Loại bỏ một người dự khỏi cuộc họp

Để xóa ai đó khỏi cuộc họp, hãy chọn tên của họ trên bảng điều khiển phòng, sau đó Xóa khỏi cuộc họp.

Quản lý dạng xem ở mặt trước màn hình phòng

Chọn Xem trên bảng điều khiển phòng. Bạn có thể chuyển đổi giữa các dạng xem khác nhau để hiển thị phòng. 
 

 

Xem	Hãy dùng nó để...
Bộ sưu tập	Tối ưu hóa bố trí của nội dung được chia sẻ để làm cho nội dung đó lớn nhất có thể, đồng thời cũng hiển thị nhiều người tham gia video hơn.
Bộ sưu tập lớn	Xem tối đa 49 luồng video cùng một lúc. Chế độ xem bộ sưu tập lớn khả dụng khi có ít nhất 9 người bật camera của họ.
Chế độ kết hợp	Xem tất cả những người có camera đã bật cùng nhau trên một nền ảo. Chế độ xem kết hợp sẵn dùng khi có ít nhất 4 người tham gia có camera được bật.
Hàng trước	Nâng cao cuộc họp kết hợp và cung cấp những người dự trong phòng với ngữ cảnh lớn hơn của cuộc họp. Trên màn hình hiển thị trước phòng, bạn có thể nhìn thấy người dự từ xa ở tầm mắt, bao gồm các trải nghiệm cuộc họp như trò chuyện và dạng xem danh sách người dự được giơ tay.
Tập trung vào nội dung	Chọn thời điểm bạn muốn chú ý đến nội dung được chia sẻ mà không bị xao nhãng khi xem video của người dự từ xa.
Hoán đổi màn hình	Hoán đổi những gì mỗi màn hình hiển thị khi thiết bị phòng ở chế độ hiển thị kép. Nếu bạn có hai màn hình phòng, một màn hình sẽ hiển thị nội dung và phòng còn lại sẽ hiển thị mọi người.
Hiển thị cuộc trò chuyện	Bật nút bật/tắt trò chuyện trên Bộ sưu tập, Thư viện lớn và chế độ Cùng nhau hoặc chọn 'Trò chuyện' trên menu thả xuống của hàng trước trên bộ chuyển đổi dạng xem. Người dùng phòng có thể nhìn thấy cuộc trò chuyện cuộc họp do người dự từ xa gửi trên màn hình hiển thị trước phòng. Tuy nhiên, thiết bị phòng không thể gửi thư.

Thay đổi thiết đặt cuộc họp

Các điều khiển cuộc họp trên bảng điều khiển cảm ứng tương tự như các điều khiển được tìm thấy trên ứng dụng Teams trên máy tính.

Điều khiển	Hãy dùng nó để...	Tìm hiểu thêm
Xem	Tùy chỉnh dạng xem bạn nhìn thấy ở mặt trước màn hình phòng để tập trung vào các khía cạnh khác nhau của cuộc họp
React	Gửi phản ứng trực tiếp hoặc giơ tay để tham gia một cuộc họp	Phản ứng trực tiếp Giơ tay lên
Xem thêm hành động	Tùy chỉnh âm thanh, video, cuộc trò chuyện, cài đặt cuộc gọi và nhiều hơn nữa trong cuộc họp của bạn	Bật/tắt phụ đề trực tiếp Hiện/ẩn bong bóng trò chuyện Bật/tắt video đến Bật /tắt từ xa phòng Bật/tắt chức năng khử tiếng ồn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh Đặt cuộc gọi ở chế độ chờ Báo cáo sự cố
Âm lượng	Điều chỉnh âm lượng loa
Camera	Bật hoặc tắt camera hoặc chọn thiết bị video bạn muốn sử dụng
Mic	Bật hoặc tắt micrô
Chia sẻ nội dung	Chia sẻ nội dung thiết bị được kết nối, Microsoft Whiteboard và camera nội dung	Xem mục Bên trên Chia sẻ nội dung
Rời khỏi	Rời khỏi cuộc họp