Quản lý email trước và sau kỳ nghỉ

Quy tắc là một cách tuyệt vời để quản lý thư của bạn, cả khi bạn ở văn phòng và ngoài văn phòng. Tính năng Trả lời Tự động có các quy tắc dựng sẵn của riêng mình, tính năng này chỉ bật khi bạn ở ngoài văn phòng. 

Từ hộp thoại quy tắc ở cuối cửa sổ Trả lời Tự động, Rachel chọn Thêm Quy tắc.

Sau đó, cô ấy advertisements@contoso.com vào trường Từ. Cô ấy nhận được thư hàng ngày từ địa chỉ này có chứa thông tin nhạy cảm về thời gian mà cô ấy không cần khi trở về từ kỳ nghỉ.

Trong mục Thực hiện những hành động này, Rachel sẽ chọn hộp để Xóa tất cả thư từ địa chỉ email đó. Cô ấy có thể tạo nhiều quy tắc di chuyển hoặc xóa hay thậm chí chuyển tiếp thư đến những người khác trong tổ chức của mình dựa trên các từ trong chủ đề hoặc nội dung thư, hoặc người gửi hoặc nhận thư. 

Khi cô ấy hoàn tất việc tạo quy tắc, cô ấy có thể lưu trả lời tự động của mình và rời khỏi kỳ nghỉ của mình để biết một số lượng email tốt của cô ấy sẽ tự động được chuyển tiếp đến đúng người và một nhóm khác sẽ bị xóa hoàn toàn.

Để biết thêm thông tin về cách thêm quy tắc, hãy xem mục Quản lý thông điệp email bằng cách sử dụng quy tắc.

Giờ đây, anh ấy đã quan tâm đến những thư email quan trọng nhất, Phát triển có thể sử dụng một bộ lọc tích hợp sẵn khác của Outlook và tùy chọn này cho @mentions. Sử dụng menu thả xuống Theo Ngày ở phía trên cùng bên phải danh sách thư của anh ấy, anh ấy chọn Thư được đề cập.

Không biết anh ấy có được đề cập đến trong một thư email cụ thể hay không, có khả năng người gửi cần một điều gì đó rõ ràng từ anh ấy, chứ không phải từ một trong các nhân viên của anh ấy.

Có khoảng năm mươi thư trong số này, và Bỏ đi có thể nhanh chóng xem qua danh sách, xóa những thư có thể đã được một trong các đồng nghiệp của mình xử lý, sau đó trả lời các đồng nghiệp khác. 

Nếu bạn có một số lượng lớn các dự án, một số dự án có thể nhạy cảm hơn so với các dự án khác. Tìm kiếm thư liên quan đến các dự án nhạy cảm nhất về thời gian trước tiên có thể giúp bạn luôn cập nhật các dự án này trong khi lưu dự án ít nhạy cảm về thời gian hơn vào một ngày khác.

Để tìm kiếm thư có chứa một cụm từ cụ thể, hãy sử dụng hộp Tìm kiếm ở đầu danh sách Outlook thư. Sử dụng dấu ngoặc đơn quanh một cụm từ nhiều từ để chỉ tìm kiếm cụm từ đó chứ không phải từng từ riêng lẻ trong cụm từ đó.

Việc nhóm thư bởi người gửi cho phép bạn tìm thấy thư bạn có thể nhanh chóng xóa, chẳng hạn như bản tin hoặc thư tự động từ tài khoản không được giám sát hoặc thư bạn cần phản hồi kịp thời, ví dụ như thư từ người giám sát trực tiếp của bạn.

Để nhóm thư của bạn theo người gửi, hãy bấm vào danh sách thả xuống Theo Ngày ở góc trên cùng bên phải của danh sách thư, rồi chọn Từ.