Tất cả chúng ta đã ở đó, đúng không? Sau kỳ nghỉ lội nước thú vị, bạn trở lại làm việc, mở Outlook và tìm hai nghìn thư chưa đọc đang đợi bạn. Bạn có thể cho phép mình quay lại kỳ nghỉ. Hoặc không bao giờ đi nghỉ nữa.

Nhưng Outlook là một chương trình mạnh mẽ và nó có thể giúp bạn nhanh chóng chiến với hộp thư đến đó — có thể nhanh hơn rất nhiều so với bạn tưởng tượng ra.

Quản lý email của bạn sau khi nghỉ phép

Chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Chúng ta hãy theo dõi rachel khi cô ấy chuẩn bị rời đi cho kỳ nghỉ mười ngày.

Rachel xử lý việc liên lạc và phối hợp cho năm dự án riêng biệt, cô là thành viên của hai mươi danh sách gửi thư khác nhau và cô ấy cũng nhận được một số lượng nhỏ các thư email cá nhân mỗi ngày.

Khi Rachel không ở văn phòng, Cherel sẽ là điểm liên hệ chính cho ba dự án của mình và Cheryl sẽ xử lý hai dự án còn lại.

Lần gần nhất Rachel đi nghỉ, cô ấy đã đặt Trả lời Tự động của mình để thông báo cho mọi người biết cô ấy sẽ quay lại trong mười ngày nhưng cô ấy không làm gì khác. Khi cô ấy trả về, Hộp thư đến của cô đã phát triển từ 50 thư đến 500 thư.

Lần này, chi tiêu của Rachel chỉ vài phút một ngày trước khi cô rời đi cùng một số tính năng chính của Outlook để giúp cô trở lại từ kỳ nghỉ mà không bị căng thẳng.

Rachel biết rằng việc thiết lập Trả lời Tự động có thể trả lời nhiều câu hỏi và gây nhầm lẫn cho đồng nghiệp của mình. Vì cô ấy đã Microsoft 365, cô ấy chọn Tệp > Trả lời Tựđộng , rồi nhập văn bản sau.

Chào bạn

Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi sẽ không làm việc từ ngày 1/5/2019 đến ngày 10/5/2019. Tôi sẽ không kiểm tra email trong khi tôi biến mất.

Để được hỗ trợ về các dự án Contoso, Fourth Coffee và Tailspin Toys, vui lòng liên hệ với Ane.

Để được trợ giúp về dự án Northwind, hãy liên hệ với Cheryl Jenkins. 

—Rachel

She can set her automatic replies to turn on the day she leaves and turn off the day she returns. Đây là một bước tuyệt vời 1. Tuy nhiên, Rachel biết rằng Outlook tính năng khác mà cô ấy có thể dùng để giúp cô ấy duy trì quyền kiểm soát hộp thư đến của mình.

Để thiết lập trả lời tự động của riêng bạn, xem mục Gửi trả lời ngoài văn phòng tự động Outlook.

Bây giờ, Rachel có thể chuyển sang Bước 2: Tạo quy tắc.

Quy tắc là một cách tuyệt vời để quản lý thư của bạn, cả khi bạn ở văn phòng và ngoài văn phòng. Tính năng Trả lời Tự động có các quy tắc dựng sẵn của riêng mình, tính năng này chỉ bật khi bạn ở ngoài văn phòng. 

Bạn có thể thiết lập các quy tắc để quản lý email của mình.

Từ hộp thoại quy tắc ở cuối cửa sổ Trả lời Tự động, Rachel chọn Thêm Quy tắc.

Sau đó, cô ấy advertisements@contoso.com vào trường Từ. Cô ấy nhận được thư hàng ngày từ địa chỉ này có chứa thông tin nhạy cảm về thời gian mà cô ấy không cần khi trở về từ kỳ nghỉ.

Trong mục Thực hiện những hành động này, Rachel sẽ chọn hộp để Xóa tất cả thư từ địa chỉ email đó. Cô ấy có thể tạo nhiều quy tắc di chuyển hoặc xóa hay thậm chí chuyển tiếp thư đến những người khác trong tổ chức của mình dựa trên các từ trong chủ đề hoặc nội dung thư, hoặc người gửi hoặc nhận thư. 

Khi cô ấy hoàn tất việc tạo quy tắc, cô ấy có thể lưu trả lời tự động của mình và rời khỏi kỳ nghỉ của mình để biết một số lượng email tốt của cô ấy sẽ tự động được chuyển tiếp đến đúng người và một nhóm khác sẽ bị xóa hoàn toàn.

Để biết thêm thông tin về cách thêm quy tắc, hãy xem mục Quản lý thông điệp email bằng cách sử dụng quy tắc.

Sau kỳ nghỉ

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không được tổ chức dưới dạng Rachel trước khi bạn rời khỏi kỳ nghỉ?

Chúng ta hãy theo dõi Thời gian dịch chuyển khi anh ấy tìm cách xử lý hộp thư đến quá tải sau một kỳ nghỉ mười ngày. Ông ấy đã thiết lập trả lời tự động nhưng anh ấy không cung cấp cho đồng nghiệp bất kỳ chỉ dẫn nào trong khi anh ấy không làm việc đó.

Khi Anh Ấy trở về từ kỳ nghỉ, anh ấy có 1243 thư trong hộp thư đến của mình. May mắn là Ổng đã nhận được Outlook thành một phần trong đăng ký Microsoft 365 của mình nên anh ấy có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp, lọc và xử lý những thư này bằng một vài tính năng Outlook chủ động.

Trước tiên, Tính bảo thủ sẽ sắp xếp thư của mình theo mức độ ưu tiên. Điều này sẽ đặt tất cả các thư có mức ưu tiên cao —những thư mà anh ấy sẽ phải xử lý nhanh chóng- ở phía trên cùng của hộp thư đến của mình.

Sắp xếp thư của bạn theo tầm quan trọng.

Để thực hiện điều này, anh ấy chọn danh sách thả xuống Theo Ngày ở đầu danh sách thư của mình và chọn Mức quan trọng. Tính năng này sẽ sắp xếp hộp thư đến cho anh ấy.

Giờ đây, có thể mất mười lăm phút để trả lời năm thư quan trọng cao, lưu trữ thư vào các thư mục, rồi thay đổi thứ tự sắp xếp bằng cách bấm vào danh sách thả xuống một lần nữa và chọn Thấp ở trên cùng để đưa các thư quan trọng Thấp lên đầu danh sách thư của anh ấy. Những tin nhắn này chỉ nhận được một lần quét nhanh, sau đó xóa tất cả và xóa tất cả, chỉ xóa một trong những tin nhắn đó. Lời mời ăn trưa, thông báo truy sâu bằng lửa và cảnh báo về tình hình mất điện ba ngày trước không phải là các thư anh ấy cần trả lời.

Giờ đây, anh ấy đã quan tâm đến những thư email quan trọng nhất, Phát triển có thể sử dụng một bộ lọc tích hợp sẵn khác của Outlook và tùy chọn này cho @mentions. Sử dụng menu thả xuống Theo Ngày ở phía trên cùng bên phải danh sách thư của anh ấy, anh ấy chọn Thư được đề cập.

Đề cập có thể giúp bạn lọc email của mình.

Không biết anh ấy có được đề cập đến trong một thư email cụ thể hay không, có khả năng người gửi cần một điều gì đó rõ ràng từ anh ấy, chứ không phải từ một trong các nhân viên của anh ấy.

Có khoảng năm mươi thư trong số này, và Bỏ đi có thể nhanh chóng xem qua danh sách, xóa những thư có thể đã được một trong các đồng nghiệp của mình xử lý, sau đó trả lời các đồng nghiệp khác. 

Nếu bạn có một số lượng lớn các dự án, một số dự án có thể nhạy cảm hơn so với các dự án khác. Tìm kiếm thư liên quan đến các dự án nhạy cảm nhất về thời gian trước tiên có thể giúp bạn luôn cập nhật các dự án này trong khi lưu dự án ít nhạy cảm về thời gian hơn vào một ngày khác.

Tìm kiếm thư email của bạn.

Để tìm kiếm thư có chứa một cụm từ cụ thể, hãy sử dụng hộp Tìm kiếm ở đầu danh sách Outlook thư. Sử dụng dấu ngoặc đơn quanh một cụm từ nhiều từ để chỉ tìm kiếm cụm từ đó chứ không phải từng từ riêng lẻ trong cụm từ đó.

Việc nhóm thư bởi người gửi cho phép bạn tìm thấy thư bạn có thể nhanh chóng xóa, chẳng hạn như bản tin hoặc thư tự động từ tài khoản không được giám sát hoặc thư bạn cần phản hồi kịp thời, ví dụ như thư từ người giám sát trực tiếp của bạn.

Nhóm thư của bạn theo người gửi

Để nhóm thư của bạn theo người gửi, hãy bấm vào danh sách thả xuống Theo Ngày ở góc trên cùng bên phải của danh sách thư, rồi chọn Từ.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×