Quản lý liên hệ trong SharePoint Workspace 2010

Bạn muốn làm gì?

• Thêm liên hệ mới

• Lưu liên hệ dưới dạng tệp

• Gửi một liên hệ cho người khác

• Xác minh danh tính liên hệ

• Giải quyết xung đột tên liên hệ

• Tạo biệt danh cho một liên hệ

• Xóa liên hệ

• Ẩn liên hệ

• Xem thông tin chẩn đoán về một liên hệ

• Xem thuộc tính liên hệ

Thêm liên hệ mới

Để tìm kiếm và thêm liên hệ mới vào danh sách liên hệ của bạn trong thanh khởi động, hãy làm như sau:

1. Bấm tab Trang đầu.

2. Bấm Thêm liên hệ.

3. Trong hộp thoại Tìm người dùng , hãy nhập tên hoặc văn bản bạn muốn tìm trong trường Tìm kiếm .

   Chi tiết

   Bạn có thể tìm kiếm bằng "tên đầy đủ", "tên," đầu tiên "," họ "," email kinh doanh ", hoặc" email cá nhân ". Tìm kiếm sẽ trả về tất cả các liên hệ trong đó có một kết quả khớp được tìm thấy trong bất kỳ trường hợp lệ nào. Ví dụ, Chuỗi tìm kiếm "John" sẽ trả về các liên hệ có tên là "Andrew Johnson" vì "John" là bốn ký tự đầu tiên trong trường "tên". Với tư cách là một quy tắc của ngón tay cái, cụ thể hơn bạn làm cho chuỗi tìm kiếm (bằng cách nhập thêm ký tự), cụ thể hơn và đọc chính xác kết quả tìm kiếm của bạn sẽ là.

   Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự của các cột trong hộp thoại tìm người dùng bằng cách kéo chúng. Bạn cũng có thể loại bỏ các cột (ngoại trừ "tên đầy đủ") bằng cách bấm chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào và bỏ kiểm tra tên của cột cần loại bỏ. Bạn có thể khôi phục cột đã bị loại bỏ bằng cách bấm chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào và kiểm tra tên cột cần được khôi phục. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong hộp thoại tìm người dùng chỉ áp dụng cho phiên tìm kiếm hiện tại. Tất cả các thiết đặt mặc định sẽ được khôi phục lần sau khi bạn mở hộp thoại tìm người dùng.

4. Tùy chọn: kiểm tra bao gồm thư mục liên hệ không gian làm việc công cộng nếu bạn muốn đưa vào thư mục này trong tìm kiếm.

   Theo mặc định, SharePoint Workspace tìm kiếm mạng công ty của bạn (nếu bạn thuộc về một) cũng như các liên hệ đã biết của bạn.

5. Bấm Tìm.

6. Nếu tìm thấy kết quả khớp, hãy chọn nó trong danh sách.

   Biểu tượng hiện diện Hiển thị bên cạnh mỗi tên liên hệ trong danh sách để cho phép bạn xem trạng thái trực tuyến của họ. Tuy nhiên, các kết quả liên hệ được tìm thấy thông qua thư mục liên hệ không gian làm việc của công chúng luôn hiển thị ban đầu với biểu tượng "không xác định" cho đến khi bạn chọn chúng và thêm chúng vào danh sách liên hệ của bạn.

7. Để xem thêm thông tin về kết quả liên hệ đã chọn, hãy bấm thuộc tính.

   Ví dụ, bạn có thể muốn thực hiện các bước để xác minh danh tính của liên hệ.

8. Bấm Thêm để thêm liên hệ vào danh sách.

Lưu liên hệ dưới dạng tệp

Bạn có thể lưu một liên hệ dưới dạng tệp và sau đó gửi tệp liên hệ dưới dạng tệp đính kèm trong email.

1. Bấm chuột phải vào liên hệ và chọn lưu liên hệ dưới dạng tệp....

2. Trong hộp thoại lưu thông tin liên hệ dưới dạng... , hãy chọn vị trí để lưu tệp liên hệ và bấm lưu.

Đầu Trang

Gửi một liên hệ cho người khác

Bạn có thể gửi một liên hệ cho những người khác dưới dạng phần đính kèm tệp trong thư email hoặc trong một thư groove.

1. Bấm chuột phải vào liên hệ.

2. Chọn gửi qua email để chọn liên hệ....

3. Nhập một hoặc nhiều địa chỉ email trong trường đến: .

4. Nếu muốn, hãy chỉnh sửa chủ đề và tin nhắn văn bản.

   Lưu ý rằng thông báo văn bản chuẩn có bao gồm hướng dẫn để tải xuống không gian làm việc SharePoint, trong trường hợp người nhận chưa có tài khoản.

5. Bấm OK.

Đầu Trang

Xác minh danh tính liên hệ

Chúng tôi khuyên bạn nên xác minh các danh tính liên hệ để giảm nguy cơ chia sẻ thông tin nhạy cảm với những người không mong đợi. Tùy thuộc vào việc cài đặt tài khoản của bạn, nhiều danh tính liên hệ có thể đã được người quản trị xác nhận tại tổ chức của bạn xác nhận. SharePoint Workspace cho biết trạng thái xác minh của mọi người trong danh sách liên hệ và thành viên của bạn bằng cách sử dụng các màu sau đây:

• Màu đen: không được xác minh.

• Màu xanh lá cây: đã xác nhận bởi bạn.

• Teal: đã xác nhận bởi tổ chức của bạn.

• Màu xanh: đã xác nhận bởi tổ chức của bạn nhưng bên ngoài tên miền hoặc chứng chỉ chéo.

• Màu đỏ: xung đột tên. Hai liên hệ có tên tương tự được hiển thị bằng màu đỏ, bất kể trạng thái xác thực của họ. Xem mục giải quyết xung đột tên để biết thêm thông tin.

Các chính sách liên lạc được áp dụng cho danh tính của bạn xác định khả năng tương tác với những người dùng khác tùy thuộc vào trạng thái xác thực của họ. Những chính sách này có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Ngăn không cho bạn giao tiếp với bất kỳ người dùng nào không được người quản trị xác nhận trong tổ chức của bạn.

• Mở hộp thoại cảnh báo xác minh liên hệ (được mô tả bên dưới) để cảnh báo bạn trước khi cho phép bạn liên lạc với người dùng có danh tính mà không được xác nhận.

• Cho phép bạn liên lạc với bất kỳ liên hệ nào mà không có bất kỳ cảnh báo hoặc giới hạn nào.

Việc xác minh người dùng khác của tổ chức bạn có thể cung cấp cho bạn thông tin về các danh tính của họ. Trong một số trường hợp, đặc biệt là nếu bạn đang làm việc với thông tin nhạy cảm cao, bạn cũng có thể muốn xác nhận định danh của người dùng theo cách thủ công.

Giải quyết xung đột tên liên hệ

Khi hai hoặc nhiều liên hệ có tên hiển thị giống hệt nhau, tên của họ sẽ hiển thị màu đỏ trong danh sách liên hệ, danh sách thành viên không gian làm việc và trên thẻ thông tin liên hệ của họ. Tên hiển thị được coi là giống hệt nhau nếu chúng khớp chính xác sau khi loại bỏ các không gian đứng đầu, dấu và nhiều được nhúng và chuyển đổi tên thành văn bản chữ thường.

Ví dụ: "Ann Beebe" và "Ann Beebe" sẽ cho kết quả xung đột tên. Tuy nhiên, "Ann Beebe" and "AnnBeebe" sẽ không gây ra xung đột tên.

Điều quan trọng là phải phân biệt giữa các tên liên hệ để bạn không vô tình bắt đầu hoạt động với liên hệ không đúng. Bạn có thể tạo một tên biệt danh cho bất kỳ tên liên hệ xung đột nào.

Ngoài ra, trong một số trường hợp hiếm hoi, một xung đột tên có thể khiến các liên hệ cũ được lưu trữ cùng với tài khoản của bạn. Ví dụ, có lẽ một liên hệ đã kích hoạt tài khoản mới, đã bỏ tất cả các hoạt động trong tài khoản trước đó, nhưng đã sử dụng cùng tên hiển thị cho cả hai. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn liên hệ cũ như được mô tả bên dưới để nó không còn hiển thị trong bất kỳ danh sách liên hệ nào của bạn.

Để giải quyết xung đột tên, hãy thực hiện như sau:

1. Bấm chuột phải vào tên hiển thị xung đột, rồi bấm vào giải quyết xung đột tên.

2. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

   • Bấm xem vCard... để xem chi tiết cho liên hệ đã chọn. Điều này có thể giúp bạn phân biệt giữa các liên hệ cùng tên.

   • Bấm vào biệt danh liên hệ... để mở hộp thoại biệt danh, nơi bạn có thể nhập tên hiển thị duy nhất cho liên hệ đó.

   • Bấm xác minh danh tính... để đi qua các bước xác minh danh tính của một liên hệ.

3. Bấm Xong.

Đầu Trang

Tạo biệt danh cho một liên hệ

Bạn có thể hiển thị bất kỳ liên hệ nào (không phải là của riêng bạn) bên dưới một biệt danh. Điều này rất hữu ích nếu bạn gặp sự cố phân biệt giữa các liên hệ có cùng tên.

1. Bấm chuột phải vào liên hệ, rồi bấm vào liên hệ biệt danh.

2. Nhập tên biệt danh và bấm OK.

   Tên biệt danh sẽ hiển thị theo vị trí của tên gốc. Để xem tên gốc của liên hệ, bạn có thể mở thông tin liên hệ của họ, hoặc trỏ vào tên alias để hiển thị cửa sổ bật lên cho biết tên ban đầu.

Đầu Trang

Xóa liên hệ

Để xóa một liên hệ khỏi danh sách liên hệ của bạn trong thanh khởi động:

1. Chọn liên hệ bạn muốn xóa bỏ.

2. Nhấn phím DELETE và bấm có để xác nhận việc xóa.

Liên hệ bạn xóa khỏi danh sách liên hệ trong thanh khởi động có thể vẫn xuất hiện trong danh sách liên hệ khác, chẳng hạn như danh sách thả xuống đến trong thư gửi hoặc gửi lời mời. Điều này là do SharePoint Workspace lưu trữ thông tin liên hệ cho tất cả người dùng mà bạn tương tác trong danh sách tổng hợp có tên "các liên hệ đã biết". Điều này bao gồm các liên hệ bạn đã thêm vào danh sách liên hệ thanh khởi động của bạn, cùng với các thành viên của không gian làm việc của bạn. Hãy nhớ rằng bạn có thể thường có các thành viên không gian làm việc không còn trong danh sách liên hệ của bạn.

Bạn không thể xóa các liên hệ xuất hiện trong danh sách liên hệ đã biết của bạn. Tuy nhiên, ít nhất bạn có thể ẩn các liên hệ này.

Đầu Trang

Ẩn liên hệ

Các liên hệ đôi khi có thể trở nên quá cũ vì nhiều lý do. Nếu bạn có các liên hệ cũ, bạn có thể ẩn chúng để chúng không còn được liệt kê trong menu thả xuống Hiển thị các liên hệ.

1. Mở trình quản lý liên hệ.

2. Chọn các liên hệ mà bạn muốn ẩn.

3. Bấm ẩn để đặt liên hệ đã chọn trong danh sách liên hệ ẩn .

4. Bấm OK.

Đầu Trang

Xem thông tin chẩn đoán về một liên hệ

Bạn có thể xem thông tin chẩn đoán cho các liên hệ đã chọn. Đôi khi bạn có thể cần xem thông tin này cho các mục đích hỗ trợ kỹ thuật. Nếu bạn cần gửi thông tin chẩn đoán đến kỹ thuật viên hỗ trợ, bạn có thể sao chép và dán thông tin trong hộp thoại chẩn đoán vào email.

1. Mở trình quản lý liên hệ.

2. Chọn liên hệ bạn muốn.

3. Bấm vào chẩn đoán.

   Để sao chép thông tin từ ngăn liên hệ , hãy bấm chuột phải và bấm chọn tất cả, rồi bấm chuột phải và bấm sao chép.

   Để sao chép thông tin từ ngăn nhận thức hoặc chẩn đoán mạng , hãy bấm sao chép vào bảng tạm.

4. Bấm OK.

Đầu Trang

Xem thuộc tính liên hệ

Để xem "thuộc tính" cho bất kỳ liên hệ nào, hãy bấm chuột phải vào liên hệ đó, rồi bấm thuộc tính. Từ các thuộc tính liên hệ, bạn có thể:

• Xem tất cả thông tin liên hệ đã chọn đã cung cấp cho danh tính liên hệ của họ (ví dụ, tên công ty, số điện thoại và địa chỉ email).

• Gửi tin nhắn đến liên hệ đó.

• Mời liên hệ đến không gian làm việc mà bạn đã là thành viên.

• Tạo biệt danh cho liên hệ vào danh sách chúng dưới tên hiển thị khác.

• Xác nhận căn cước của liên hệ.

• Hiển thị không gian làm việc mà bạn chia sẻ với liên hệ là thành viên.

• Hiển thị thư bạn đã gửi đến hoặc nhận từ liên hệ đó.

Đầu Trang