Mỗi mẫu được bao gồm trong Access là một ứng dụng theo dõi hoàn chỉnh bao gồm bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro và mối quan hệ được xác định trước. Các mẫu này được thiết kế hữu ích ngay lập tức, để bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới dựa trên mẫu và nhanh chóng bắt tay vào sử dụng. Tuy nhiên, có thể có những lúc bạn muốn sửa đổi cơ sở dữ liệu mới của mình — ví dụ: để thêm hoặc đổi tên trường hoặc thay đổi báo cáo.
Bài viết này giải thích cách thực hiện sửa đổi phổ biến nhất mà bạn có thể muốn áp dụng cho cơ sở dữ liệu được tạo từ mẫu. Xem liên kết đến các bài viết để biết thêm thông tin chuyên sâu về các khu vực cụ thể.
Bạn muốn làm gì?
Tìm hiểu thông tin cơ bản về bảng và trường
Khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn sẽ lưu trữ dữ liệu của mình trong bảng — danh sách các hàng và cột dựa theo chủ đề. Bạn lưu trữ các mục thông tin mà bạn muốn theo dõi trong các trường (còn được gọi là cột). Ví dụ, trong bảng Danh bạ, bạn có thể tạo các trường cho Họ, Tên, Số Điện thoại và Địa chỉ. Đối với bảng Sản phẩm, bạn có thể tạo các trường cho Tên Sản phẩm, ID Sản phẩm và Giá.
Điều quan trọng là bạn phải chọn trường cẩn thận. Ví dụ: việc tạo trường để lưu trữ giá trị được tính thường là một ý tưởng tồi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có Access tính toán giá trị khi cần. Khi bạn chọn trường, hãy cố gắng lưu trữ thông tin trong các phần hữu ích nhỏ nhất. Ví dụ: thay vì tên đầy đủ trong một trường đơn lẻ, hãy cân nhắc lưu trữ họ và tên riêng biệt. Thông thường, nếu bạn cần báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc thực hiện tính toán trên một mục thông tin, hãy tự đặt mục đó vào một trường.
Để biết thêm thông tin về cách thiết kế một cơ sở dữ liệu và chọn trường, hãy xem bài viết Những vấn đề cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.
Một trường có những đặc điểm xác định nhất định. Ví dụ: mỗi trường đều có một tên nhận dạng duy nhất trường trong một bảng. Một trường cũng có kiểu dữ liệu được chọn để khớp với thông tin được lưu trữ. Kiểu dữ liệu xác định các giá trị có thể được lưu trữ và các thao tác có thể được thực hiện trên các giá trị đó, cũng như dung lượng lưu trữ cần dành riêng cho từng giá trị. Mỗi trường cũng có một nhóm thiết đặt liên kết được gọi là các thuộc tính xác định đặc điểm hình thức hoặc hành vi của trường. Ví dụ: thuộc tính Format xác định bố trí hiển thị của trường — nghĩa là, cách nó sẽ xuất hiện khi được hiển thị.
Thêm trường vào bảng
Bạn có thể dễ dàng thêm trường vào bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm trường vào bảng trong cửa sổ Thiết kế. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn thêm trường bằng cách nhập một số dữ liệu vào ô bên dưới đầu đề cột Bấm để Thêm. Bạn cũng có thể thêm trường vào bảng trong dạng xem Thiết kế.
Để tìm hiểu thêm về cách thêm trường vào bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu, hãy xem bài viết Thêm hoặc xóa cột trong biểu dữ liệu.
Để tìm hiểu thêm về cách thêm trường vào bảng trong dạng xem Thiết kế, hãy xem bài viết Tạo bảng và thêm trường.
Lưu ý: Khi bạn thêm trường mới vào bảng, trường đó sẽ không được tự động thêm vào biểu mẫu và báo cáo hiện có của bạn. Bạn phải thêm trường vào các biểu mẫu và báo cáo đó theo cách thủ công để trường xuất hiện trong đó.
Xóa trường khỏi bảng
Nếu có thể, bạn nên tránh xóa trường khỏi cơ sở dữ liệu được tạo từ một trong các mẫu được cung cấp — có khả năng trường đó đang được triển khai trong các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu và báo cáo. Vì vậy, việc xóa trường sẽ tạo ra hậu quả khi bạn tìm cách sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu khác sử dụng trường đó — các đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ không hoạt động như mong đợi. Bạn sẽ phải loại bỏ bất kỳ tham chiếu đến trường từ tất cả các đối tượng sử dụng nó để cho những đối tượng khác để làm việc một cách chính xác.
Khi bạn quyết định rằng bạn phải xóa một trường khỏi cơ sở dữ liệu được tạo ra từ một mẫu, bạn có thể làm như vậy trong dạng xem Biểu dữ liệu hoặc cửa sổ Thiết kế. Hãy nhớ rằng nếu các đối tượng cơ sở dữ liệu khác tham chiếu đến trường đã xóa, bạn phải sửa đổi các đối tượng khác đó để loại bỏ tham chiếu. Ví dụ: nếu một báo cáo bao gồm một điều khiển được liên kết với trường đã xóa và bạn chạy báo cáo, một thông báo lỗi sẽ xuất hiện vì Access không thể tìm thấy dữ liệu cho trường đó.
Khi bạn xóa một trường, bạn sẽ xóa vĩnh viễn tất cả thông tin được lưu trữ trong trường đó. Vì lý do đó, bạn nên thận trọng khi xóa trường và bạn nên tạo bản sao dự phòng cho cơ sở dữ liệu của mình trước khi xóa trường.
Trước khi bạn có thể xóa trường, bạn phải đảm bảo rằng trường đó không tham gia vào bất kỳ mối quan hệ bảng nào. Nếu bạn tìm cách xóa trường tồn tại mối quan hệ, Access sẽ cảnh báo bạn rằng trước tiên bạn phải xóa mối quan hệ này.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách xóa mối quan hệ bảng, hãy xem bài viết Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách xóa trường khỏi bảng, hãy xem bài viết Xóa trường.
Đổi tên trường hoặc bảng
Nếu có thể, bạn nên tránh đổi tên trường hoặc bảng trong cơ sở dữ liệu được tạo từ một trong các mẫu được cung cấp — có khả năng trường hoặc bảng được triển khai trong các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu và báo cáo. Do đó, việc đổi tên trường hoặc bảng có thể tạo ra hậu quả khi bạn tìm cách sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu khác sử dụng trường hoặc bảng. Các đối tượng khác có thể không hoạt động như mong đợi nếu chúng vẫn tham chiếu tên cũ. Để các đối tượng khác hoạt động đúng cách, tên cũ phải được thay đổi thành tên mới. Nếu hộp kiểm Thực hiện Tự Sửa tên được chọn trong thể loại Cơ sở dữ liệu Hiện tại của hộp thoại Tùy chọn Access, phần lớn công việc này sẽ được thực hiện tự động cho bạn.
Bạn có thể muốn thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột ở dạng xem Biểu dữ liệu. Bạn có thể làm như vậy mà không cần phải đổi tên trường. Nếu bạn chỉ muốn thay đổi văn bản trong đầu đề cột và không muốn đổi tên trường, hãy xem mục Thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột.
Khi cần, bạn có thể đổi tên bảng trong Ngăn Dẫn hướng hoặc đổi tên trường trong dạng xem Biểu dữ liệu hoặc cửa sổ Thiết kế. Trước khi thực hiện việc này, bạn nên cân nhắc bật tùy chọn Tự Sửa Tên, nếu tùy chọn đó chưa được bật.
Bật tùy chọn Tự Sửa Tên
Khi bạn đổi tên một đối tượng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như trường, bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn thường muốn thay đổi tên được phát tán trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Nếu không, các đối tượng tham chiếu đến tên cũ sẽ không hoạt động như mong đợi. Access cung cấp tính năng Tự Sửa Tên, giúp phát hiện các thay đổi về tên. Theo mặc định, Tự Sửa Tên được bật cho tất cả các cơ sở dữ liệu mới Access. Tuy nhiên, nếu nó được tắt, bạn có thể làm như sau để bật nó.
Bật tùy chọn Tự Sửa Tên
-
Bấm Tệp > Tùy chọn.
-
Trong hộp thoại Tùy chọn Access , ở ngăn bên trái, bấm vào Cơ sở dữ liệu Hiện tại.
-
Bên dưới Tùy chọn Tự Sửa Tên, chọn hộp kiểm Theo dõi thông tin Tự Sửa tên, rồi chọn hộp kiểm Thực hiện Tự Sửa tên.
-
Nếu bạn muốn giữ một bảng ghi nhật ký mỗi thay đổi được thực hiện bằng Tính năng Tự Sửa Tên, hãy chọn hộp kiểm Tự Sửa Tên Nhật ký .
-
Bấm vào OK.
-
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
Lưu ý: Tính năng Tự Sửa Tên không giống với tính năng Tự Sửa. Tính năng Tự Sửa Tên sửa tham chiếu giữa các đối tượng. Tính năng Tự Sửa sửa các từ hoặc cụm từ thường bị viết sai chính tả.
Đổi tên trường trong dạng xem Biểu dữ liệu
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng mà bạn muốn đổi tên trường.
Bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.
-
Bấm chuột phải vào đầu đề cột của trường mà bạn muốn đổi tên, rồi bấm đổi tên Trường trên menu lối tắt.
-
Nhập tên mới cho trường, rồi nhấn ENTER.
Đổi tên trường trong dạng xem Thiết kế
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn đổi tên trường, rồi bấm dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
Bảng được mở trong cửa sổ Thiết kế.
-
Bấm vào ô trong cột Tên Trường đối với trường mà bạn muốn đổi tên.
Mẹo: Để chọn toàn bộ tên trường, trỏ sang trái của ký tự đầu tiên trong tên cho đến khi con trỏ đổi thành mũi tên, rồi bấm vào.
-
Chỉnh sửa văn bản để đổi tên trường.
-
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
Đổi tên bảng
Bạn có thể đổi tên bảng và hầu hết các đối tượng cơ sở dữ liệu khác trực tiếp từ Ngăn Dẫn hướng.
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn đổi tên , rồi bấm vào Đổi tên trên menu lối tắt.
Lưu ý: Bạn phải đóng tất cả các đối tượng đang mở có tham chiếu đến bảng trước khi có thể đổi tên bảng.
-
Nhập tên mới, rồi nhấn ENTER.
-
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
Thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột
Chú thích là tiêu đề hoặc đầu đề mà bạn có thể gán cho một trường bằng cách đặt thuộc tính Chú thích của trường. Chú thích độc lập với tên trường — mỗi trường đều có tên trường và cũng có thể có chú thích. Ví dụ: bạn có thể muốn tên trường của mình là một từ duy nhất không có khoảng trắng nhúng. Sau đó, bạn có thể sử dụng thuộc tính Chú thích để tạo tên mang tính mô tả hơn bao gồm khoảng trắng. Access hiển thị chú thích thay cho tên trường trong dạng xem Biểu dữ liệu và trong nhãn và đầu đề trong truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.
Nếu bạn không cung cấp văn bản cho thuộc tính Chú thích, tên trường sẽ được sử dụng theo mặc định.
Nếu bạn muốn thay đổi tên xuất hiện trong đầu đề cho cột trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thay đổi tên trường mà không cần thay đổi tên trường bằng cách đặt thuộc tính Chú thích của trường. Để thay đổi thuộc tính Chú thích của trường , hãy làm như sau:
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn thay đổi chú thích, rồi bấm dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
Bảng được mở trong cửa sổ Thiết kế.
-
Bấm vào ô trong cột Tên Trường cho trường có thuộc tính Chú thích bạn muốn đặt.
-
Trong mục dưới cùng, dưới Thuộc tính Trường, trên tab Chung , bấm Chú thích.
-
Nhập chú thích mới cho trường.
-
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
Lần sau khi bạn mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu, chú thích thay vì tên trường sẽ xuất hiện trong đầu đề cột.
Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo
Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu mà bạn dựa trên mẫu, cơ sở dữ liệu của bạn sẽ chứa một số biểu mẫu và báo cáo được thiết kế sẵn sẵn mà bạn có thể làm việc ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng bạn muốn thêm một trường bổ sung vào một biểu mẫu hoặc báo cáo. Khi bạn thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn sẽ tạo điều khiển được gọi là điều khiển.
Điều khiển là các đối tượng hiển thị dữ liệu, thực hiện hành động, cũng như để bạn xem và làm việc với các thông tin nhằm cải thiện giao diện người dùng, như nhãn và hình ảnh. Điều khiển có thể được liên kết, không liên kết và tính toán.
Để biết danh sách đầy đủ các loại điều khiển bạn có thể sử dụng trong biểu mẫu và báo cáo, hãy xem bài viết Giới thiệu về điều khiển.
Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong dạng xem Bố trí
Sau khi tạo biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh thiết kế của biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách làm việc trong dạng xem Bố trí. Bằng cách sử dụng dữ liệu trực tiếp thực tế làm hướng dẫn, bạn có thể điều chỉnh độ rộng trường và sắp xếp lại các trường. Bạn có thể đặt các trường mới vào biểu mẫu hoặc báo cáo và đặt thuộc tính cho biểu mẫu hoặc báo cáo và điều khiển của chúng.
Để chuyển sang dạng xem Bố trí, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm dạng xem Bố trí trên menu lối tắt. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào nút Dạng xem Bố trí trên thanh trạng thái của Access hoặc bạn có thể bấm chuột phải vào tab tài liệu của biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm vào Dạng xem Bố trí trên menu lối tắt.
Mở bảng thuộc tính
-
Ở tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Bảng Thuộc tính.
Phím tắt Nhấn F4.
Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường, trên tab Định dạng , trong nhóm Điều khiển, bấm thêm trường hiện có. Sau đó, bạn có thể kéo các trường trực tiếp từ ngăn Danh sách Trường vào thiết kế của mình.
Hiển thị ngăn Danh sách Trường
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.
Thêm một trường từ ngăn Danh sách Trường
-
Để thêm một trường đơn, hãy kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào mục bạn muốn hiển thị trường đó trên biểu mẫu hoặc báo cáo.
-
Để thêm vài trường cùng một lúc, nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào trường bạn muốn. Kéo các trường đã chọn vào biểu mẫu hoặc báo cáo.
Khi bạn thả các trường vào một mục, Access sẽ tạo điều khiển hộp văn bản được liên kết cho từng trường và tự động đặt điều khiển nhãn bên cạnh mỗi trường.
Để biết thêm thông tin về biểu mẫu và báo cáo, hãy xem các bài viết Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, Tạo biểu mẫu trong Access và Tạo báo cáo đơn giản.
Thêm trường lưu trữ tài liệu, tệp hoặc hình ảnh
Bạn có thể sử Access để thêm một trường có kiểu dữ liệu Phần đính kèm để lưu trữ một hoặc nhiều tài liệu, tệp hoặc hình ảnh. Bạn có thể sử dụng trường đính kèm để lưu trữ một vài tệp trong một trường duy nhất. Bạn thậm chí có thể lưu trữ nhiều loại tệp trong trường đó. Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu ứng viên tuyển dụng, bạn có thể đính kèm một hoặc nhiều sơ yếu lý lịch, ngoài ảnh, vào hồ sơ cho mỗi liên hệ.
Thêm một trường đính kèm vào một bảng
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn thêm trường, rồi bấm dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
Bảng được mở trong cửa sổ Thiết kế.
-
Trong cột Tên Trường , bấm vào hàng trống đầu tiên và nhập tên cho trường mới.
-
Bấm vào ô liền kề trong cột Kiểu Dữ liệu , rồi chọn Phần đính kèm trong danh sách.
-
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
Access có thể hiển thị thông báo cho biết bạn không thể hoàn tác các thay đổi của mình sau khi lưu bảng. Điều này có nghĩa là bạn không thể chuyển đổi trường thành một kiểu dữ liệu khác, nhưng bạn có thể xóa trường nếu bạn cho rằng mình đã gây ra lỗi.
-
Bấm Có để xác nhận thay đổi.
Sau khi bạn thêm trường Phần đính kèm vào bảng, bạn có thể sử dụng hộp thoại Phần đính kèm để thêm tài liệu, tệp hoặc hình ảnh vào bản ghi.
Thêm phần đính kèm vào trường
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng bạn muốn thêm phần đính kèm.
Bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.
-
Trong bảng, bấm đúp vào trường đính kèm.
Hộp thoại Phần đính kèm sẽ xuất hiện.
-
Bấm vào Thêm.
Hộp thoại Chọn Tệp sẽ xuất hiện.
-
Sử dụng danh sách Tìm trong để duyệt đến tệp hoặc tệp mà bạn muốn đính kèm vào bản ghi, chọn tệp hoặc các tệp, rồi bấm vào Mở.
Lưu ý rằng bạn có thể chọn nhiều tệp thuộc mọi kiểu dữ liệu được hỗ trợ.
-
Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK để thêm tệp vào bảng của bạn.
Access thêm các tệp vào trường và tăng số lượng phần đính kèm tương ứng.
-
Lặp lại các bước này nếu cần để thêm tệp vào trường hiện tại hay các trường trong bảng của bạn.
Để biết thêm thông tin về các trường đính kèm, hãy xem bài viết Đính kèm tệp và đồ họa vào các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Thay đổi cách trường xuất hiện
Bạn có thể tùy chỉnh cách trường xuất hiện khi trường được hiển thị. Ví dụ: bạn có thể đặt định dạng hiển thị để sử dụng trong toàn bộ cơ sở dữ liệu của mình, chẳng hạn như trong biểu mẫu và báo cáo hoặc khi một bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu. Để đặt định dạng hiển thị, bạn đặt thuộc tính Định dạng của trường. Sau đó, thuộc tính Định dạng của trường sẽ được các biểu mẫu và báo cáo mới thừa kế tự động mà bạn tạo.
Đặt định dạng hiển thị trong dạng xem Biểu dữ liệu
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng có chứa trường có định dạng bạn muốn đặt.
Bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu. -
Bấm vào trường có định dạng hiển thị bạn muốn đặt.
-
Trên tab Trường , trong nhóm Định dạng , bấm vào mũi tên trong danh sách thả xuống bên cạnh Định dạng, rồi chọn định dạng.
Trường được hiển thị với định dạng hiển thị mới.
Đặt định dạng hiển thị trong dạng xem Thiết kế
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng có chứa trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.
Bảng được mở trong cửa sổ Thiết kế.
-
Bấm vào trường có định dạng hiển thị bạn muốn đặt.
-
Bên dưới Thuộc tính Trường , trên tab Chung, bấm vào hộp Định dạng.
-
Bấm vào danh sách thả xuống và chọn định dạng hiển thị.
-
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy bấm Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
