Sử dụng Copilot trong cuộc họp trong Microsoft Teams

Thiết lập cuộc họp với Copilot

Là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể quyết định cách thức và liệu người dự có thể sử dụng Copilot không. Ngay cả khi bạn không có giấy phép, bạn vẫn có quyền kiểm soát Copilot cho các cuộc họp bạn tổ chức.   

Tùy thuộc vào chính sách, nhãn nhạy cảm và thiết đặt mẫu của tổ chức bạn, bạn có thể chọn từ các giá trị sau cho tùy chọn cuộc họp "Cho phép Copilot": 

• Trong và sau cuộc họp: Cần có Bản chép lại để sử dụng Copilot. Copilot bắt đầu ngay khi ai đó trong cuộc họp bắt đầu phiên âm. Việc ngừng bản ghi cũng sẽ dừng Copilot. Việc chọn phụ trách trong điều khiển cuộc họp sẽ gửi lời nhắc để bắt đầu bản ghi; xác nhận sẽ bắt đầu Copilot và bản ghi cho cuộc họp.

• Chỉ trong cuộc họp: Copilot bắt đầu ngay khi được chọn trong điều khiển cuộc họp. Copilot sử dụng dữ liệu giọng nói thành văn bản để cung cấp thông tin chuyên sâu về những gì được nói trong cuộc họp. Nếu ai đó bắt đầu chuyển ngữ cuộc họp, Copilot sẽ sẵn dùng trong và sau cuộc họp đối với các phần đã được phiên âm. Sau khi cuộc họp kết thúc, dữ liệu giọng nói thành văn bản không được dịch và tương tác với Copilot sẽ không còn khả dụng. Việc chọn giọng nói trong điều khiển cuộc họp sẽ gửi lời nhắc để chọn ngôn ngữ nói chính xác cho dữ liệu giọng nói thành văn bản; xác nhận sẽ bắt đầu Copilot cho cuộc họp.

• Tắt: Copilot bị vô hiệu hóa cho cuộc họp. Ghi và ghi chép cũng bị vô hiệu hóa cho cuộc họp để ngăn người Microsoft 365 Copilot truy nhập vào bất kỳ thông tin nhạy cảm nào có thể đã được chia sẻ trong cuộc họp.

Có một cuộc họp hiệu quả hơn

Copilot giúp bạn luôn theo dõi bằng cách lý luận về cuộc thảo luận, trò chuyện và nội dung được chia sẻ trên màn hình để trả lời các câu hỏi của bạn về cuộc họp. Chọn Một từ điều khiển cuộc họp để bắt đầu trò chuyện riêng tư với Copilot.

Bấm vào nút Xem thêm Yêu cầu gợi ý nhắc hoặc đặt câu hỏi về Copilot của riêng bạn bằng cách sử dụng hộp soạn thảo. Dưới đây là một số ý tưởng:

• Chúng tôi bất đồng quan điểm ở điểm nào về chủ đề này? 

• [Một người dự cuộc họp] đã phản ứng thế nào với đề xuất này? 

• Tôi có thể hỏi những câu hỏi nào để cuộc họp tiếp tục diễn ra? 

• Đâu là một số lỗ hổng trong lập luận của [người dự cuộc họp]? 

• Tạo một bảng liệt kê các ý tưởng đã thảo luận cùng ưu điểm và nhược điểm của chúng. 

• Liệt kê các ý tưởng, bao gồm phản hồi của mọi người, từ bản chép lời và cuộc trò chuyện.</c1>

Hãy truy cập Bộ sưu tập yêu cầu Copilot  để khám phá các lời nhắc khác và tìm hiểu về cách tận dụng tối đa Copilot.

Nếu bạn tham gia cuộc họp hơn 5 phút sau khi cuộc họp bắt đầu và Copilot đang hoạt động, Copilot sẽ gửi thông báo đề nghị cập nhật với bạn. Chọn Mở Copilot và đợi bản tóm tắt tạo ra ở bên phải cửa sổ cuộc họp của bạn.

Trong khi sử dụng ứng dụng Teams trên máy tính, chọn Mở trong cửa sổ mới để bật ngăn Copilot vào cửa sổ mới và đa tác vụ trong cuộc họp của bạn.

Đặt câu hỏi về nội dung màn hình được chia sẻ

Hình ảnh trực quan giúp cuộc họp hấp dẫn hơn, nhưng họ cũng cung cấp thông tin và dữ liệu có thể không được ghi lại trong bản chép lại hoặc trò chuyện của cuộc họp. Bạn có thể đặt câu hỏi cho Copilot trong Teams các cuộc họp tham chiếu đến nội dung màn hình được chia sẻ.

Ví dụ: bạn có thể hỏi Copilot:

• Hiển thị cho tôi trang chiếu với các bước tiếp theo của dự án.

• Mục tiêu doanh thu cho quý tới là gì?

• Bảng nào phác thảo các lãnh đạo của tổ chức?

Để Copilot tham khảo nội dung màn hình được chia sẻ, hãy đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sau:

• Nội dung được chia sẻ đã được chia sẻ trong ít nhất 10 giây.

  • Ví dụ: nếu chia sẻ bản trình bày PowerPoint, thông tin trên một trang chiếu duy nhất chỉ có thể được Copilot tham chiếu nếu trang chiếu đó được chia sẻ trong ít nhất 10 giây.

• Nội dung được chia sẻ không có quá nhiều nội dung hoặc khó đọc. 

  • Copilot không thể tham chiếu nội dung quá nhỏ hoặc quá nhiều nội dung dễ đọc.

• Câu hỏi của bạn cho Copilot nên là về thông tin trong nội dung được chia sẻ chứ không phải là thiết kế của nội dung được chia sẻ.

Chỉnh sửa phản hồi của Copilot trong Word Excel

Copilot trong Teams cho các cuộc họp có thể giúp nhóm của bạn bắt đầu với những tài liệu quan trọng có thể xuất sang Word Excel để cộng tác thêm.

• Nếu phản hồi của Copilot có hơn 1300 ký tự, hãy chọn Mở trong Word để mở Copilot trong phản hồi của Teams trong Word.

• Nếu phản hồi của Copilot được định dạng dưới dạng bảng,Mở bằng Excel để Copilot trong Teams bảng trong Excel.

Nếu bạn đã thêm nhãn nhạy cảm vào cuộc họp của mình mà không cho phép người dự xuất nội dung từ cuộc họp, bạn không thể xuất phản hồi của Copilot sang Word Excel.

Ngoài ra, nếu bạn đã bật tùy chọn cuộc họp Tắt tính năng sao chép và chuyển tiếp cuộc trò chuyện trong cuộc họp, phụ đề trực tiếp và bản chép lại, bạn cũng không thể xuất các phản hồi của Copilot sang Word hoặc Excel.

Từ cuộc trò chuyện trong cuộc họp

Chọn Mở Copilot ở góc trên bên phải của cuộc trò chuyện. Từ đây, Copilot cung cấp thông tin toàn diện và thông tin chuyên sâu bằng cách sử dụng những gì được viết trong cuộc trò chuyện và nội dung nói được ghi lại trong bản chép lại cuộc họp. Ví dụ: việc hỏi " Ý tưởng nào đã được thảo luận?" dẫn đến phản hồi kết hợp cả hai ý tưởng đó được chia sẻ to và được chia sẻ trong cuộc trò chuyện. Câu trả lời của Copilot cũng sẽ trích dẫn các nguồn được sử dụng để cung cấp câu trả lời.

Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể sử dụng Copilot trong chuỗi trò chuyện cuộc họp, giống như bất kỳ cuộc trò chuyện nào khác. Sau khi bản chép lại bắt đầu trong cuộc họp, Copilot sẽ bao gồm dữ liệu trò chuyện từ tối đa 24 giờ trước khi cuộc họp cùng với bản chép lại. Miễn là bản chép lại có sẵn, Copilot sẽ có thể sử dụng cả chat và bản chép lại làm nguồn trong cuộc trò chuyện cuộc họp. 

Từ tab Tóm lược

Copilot cũng có thể được truy cập từ tab Recap trong cuộc họp trò chuyện. Mở người phụ trách để xem lịch sử hội thoại tương tự với Copilot với người được truy cập từ cuộc trò chuyện cuộc họp. Tuy nhiên, mọi lịch sử hội thoại trước đây với Copilot trong cuộc họp định kỳ sẽ không còn nếu cuộc họp sau đó trong chuỗi được phiên âm. Nếu bản chép lại từ cuộc họp đã chuyển ngữ không còn khả dụng, Copilot sẽ không khả dụng và tất cả lịch sử hội thoại trước đó với Copilot sẽ bị xóa.