Sử dụng kho lưu trữ bản ghi hoặc quản lý các bản ghi tại chỗ

Trong SharePoint bạn có thể quản lý các bản ghi trong lưu trữ hoặc bạn có thể quản lý các bản ghi trong cùng một kho tài liệu như tài liệu hiện hoạt. Bằng cách sử dụng phương pháp tại chỗ SharePoint, khi bạn khai báo rằng một tài liệu đã trở thành một bản ghi, bản ghi vẫn ở chỗ đó nhưng SharePoint giờ sẽ quản lý nó như một bản ghi. Ví dụ: một tài liệu có thể nhận được một chính sách duy trì khác khi tài liệu được khai báo là bản ghi hoặc người dùng có thể không chỉnh sửa được.

Phương pháp tiếp cận kết hợp cũng có thể thực hiện được. Ví dụ: bạn có thể giữ các bản ghi ở vị trí với các tài liệu hiện hoạt trong hai năm, rồi di chuyển bản ghi đến nơi lưu trữ bản ghi khi dự án hoàn tất.

Khi bạn nghĩ về việc có quản lý các bản ghi trong một site Trung tâm Bản ghi riêng biệt hay trong cùng một site cộng tác nơi các tài liệu được tạo, hãy xem xét các câu hỏi sau đây:

• Việc quản lý site cộng tác có thích hợp cho việc quản lý bản ghi không? Ngành của bạn có tuân theo các yêu cầu quy định mà bản ghi yêu cầu được phân tách với các tài liệu hiện hoạt không? Người quản trị site cộng tác có nên được tin cậy để quản lý site có chứa bản ghi không? Bạn có thể muốn lưu trữ bản ghi trong site sử dụng quyền truy nhập hạn chế hơn so với site cộng tác, hoặc trong site được sao lưu theo lịch trình khác.

• Site cộng tác sẽ được sử dụng trong bao lâu? Nếu bản ghi sẽ phải được giữ lại lâu hơn dự án đang diễn ra, việc chọn chiến lược quản lý bản ghi tại chỗ có nghĩa là bạn sẽ phải duy trì site cộng tác ngay cả khi site đó không còn được sử dụng.

• Các thành viên dự án có cần truy nhập thường xuyên vào các tài liệu sau khi tài liệu đã trở thành bản ghi không? Nếu bạn dùng phương pháp tại chỗ, thì thành viên dự án có thể truy nhập tài liệu theo cùng một cách thức, bất kể các tài liệu đó đang hoạt động hay là bản ghi.

• Người quản lý bản ghi trong tổ chức của bạn chỉ chịu trách nhiệm cho các bản ghi hoặc họ chịu trách nhiệm cho tất cả thông tin, bất kể bản ghi đang hoạt động hay bản ghi? Nếu người quản lý bản ghi chỉ chịu trách nhiệm đối với các bản ghi chính thức, việc có một site Trung tâm Bản ghi riêng biệt có thể dễ dàng hơn đối với họ.

Bảng sau mô tả sự khác biệt giữa những gì bạn có thể làm với các bản ghi trong trung tâm bản ghi và với các bản ghi được quản lý tại chỗ trong site cộng tác. Sự khác biệt được thể hiện từ quan điểm của cả người quản lý bản ghi và nhân viên cộng tác trong một nhóm dự án.

Bảng sau đây mô tả sự khác biệt giữa hai phương pháp quản lý bản ghi có thể ảnh hưởng đến cách bạn quản lý tài nguyên IT.