Tìm các bản ghi có nhiều nhất hoặc ít nhất là ngày gần đây

Cân nhắc việc sử dụng bộ lọc thay vì truy vấn giá trị hàng đầu

Một bộ lọc thường tốt hơn nếu bạn có một ngày ghi nhớ cụ thể. Để xác định xem bạn có nên tạo truy vấn giá trị hàng đầu hay không, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi có ngày kết quả phù hợp, trước đó hoặc muộn hơn một ngày cụ thể, hãy sử dụng bộ lọc. Ví dụ, để xem ngày cho doanh số bán hàng giữa tháng tư và tháng bảy, bạn áp dụng bộ lọc.

• Nếu bạn muốn trả về một số lượng bản ghi đã xác định có các ngày gần đây nhất hoặc mới nhất trong một trường và bạn không biết giá trị ngày chính xác hoặc không quan trọng, bạn tạo truy vấn giá trị hàng đầu. Ví dụ, để xem năm doanh số bán hàng tốt nhất, hãy sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu.

Để biết thêm thông tin về việc tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn trong cơ sở dữ liệu Access.

Đầu Trang

Dán dữ liệu mẫu vào các trang tính Excel

1. Khởi động Excel. Một sổ làm việc trống sẽ mở ra.

2. Nhấn SHIFT + F11 để chèn trang tính (bạn sẽ cần bốn).

3. Sao chép dữ liệu từ bảng mẫu vào một trang tính trống. Đưa vào đầu đề cột (hàng đầu tiên).

Tạo bảng cơ sở dữ liệu từ trang tính

1. Chọn dữ liệu từ trang tính đầu tiên, bao gồm các đầu đề cột.

2. Bấm chuột phải vào ngăn dẫn hướng, rồi bấm dán.

3. Bấm vào có để xác nhận rằng hàng đầu tiên chứa đầu đề cột.

4. Lặp lại các bước 1-3 cho từng trang tính còn lại.

Tạo truy vấn các giá trị trên cùng cơ bản

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào bảng nhân viên, rồi bấm đóng.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn.

3. Thêm các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn của mình vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào từng trường hoặc kéo và thả từng trường trên một ô trống trong hàng trường .

   Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm tên, họ và ngày sinh mới.

4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn (trường ngày sinh, nếu bạn dùng bảng mẫu), hãy bấm vào hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần.

   Thứ tự sắp xếp giảm dần trả về ngày gần đây nhất và thứ tự sắp xếp tăng dần trả về ngày sớm nhất.

   Quan trọng: Bạn phải đặt một giá trị trong hàng sắp xếp chỉ dành cho các trường chứa ngày của bạn. Nếu bạn chỉ định thứ tự sắp xếp cho trường khác, truy vấn sẽ không trả về kết quả mà bạn muốn.

5. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách giá trị hàng đầu ), rồi nhập số bản ghi mà bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

6. Bấm chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

7. Lưu truy vấn thành Nextsinh Nhật.

Bạn có thể thấy rằng loại truy vấn giá trị trên cùng có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như người là người cũ nhất hoặc trẻ nhất trong công ty. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức và các tiêu chí khác để thêm sức mạnh và tính linh hoạt cho truy vấn. Tiêu chí được hiển thị trong bước tiếp theo đã trả về ba ngày sinh của nhân viên tiếp theo.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Các bước này sử dụng truy vấn được tạo trong quy trình trước đó. Bạn có thể làm theo cùng với truy vấn giá trị hàng đầu khác miễn là nó chứa dữ liệu ngày/giờ thực tế, không phải giá trị văn bản.

1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn Nextsinh Nhật, rồi bấm dạng xem thiết kế.

2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột ở bên phải ngày sinh, hãy nhập các bước sau:
   Monthborn: datePart ("m", [birthdate]).
   Biểu thức này trích từ tháng từ ngày sinh bằng cách sử dụng hàm datePart .

3. Trong cột tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn, hãy nhập như sau:
   dayofmonthborn: datePart ("d", [birthdate])
   biểu thức này trích xuất ngày của tháng từ ngày sinh từ ngày sinh bằng cách sử dụng hàm datePart .

4. Xóa các hộp kiểm trong hàng Hiển thị cho từng biểu thức mà bạn vừa nhập vào.

5. Bấm vào hàng sắp xếp cho từng biểu thức, rồi chọn tăng dần.

6. Trong hàng tiêu chí của cột ngày sinh , nhập biểu thức sau: tháng ([ngày sinh]) > month (Date ()) hoặc month ([ngày sinh]) = month (Date ())
   và Day ([ngày sinh]) >Day (Date ())
   biểu thức này thực hiện các thao tác sau:

   • Month ( [ngày sinh]) > month (Date ()) xác định rằng ngày sinh của mỗi nhân viên rơi vào một tháng trong tương lai.

   • Tháng ( [ngày sinh]) = month (Date ()) và Day ([ngày sinh]) >Day (Date ()) xác định rằng nếu ngày sinh xảy ra trong tháng hiện tại, sinh nhật sẽ rơi vào hoặc sau ngày hiện tại.

     Trong ngắn hạn, biểu thức này không bao gồm bất kỳ bản ghi nào mà sinh nhật xảy ra giữa ngày 1 tháng 1 và ngày hiện tại.

     Mẹo:  Để biết thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

7. Trên tab thiết kế , trong nhóm thiết lập truy vấn , hãy nhập 3 vào hộp trả về .

8. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm vào Chạy .

Đầu Trang

Tạo truy vấn tổng

Quy trình này sử dụng bảng mẫu sự kiện và bảng mẫu eventtype để trả lời câu hỏi này:

Khi là sự kiện gần đây nhất của mỗi loại sự kiện, không bao gồm các buổi hòa nhạc?

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm đúp vào các sự kiện và bảng EventType.
   Mỗi bảng xuất hiện ở phần trên cùng của trình thiết kế truy vấn.

3. Bấm đúp vào trường EventType của bảng EventType và trường EventDate từ bảng sự kiện để thêm các trường vào lưới thiết kế truy vấn.

4. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí của trường eventtype , hãy nhập <>Concert.

   Mẹo:  Để biết thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

6. Trong lưới thiết kế truy vấn, bấm vào hàng tổng của trường EventDate, rồi bấm vào Max.

7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem SQL.

8. Trong cửa sổ SQL, ở cuối mệnh đề SELECT, ngay sau khi từ khóa dưới dạng, thay thế trong Maxofeventdate với mostrecent.

9. Lưu truy vấn dưới dạng MostRecentEventByType.

Tạo truy vấn thứ hai để thêm dữ liệu

Quy trình này sử dụng truy vấn MostRecentEventByType từ thủ tục trước đó để trả lời câu hỏi này:

Khách hàng tại sự kiện gần đây nhất của mỗi loại sự kiện là ai?

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Trên tab truy vấn , bấm đúp vào truy vấn MostRecentEventByType.

3. Trên tab bảng , bấm đúp vào bảng sự kiện và bảng khách hàng.

4. Trong trình thiết kế truy vấn, hãy bấm đúp vào các trường sau đây:

   1. Trên bảng sự kiện, bấm đúp vào EventType.

   2. Trên truy vấn MostRecentEventByType, bấm đúp vào MostRecent.

   3. Trên bảng khách hàng, bấm đúp vào công ty.

5. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng sắp xếp của cột eventtype , chọn tăng dần.

6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Đầu Trang