Tạo khối văn bản có thể sử dụng lại cho thư email

Tính năng Phần Nhanh trong Thư Outlook cung cấp các khối dựng, phần nội dung tái sử dụng được hoặc các phần thư email khác được lưu trữ trong thư viện. Bạn có thể truy nhập và tái sử dụng các khối dựng vào bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể lưu các khối dựng và phân phối chúng cùng với các mẫu để người khác có thể sử dụng các khối dựng bạn đã tạo.

  1. Chọn phần nội dung hoặc thư email mà bạn muốn lưu trữ dưới dạng khối dựng có thể dùng lại.

    Để lưu trữ định dạng đoạn văn — bao gồm thụt lề, căn chỉnh, dãn cách dòng và dàn trang — với mục nhập, hãy đưa dấu phân đoạn (Dấu phân đoạn) vào vùng chọn.

    Lưu ý:  Để xem dấu phân đoạn, trên tab Định dạng Văn bản, bấm nút Đoạn văn.

  2. Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, bấm vào Phần Nhanh.

  3. Bấm vào Lưu Lựa chọn vào Bộ sưu tập Phần Nhanh.

  4. Điền vào thông tin trong hộp thoại Tạo Khối Dựng Mới:

    • Tên     Nhập tên duy nhất cho khối dựng.

    • Bộ sưu tập     Chọn bộ sưu tập mà bạn muốn khối dựng hiển thị bên trong.

    • Thể loại     Chọn một thể loại, chẳng hạn như Tổng quát hoặc Dựng sẵn, hoặc tạo thể loại mới.

    • Mô tả     Nhập mô tả của khối dựng.

    • Lưu trong     Bấm tên của mẫu trong danh sách thả xuống.

      Mẫu phải đang mở để hiển thị trong danh sách tên mẫu thả xuống.

    • Tùy chọn     Chọn một trong các mục sau:

      • Chọn Chèn trong đoạn văn riêng của nó để tạo nội dung thành đoạn văn riêng của nó, ngay cả khi con trỏ của người dùng nằm ở giữa đoạn văn.

      • Chọn Chèn nội dung vào trang riêng của nội dung để đưa nội dung vào trang riêng.

      • Chọn Chỉ chèn nội dung cho tất cả nội dung khác.

Đầu Trang

Bạn phải lưu ít nhất một khối dựng để thực hiện tác vụ này.

  1. Bấm vào nơi bạn muốn chèn khối dựng trong thư email.

  2. Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, bấm vào Phần Nhanh.

  3. Bấm chuột phải vào ngăn bộ sưu tập. Nếu bạn thấy khối dựng mình muốn, hãy chọn khối dựng đó. Nếu bạn không nhìn thấy khối dựng, trên menu lối tắt, hãy bấm Tổ chức và Xóa.

    Nếu bạn biết tên của khối dựng, hãy bấm Tên để sắp xếp theo tên.

  4. Chọn khối dựng, rồi bấm Chèn.

Đầu Trang

  1. Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, bấm vào Phần Nhanh.

  2. Bấm chuột phải vào ngăn bộ sưu tập và trên menu lối tắt, bấm Tổ chức và Xóa.

    Nếu bạn biết tên của khối dựng, hãy bấm Tên để sắp xếp theo tên.

  3. Bấm vào tên của khối dựng mà bạn muốn đổi tên, rồi bấm Sửa Thuộc tính.

  4. Trong hộp thoại Sửa đổi Khối Dựng, nhập tên mới cho mục nhập, rồi bấm OK.

  5. Khi được hỏi liệu bạn có muốn xác định lại mục nhập khối dựng hay không, hãy bấm .

Đầu Trang

Bạn có thể truy nhập và sử dụng lại các khối dựng vào bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể phân bổ các khối dựng cùng với mẫu. Ví dụ: bạn có thể tạo các khối dựng trong mẫu và phân phối mẫu cho những người dùng khác, những người có thể lưu mẫu vào thư mục khối dựng và sử dụng các khối dựng bạn đã tạo.

  1. Bấm vào Mới để tạo thông điệp email trống.

  2. Bấm Tệp > Lưu dưới dạng.

    Outlook 2007: Bấm vào nút Microsoft Office ,Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Dưới dạng.

  3. Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, từ danh sách Lưu dưới dạng, hãy bấm Outlook Mẫu.

  4. Nhập tên cho mẫu mới, bấm Outlook Mẫu trong danh sách Lưu dưới dạng, rồi bấm Lưu.

    Outlook 2007: Bạn cũng có thể lưu mẫu dưới dạng Mẫu Word Macro-Enabled (tệp .dotm) hoặc Mẫu Word 97-2003 (tệp .dot).

  5. Trong mẫu đang mở, hãy tạo và lưu các khối dựng mà bạn muốn cung cấp cho người dùng khác. Khi bạn điền thông tin vào hộp thoại Tạo Khối Dựng Mới, hãy đảm bảo bấm vào tên mẫu trong danh sách Lưu trong.

    Dùng cùng một tên thể loại cho tất cả các lựa chọn mà bạn muốn người dùng có cho một khối dựng cụ thể.

    Lưu ý: Sau khi bạn lưu khối dựng vào bộ sưu tập, bạn có thể xóa nội dung khỏi mẫu. Nội dung sẽ được duy trì liên kết với khối dựng.

  6. Phân phối mẫu. Nếu người nhận không quen sử dụng mẫu, có sẵn hướng dẫn trong gửi thư email dựa trên mẫu.

Đầu Trang

  1. Mở mẫu có chứa khối dựng mà bạn muốn xóa.

  2. Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, bấm vào Phần Nhanh.

  3. Bấm chuột phải vào ngăn bộ sưu tập và trên menu lối tắt, bấm Tổ chức và Xóa.

    Nếu bạn biết tên của khối dựng, hãy bấm Tên để sắp xếp theo tên.

  4. Chọn mục nhập, rồi bấm xóa.

  5. Đóng mẫu, rồi bấm vào Có khi bạn được nhắc lưu mẫu.

    Khối dựng mà bạn đã xóa không còn sẵn dùng trong các bộ sưu tập khi bạn phân phối mẫu, mặc dù nội dung có thể vẫn xuất hiện trong mẫu.

Đầu Trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×