Tạo một thư viện SharePoint hoặc kiểu nội dung site cho mẫu biểu mẫu của bạn
Áp dụng cho
Nhiều nhóm sử dụng Microsoft Windows SharePoint Services để thu thập thông tin và chia sẻ tệp. Nếu đúng như vậy trong tổ chức của bạn, bạn có thể sử dụng site SharePoint như một cách để người dùng của bạn chia sẻ, theo dõi và phối các biểu mẫu Microsoft Office InfoPath mà họ điền vào. Ví dụ: nhóm bán hàng có thể sử dụng site SharePoint làm nơi để điền, lưu và xem dữ liệu từ biểu mẫu báo cáo doanh số bán hàng.
Trong bài viết này
- Trước khi bạn bắt đầu
- Giới thiệu về việc tạo thư viện hoặc kiểu nội dung site
- Tạo thư viện khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu
- Tạo kiểu nội dung site khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu
Trước khi bạn bắt đầu
Khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu vào thư viện tài liệu, mọi biểu mẫu được tạo trong thư viện tài liệu đó sẽ dựa trên mẫu biểu mẫu đó. Phát hành mẫu biểu mẫu vào thư viện tài liệu cho phép bạn nhanh chóng triển khai biểu mẫu sử dụng một lần, chẳng hạn như khảo sát không chính thức để thu thập các tùy chọn nhà hàng cho bữa trưa nhóm.
Nếu bạn phát hành mẫu biểu mẫu lên máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 3.0, bạn cũng có thể thực hiện như sau:
Phát hành mẫu biểu mẫu dưới dạng kiểu nội dung site Khi phát hành một mẫu biểu mẫu dưới dạng kiểu nội dung site, bạn cho phép người dùng gán nhiều mẫu biểu mẫu cho một thư viện tài liệu duy nhất hoặc gán mẫu biểu mẫu cho nhiều thư viện trên một tuyển tập site. Tuyển tập site là một tập hợp Website trên một máy chủ ảo có cùng một chủ sở hữu và dùng chung thiết đặt quản trị. Mỗi tuyển tập site chứa một Website mức cao nhất và có thể chứa một hoặc nhiều site con. Có thể có nhiều tuyển tập site trên mỗi máy chủ ảo. Dùng một loại nội dung site khi bạn muốn dùng lại thông tin trên diện rộng hoặc cho phép việc thu thập dữ liệu từ nhiều biểu mẫu trong một vị trí.
Cho phép người dùng sửa trường bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu Bạn có thể cho phép người dùng thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho một trường bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc bằng cách chỉnh sửa thuộc tính cho biểu mẫu trong thư viện tài liệu. Điều này cho phép người dùng thêm hoặc cập nhật dữ liệu cho một hoặc nhiều biểu mẫu mà không cần mở biểu mẫu thực sự.
Lưu ý
Dạng xem biểu dữ liệu chỉ được bật trong trình duyệt Web đối với người dùng đã cài đặt Microsoft Office Access 2007.
Giới thiệu về việc tạo thư viện hoặc kiểu nội dung site
Để tạo thư viện hoặc kiểu nội dung site, bạn phải có quyền truy nhập vào site SharePoint. Bạn cũng phải có quyền tạo thư viện hoặc loại nội dung site trên site đó.
Hỗ trợ cho các thư viện và loại nội dung site khác nhau, tùy thuộc vào việc máy chủ của bạn đang chạy Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 hoặc Windows SharePoint Services 3.0. Vì vậy, bạn nên hỏi người quản trị máy chủ nếu bạn không chắc chắn phiên bản nào Windows SharePoint Services đang chạy trên máy chủ.
Thông tin sau mô tả một số điểm khác biệt giữa việc tạo thư viện tài liệu hoặc kiểu nội dung site trên máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 2.0 hoặc Windows SharePoint Services 3.0.
Windows SharePoint Services 2.0
Khi bạn phát hành một mẫu biểu mẫu đến một site dựa trên Windows SharePoint Services 2.0, bạn tạo một thư viện biểu mẫu. Thư viện biểu mẫu là một thư mục trong đó một tập hợp các biểu mẫu dựa trên cùng một mẫu biểu mẫu sẽ được lưu trữ và chia sẻ. Mỗi biểu mẫu trong thư viện biểu mẫu được liên kết với thông tin do người dùng xác định được hiển thị trong danh sách nội dung của thư viện đó.
Để phát hành mẫu biểu mẫu vào thư viện biểu mẫu trên site dựa trên Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, bạn phải thuộc nhóm Trang thiết kế Web trên site đó.
Windows SharePoint Services 3.0
Khi phát hành mẫu biểu mẫu lên site dựa trên Windows SharePoint Services 3.0, bạn có thể tạo một thư viện tài liệu có chức năng giống như thư viện biểu mẫu trong Windows SharePoint Services 2.0.hoặc bạn có thể tạo kiểu nội dung site cho mẫu biểu mẫu của mình. Tối thiểu bạn phải có quyền Thiết kế trên site Windows SharePoint Services 3.0 để phát hành mẫu biểu mẫu vào thư viện tài liệu hoặc để tạo kiểu nội dung site.
Lưu ý
Để tạo mẫu biểu mẫu có hỗ trợ trình duyệt, bạn phải phát hành mẫu biểu mẫu của mình lên máy chủ đang chạy InfoPath Form Services. Tìm các liên kết để biết thêm thông InfoPath Form Services trong phần Xem thêm.
Tạo thư viện khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu
Thủ tục sau đây mô tả cách tạo thư viện bằng cách phát hành mẫu biểu mẫu đến máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 2.0 hoặc Windows SharePoint Services 3.0.
Lưu mẫu biểu mẫu của bạn.
Trên menu Tệp , bấm vào Phát hành.
Trong Trình hướng dẫn Phát hành, bấm Vào máy chủ SharePoint có hoặc không có InfoPath Form Services, rồi bấm Tiếp.
Trong hộp Nhập vị trí site SharePoint hoặc InfoPath Form Services, hãy nhập vị trí của site SharePoint, rồi bấm Tiếp.
Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy bấm Thư viện Tài liệu, rồi bấm Tiếp.
Lưu ý
Nếu bạn đang phát hành mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt đến site SharePoint, hộp kiểm Cho phép điền biểu mẫu này bằng cách sử dụng trình duyệt không sẵn dùng. Để tạo mẫu biểu mẫu có hỗ trợ trình duyệt, bạn phải phát hành mẫu biểu mẫu của mình lên máy chủ đang chạy InfoPath Form Services. Tìm các liên kết để biết thêm thông InfoPath Form Services trong phần Xem thêm.
Bấm Vào Tạo thư viện tài liệu mới, rồi bấm vào Tiếp theo.
Trong hộp Tên , nhập tên cho thư viện tài liệu.
Bạn có thể tùy ý nhập mô tả vào hộp Mô tả.
Tên và mô tả của mẫu biểu mẫu sẽ xuất hiện trong dạng xem mặc định của thư viện tài liệu.Thực hiện một trong những thao tác sau:
Thêm cộtBấm vào Thêm.
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Để thêm cột mới vào thư viện tài liệu, hãy chọn trường có dữ liệu bạn muốn xuất hiện trong cột, chọn (Không có: Tạo cột mới trong thư viện này) trong danh sách nhóm cột Site, rồi nhập tên cho cột trong hộp Tên cột.
Để sử dụng cột thư viện tài liệu hoặc cột site hiện có, hãy chọn thể loại trong danh sách nhóm cột của Site , rồi chọn tên trong danh sách Tên cột.
Nếu bạn chọn trường lặp để hiển thị dữ liệu trong thư viện tài liệu, bạn có thể xác định cách bạn muốn hiển thị trường trong thư viện tài liệu bằng cách bấm vào một giá trị trong danh sách Hàm. Bạn có thể chọn hiển thị giá trị đầu tiên trong trường, giá trị cuối cùng trong trường hay số lần xuất hiện của trường hay có phối tất cả các giá trị với nhau hay không.Để cho phép người dùng thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho trường này bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc bằng cách chỉnh sửa thuộc tính cho biểu mẫu trong thư viện tài liệu, hãy chọn hộp kiểm Cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong trường này bằng cách sử dụng biểu dữ liệu hoặc thuộc tính .
Lưu ý
Để sử dụng dạng xem biểu dữ liệu, người dùng phải cài đặt Microsoft Office Access 2007 trên máy tính của mình.
Loại bỏ cột
- Bên dưới Tên Cột, hãy bấm vào tên của trường có cột tương ứng mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm Loại bỏ.
Sửa đổi cột
Bên dưới Tên Cột, bấm vào tên của trường có cột tương ứng mà bạn muốn sửa đổi, rồi bấm Sửa đổi.
Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
Nhập tên mới cho cột trong hộp Tên cột.
Chọn thể loại trong danh sách Nhóm cột site, rồi chọn tên trong danh sách Tên cột.
Nếu bạn chọn trường lặp để hiển thị dữ liệu trong thư viện tài liệu, bạn có thể xác định cách bạn muốn hiển thị trường trong thư viện tài liệu bằng cách bấm vào một giá trị trong danh sách Hàm. Bạn có thể chọn hiển thị giá trị đầu tiên trong trường, giá trị cuối cùng trong trường hay số lần xuất hiện của trường hay có phối tất cả các giá trị với nhau hay không.Để cho phép người dùng thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho trường này bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc bằng cách chỉnh sửa thuộc tính cho biểu mẫu trong thư viện tài liệu, hãy chọn hộp kiểm Cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong trường này bằng cách sử dụng biểu dữ liệu hoặc thuộc tính .
Lưu ý
Để sử dụng dạng xem biểu dữ liệu, người dùng phải cài đặt Microsoft Office Access 2007 trên máy tính của mình.
Khi bạn chọn xong các cột cho thư viện của mình, hãy bấm Tiếp.
Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy xác nhận rằng thông tin đó là chính xác, rồi bấm Phát hành.
Tạo kiểu nội dung site khi bạn phát hành mẫu biểu mẫu
Quy trình sau đây mô tả cách tạo kiểu nội dung site bằng cách phát hành mẫu biểu mẫu lên máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 3.0.
Lưu mẫu biểu mẫu của bạn.
Trên menu Tệp , bấm vào Phát hành.
Trong Trình hướng dẫn Phát hành, bấm Vào máy chủ SharePoint có hoặc không có InfoPath Form Services, rồi bấm Tiếp.
Trong hộp Nhập vị trí site SharePoint hoặc InfoPath Form Services, hãy nhập vị trí của site SharePoint, rồi bấm Tiếp.
Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy bấm Kiểu Nội dung Site (nâng cao), rồi bấm Tiếp.
Lưu ý
Nếu bạn đang phát hành mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt đến site SharePoint, hộp kiểm Cho phép điền biểu mẫu này bằng cách sử dụng trình duyệt không sẵn dùng. Để tạo mẫu biểu mẫu có hỗ trợ trình duyệt, bạn phải phát hành mẫu biểu mẫu của mình lên máy chủ đang chạy InfoPath Form Services. Tìm các liên kết để biết thêm thông InfoPath Form Services trong phần Xem thêm.
Bấm Tạo kiểu nội dung mới, rồi bấm Tiếp.
Trong hộp Tên , hãy nhập tên cho kiểu nội dung.
Bạn có thể tùy ý nhập mô tả vào hộp Mô tả.
Tên và mô tả của kiểu nội dung sẽ xuất hiện trong danh sách Kiểu Nội dung Site sẵn có cho site SharePoint.Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, chọn vị trí cho mẫu biểu mẫu, rồi bấm vào Tiếp theo.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Thêm cột siteBấm vào Thêm.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Để thêm cột mới vào thư viện tài liệu, hãy chọn trường có dữ liệu bạn muốn xuất hiện trong cột, chọn (Không có: Tạo cột site mới) trong danh sách nhóm cột Của site, rồi nhập tên cho cột trong hộp Tên cột.
Để sử dụng cột site hiện có, hãy chọn thể loại trong danh sách Nhóm cột site , rồi chọn tên trong danh sách Tên cột.
Nếu bạn chọn trường lặp để hiển thị dữ liệu trong thư viện tài liệu, bạn có thể xác định cách bạn muốn hiển thị trường trong thư viện tài liệu bằng cách bấm vào một giá trị trong danh sách Hàm. Bạn có thể chọn hiển thị giá trị đầu tiên trong trường, giá trị cuối cùng trong trường hay số lần xuất hiện của trường hay có phối tất cả các giá trị với nhau hay không.Để cho phép người dùng thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho trường này bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc bằng cách chỉnh sửa thuộc tính cho biểu mẫu trong thư viện tài liệu, hãy chọn hộp kiểm Cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong trường này bằng cách sử dụng biểu dữ liệu hoặc thuộc tính .
Lưu ý
Để sử dụng dạng xem biểu dữ liệu, người dùng phải cài đặt Microsoft Office Access 2007 trên máy tính của mình.
Loại bỏ cột site
- Bên dưới Tên Cột, hãy bấm vào tên của trường có cột tương ứng mà bạn muốn loại bỏ, rồi bấm Loại bỏ.
Sửa đổi cột site
Bên dưới Tên Cột, bấm vào tên của trường có cột tương ứng mà bạn muốn sửa đổi, rồi bấm Sửa đổi.
Chọn trường, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:
Nhập tên mới cho cột trong hộp Tên cột.
Chọn thể loại trong danh sách Nhóm cột site, rồi chọn tên trong danh sách Tên cột.
Nếu bạn chọn trường lặp để hiển thị dữ liệu trong thư viện tài liệu, bạn có thể xác định cách bạn muốn hiển thị trường trong thư viện tài liệu bằng cách bấm vào một giá trị trong danh sách Hàm. Bạn có thể chọn hiển thị giá trị đầu tiên trong trường, giá trị cuối cùng trong trường hay số lần xuất hiện của trường hay có phối tất cả các giá trị với nhau hay không.Để cho phép người dùng thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu cho trường này bằng cách sử dụng dạng xem biểu dữ liệu hoặc bằng cách chỉnh sửa thuộc tính cho biểu mẫu trong thư viện tài liệu, hãy chọn hộp kiểm Cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong trường này bằng cách sử dụng biểu dữ liệu hoặc thuộc tính .
Lưu ý
Để sử dụng dạng xem biểu dữ liệu, người dùng phải cài đặt Microsoft Office Access 2007 trên máy tính của mình.
Khi bạn hoàn tất việc chọn các cột cho kiểu nội dung site của mình, hãy bấm Tiếp.
Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy xác nhận rằng thông tin đó là chính xác, rồi bấm Phát hành.