Tạo quy tắc Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu

Trong bài viết này

• Trước khi bạn tạo quy tắc: Các bước đầu tiên

• Tìm hiểu cách định tuyến tài liệu

• Tạo quy tắc để định tuyến tài liệu

Trước khi bạn tạo quy tắc: Các bước đầu tiên

Trước khi bạn tạo quy tắc để định tuyến tài liệu, bạn phải làm theo một số bước quan trọng.

1. Kích hoạt tính năng Trình sắp xếp Nội dung.

2. Tạo thư viện và thư mục mà bạn muốn định tuyến tài liệu đến. Bạn có thể muốn tạo thư mục cho mỗi loại tài liệu mà bạn đang định tuyến. Ví dụ, tạo một thư viện dành riêng cho các bản ghi email hoặc bảng tính Excel. Để tìm hiểu về cách tạo thư viện, hãy xem tạo thư viện tài liệu trong SharePoint.

3. Loại nội dung phải được liên kết với tài liệu cần được định tuyến. Trong đó, kiểu nội dung có thể là một phần của tiêu chí xác định vị trí cuối cùng lưu trữ tài liệu.

Đầu Trang

Tìm hiểu cách định tuyến tài liệu

Bạn có thể định tuyến tài liệu đến thư viện hoặc thư mục trong site Trung tâm Bản ghi hoặc bất kỳ loại site SharePoint nào khác. Thư viện Tự động Định tuyến được tạo tự động khi bạn kích hoạt tính năng Trình sắp xếp Nội dung, đóng vai trò là vị trí mặc định. Quy trình định tuyến tài liệu bao gồm một số thành phần:

• Thư viện và thư mục đích    Người quản lý nội dung hoặc người quản lý bản ghi tạo thủ công thư viện và thư mục nơi định tuyến tài liệu và chỉ định các thư viện này làm thư viện đích.

• Kiểu nội dung site    Mỗi tài liệu phải có kiểu nội dung và người dùng có thể thêm kiểu nội dung site thích hợp theo cách thủ công vào thư viện đích.

• Thư viện Tự động Định kỳ    Những tài liệu không khớp với một quy tắc hoặc thiếu siêu dữ liệu bắt buộc sẽ được gửi đến thư viện Tự động Định tuyến để người dùng có thể nhập siêu dữ liệu bắt buộc. Hoặc bạn có thể cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để tất cả các tài liệu đã tải lên được định tuyến tạm thời đến thư viện Tự động Định tuyến.

  Lưu ý: Thư viện Drop Off được thiết kế như là một "bắt-tất cả" cho những mục không phù hợp với bất kỳ quy tắc. Nó được thiết kế như một vị trí tạm thời và không phải là một site cộng tác vĩnh viễn.

• Danh sách quy tắc tài liệu    Đây là tập hợp tất cả các quy tắc định tuyến. Người quản lý nội dung hoặc người quản lý bản ghi truy nhập danh sách này để tạo, quản lý và xem quy tắc định tuyến.

Sơ đồ sau đây cho thấy cách định tuyến tài liệu và email dựa trên tiêu chí cụ thể của cuộc họp và cách trả các tài liệu thiếu thông tin vào thư viện Tự động Định tuyến.

Đầu Trang

Tạo quy tắc để định tuyến tài liệu

Đối với mỗi loại bản ghi mà bạn thêm vào danh sách Định tuyến Bản ghi, bạn chỉ định tiêu đề và mô tả bản ghi. Bạn cũng xác định vị trí trong site lưu trữ bản ghi. Để đảm bảo rằng tất cả các bản ghi liên quan được định tuyến đến vị trí thích hợp, bạn có thể chỉ định tên thay thế cho loại bản ghi.

1. Dẫn hướng đến site mà bạn muốn tạo quy tắc Trình sắp xếp Nội dung.

2. Trên pa-nen Khởi động Nhanh, để xem các tùy chọn Nội dung Site , hãy chọn Xem thêm.

3. Từ dòng menu Ứng dụng, chọn Cài đặt.

4. Trên trang Thiết đặt Site , bên dưới phần Quản trị Site , chọn Quy tắc Trình sắp xếp Nội dung.

5. Trên trang Quy tắc Trình sắp xếp Nội dung, trong Bấm để thêm mục mới, chọn thêm.

6. Trong phần Tên Quy tắc , hãy nhập tên mô tả điều kiện và hành động của quy tắc đó.

7. Trong phần Trạng thái Quy tắc và Mức ưu tiên, để áp dụng quy tắc cho nội dung đến, hãy chọn Hiện hoạt. Sau đó, chọn một mức ưu tiên để xác định cách định tuyến nội dung nếu nội dung đó khớp với nhiều quy tắc Trình sắp xếp Nội dung.
   Nếu bạn không muốn áp dụng quy tắc này cho nội dung đến, hãy chọn Không hoạt động.

8. Trong phần Loại Nội dung của Bản gửi đi, hãy liên kết quy tắc với một kiểu nội dung. Bằng cách thực hiện điều này, các bản gửi đến Trình sắp xếp Nội dung được gắn nhãn với loại nội dung được chọn và các thuộc tính được sử dụng trong các điều kiện của quy tắc sẽ được xác định.

   • Chọn nhóm nội dung thích hợp. Nhóm bạn chọn sẽ xác định kiểu nội dung mà bạn có thể chọn trong bước tiếp theo.

   • Chọn kiểu nội dung thích hợp.

   • Nếu kiểu nội dung bạn đã chọn có tên khác trên một site SharePoint khác, bên dưới Tên thay thế, hãy chọn hộp kiểm. Sau đó, trong trường được cung cấp, hãy nhập tên được sử dụng trên site khác, rồi chọn Thêm. Tên cho kiểu nội dung thay thế sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới.

9. Trong phần Điều kiện, chọn các điều kiện mà thuộc tính của bản gửi đi phải đáp ứng cho quy tắc. Ví dụ: bạn có thể muốn quy tắc áp dụng cho tất cả các tài liệu có từ "ngân sách" trong tiêu đề. Để thêm nhiều điều kiện hơn, hãy chọn liên kết Thêm điều kiện khác.

   Lưu ý: Các thuộc tính sẵn dùng từ danh sách thả xuống Thuộc tính sẽ khác nhau tùy theo kiểu nội dung bạn đã chọn ở bước 6.

10. Trong phần Vị trí Đích , hãy nhập hoặc duyệt đến một vị trí để đặt nội dung khớp với quy tắc. Để nhóm các tài liệu tương tự lại với nhau trong thư mục, hãy chọn hộp kiểm Tự động tạo thư mục. Ví dụ: nếu bạn có thuộc tính liệt kê tất cả tài liệu cho các dự án trong tổ chức của mình, bạn có thể buộc Trình sắp xếp Nội dung tạo một thư mục riêng cho từng dự án.

    Lưu ý: Các quy tắc của Trình sắp xếp Nội dung nhằm định tuyến tài liệu đến các vị trí khác nhau. Chúng tôi không hỗ trợ sử dụng các quy tắc để đăng lại tệp lên cùng một vị trí trong quá trình cộng tác.

Đầu Trang