Để xác định cách định tuyến tài liệu, Trình sắp xếp Nội dung sử dụng các quy tắc do bạn tạo. Các quy tắc được dựa trên sự kết hợp giữa các kiểu nội dung và siêu dữ liệu.
Bài viết này mô tả cách tạo quy tắc để tổ chức và định tuyến tài liệu hoặc bản ghi. Bất kỳ site doanh nghiệp SharePoint nào cũng có thể được kích hoạt để định tuyến tài liệu.
Quan trọng
Trước tiên, bạn phải bật tính năng Trình sắp xếp Nội dung và cấu hình trình tổ chức để định tuyến bản ghi. Để biết thêm thông tin về cách cấu hình Trình sắp xếp Nội dung, hãy xem Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến tài liệu.
Trong bài viết này
- Trước khi bạn tạo quy tắc: Các bước đầu tiên
- Hiểu cách định tuyến tài liệu
- Tạo quy tắc để định tuyến tài liệu
Trước khi bạn tạo quy tắc: Các bước đầu tiên
Trước khi tạo quy tắc định tuyến tài liệu, bạn phải thực hiện theo một số bước quan trọng.
- Kích hoạt tính năng Trình sắp xếp Nội dung.
- Tạo thư viện và thư mục mà bạn muốn định tuyến tài liệu đến. Bạn có thể muốn tạo thư mục cho từng loại tài liệu bạn đang định tuyến. Ví dụ: tạo một thư viện chỉ dành cho các bản ghi email hoặc bảng tính Excel. Để tìm hiểu về cách tạo thư viện, hãy xem Tạo thư viện tài liệu trong SharePoint.
- Kiểu nội dung phải được liên kết với các tài liệu được định tuyến. Trong các mẫu này, kiểu nội dung có thể là một phần của tiêu chí xác định vị trí cuối cùng nơi lưu trữ tài liệu.
Hiểu cách định tuyến tài liệu
Bạn có thể định tuyến tài liệu đến một thư viện hoặc thư mục trong site Trung tâm Bản ghi hoặc bất kỳ loại site SharePoint nào khác. Thư viện Tự động Định tuyến, được tạo tự động khi bạn kích hoạt tính năng Trình sắp xếp Nội dung, sẽ đóng vai trò là vị trí mặc định. Quy trình định tuyến tài liệu bao gồm một vài thành phần:
Thư viện và thư mục đích Người quản lý nội dung hoặc người quản lý bản ghi tạo thủ công các thư viện và thư mục nơi các tài liệu cần được định tuyến và chỉ định các thư viện này làm thư viện đích.
Các loại nội dung site Mỗi tài liệu phải có một kiểu nội dung và người dùng có thể thêm các kiểu nội dung site phù hợp theo cách thủ công vào các thư viện đích.
Tự động định tuyến thư viện Các tài liệu không khớp với một quy tắc hoặc thiếu siêu dữ liệu bắt buộc sẽ được gửi đến thư viện Tự động Định tuyến để người dùng có thể nhập siêu dữ liệu bắt buộc. Hoặc bạn có thể cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để tất cả tài liệu đã tải lên đều được định tuyến tạm thời đến thư viện Tự động Định tuyến.
Lưu ý
Thư viện Tự động Định tuyến được thiết kế như một "bao gồm tất cả" cho các mục không khớp với bất kỳ quy tắc nào. Nó được thiết kế dưới dạng một vị trí tạm thời, chứ không phải là một site cộng tác lâu dài.
Danh sách Quy tắc tài liệu Đây là một tập hợp tất cả các quy tắc định tuyến. Người quản lý nội dung hoặc người quản lý bản ghi truy nhập danh sách này để tạo, quản lý và xem quy tắc định tuyến.
Sơ đồ sau đây cho thấy cách định tuyến tài liệu và thư email dựa trên tiêu chí cụ thể của cuộc họp và cách trả tài liệu thiếu thông tin vào thư viện Tự động Định tuyến.
Tạo quy tắc để định tuyến tài liệu
Đối với mỗi loại bản ghi mà bạn thêm vào danh sách Định tuyến Bản ghi, bạn sẽ chỉ định tiêu đề và mô tả bản ghi. Bạn cũng có thể chỉ định vị trí trong site nơi bản ghi được lưu trữ. Để đảm bảo rằng tất cả các bản ghi liên quan đều được định tuyến đến vị trí thích hợp, bạn có thể xác định tên thay thế cho loại bản ghi.
Lưu ý
Tối thiểu bạn phải có quyền Sở hữu Site để tạo quy tắc định tuyến tài liệu.
Dẫn hướng đến site mà bạn muốn tạo các quy tắc Trình sắp xếp Nội dung.
Trên panel Khởi động Nhanh, để xem các tùy chọn Nội dung Site , hãy chọn Thêm.
Từ dòng menu Ứng dụng, chọn Cài đặt.
Trên trang Thiết đặt Trang , dưới phần Quản trị Trang , hãy chọn Các Quy tắc của Trình sắp xếp Nội dung.
Trên trang Quy tắc của Trình sắp xếp Nội dung , trong Bấm để thêm mục mới, chọn thêm.
Trong phần Tên Quy tắc , hãy nhập tên mô tả các điều kiện và hành động của quy tắc.
Trong phần Trạng thái và Ưu tiên Quy tắc , để áp dụng quy tắc cho nội dung đến, hãy chọn Hiện hoạt. Sau đó, chọn một mức ưu tiên để xác định cách định tuyến nội dung nếu nội dung khớp với nhiều quy tắc Trình sắp xếp Nội dung.
Nếu bạn không muốn áp dụng quy tắc này cho nội dung đến, hãy chọn Không hoạt động.Trong phần Loại Nội dung của Bản gửi , hãy liên kết quy tắc với một loại nội dung. Bằng cách này, các bản gửi đến Trình sắp xếp Nội dung được gắn nhãn với kiểu nội dung đã chọn và các thuộc tính được dùng trong các điều kiện của quy tắc được xác định.
- Chọn nhóm nội dung phù hợp. Nhóm mà bạn chọn sẽ xác định kiểu nội dung mà bạn có thể chọn trong bước tiếp theo.
- Chọn kiểu nội dung phù hợp.
- Nếu kiểu nội dung bạn chọn có tên khác trên site SharePoint khác, bên dưới Tên thay thế, hãy chọn hộp kiểm. Sau đó, trong trường được cung cấp, hãy nhập tên được sử dụng trên site khác, rồi chọn Thêm. Tên của các kiểu nội dung thay thế sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới.
Trong mục Điều kiện , chọn điều kiện mà thuộc tính của bản gửi phải đáp ứng cho quy tắc. Ví dụ: bạn có thể muốn quy tắc này được áp dụng cho tất cả các tài liệu có từ "ngân sách" trong tiêu đề. Để thêm nhiều điều kiện hơn, hãy chọn liên kết Thêm điều kiện khác .
Lưu ý
Các thuộc tính sẵn dùng từ danh sách thả xuống Thuộc tính sẽ khác nhau theo kiểu nội dung bạn đã chọn trong bước 6.
Trong phần Vị trí Đích , hãy nhập hoặc duyệt đến vị trí để đặt nội dung khớp với quy tắc. Để nhóm các tài liệu tương tự lại với nhau vào các thư mục, hãy chọn hộp kiểm Tự động tạo thư mục . Ví dụ, nếu bạn có thuộc tính liệt kê tất cả các tài liệu cho các dự án trong tổ chức của mình, bạn có thể bắt buộc Trình sắp xếp Nội dung tạo ra một thư mục riêng cho từng dự án.
Lưu ý
Các quy tắc của Trình sắp xếp Nội dung được dùng để định tuyến tài liệu đến các vị trí khác nhau. Chúng tôi không hỗ trợ việc sử dụng quy tắc để đăng lại tệp đến cùng một vị trí trong quá trình cộng tác.