Tạo và chạy truy vấn xóa

Khi bạn muốn nhanh chóng xóa bỏ nhiều dữ liệu hoặc xóa một tập dữ liệu trên cơ sở thường xuyên trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, xóa bỏ hoặc truy vấn Cập Nhật có thể hữu ích vì các truy vấn giúp bạn có thể chỉ định các tiêu chí để tìm kiếm nhanh và xóa dữ liệu. Sử dụng một truy vấn cũng có thể là một người dùng thời gian vì bạn có thể sử dụng lại một truy vấn đã lưu.

Lưu ý: Trước khi bạn xóa bất cứ dữ liệu nào hoặc chạy truy vấn xóa, hãy đảm bảo rằng bạn có bản sao lưu cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.

Nếu bạn chỉ muốn xóa một vài bản ghi, bạn không cần truy vấn. Chỉ cần mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, hãy chọn các trường (cột) hoặc bản ghi (hàng) mà bạn muốn xóa, rồi nhấn DELETE.

Quan trọng:  Thông tin trong bài viết này dành cho mục đích sử dụng với cơ sở dữ liệu trên máy tính. Bạn không thể sử dụng các truy vấn xóa hoặc Cập Nhật trong các ứng dụng Web Access.

Trong bài viết này

Chọn loại truy vấn

Sử dụng truy vấn xóa

Dùng truy vấn cập nhật

Thông tin Bổ sung

Mẹo khắc phục sự cố

Chọn loại truy vấn

Bạn có thể sử dụng truy vấn Cập Nhật hoặc truy vấn xóa để xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu của mình. Chọn một truy vấn dựa trên các chi tiết trong bảng sau đây:

Loại truy vấn

Lúc sử dụng

Kết quả

Sử dụng truy vấn xóa

Để loại bỏ toàn bộ bản ghi (hàng) từ bảng hoặc từ hai bảng có liên quan cùng một lúc.

Lưu ý:  Nếu các bản ghi nằm ở bên "một" của mối quan hệ một đối nhiều, bạn có thể cần phải thay đổi mối quan hệ trước khi bạn chạy truy vấn xóa. Xem phần này khi xóa dữ liệu từ các bảng liên quan.

Xóa các truy vấn loại bỏ tất cả dữ liệu trong mỗi trường, bao gồm giá trị phím tạo một bản ghi duy nhất

Sử dụng truy vấn Cập Nhật

Để xóa các giá trị trường riêng lẻ từ một bảng.

Giúp bạn dễ dàng xóa các giá trị bằng cách cập nhật giá trị hiện có với giá trị null (nghĩa là, không có dữ liệu) hoặc chuỗi độ dài bằng không (một cặp dấu ngoặc kép không có khoảng cách giữa chúng).

Đầu trang

Những điều cần xác minh trước khi bạn sử dụng truy vấn để xóa bất kỳ dữ liệu nào

  • Hãy đảm bảo rằng tệp không phải là tệp chỉ đọc:

    1. Bấm chuột phải vào bắt đầu và bấm mở Windows Explorer.

    2. Bấm chuột phải vào tệp cơ sở dữ liệu và bấm thuộc tính.

    3. Xem mục đã chọn thuộc tính chỉ đọc .

  • Xác nhận rằng bạn có các quyền cần thiết để xóa bỏ bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không chắc chắn, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống của bạn hoặc trình thiết kế cơ sở dữ liệu.

  • Hãy đảm bảo rằng bạn đã bật nội dung trong cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, truy nhập khối tất cả các truy vấn hành động (xóa, Cập Nhật và các truy vấn thực hiện bảng) trừ khi bạn tin tưởng cơ sở dữ liệu trước tiên. Để biết thông tin về việc tin tưởng một cơ sở dữ liệu, hãy xem mục ngăn chặn chế độ tắt chặn truy vấn.

  • Hỏi những người dùng khác của cơ sở dữ liệu để đóng tất cả các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo sử dụng dữ liệu bạn muốn xóa bỏ. Điều này giúp tránh các vi phạm khóa.

  • Trước khi bạn sửa hoặc xóa bỏ bản ghi, hãy tạo bản sao lưu của cơ sở dữ liệu là một ý kiến hay trong trường hợp bạn muốn đảo ngược các thay đổi của mình.

Mẹo:  Nếu một số lượng lớn người dùng kết nối với cơ sở dữ liệu, bạn có thể cần đóng cơ sở dữ liệu, rồi mở lại nó ở chế độ dành riêng .

Để mở một cơ sở dữ liệu trong chế độ dành riêng

  1. Bấm tab tệp > mở.

  2. Duyệt đến và trỏ để chọn cơ sở dữ liệu, bấm vào mũi tên bên cạnh nút mở , rồi bấm mở riêng.

    Mở tệp trong chế độ Mở riêng

Sao lưu cơ sở dữ liệu

  1. Bấm vào tab tệp , trỏ tới lưu như.

  2. Bấm vào lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng, bấm sao lưu cơ sở dữ liệu. Access đóng tệp gốc, tạo một bản sao lưu rồi sau đó mở lại tệp gốc.

  3. Bấm lưu dưới dạng và xác định tên và vị trí cho bản sao lưu, rồi bấm lưu.

Lưu ý:  Nếu bạn đang sử dụng một cơ sở dữ liệu chỉ đọc hoặc được tạo trong phiên bản trước của Access, bạn có thể nhận được thông báo rằng không thể tạo được một thông báo nào để tạo một bản sao lưu của cơ sở dữ liệu.

Để trở lại tệp sao lưu, hãy đóng và đổi tên tệp gốc để bản sao lưu có thể dùng tên của bản gốc. Gán tên của bản gốc cho bản sao lưu, rồi mở bản sao lưu đã được đổi tên trong Access.

Sử dụng truy vấn xóa

Để tạo truy vấn xóa, hãy bấm vào tab tạo , trong nhóm truy vấn , bấm thiết kế truy vấn. Trong hộp thoại Hiển thị bảng , bấm đúp vào từng bảng mà bạn muốn xóa bản ghi, rồi bấm đóng.

Bảng sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ ở mục trên của lưới thiết kế truy vấn. Từ danh sách trường, hãy bấm đúp vào dấu hoa thị (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế.

Sử dụng các tiêu chí cụ thể trong truy vấn xóa

Quan trọng: Sử dụng tiêu chí để chỉ trả về các bản ghi mà bạn muốn xóa bỏ. Nếu không, truy vấn xóa sẽ loại bỏ mọi bản ghi trong bảng.

Bấm đúp vào trường mà bạn muốn xác định là tiêu chí để xóa, nhập một tiêu chí trong hàng tiêu chí của trình thiết kế truy vấn, sau đó bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị cho mỗi trường tiêu chí.

Ví dụ về khi bạn có thể muốn sử dụng tùy chọn này: giả sử bạn muốn loại bỏ tất cả các đơn hàng đang chờ xử lý cho khách hàng. Để chỉ tìm những bản ghi đó, bạn sẽ thêm các trường ID khách hàng và ngày đặt hàng vào lưới thiết kế truy vấn, sau đó nhập số ID của khách hàng và ngày mà các đơn hàng của khách hàng đó trở thành không hợp lệ.

  1. Trên tab thiết kế , hãy bấm xem > dạng xem biểu dữliệu.

  2. Xác nhận rằng truy vấn trả về các bản ghi bạn muốn xóa bỏ, rồi nhấn CTRL + S để lưu truy vấn.

  3. Để chạy truy vấn, hãy bấm đúp vào truy vấn trong ngăn dẫn hướng.

Đầu Trang

Dùng truy vấn cập nhật

Lưu ý:  Bạn không thể sử dụng tùy chọn truy vấn Cập Nhật trong ứng dụng Access trên web.

Phần này giải thích cách sử dụng truy vấn Cập Nhật để xóa các trường riêng lẻ khỏi bảng. Hãy nhớ chạy truy vấn Cập Nhật để xóa dữ liệu sẽ thay đổi giá trị hiện có thành một chuỗi NULL hoặc độ dài bằng không (một cặp dấu ngoặc kép không có không gian nào ở giữa), tùy thuộc vào tiêu chí mà bạn chỉ định.

  1. Bấm vào tab tạo và trong nhóm truy vấn , bấm thiết kế truy vấn.

  2. Chọn bảng có dữ liệu mà bạn muốn xóa bỏ (nếu bảng liên quan đến, hãy chọn bảng ở bên "một" của mối quan hệ), bấm Thêm, rồi bấm đóng.

    Bảng sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ ở mục trên của lưới thiết kế truy vấn. Cửa sổ liệt kê tất cả các trường trong bảng đã chọn.

  3. Bấm đúp vào dấu sao (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế. Thêm tất cả các trường bảng cho phép truy vấn xóa để loại bỏ toàn bộ bản ghi (hàng) từ bảng.

    Tùy ý, bạn có thể nhập tiêu chí cho một hoặc nhiều trường trong hàng tiêu chí của trình thiết kế, sau đó bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị cho mỗi trường tiêu chí. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem tiêu chí mẫu để chọn bảng truy vấn .

    Lưu ý:  Bạn sử dụng tiêu chí để chỉ trả về các bản ghi mà bạn muốn thay đổi. Nếu không, truy vấn Cập Nhật sẽ đặt thành NULL mọi bản ghi trong mỗi trường trong truy vấn của bạn.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem Biểu dữ liệu.

  5. Xác nhận rằng truy vấn trả về các bản ghi mà bạn muốn đặt thành NULL hoặc chuỗi độ dài bằng không (một cặp dấu ngoặc kép không có khoảng cách nào giữa chúng ("").

  6. Nếu cần, hãy lặp lại các bước từ 3 đến 5 và thay đổi các trường hoặc tiêu chí cho đến khi truy vấn chỉ trả về dữ liệu mà bạn muốn xóa, rồi nhấn CTRL + S để lưu truy vấn.

  7. Để chạy truy vấn, hãy bấm đúp vào truy vấn trong ngăn dẫn hướng.

Đầu trang

Thông tin Bổ sung

Xóa dữ liệu khỏi các bảng liên quan

Nếu bạn muốn xóa dữ liệu từ một số bảng liên quan, bạn phải bật tính toàn vẹn tham khảo và xóa bỏ các tùy chọn bản ghi liên quan cho từng mối quan hệ. Điều này cho phép truy vấn của bạn xóa dữ liệu từ các bảng trên các bên "một" và "nhiều" của mối quan hệ. Chuẩn bị để xóa dữ liệu liên quan yêu cầu xác thực các tùy chọn sau:

  • Xác định các bản ghi nào nằm ở bên "một" của mối quan hệ và nằm ở bên "nhiều".

  • Nếu bạn cần xóa bỏ các bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ và các bản ghi có liên quan ở bên "nhiều", bạn cho phép một bộ quy tắc được gọi là tính toàn vẹn tham chiếu và bạn bật xếp tầng xóa. Các bước trong phần này giải thích về tính toàn vẹn tham khảo và cách thực hiện cả hai nhiệm vụ.

  • Nếu bạn chỉ cần xóa bỏ các bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ, trước tiên bạn xóa bỏ mối quan hệ đó, sau đó xóa dữ liệu.

Nếu bạn cần loại bỏ dữ liệu chỉ ở bên "nhiều" của mối quan hệ, bạn có thể tạo và chạy truy vấn xóa của mình mà không cần phải thay đổi mối quan hệ.

Để tìm hiểu những bản ghi nào sẽ nằm trên tab "một" và "nhiều" của một mối quan hệ, trên tab công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm mối quan hệ , hãy bấm mối quan hệ. Tab mối quan hệ sẽ hiển thị các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn và mối quan hệ. Mỗi mối quan hệ được mô tả như một đường kết nối giữa các trường.

Hình sau đây Hiển thị mối quan hệ điển hình. Hầu hết, nếu không phải tất cả các mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu có một bên "một" và một bên "nhiều". Sơ đồ mối quan hệ là một bên "một" có số từ (1) và bên "nhiều" với ký hiệu Infinity ().

Mối quan hệ giữa hai bảng

Khi bạn xóa bỏ bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ, bạn cũng nên xóa tất cả các bản ghi có liên quan ở bên "nhiều" của mối quan hệ. Tuy nhiên, khi bạn xóa bỏ các bản ghi ở bên "nhiều" của một mối quan hệ, bạn thường không xóa bỏ bản ghi ở bên "một".

Ngoài ra, Access sẽ tự động lực thêm một bộ quy tắc gọi là tính toàn vẹn tham chiếu. Những quy tắc này đảm bảo rằng các phím nước ngoài trong một cơ sở dữ liệu có chứa các giá trị chính xác. Khóa ngoại là một cột có giá trị khớp với các giá trị trong cột khóa chính của một bảng khác.

Chỉnh sửa mối quan hệ

Chỉ làm theo các bước sau khi bạn cần xóa dữ liệu trên "một" và "nhiều" của mối quan hệ.

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

  2. Bấm chuột phải vào mối quan hệ (đường) kết nối các bảng liên quan đến thao tác xóa, rồi bấm vào chỉnh sửa mối quan hệ trên menu lối tắt.

  3. Trong hộp thoại chỉnh sửa mối quan hệ , hãy đảm bảo rằng đã chọn hộp kiểm thực thi tính toàn vẹn tham tham tham số.

  4. Chọn hộp kiểm xóa bỏ các bản ghi liên quan .

    Lưu ý:  Cho đến khi bạn vô hiệu hóa thuộc tính này một lần nữa, việc xóa một bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ sẽ xóa tất cả các bản ghi có liên quan ở bên "nhiều" của mối quan hệ.

  5. Bấm OK, đóng ngăn mối quan hệ , rồi tiếp tục đến tập hợp các bước tiếp theo.

Xóa mối quan hệ

  1. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy mở ngăn mối quan hệ .

  2. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

    Tạo ghi chú cho các trường liên quan đến mối quan hệ để bạn có thể khôi phục mối quan hệ sau khi xóa dữ liệu của mình.

  3. Bấm chuột phải vào mối quan hệ (đường) kết nối các bảng liên quan đến thao tác xóa, rồi bấm xóa trên menu lối tắt.

Lưu ý:  Để khôi phục mối quan hệ, hãy làm theo các bước trước đó để mở ngăn mối quan hệ , sau đó kéo trường khóa chính từ bảng "One" và thả nó vào trường khóa ngoại của bảng "nhiều". Hộp thoại sửa quan hệ xuất hiện. Nếu mối quan hệ cũ đang thực thi tính toàn vẹn tham khảo, chọn thực thi tính toàn vẹntham khảo, rồi bấm vào tạo. Nếu không, chỉ cần bấm vào tạo.

Đầu trang

Tiêu chí mẫu để chọn truy vấn

Bảng sau đây liệt kê một số tiêu chí mẫu mà bạn có thể sử dụng trong các truy vấn chọn khi bạn muốn đảm bảo rằng bạn chỉ xóa dữ liệu mà bạn muốn xóa bỏ. Một số ví dụ sau đây sử dụng ký tự đại diện.

Tiêu chí

Tác động

> 234

Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234.

>= "Cajhen"

Trả về tất cả bản ghi từ Cajhen tới cuối bảng chữ cái

Giữa #2/2/2010 # và #12/1/2010 #

Trả về ngày tháng từ 2 đến tháng 2010 đến 1-tháng mười hai-2010 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu nháy đơn (') thay cho dấu thăng (#). Ví dụ: giữa ' 2/2/2010 ' và ' 12/1/2010 '.

Not "Nước Đức"

Tìm tất cả các bản ghi trong đó các nội dung chính xác của trường không chính xác bằng "Đức". Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài "Germany", chẳng hạn như "Germany (Euro)" hoặc "Europe (Germany)".

Not "T*"

Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm (%) thay cho dấu sao (*).

Not "*t"

Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

In(Canada,UK)

Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh.

Like "[A-D]*"

Trong trường văn bản, tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng các chữ cái từ A đến D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu hoa thị (*).

Như "*ar*"

Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

Like "Maison Dewe?"

Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi thứ hai có 5 chữ trong đó 4 chữ đầu tiên là "Dewe" chữ cuối cùng không rõ. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu hỏi (?).

#2/2/2010 #

Tìm tất cả các bản ghi cho 2 tháng 2, 2010. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy bao quanh ngày bằng dấu ngoặc đơn thay vì dấu hiệu pound (' 2/2/2010 ').

< Date() - 30

Dùng hàm Date để trả về tất cả các ngày tháng nhiều hơn 30 ngày về trước.

Date()

Dùng hàm Date để trả về tất cả các bản ghi chứa ngày hôm nay.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Sử dụng ngày tháng và các hàm dateadd để trả về tất cả các bản ghi từ ngày hôm nay đến ba tháng kể từ ngày hôm nay.

Is Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định).

Is Not Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa bất kỳ giá trị nào (không phải là NULL).

""

Trả về tất cả các bản ghi có chứa chuỗi độ dài bằng 0. Bạn sử dụng các chuỗi độ dài bằng không khi bạn cần thêm một giá trị vào một trường bắt buộc nhưng vẫn chưa biết giá trị thực tế là gì. Ví dụ: Một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, thay vì nhập một số, bạn nhập một cặp dấu ngoặc kép không có khoảng cách giữa chúng ("").

Đầu trang

Mẹo khắc phục sự cố

Tại sao tôi lại nhìn thấy thông báo lỗi này và tôi phải làm thế nào để khắc phục?

Nếu bạn xây dựng truy vấn xóa bằng cách sử dụng nhiều bảng và thuộc tính bản ghi duy nhất của truy vấn được đặt là không, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi; Không thể xóa khỏi các bảng được chỉ định khi bạn chạy truy vấn.

Để khắc phục lỗi này, đặt thuộc tính Bản ghi Duy nhất của truy vấn thành .

  1. Mở truy vấn xóa trong dạng xem Thiết kế.

  2. Nếu trang tính thuộc tính truy vấn không mở, nhấn F4 để mở.

  3. Hãy bấm vào trình thiết kế truy vấn để hiện thuộc tính truy vấn (chứ không phải thuộc tính trường).

  4. Trong trang thuộc tính truy vấn, hãy tìm thuộc tính Bản ghi Duy nhất và đặt nó là .

Ngăn không cho Chế độ Tắt chặn truy vấn

Theo mặc định, nếu bạn mở cơ sở dữ liệu trên máy tính mà bạn chưa chọn tin cậy hoặc không nằm trong vị trí tin cậy, hãy truy nhập khối tất cả các truy vấn hành động từ chạy.

Nếu bạn tìm cách chạy truy vấn hành động và dường như không có vấn đề gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái của Access để xem thông báo sau đây:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Khi bạn thấy thông báo đó, hãy thực hiện bước sau để bật nội dung bị chặn:

  • Trên thanh thông báo cảnh báo bảo mật , hãy bấm bật nội dungvà chạy lại truy vấn của bạn.

Đầu Trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×