Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) là công nghệ được sử dụng để sắp xếp các cơ sở dữ liệu doanh nghiệp lớn và hỗ trợ trí tuệ thương nghiệp. Cơ sở dữ liệu OLAP được chia thành một hoặc nhiều cube và mỗi cube được người quản trị cube sắp xếp và thiết kế sao cho phù hợp với cách bạn truy xuất và phân tích dữ liệu để dễ dàng tạo và sử dụng các báo cáo PivotTable và báo cáo PivotChart mà bạn cần.
Trong bài viết này
- Trí tuệ thương nghiệp là gì?
- Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) là gì?
- Các tính năng OLAP trong Excel
- Các cấu phần phần mềm mà bạn cần để truy nhập nguồn dữ liệu OLAP
- Sự khác biệt về tính năng giữa OLAP và dữ liệu nguồn không phải OLAP
Trí tuệ thương nghiệp là gì?
Một nhà phân tích kinh doanh thường muốn có được cái nhìn toàn cảnh về doanh nghiệp, để xem các xu hướng rộng hơn dựa trên dữ liệu tổng hợp và xem những xu hướng này được chia nhỏ theo bất kỳ số biến số nào. Nghiệp vụ thông minh là quy trình trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu OLAP, rồi phân tích dữ liệu đó để tìm thông tin mà bạn có thể sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt và hành động. Ví dụ, OLAP và nghiệp vụ thông minh giúp trả lời các loại câu hỏi sau đây về dữ liệu nghiệp vụ:
- Tổng doanh thu của tất cả các sản phẩm trong năm 2007 so với tổng doanh thu năm 2006 như thế nào?
- Lợi nhuận của chúng tôi cho đến nay như thế nào so với cùng khoảng thời gian trong năm năm qua?
- Khách hàng trên 35 tuổi đã chi bao nhiêu tiền vào năm ngoái và hành vi đó đã thay đổi như thế nào theo thời gian?
- Có bao nhiêu sản phẩm đã được bán ở hai quốc gia/khu vực cụ thể trong tháng này so với cùng tháng năm ngoái?
- Đối với mỗi nhóm tuổi khách hàng, phân tích về lợi nhuận (cả phần trăm lợi nhuận và tổng) theo danh mục sản phẩm là gì?
- Tìm các nhân viên bán hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp, khách hàng, đối tác hoặc khách hàng hàng đầu và cuối.
Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) là gì?
Cơ sở dữ liệu Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) tạo điều kiện thuận lợi cho các truy vấn nghiệp vụ thông minh. OLAP là công nghệ cơ sở dữ liệu đã được tối ưu hóa cho truy vấn và báo cáo, thay vì xử lý các giao dịch. Dữ liệu nguồn cho OLAP là cơ sở dữ liệu Xử lý Giao dịch Trực tuyến (OLTP) thường được lưu trữ trong kho dữ liệu. Dữ liệu OLAP được lấy từ dữ liệu lịch sử này và được tổng hợp thành các cấu trúc cho phép phân tích phức tạp. Dữ liệu OLAP cũng được sắp xếp theo thứ tự và được lưu trữ trong các cube thay vì bảng. Nó là một công nghệ tinh vi sử dụng các cấu trúc đa chiều để cung cấp quyền truy cập nhanh chóng vào dữ liệu để phân tích. Tổ chức này giúp báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart dễ dàng hiển thị các tóm tắt ở mức cao, chẳng hạn như tổng doanh thu trên toàn quốc gia hoặc khu vực, đồng thời cũng như hiển thị chi tiết cho các site nơi doanh số đặc biệt mạnh hoặc yếu.
Cơ sở dữ liệu OLAP được thiết kế để tăng tốc độ truy xuất dữ liệu. Vì máy chủ OLAP, chứ không phải Microsoft Office Excel, tính toán các giá trị tóm tắt, nên khi bạn tạo hoặc thay đổi báo cáo cần gửi đến Excel sẽ ít dữ liệu hơn. Cách tiếp cận này cho phép bạn làm việc với lượng dữ liệu nguồn lớn hơn nhiều so với khi dữ liệu được sắp xếp trong cơ sở dữ liệu truyền thống, nơi Excel truy xuất tất cả các bản ghi riêng lẻ, rồi tính toán các giá trị tóm tắt.
Cơ sở dữ liệu OLAP chứa hai kiểu dữ liệu cơ bản: số đo, đó là dữ liệu số, số lượng và giá trị trung bình mà bạn sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt và các chiều là các thể loại bạn dùng để sắp xếp các số đo này. Cơ sở dữ liệu OLAP giúp tổ chức dữ liệu theo nhiều cấp độ chi tiết, sử dụng cùng một thể loại mà bạn đã quen thuộc để phân tích dữ liệu.
Các mục sau đây mô tả chi tiết hơn về từng cấu phần:
Hình lập phương Một cấu trúc dữ liệu tổng hợp các số đo theo các cấp độ và cấu trúc phân cấp của mỗi kích thước mà bạn muốn phân tích. Cube kết hợp một số chiều, chẳng hạn như thời gian, địa lý và dòng sản phẩm, với dữ liệu tóm tắt, chẳng hạn như số liệu bán hàng hoặc hàng tồn kho. Các khối lập phương không phải là "hình khối" theo nghĩa toán học nghiêm ngặt vì chúng không nhất thiết phải có các cạnh bằng nhau. Tuy nhiên, chúng là một phép ẩn dụ thích hợp cho một khái niệm phức tạp.
Đo lường Một tập giá trị trong một cube dựa trên một cột trong bảng dữ kiện của cube và thường là các giá trị số. Thước đo là các giá trị trung tâm trong khối được xử lý, tổng hợp và phân tích. Ví dụ phổ biến bao gồm doanh thu, lợi nhuận, doanh thu và chi phí.
Thành viên Một mục trong cấu trúc phân cấp đại diện cho một hoặc nhiều lần xuất hiện của dữ liệu. Thành viên có thể là duy nhất hoặc không phải là duy nhất. Ví dụ: 2007 và 2008 đại diện cho các thành viên duy nhất ở mức năm của chiều thời gian, trong khi Tháng một đại diện cho các thành viên không duy nhất ở cấp độ tháng vì có thể có nhiều Tháng Một trong chiều thời gian nếu nó chứa dữ liệu của thời gian trong hơn một năm.
Phần tử được tính Một thành viên của một chiều có giá trị được tính toán tại thời gian chạy bằng cách sử dụng biểu thức. Giá trị phần tử được tính có thể được lấy từ giá trị của phần tử khác. Ví dụ: phần tử được tính, Lợi nhuận, có thể được xác định bằng cách lấy giá trị của phần tử Bán hàng trừ đi giá trị của phần tử Chi phí.
Kích thước Một tập hợp một hoặc nhiều cấu trúc phân cấp được tổ chức của các cấp độ trong một khối mà người dùng hiểu và dùng làm cơ sở để phân tích dữ liệu. Ví dụ: chiều địa lý có thể bao gồm các cấp độ cho Quốc gia/Khu vực, Tiểu bang/Tỉnh và Thành phố. Hoặc, một chiều thời gian có thể bao gồm một cấu trúc phân cấp với các cấp cho năm, quý, tháng và ngày. Trong báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart, mỗi cấu trúc phân cấp trở thành một tập hợp các trường mà bạn có thể bung rộng và thu gọn để hiển thị các cấp thấp hơn hoặc cao hơn.
Cấu trúc phân cấp Cấu trúc cây lô-gic tổ chức các phần tử của một chiều sao cho mỗi phần tử có một phần tử mẹ và không hoặc nhiều phần tử con. Con là một thành viên ở cấp thấp hơn kế tiếp trong cấu trúc phân cấp có liên quan trực tiếp đến thành viên hiện tại. Ví dụ, trong một cấu trúc phân cấp Thời gian chứa các cấp bậc Quý, Tháng và Ngày, Tháng Một là con của Q1. Cha mẹ là thành viên trong cấp cao hơn kế tiếp trong cấu trúc phân cấp có liên quan trực tiếp đến thành viên hiện tại. Giá trị mẹ thường là sự hợp nhất các giá trị của tất cả các giá trị con của nó. Ví dụ, trong một cấu trúc phân cấp Thời gian có chứa các cấp bậc Quý, Tháng và Ngày, Qtr1 là cha mẹ của Tháng Một.
Cấp độ Trong hệ thống phân cấp, dữ liệu có thể được sắp xếp thành các mức chi tiết thấp hơn và cao hơn, như các mức Năm, Quý, Tháng và Ngày trong cấu trúc phân cấp Thời gian.
Các tính năng OLAP trong Excel
Truy xuất dữ liệu OLAP Bạn có thể kết nối với nguồn dữ liệu OLAP như cách bạn kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài khác. Bạn có thể làm việc với cơ sở dữ liệu được tạo bằng Microsoft SQL Server OLAP Services phiên bản 7.0, Microsoft SQL Server Analysis Services phiên bản 2000 và Microsoft SQL Server Analysis Services phiên bản 2005, là các sản phẩm máy chủ Microsoft OLAP. Excel cũng có thể làm việc với các sản phẩm OLAP của bên thứ ba tương thích với OLE-DB cho OLAP.
Bạn chỉ có thể hiển thị dữ liệu OLAP dưới dạng báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart hoặc trong hàm trang tính được chuyển đổi từ báo cáo PivotTable, nhưng không hiển thị dưới dạng phạm vi dữ liệu ngoài. Bạn có thể lưu báo cáo PivotTable OLAP và báo cáo PivotChart trong mẫu báo cáo, đồng thời bạn có thể tạo tệp Ghép nối Dữ liệu Office (ODC) (.odc) để kết nối với cơ sở dữ liệu OLAP cho các truy vấn OLAP. Khi bạn mở tệp ODC, Excel sẽ hiển thị báo cáo PivotTable trống, báo cáo này đã sẵn sàng để bạn bố trí.
Tạo tệp khối để sử dụng ngoại tuyến Bạn có thể tạo một tệp khối vuông ngoại tuyến (.cub) với một tập dữ liệu con từ một cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP. Dùng tệp khối vuông ngoại tuyến để làm việc với dữ liệu OLAP khi bạn không kết nối với mạng của mình. Khối cho phép bạn làm việc với lượng dữ liệu trong báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart lớn hơn so với cách khác, và tăng tốc độ truy xuất dữ liệu. Bạn chỉ có thể tạo tệp cube nếu bạn sử dụng nhà cung cấp OLAP, như Microsoft SQL Analysis Services Server phiên bản 2005, vốn hỗ trợ tính năng này.
Hành động Máy chủ Hành động máy chủ là một tính năng tùy chọn nhưng hữu ích mà người quản trị OLAP cube có thể xác định trên máy chủ sử dụng phần tử cube hoặc số đo làm tham số vào truy vấn để lấy chi tiết trong cube hoặc để khởi động một ứng dụng khác, chẳng hạn như trình duyệt. Excel hỗ trợ URL, Báo cáo, Bộ hàng, Truy sâu qua và Bung rộng để Chi tiết các hành động máy chủ nhưng không hỗ trợ Quyền riêng tư, Câu lệnh và Tập dữ liệu.
KPI KPI là một số đo được tính toán đặc biệt được xác định trên máy chủ cho phép bạn theo dõi "các chỉ số hiệu suất then chốt" bao gồm trạng thái (Giá trị hiện thời có đáp ứng được một số cụ thể không?) và xu hướng (giá trị theo thời gian là bao nhiêu?). Khi các tùy chọn này được hiển thị, Máy chủ có thể gửi các biểu tượng liên quan tương tự như biểu tượng Excel mới được đặt để cho biết mức trạng thái trên hoặc thấp hơn (chẳng hạn như biểu tượng Đèn Dừng) hoặc liệu một giá trị có xu hướng tăng hay giảm (chẳng hạn như biểu tượng mũi tên định hướng).
Định dạng Máy chủ Người quản trị khối có thể tạo các số đo và phần tử được tính toán với định dạng màu, định dạng phông và các quy tắc định dạng có điều kiện có thể được chỉ định là quy tắc kinh doanh tiêu chuẩn của công ty. Ví dụ, định dạng máy chủ cho lợi nhuận có thể là định dạng số của tiền tệ, màu ô xanh lục nếu giá trị lớn hơn hoặc bằng 30.000 và màu đỏ nếu giá trị nhỏ hơn 30.000 và kiểu phông chữ đậm nếu giá trị nhỏ hơn 30.000 và thông thường nếu lớn hơn hoặc bằng 30.000. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thiết kế bố trí và định dạng của báo cáo PivotTable.
Ngôn ngữ hiển thị của Office Người quản trị khối có thể xác định bản dịch cho dữ liệu và lỗi trên máy chủ cho người dùng cần xem thông tin PivotTable bằng ngôn ngữ khác. Tính năng này được xác định là thuộc tính kết nối tệp và thiết đặt quốc gia/khu vực trên máy tính của người dùng phải tương ứng với ngôn ngữ hiển thị.
Các cấu phần phần mềm mà bạn cần để truy nhập nguồn dữ liệu OLAP
Một nhà cung cấp truy cập OLAP Để thiết lập nguồn dữ liệu OLAP cho Excel, bạn cần một trong các nhà cung cấp OLAP sau đây:
- Nhà cung cấp Microsoft OLAP Excel bao gồm trình điều khiển nguồn dữ liệu và phần mềm máy khách mà bạn cần để truy nhập vào cơ sở dữ liệu được tạo bằng Microsoft SQL Server OLAP Services phiên bản 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services phiên bản 2000 (8.0) và Microsoft SQL Server Analysis Services phiên bản 2005 (9.0).
- Nhà cung cấp OLAP bên thứ ba Đối với các sản phẩm OLAP khác, bạn cần cài đặt thêm trình điều khiển và phần mềm khách. Để sử dụng các tính năng của Excel nhằm làm việc với dữ liệu OLAP, sản phẩm của bên thứ ba phải phù hợp với tiêu chuẩn OLE-DB cho OLAP và tương thích với Microsoft Office. Để biết thông tin về cách cài đặt và sử dụng nhà cung cấp OLAP bên thứ ba, hãy tham khảo người quản trị hệ thống hoặc nhà cung cấp cho sản phẩm OLAP.
Cơ sở dữ liệu máy chủ và tệp khối Phần mềm máy khách Excel OLAP hỗ trợ kết nối đến hai loại cơ sở dữ liệu OLAP. Nếu cơ sở dữ liệu trên máy chủ OLAP sẵn dùng trên mạng của bạn, bạn có thể truy xuất dữ liệu nguồn trực tiếp từ cơ sở dữ liệu đó. Nếu bạn có một tệp khối ngoại tuyến chứa dữ liệu OLAP hoặc một tệp định nghĩa khối, bạn có thể kết nối với tệp đó và truy xuất dữ liệu nguồn từ đó.
Nguồn dữ liệu Nguồn dữ liệu cấp cho bạn quyền truy nhập vào tất cả dữ liệu trong cơ sở dữ liệu OLAP hoặc tệp khối ngoại tuyến. Sau khi bạn tạo nguồn dữ liệu OLAP, bạn có thể căn cứ báo cáo dựa vào nguồn dữ liệu đó và trả dữ liệu OLAP cho Excel dưới dạng báo cáo PivotTable hoặc báo cáo PivotChart hoặc trong hàm trang tính được chuyển đổi từ báo cáo PivotTable.
Truy vấn Microsoft Bạn có thể sử dụng Truy vấn để truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bên ngoài như Microsoft SQL hoặc Microsoft Access. Bạn không cần phải sử dụng Truy vấn để truy xuất dữ liệu từ PivotTable OLAP được kết nối với tệp cube. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng Microsoft Query để truy xuất dữ liệu ngoài.
Sự khác biệt về tính năng giữa OLAP và dữ liệu nguồn không phải OLAP
Nếu bạn làm việc với báo cáo PivotTable và báo cáo PivotChart từ cả dữ liệu nguồn OLAP và các kiểu dữ liệu nguồn khác, bạn sẽ nhận thấy một số điểm khác biệt về tính năng.
Truy xuất dữ liệu Máy chủ OLAP trả về dữ liệu mới cho Excel mỗi khi bạn thay đổi bố trí của báo cáo. Với các loại dữ liệu nguồn bên ngoài khác, bạn truy vấn tất cả dữ liệu nguồn cùng một lúc hoặc bạn có thể đặt các tùy chọn để truy vấn chỉ khi bạn hiển thị các mục trường bộ lọc báo cáo khác nhau. Bạn cũng có một số tùy chọn khác để làm mới báo cáo.
Trong báo cáo dựa trên dữ liệu nguồn OLAP, cài đặt trường bộ lọc báo cáo không sẵn dùng, truy vấn nền không sẵn dùng và cài đặt tối ưu hóa bộ nhớ không sẵn dùng.
Lưu ý
Thiết đặt tối ưu hóa bộ nhớ cũng không sẵn dùng đối với nguồn dữ liệu OLEDB và báo cáo PivotTable dựa trên phạm vi ô.
Kiểu trường Dữ liệu nguồn OLAP, các trường chiều chỉ có thể được dùng làm trường hàng (chuỗi), cột (thể loại) hoặc trường trang. Chỉ có thể dùng trường đo làm trường giá trị. Đối với các loại dữ liệu khác, có thể dùng tất cả các trường trong bất kỳ phần nào của báo cáo.
Truy nhập dữ liệu chi tiết Đối với dữ liệu nguồn OLAP, máy chủ xác định các cấp độ chi tiết sẵn có và tính toán giá trị tóm tắt, vì vậy các bản ghi chi tiết tạo thành giá trị tóm tắt có thể không sẵn dùng. Tuy nhiên, máy chủ có thể cung cấp các trường thuộc tính mà bạn có thể hiển thị. Các kiểu dữ liệu nguồn khác không có trường thuộc tính nhưng bạn có thể hiển thị chi tiết cơ sở cho giá trị trường dữ liệu và cho các mục, đồng thời bạn có thể hiển thị các mục không có dữ liệu.
Các trường bộ lọc báo cáo OLAP có thể không có mục Tất cả và lệnh Hiển thị Trang Bộ lọc Báo cáo không sẵn dùng.
Thứ tự sắp xếp ban đầu Đối với dữ liệu nguồn OLAP, đầu tiên các mục xuất hiện theo thứ tự mà máy chủ OLAP trả về chúng. Sau đó, bạn có thể sắp xếp lại hoặc sắp xếp lại các mục theo cách thủ công. Đối với các loại dữ liệu khác khác, các mục trong báo cáo mới đầu tiên sẽ xuất hiện với thứ tự tăng dần được sắp xếp theo tên mục.
Tính toán Máy chủ OLAP cung cấp các giá trị tóm tắt trực tiếp cho báo cáo, vì vậy bạn không thể thay đổi hàm tổng hợp cho các trường giá trị. Đối với các loại dữ liệu nguồn khác, bạn có thể thay đổi hàm tổng hợp cho một trường giá trị và sử dụng nhiều hàm tổng hợp cho cùng một trường giá trị. Bạn không thể tạo trường tính toán hoặc mục tính toán trong báo cáo với dữ liệu nguồn OLAP.
Tổng phụ Trong báo cáo có dữ liệu nguồn OLAP, bạn không thể thay đổi hàm tổng hợp cho tổng phụ. Với các loại dữ liệu nguồn khác, bạn có thể thay đổi hàm tổng hợp tổng phụ và hiện hoặc ẩn tổng phụ cho tất cả các trường hàng và cột.
Đối với dữ liệu nguồn OLAP, bạn có thể bao gồm hoặc loại trừ các mục ẩn khi tính toán tổng phụ và tổng cuối. Đối với các loại dữ liệu khác từ nguồn khác, bạn có thể bao gồm các mục trường bộ lọc báo cáo ẩn trong tổng phụ, tuy nhiên, các mục ẩn trong các trường khác sẽ được loại trừ theo mặc định.