Thêm hoặc xóa cột trong biểu dữ liệu

Làm việc với cột

Access giúp bạn thêm hoặc loại bỏ trường trong bảng nhanh chóng và dễ dàng hơn vì bạn có thể thực hiện những tác vụ đó ở Dạng xem biểu dữ liệu. Theo mặc định, tất cả bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hiện chứa một cột trống được đánh nhãn Bấm để thêm. Để thêm cột, bạn nhập dữ liệu vào ô trống đầu tiên bên dưới tiêu đề cột đó. Bạn cũng có thể dán một hoặc nhiều phần dữ liệu vào cột trống. Bạn không còn phải sử dụng Cửa sổ thiết kế để thêm hoặc loại bỏ cột, mặc dù bạn có thể sử dụng nếu muốn.

Ngoài ra, bạn không còn phải đặt những kiểu dữ liệu phổ biến hơn cho cột mới. Theo mặc định, các trường trong bảng cơ sở dữ liệu phải chứa những kiểu dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như văn bản, ngày và giờ, số, v.v.. Thông thường, bạn đặt kiểu dữ liệu khi thiết kế bảng cho cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, giờ đây Access sẽ suy ra hầu hết các kiểu dữ liệu khi bạn nhập dữ liệu vào cột mới lần đầu tiên. Ví dụ: nếu bạn nhập tên vào trường đầu tiên trong bảng mới, Access sẽ đặt trường đó là kiểu dữ liệu Văn bản. Nếu bạn dán một ngày, Access sẽ đặt trường đó là kiểu dữ liệu Ngày/Giờ, v.v.. Nếu bạn dán dữ liệu hỗn hợp, chẳng hạn như mã bưu điện của một số quốc gia/vùng lãnh thổ, Access sẽ chọn kiểu dữ liệu lưu giữ thông tin hiệu quả nhất — thông thường là kiểu dữ liệu Văn bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiểu rõ cách Access gán kiểu dữ liệu khi bạn nhập thông tin trong phần sau của bài viết này.

Để biết thêm thông tin về cách đặt kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết Kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Nếu bạn không quen thuộc với quy tắc thiết kế cho các cơ sở dữ liệu tương quan, hãy xem bài viết Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các bước trong những mục sau giải thích cách thêm và loại bỏ cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu và Cửa sổ thiết kế.

Loại bỏ cột trong Dạng xem biểu dữ liệu

1. Bấm chuột phải vào hàng tiêu đề của cột mà bạn muốn loại bỏ.

2. Bấm vào Xóa trường trên menu lối tắt.

3. Bấm vào Có để xác nhận thao tác xóa.

4. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Thêm cột trong Cửa sổ thiết kế

1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm vào Cửa sổ thiết kế trên menu lối tắt.

   -hoặc-

   Trên thanh trạng thái của Access, bấm vào Cửa sổ thiết kế.

2. Trong cột Tên trường, chọn một hàng trống, rồi nhập tên cho trường mới.

3. Trong cột Kiểu dữ liệu, chọn kiểu dữ liệu cho cột mới bên cạnh tên trường mới.

4. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Loại bỏ cột trong Cửa sổ thiết kế

1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm vào Cửa sổ thiết kế trên menu lối tắt.

   -hoặc-

   Trên thanh trạng thái của Access, bấm vào Cửa sổ thiết kế.

2. Chọn trường (hàng) mà bạn muốn xóa.

3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm vào Xóa hàng.

   -hoặc-

   Nhấn DELETE.

4. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Đặt kiểu dữ liệu Tệp đính kèm

1. Nếu chưa chọn kiểu dữ liệu này, hãy chọn cột trống (cột được đánh nhãn Bấm để thêm) trong biểu dữ liệu.

2. Trong danh sách thả xuống, chọn Tệp đính kèm.

3. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Thêm trường tra cứu

1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng cơ sở của biểu dữ liệu mới, rồi bấm vào Cửa sổ thiết kế.

   -hoặc-

   Trên thanh trạng thái của Access, bấm vào Cửa sổ thiết kế.

   Bảng này sẽ mở trong Cửa sổ thiết kế.

2. Chọn trường mà bạn muốn chuyển đổi.

   -hoặc-

   Chọn một hàng trống trong cột Tên trường, rồi nhập tên cho trường mới.

3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm vào Cột tra cứu.

   -hoặc-

   Trong Cửa sổ thiết kế, trên cột Kiểu dữ liệu, bấm vào mũi tên xuống và chọn Trình hướng dẫn tra cứu.

   Trình hướng dẫn tra cứu khởi động.

4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Tạo danh sách dựa theo bảng    

     1. Chọn Tôi muốn cột tra cứu tìm kiếm các giá trị trong một bảng hoặc một truy vấn, rồi bấm Tiếp theo.

     2. Bên dưới Dạng xem, hãy chọn một tùy chọn, chọn một bảng hoặc truy vấn từ danh sách, rồi bấm vào Tiếp theo. Ví dụ: Nếu bạn muốn sử dụng các giá trị của bảng trong trường tra cứu, hãy bấm vào Bảng. Nếu bạn muốn sử dụng truy vấn, hãy bấm vào Truy vấn. Để xem danh sách tất cả bảng và truy vấn trong cơ sở dữ liệu, bấm vào Cả hai.

     3. Di chuyển các trường mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tra cứu từ ngăn Trường có sẵn sang ngăn Trường đã chọn, rồi bấm vào Tiếp theo.

     4. Hoặc bạn có thể chọn một hoặc nhiều lựa chọn sắp xếp cho các trường đã chọn ở bước trước đó, rồi bấm vào Tiếp theo.

     5. Hoặc bạn có thể điều chỉnh độ rộng của từng cột trong danh sách tra cứu, rồi bấm vào Tiếp theo.

     6. Hoặc nhập tên vào hộp văn bản bên dưới Bạn thích nhãn nào cho cột tra cứu.

     7. Hoặc chọn hộp kiểm Cho phép nhiều giá trị. Việc chọn tùy chọn này cho phép bạn chọn và lưu trữ nhiều mục trong danh sách.

     8. Bấm vào Hoàn tất. Nếu Access nhắc bạn lưu bảng, bấm vào Có. Access sẽ thêm truy vấn tra cứu vào bảng mới của bạn. Theo mặc định, truy vấn truy xuất các trường mà bạn chỉ định, cùng với các giá trị khóa chính cho bảng nguồn. Sau đó, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho trường tra cứu để khớp với kiểu dữ liệu đã đặt cho trường khóa chính trong bảng nguồn. Ví dụ: nếu trường khóa chính trong bảng nguồn sử dụng kiểu dữ liệu Số tự động, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho trường tra cứu là kiểu dữ liệu Số.

     9. Quay lại Dạng xem biểu dữ liệu, đi đến trường tra cứu rồi chọn một mục trong danh sách.

        Hoặc

5. Tạo danh sách dựa theo giá trị    

   1. Bấm vào Tôi sẽ nhập các giá trị mà tôi muốn, rồi bấm vào Tiếp theo.

   2. Trong hộp Số cột, nhập số lượng cột mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách, rồi đi đến ô trống đầu tiên và nhập một giá trị.

      Khi bạn nhập giá trị đầu tiên, một ô trống khác sẽ xuất hiện bên dưới ô hiện tại.

   3. Khi bạn nhập xong giá trị đầu tiên, hãy sử dụng phím TAB hoặc phím mũi tên xuống để di chuyển tiêu điểm tới ô tiếp theo, rồi nhập giá trị thứ hai.

   4. Lặp lại bước 2 và 3 cho đến khi bạn hoàn tất việc tạo danh sách, rồi bấm vào Tiếp theo.

   5. Hoặc bạn có thể nhập tên cho trường mới, rồi bấm vào Hoàn tất.

Đầu Trang