Thực hiện Quản lý Bản ghi

Bạn có thể quản lý các bản ghi "tại chỗ", điều này có nghĩa là bạn có thể để lại một tài liệu ở vị trí hiện tại trên một site, hoặc lưu trữ bản ghi trong một kho lưu trữ cụ thể, chẳng hạn như một site Trung tâm bản ghi.

Trước khi bạn thực hiện việc quản lý bản ghi, khuyên bạn nên tạo một kế hoạch quản lý bản ghi cho tổ chức của mình. Để giúp bạn chọn hệ thống quản lý bản ghi phù hợp cho tổ chức của bạn, hãy xem chọn cách lưu trữ và quản lý bản ghi.

Lưu ý: Trong SharePoint Online, chúng tôi đã giới thiệu bằng cách sử dụng nhãn duy trì để khai báo nội dung là bản ghi, điềunày sẽ thay thế hiệu quả cần sử dụng trung tâm bản ghi. Nếu bạn đang sử dụng trung tâm bản ghi, bạn có thể tiếp tục sử dụng ứng dụng này cùng với các nhãn duy trì. Nhưng di chuyển về phía trước, với mục đích quản lý bản ghi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nhãn duy trì thay vì Trung tâm bản ghi.

Tạo và cấu hình một site Trung tâm bản ghi

Phần này cung cấp tổng quan về các bước chính mà bạn cần thực hiện để tạo và cấu hình một site Trung tâm bản ghi. Bấm vào nối kết để xem hướng dẫn cụ thể trên mỗi bước.

  1. Tạo trang Trung tâm bản ghi bằng cách sử dụng mẫu site Trung tâm bản ghi.

  2. Tạo thư viện hoặc danh sách bản ghi để quản lý và lưu trữ từng kiểu bản ghi được xác định trong gói tệp của bạn (def: một gói tệp mô tả các loại tài liệu hoặc các mục mà một tổ chức thừa nhận là bản ghi công việc chính thức. Nó cho biết nơi những bản ghi này được lưu trữ, và nó cung cấp thông tin phân biệt một kiểu bản ghi từ khác).

  3. Thêm kiểu nội dung được liên kết vào thư viện và danh sách của bạn.

  4. Tạo và thêm cột site vào các kiểu nội dung liên quan để chứa và hiển thị siêu dữ liệu cho từng kiểu bản ghi được xác định trong gói tệp của bạn.

  5. Thêm chính sách quản lý thông tin vào kiểu nội dung trên trang Trung tâm bản ghi.

  6. Cấu hình trình sắp xếp nội dung để định tuyến mỗi loại bản ghi đến vị trí thích hợp.

Đầu trang

Tạo trang Trung tâm bản ghi

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo Trung tâm bản ghi như một tuyển tập trang mức cao nhất, chứ không phải là site con. Để tạo một tuyển tập trang, bạn phải là thành viên của nhóm người quản trị nông nghiệp SharePoint trên máy tính đang chạy trang web quản trị Trung tâm SharePoint.

Trong SharePoint Online, bạn có thể tạo một site Trung tâm bản ghi từ site SharePoint cấp cao nhất của bạn. Bấm + tạo site, sau đó bắt đầu ở bước 4 bên dưới.

  1. Bắt đầu quản trị SharePoint 2013 hoặc 2016 Central.

    • Đối với Windows Server 2008 R2:

      • Bấm vào bắt đầu, bấm vào sản phẩm Microsoft SharePoint 2013 hoặc các sản phẩm Microsoft SharePoint 2013, rồi bấm vào SharePoint 2013 Central administration hoặc quản trị Trung tâm SharePoint 2016.

    • Đối với Windows Server 2012:

      • Trên màn hình bắt đầu , hãy bấm SharePoint 2013 Trung tâm quản trị hoặc quản trị Trung tâm SharePoint 2016.

        Nếu Trung tâm quản trị sharepoint 2013 hoặc quản trị trung tâm SharePoint 2016 không nằm trên màn hình bắt đầu :

      • Bấm chuột phải vào máy tính, bấm tất cả ứng dụng, rồi bấm quản trị Trung tâm SharePoint 2013 hoặc quản trị Trung tâm SharePoint 2016.

  2. Trên trang web quản trị Trung tâm, trong phần quản lý ứng dụng , hãy bấm tạo tuyển tập site.

  3. Trên trang tạo tuyển tập trang , trong phần ứng dụng web , nếu ứng dụng web mà bạn muốn tạo tuyển tập trang không được chọn, hãy bấm vào mũi tên xuống. Trên menu ứng dụng web , bấm vào thay đổi ứng dụng web, rồi bấm vào ứng dụng web mà bạn muốn tạo tuyển tập trang.

  4. Trong phần tiêu đề và mô tả , hãy nhập tiêu đề và mô tả cho tuyển tập trang.

  5. Trong phần địa chỉ trang web , hãy chọn đường dẫn sử dụng cho URL của bạn (ví dụ như đường dẫn bao gồm ký tự đại diện chẳng hạn như/Sites/hoặc thư mục gốc (/).

    Nếu bạn chọn một đường dẫn bao gồm ký tự đại diện, bạn cũng phải nhập tên site để dùng trong URL của site.

  6. Trong phần lựa chọn mẫu , trong danh sách chọn phiên bản trải nghiệm , hãy chọn phiên bản trải nghiệm SharePoint của các mẫu mà bạn muốn sử dụng.

    Chọn phiên bản trải nghiệm nếu bạn muốn tuyển tập trang có thể xem và chạy như một tuyển tập trang trong SharePoint Server. Một tuyển tập trang sử dụng phiên bản trải nghiệm trước đó chạy trong phiên bản SharePoint sau này, nhưng giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng của tuyển tập trang sẽ phản ánh Phiên bản trước đó. Một tuyển tập trang có thể được nâng cấp tại bất kỳ thời điểm nào vào phiên bản trải nghiệm mới nhất.

  7. Trong phần lựa chọn mẫu , hãy chọn tab doanh nghiệp , rồi bấm Trung tâm bản ghi.

  8. Trong mục người quản trị tuyển tập trang chính , hãy nhập tên người dùng (trong phần \ tên người dùng của biểu mẫu) cho người dùng sẽ là người quản trị tuyển tập trang.

  9. Trong phần người quản trị tuyển tập trang phụ , hãy nhập tên người dùng cho người quản trị phụ của tuyển tập trang. Thiết kế một người quản trị tuyển tập trang phụ là một cách tốt nhất để đảm bảo rằng ai đó có thể quản lý tuyển tập trang khi người quản trị tuyển tập trang chính không hiện diện.

  10. Nếu bạn đang sử dụng hạn ngạch để quản lý lưu trữ cho các tuyển tập site, trong phần mẫu hạn ngạch , hãy bấm vào một mẫu trong danh sách Chọn mẫu hạn ngạch .

  11. Bấm vào OK.

Tạo thư viện hoặc danh sách để quản lý bản ghi

Các thư viện và danh sách là các yếu tố quan trọng trong quản lý bản ghi. Chúng phục vụ như tủ tệp cho từng loại bản ghi mà bạn muốn lưu trữ hoặc quản lý. Liên kết các kiểu nội dung (được giải thích sau này) cho các thư viện và danh sách thêm giúp phân loại các bản ghi của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một thư viện hoặc danh sách tài liệu cho từng kiểu nội dung trong gói tệp bản ghi của mình.

Thêm kiểu nội dung hiện có vào danh sách hoặc thư viện

Khi bạn thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện, bạn có thể làm cho danh sách hoặc thư viện đó có thể chứa các mục trong loại đó. Khi các bản ghi được gửi đến Trung tâm bản ghi, chúng sẽ được định tuyến tới danh sách hoặc thư viện có liên quan dựa trên kiểu nội dung của tài liệu.

Đầu trang

Tạo và thêm cột site vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

Cột giúp bạn nhóm, phân loại và theo dõi bản ghi hoặc các mục khác. Cột site xác định một mục siêu dữ liệu có thể được liên kết với một kiểu nội dung, danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, bạn có thể muốn thêm các cột trang để xác định "tác giả" hoặc "ngày đã hoàn thành". Thêm cột site vào kiểu nội dung cho bản ghi hoặc để lưu trữ một mục siêu dữ liệu được gửi bằng bản ghi hoặc thêm siêu dữ liệu để giúp quản lý bản ghi.

Tạo cột site

  1. Trên trang Trung tâm bản ghi, hãy bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , rồi bấm thiết đặt trang.

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  2. Trên trang thiết đặt trang, dưới bộ sưu tập trình thiết kế web, hãy bấm cột site.

  3. Trên trang cột site , hãy bấm tạo.

  4. Trên trang cột trang mới, trong phần tên và kiểu , trong hộp tên cột , hãy nhập tên mà bạn muốn.

  5. Chọn loại thông tin mà bạn muốn lưu trữ trong cột — ví dụ: tiền tệ, ngày tháng và thời gian hoặc văn bản.

  6. Trong phần nhóm , chọn Nhóm hiện có để lưu trữ cột site mới hoặc chọn nhóm mới để tạo nhóm mới để lưu trữ cột. Các nhóm cung cấp một cách để tổ chức các cột và giúp chúng dễ dàng tìm thấy chúng.

Trong phần thiết đặt cột bổ sung , chọn thiết đặt cột bổ sung mà bạn muốn. Các tùy chọn sẵn dùng trong phần này tùy thuộc vào kiểu cột mà bạn chọn trong phần tên và kiểu . Ví dụ, nếu loại thông tin cần lưu trữ trong cột là lựa chọn, bạn có thể xác định các lựa chọn để liệt kê trong phần thiết đặt cột bổ sung .

  1. Bấm vào OK.

Thêm cột site vào kiểu nội dung cho bản ghi

  1. Từ trang chủ của trang Trung tâm bản ghi, hãy bấm Thiết đặt, rồi bấm thiết đặt trang.

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  2. Trong phần bộ sưu tập trình thiết kế web , hãy bấm kiểu nội dung trang.

  3. Trên trang kiểu nội dung trang, hãy bấm vào kiểu nội dung trang mà bạn muốn cấu hình.

  4. Sau khi bạn đã chọn một kiểu nội dung site từ trang mẹ, hoặc đã tạo kiểu nội dung trang mới, trên trang kiểu nội dung trang đã chọn, trong phần cột , hãy bấm Thêm từ các cột trang hiện có.

  5. Trên trang Thêm cột vào kiểu nội dung, trong phần chọn cột , hãy chọn Nhóm bạn muốn lọc từ danh sách chọn cột từ .

  6. Chọn cột mà bạn muốn thêm từ danh sách cột sẵn dùng , rồi bấm Thêm.

  7. Trong phần Cập nhật danh sách và kiểu nội dung trang , hãy xác định liệu kiểu nội dung trang con được kế thừa từ kiểu nội dung trang này sẽ được Cập Nhật với các thay đổi của bạn.

  8. Sau khi bạn hoàn tất việc thêm các cột bạn muốn, hãy bấm OK.

Lưu ý: Nếu kiểu nội dung bạn muốn chọn không xuất hiện dưới dạng nối kết (bị mờ đi) trên Trang này, thì kiểu nội dung thuộc về trang mẹ của trang Trung tâm bản ghi và, do đó, cần phải được chọn và cấu hình từ trang mẹ. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách bấm vào nối kết bên dưới cột nguồn bên cạnh kiểu nội dung site màu xám bên dưới cột kiểu nội dung trang .

Đầu trang

Tạo các chính sách quản lý thông tin cho bản ghi

Chính sách quản lý thông tin là một tập hợp các quy tắc cho kiểu nội dung. Chính sách quản lý thông tin cho phép các tổ chức kiểm soát và theo dõi mọi thứ như thế nào trong nội dung được giữ lại hoặc những hành động mà người dùng có thể thực hiện với nội dung đó.

Lưu ý: Bạn phải là thành viên của nhóm người sở hữu đối với trang Trung tâm bản ghi để hoàn thành nhiệm vụ này.

Thêm chính sách quản lý thông tin vào kiểu nội dung

Lưu ý: Bạn không thể xác định chính sách quản lý thông tin cho kiểu nội dung cốt lõi. Các kiểu nội dung cốt lõi được cài đặt khi một tuyển tập trang được tạo ra. Bạn phải tạo một kiểu nội dung có nguồn gốc từ kiểu nội dung cốt lõi và áp dụng chính sách quản lý thông tin cho kiểu nội dung được dẫn xuất.

  1. Trong site, hãy bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , rồi bấm thiết đặt trang.

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  2. Trên trang thiết đặt trang, trong phần bộ sưu tập trình thiết kế web , hãy bấm kiểu nội dung trang.

  3. Trên trang kiểu nội dung trang, hãy bấm vào kiểu nội dung mà bạn muốn thêm chính sách quản lý thông tin.

  4. Trên trang kiểu nội dung, hãy bấm thiết đặt chính sách quản lý thông tin.

  5. Trên trang sửa chính sách, hãy nhập mô tả cho chính sách, rồi viết một câu lệnh chính sách tóm tắt giải thích cho người dùng biết chính sách là gì. Một câu lệnh chính sách có thể lên đến 512 ký tự.

  6. Tiếp theo, bạn cần thêm một hoặc nhiều tính năng chính sách vào chính sách quản lý thông tin. Khi bạn bật tính năng, các thiết đặt bổ sung sẽ được trình bày.

Thêm tính năng chính sách vào chính sách quản lý thông tin

Các tính năng chính sách mà bạn có thể thêm vào chính sách thông tin là nhãn, kiểm toán, hết hạn và mã vạch.

Thêm tính năng chính sách duy trì vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang sửa chính sách, chọn hộp kiểm cho phép lưu giữ .

  2. Bấm Thêm một giai đoạn duy trì và chọn một trong các tùy chọn khoảng thời gian duy trì sau đây để xác định khi tài liệu hết hạn: để đặt ngày hết hạn dựa trên thuộc tính ngày, hãy chọn giai đoạn này dựa trên một thuộc tính ngày trên mục, rồi chọn hành động ( Đã tạo hoặc sửa đổi) và khoảng thời gian (ngày, tháng hoặc năm).

  3. Nhập một giá trị vào hộp giữa các danh sách để xác định khoảng thời gian.

  4. Chọn hành động sẽ xảy ra khi tài liệu hết hạn.

  5. Nếu bạn muốn hành động đã chọn lặp lại, hãy chọn hộp kiểm trong phần lặp lại, rồi chọn khoảng thời gian lặp lại.

  6. Bấm vào OK.

Đầu Trang

Thêm tính năng kiểm tra chính sách vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang sửa chính sách, trong phần kiểm định, chọn bật kiểmnghiệm, rồi chọn các hộp kiểm bên cạnh các sự kiện mà bạn muốn giữ đường mòn kiểm tra.

  2. Bấm vào OK.

    Lưu ý: Để xem Nhật ký kiểm tra, trên trang thiết đặt tuyển tập trang, hãy bấm báo cáo Nhật ký kiểmnghiệm, rồi chọn báo cáo để xem.

Thêm tính năng chính sách mã vạch vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang sửa chính sách, trong phần mã vạch , chọn bật mã vạch.

  2. Chọn lời nhắc người dùng để chèn mã vạch... hộp kiểm nếu bạn muốn ứng dụng máy khách Office yêu cầu người dùng chèn mã vạch vào tài liệu của họ.

Thêm tính năng chính sách nhãn vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang sửa chính sách, trong phần nhãn , hãy chọn hộp kiểm bật nhãn .

  2. Để yêu cầu người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in tài liệu, hãy chọn nhắc người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in.

  3. Để ngăn không cho nhãn thay đổi sau khi đã thêm vào, hãy chọn ngăn các thay đổi đối với nhãn sau khi được thêm vào.

  4. Trong hộp định dạng nhãn , hãy nhập văn bản mà bạn muốn xuất hiện trên nhãn. Bạn có thể sử dụng bất kỳ sự kết hợp nào của các thuộc tính văn bản hoặc tài liệu cố định, ngoại trừ các thuộc tính được tính toán hoặc tích hợp sẵn như một mã định danh duy nhất trên toàn cầu (GUID) hoặc được tạo bởi. Để bắt đầu một dòng mới, hãy dùng chuỗi ký tự n .

  5. Chọn phông chữ, cỡ phông, kiểu phông chữ và lý giải cho văn bản nhãn.

  6. Nhập chiều cao của nhãn trong in-xơ trong hộp chiều cao và chiều rộng nhãn trong in-xơ trong hộp chiều rộng .

  7. Bấm làm mới để xem các thay đổi của bạn.

  8. Bấm vào OK.

Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ

Khi bạn sử dụng trung tâm bản ghi, bạn đang làm việc trong kho lưu trữ xuống và có thể sử dụng thao tác gửi đến để nhận bản ghi vào kho lưu trữ đó. Tuy nhiên, bất kỳ trang nào có thể được kích hoạt cho quản lý bản ghi tại chỗ có thể được cấu hình làm hệ thống quản lý bản ghi. Trong kiểu hệ thống này, không giống với Trung tâm bản ghi, bạn có thể lưu trữ các bản ghi cùng với tài liệu hiện hoạt trong một không gian cộng tác. Một số lợi ích bổ sung của việc sử dụng hệ thống quản lý bản ghi tại chỗ là:

  • Các bản ghi có thể tồn tại và được quản lý trên nhiều site.

  • Với tính năng lập phiên bản được bật, duy trì các phiên bản của bản ghi sẽ tự động.

  • Tìm kiếm khám phá điện tử có thể được thực hiện đối với cả bản ghi và tài liệu hiện hoạt cùng một lúc.

  • Điều khiển rộng hơn đối với những gì bản ghi trong tổ chức của bạn và ai có thể tạo bản ghi.

Có ba bước chính để cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ:

  1. Kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ tại mức tuyển tập trang.

  2. Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp tuyển tập trang.

  3. Cấu hình các thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp danh sách hoặc thư viện.

    Lưu ý: Bạn phải là người đóng góp danh sách hoặc người quản trị để khai báo các mục theo cách thủ công là bản ghi.

Đầu trang

Kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ ở mức tuyển tập trang

Bước đầu tiên trong việc cấu hình hệ thống quản lý bản ghi tại chỗ là kích hoạt tính năng này ở mức tuyển tập trang. Kích hoạt tính năng cho phép lệnh khai báo/bỏ khai bản ghi trên dải băng.

Lưu ý: Bạn phải là người quản trị tuyển tập trang để thực hiện tác vụ này.

  1. Ở cấp độ trang nhất trên cùng, hãy bấm Thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , rồi bấm thiết đặt trang.

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  2. Bên dưới quản trị tuyển tập trang, hãy bấm tính năng tuyển tập trang.

  3. Bên cạnh quản lý bản ghi tại chỗ, hãy bấm kích hoạt.

Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp tuyển tập trang

  1. Ở cấp độ trang nhất trên cùng, hãy bấm Thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , rồi bấm thiết đặt trang.

    Trong site SharePoint nhóm được kết nối, hãy bấm thiết đặt, bấm nội dung trang, rồi bấm thiết đặt trang.

  2. Bên dưới quản trị tuyển tập trang, hãy bấm thiết đặt khaibáo bản ghi.

  3. Trên trang thiết đặt khai báo bản ghi, nếu bạn muốn đặt hạn chế về những gì có thể được thực hiện đối với các mục được khai báo là bản ghi, hãy chọn một trong các tùy chọn trong phần hạn chế Record .

  4. Trong phần tính khả dụng của tuyên bố bản ghi , hãy chọn có bản kê khai không có sẵn trong danh sách và thư viện theo mặc định. Nếu bạn chọn không sẵn dùng ở tất cả các vị trí theo mặc địnhtùy chọn, các bản ghi chỉ có thể được khai báo qua chính sách hoặc dòng công việc.

  5. Trong phần vai trò khai báo, hãy chọn các vai trò có thể khai báo và bỏ khai báo bản ghi theo cách thủ công.

  6. Chọn OK.

Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể kiểm soát nhiều hơn các mục có thể được khai báo là bản ghi bằng cách cấu hình các khai báo bản ghi cho một danh sách hoặc thư viện. Khi cấu hình danh sách hoặc thư viện cho khai báo bản ghi, bạn có thể tự động được các mục được khai báo là bản ghi khi chúng được thêm vào danh sách hoặc thư viện.

  1. Từ danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi, hãy bấm tab Thư viện hoặc danh sách trên ruy-băng, rồi bấm Thiết đặt Thư viện hoặc thiết đặt danh sách.

    Trong SharePoint Online, bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 rồi bấm Thiết đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện.

  2. Bên dưới mục thư viện tài liệu/thiết đặt danh sách, bên dưới quyền và quản lý, hãy bấm thiết đặt khaibáo bản ghi.

  3. Trong phần tính khả dụng của khai báo bản ghi thủ công, hãy chọn:

  4. Cho dù bạn muốn danh sách hoặc thư viện dùng các thiết đặt khai báo bản ghi mặc định được sử dụng bởi tuyển tập trang,

  5. cho dù người dùng phải luôn được phép thực hiện các mục khai báo theo cách thủ công là các bản ghi cho danh sách hoặc thư viện hoặc

  6. người dùng không bao giờ có thể khai báo bản ghi theo cách thủ công trong danh sách hoặc thư viện.

  7. Trong phần khai báo tự động , hãy chọn hộp kiểm nếu bạn muốn tất cả các mục được thêm vào danh sách hoặc thư viện được tự động khai báo là bản ghi.

  8. Bấm vào OK.

Đầu Trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×