Là một đại diện của nhóm phản hồi, bạn đã được chọn để giúp trả lời các cuộc gọi điện thoại cho một nhóm cụ thể hoặc thậm chí nhiều nhóm. Bạn có thể dùng phần mềm truyền thông Microsoft Lync 2010 để trả lời và quản lý các cuộc gọi điện thoại đến nhóm của bạn.
Bạn muốn làm gì?
Tìm hiểu xem bạn là đại diện của nhóm nào
Bạn có thể là một đại diện ẩn danh, trong trường hợp đó người gọi không nhìn thấy tên của bạn, chỉ tên của nhóm của bạn. Để xem bạn là đại diện của nhóm nào, hãy làm như sau:
-
Trong cửa sổ chính của Lync, hãy bấm mũi tên Hiện Menu, trỏ tới Công cụ, rồi bấm Nhóm Phản hồi Cài đặt.
Trang Nhóm Đại diện xuất hiện, liệt kê tất cả các nhóm mà bạn là đại diện và liệu bạn có đăng nhập vào từng nhóm hay không. Có hai loại nhóm:
-
Nhóm chính thức là các nhóm mà bạn cần đăng nhập thủ công trước khi có thể nhận cuộc gọi.
-
Nhóm không chính thức là các nhóm mà bạn tự động đăng nhập khi đăng nhập vào Lync 2010. Bạn không thể bỏ chọn hộp kiểm Đăng nhập cho các nhóm này.
Nếu bạn là đại diện cho nhiều site, bạn sẽ nhận được một trang riêng cho từng site.
Đăng nhập vào một nhóm chính thức
Để đăng nhập vào một nhóm chính thức, hãy làm như sau:
-
Trong cửa sổ chính của Lync, hãy bấm mũi tên Hiện Menu, trỏ tới Công cụ, rồi bấm Nhóm Phản hồi Cài đặt.
-
Trong trang Nhóm Đại diện, chọn hộp kiểm Đăng nhập bên cạnh nhóm.
Trả lời cuộc gọi
Khi bạn đã đăng nhập vào một nhóm, bạn đã sẵn sàng nhận cuộc gọi. Cảnh báo cuộc gọi đến cho bạn biết nhóm nào đang định tuyến cuộc gọi đến bạn.
-
Để trả lời cuộc gọi, hãy bấm cảnh báo cuộc gọi đến.
Nếu người gọi được cung cấp các tùy chọn khi người gọi kết nối lần đầu tiên, cửa sổ hội thoại sẽ hiển thị Ghi chú từ (Tên nhóm ) cùng với các hướng dẫn mà người gọi đã nghe thấy và tùy chọn mà người gọi đã chọn. Bạn cũng có thể thấy khoảng thời gian người gọi đã đợi để kết nối với bạn.
Thêm tin nhắn tức thời vào cuộc gọi
Khi đang gọi điện, bạn có thể gửi tin nhắn tức thời mà không làm gián đoạn cuộc gọi.
-
Để gửi tin nhắn tức thời trong suốt cuộc gọi, trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm nút IM .
Thêm video vào cuộc gọi
Nếu công ty bạn bật tính năng này và bạn có phần cứng âm thanh/video, bạn có thể thêm video vào cuộc gọi.
-
Để thêm video trong suốt cuộc gọi, trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm nút Video .
Thực hiện cuộc gọi thay mặt cho nhóm phản hồi
Bạn chỉ có thể thực hiện cuộc gọi thay mặt cho các nhóm phản hồi ẩn danh.
-
Trong cửa sổ chính của Lync, hãy trỏ tới liên hệ bạn muốn gọi, rồi bấm mũi tên bên cạnh nút Gọi . (Bạn cũng có thể thực hiện điều này trong thẻ liên hệ.)
-
Trong danh sách thả xuống Cuộc gọi, bấm vào nhóm phản hồi mà bạn đang thực hiện cuộc gọi.
-
Bấm vào số mà bạn muốn gọi, hoặc bấm Số Mới để nhập một số mới.
Lưu ý: Bạn không thể gia nhập hoặc bắt đầu cuộc gọi hội thảo hay cuộc họp, chia sẻ nội dung hoặc ghi lại cuộc gọi thay mặt cho nhóm phản hồi. Sau khi bạn thực hiện cuộc gọi, bạn có thể thêm tin nhắn tức thời hoặc video.
Chuyển hướng cuộc gọi nhóm phản hồi
Bạn có thể chuyển hướng cuộc gọi đến đến một số khác.
-
Để chuyển hướng cuộc gọi, khi bạn nhận được cảnh báo cuộc gọi, hãy bấm Chuyển hướng, rồi chọn một số thay thế.
Lưu ý: Nhân viên không thể chuyển hướng cuộc gọi đến đến IM hoặc thư thoại cá nhân.
Chuyển cuộc gọi nhóm phản hồi
Bạn có thể chuyển cuộc gọi nhóm phản hồi theo hai cách:
-
Như một chuyển trực tiếp, nơi bạn không đầu tiên nói chuyện với người mà bạn đang chuyển cuộc gọi đến.
-
Như một chuyển nhượng tư vấn, nơi mà lần đầu tiên bạn nói chuyện với người mà bạn đang chuyển cuộc gọi để đảm bảo họ có thể nhận cuộc gọi.
Thực hiện chuyển tiền trực tiếp
-
Trong cửa sổ hội thoại, bấm Giữ, rồi bấm Chuyển.
-
Bấm Một Người khác hoặc Số Khác.
-
Chọn người đó (hoặc tìm kiếm họ trước tiên).
-
Bấm OK.
Thực hiện chuyển giao tư vấn
-
Trong cửa sổ hội thoại, bấm Giữ.
-
Từ cửa sổ chính của Lync (không phải cửa sổ hội thoại), hãy gọi cho người nhận dự kiến từ danh sách Liên hệ của bạn (hoặc nhập tên hoặc số).
-
Sau khi xác nhận việc chuyển, hãy quay lại cửa sổ hội thoại ban đầu.
-
Bấm Chuyển, trỏ tới Hội thoại Hiện tại, rồi chọn người đó.
-
Bấm OK.
