Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange với Outlook, bạn có thể lên lịch cho các sự kiện hoặc cuộc họp và sử dụng Trợ lý lên lịch và Bộ tìm Phòng để giúp lên lịch dễ dàng hơn.
Tạo sự kiện hoặc cuộc họp mới
Chuyển tới cửa sổ Calendar từ ngăn dẫn hướng bên, rồi chọn Sự kiện mới.
Từ cửa sổ Sự kiện Mới , bạn có thể đặt tên sự kiện, thêm người bắt buộc, đặt thời gian, đặt sự kiện dưới dạng sự kiện/cuộc họp định kỳ, thêm vị trí, đặt lời nhắc và thêm thông điệp.
Khi bạn thực hiện xong, bấm Lưu để lưu một cuộc hẹn hoặc Gửi để gửi lời mời cho tất cả mọi người mà bạn đã thêm. Nó sẽ xuất hiện trên lịch của bạn vào thời điểm và ngày bạn đã chọn.
Sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu
Khi mời nhiều người, việc quản lý lịch của mọi người để tìm thời gian phù hợp với tất cả mọi người có thể hơi phức tạp. Trợ lý Lập lịch biểu sẽ giúp bạn làm cho điều đó dễ dàng hơn.
Bấm vào menu thả xuống bên cạnh Tin nhắn Mới và chọn Sự kiện Mới.
Trong cửa sổ Sự kiện mới , chọn Xem thêm mục (...) trong thanh công cụ, rồi chọn Trợ lý lập lịch biểu.
Bạn sẽ thấy một hàng cho mỗi người nhận bạn đã nhập trước đó cũng như trạng thái sẵn sàng của vị trí bạn đã chọn (nếu có), và bạn cũng có thể thêm người dự bắt buộc hoặc tùy chọn ngay từ Trợ lý lập lịch biểu.
- Thời gian người dự của bạn bận được hiển thị bằng màu đỏ. Thời gian mà người dự của bạn có cuộc hẹn dự kiến được hiển thị bằng các sọc chéo màu đỏ và trắng, thời gian người dự của bạn đang làm việc ở nơi khác được hiển thị bằng viền ngoài màu đỏ và thời gian bên ngoài giờ làm việc của người dự được hiển thị bằng các sọc chéo màu xám nhạt và trắng.
- Thời gian người dự của bạn bận được hiển thị bằng màu đỏ. Thời gian mà người dự của bạn có cuộc hẹn dự kiến được hiển thị bằng các sọc chéo màu đỏ và trắng, thời gian người dự của bạn đang làm việc ở nơi khác được hiển thị bằng viền ngoài màu đỏ và thời gian bên ngoài giờ làm việc của người dự được hiển thị bằng các sọc chéo màu xám nhạt và trắng.
Bấm vào thời gian để đặt hộp màu lam giúp bạn thấy mọi xung đột. Bạn cũng có thể bấm và kéo các cạnh của hộp màu lam để tăng hoặc giảm thời lượng của sự kiện hoặc cuộc họp.
Khi bạn thực hiện xong, hãy bấm Xong ở trên cùng màn hình để trở lại cửa sổ Sự kiện Mới với các thay đổi bạn đã thực hiện. Xác nhận mọi thứ đều chính xác và nhấp vào Lưu để gửi.
Sử dụng Bộ tìm Phòng
Trong một sự kiện hoặc cuộc họp mới, hãy chọn Xem thêm mục (...) trên thanh công cụ, rồi chọn Trợ lý Lập lịch biểu.
Bấm vào Thêm vị trí, rồi bấm Duyệt tất cả các phòng nếu có.
Lưu ý
Nếu bạn không thấy tùy chọn Trình tìm phòng, có thể bạn chưa đăng nhập vào tài khoản có quyền truy cập vào thông tin vị trí. Hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn để được trợ giúp.
Bộ tìm Phòng cho phép bạn chọn tòa nhà, loại phòng, sức chứa và các tính năng (chẳng hạn như phòng có âm thanh, video, máy chiếu, v.v.).
Sau khi bạn đã chọn từ các tùy chọn sẵn có, phần Được đề xuất ở cuối cùng sẽ xác định vị trí các phòng. Nếu một phòng trống vào thời điểm bạn họp, bạn sẽ thể hiện Sẵn sàng bằng văn bản màu xanh lục và nếu phòng đã được đặt trước hoặc đóng, bạn sẽ thấy Không sẵn có bằng văn bản màu đỏ.
RSVP cho các sự kiện hoặc cuộc họp
- Khi bạn bấm vào email có lời mời họp hoặc sự kiện, hãy bấm vào đó và bạn sẽ thấy cửa sổ RSVP.
- Bấm vào Chấp nhận, Dự kiến hoặc Từ chối sẽ ngay lập tức gửi thư hồi đáp của bạn, vì vậy nếu bạn muốn thêm một thư tùy chọn hoặc đề xuất thời gian mới, hãy thực hiện thao tác đó trước tiên. Bạn cũng có thể bấm vào hộp kiểm Trình tổ chức email nếu bạn không muốn gửi email xác nhận.
- Nếu bạn cần thay đổi RSVP, hãy đi tới lịch của bạn, tìm sự kiện hoặc cuộc họp, rồi bấm đúp vào đó để mở.
- Bấm vào nút Chỉnh sửa RSVP để xem cửa sổ RSVP và thay đổi lựa chọn của bạn.
