Nhập liên hệ từ bảng tính Excel vào Outlook cổ điển

Nếu bạn có nhiều thông tin liên hệ công việc hoặc cá nhân mà bạn giữ trong một bảng tính, bạn chỉ cần chuẩn bị chút ít là có thể nhập thẳng thông tin này vào Outlook. Có ba bước chính.

1. Lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới .csv tệp.
2. Nhập danh bạ của bạn.
3. Ánh xạ các cột bảng tính Excel với các trường Outlook thích hợp.

Bước 1: Lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng .csv tệp

Outlook có thể nhập các tệp giá trị phân cách bằng dấu phẩy (.csv) nhưng không nhập các sổ làm việc có nhiều trang tính, vì thế bước 1 sẽ lưu các sổ làm việc Excel của bạn thành tệp .csv. Sau đây là cách thực hiện:

1. Trong sổ làm việc của bạn, bấm vào trang tính có thông tin liên hệ mà bạn muốn nhập.
2. Bấm Lưu Tệp>Dưới dạng.
3. Chọn nơi lưu tệp của bạn.
4. Trong hộp Lưu dưới dạng, chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv) và bấm Lưu.
   Excel sẽ cho bạn biết "Loại tệp được chọn không chứa sổ làm việc có chứa nhiều trang tính". Điều này đề cập đến một giới hạn của tệp CSV; sẽ không có gì xảy ra với sổ làm việc gốc của bạn (.xlsx tệp).
5. Bấm vào OK.
   Excel sẽ nói với bạn "Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu nó dưới dạng CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)". Điều này chỉ đề cập đến các giới hạn của tệp CSV và có thể được bỏ qua.
6. Bấm Có để Excel lưu trang tính hiện tại dưới dạng tệp CSV. Sổ làm việc gốc (tệp .xlsx) đóng lại.
7. Đóng tệp CSV.

Bạn đã làm xong với Excel. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập trong Outlook.

Bước 2: Nhập danh bạ của bạn vào Outlook

1. Ở trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

   

2. Chọn Mở & Nhập>/Xuất.
   

3. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và bấm Tiếp.
   

   Mẹo

   Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu và bạn chưa đặt mật khẩu, hãy bấm Hủy bỏ để chuyển sang cửa sổ tiếp theo.

4. Chọn Các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy và bấm Tiếp.

5. Duyệt đến tệp .csv mà bạn muốn nhập.

6. Dưới Tùy chọn, chọn có thay thế bản trùng lặp (các liên hệ hiện tại), tạo ra các liên hệ trùng lặp hoặc không nhập các mục trùng lặp hay không.

7. Bấm Tiếp và chọn thư mục đích cho các liên hệ của bạn. Liên hệ nên được chọn theo mặc định nhưng nếu không, hãy cuộn lên hoặc cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể chọn một thư mục khác hoặc tạo một thư mục mới.

8. Bấm Tiếp.

9. Đảm bảo rằng hộp kiểm bên cạnh Nhập "MyContacts.csv" (giả sử đó là tên tệp của bạn) được chọn.

10. Đừng bấm Hoàn tất vì bạn sẽ cần "ánh xạ" một số cột trong tệp CSV của bạn đến các trường liên hệ trong Outlook. Ánh xạ có thể giúp các liên hệ được nhập thay đổi theo cách bạn muốn.

Bước 3: Ánh xạ các cột tệp CSV của bạn vào các trường liên hệ Outlook

1. Bấm nút Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Hộp thoại Ánh xạ Trường Tùy chỉnh xuất hiện.

   • Bên dưới Từ, bạn sẽ thấy một hộp với các tên cột từ tệp CSV mà bạn đang nhập.
   • Bên dưới Đến, bạn sẽ thấy các trường chuẩn mà Outlook sử dụng cho các liên hệ. Nếu một trường khớp một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của bạn bên dưới Được ánh xạ từ.
   • Các trường Họ Tên, Họ và Tên là những trường liên hệ Outlook chuẩn, vì vậy nếu thông tin liên hệ trong tệp của bạn có những tên liên hệ này, bạn sẽ thấy mọi thứ suôn sẻ.
     

2. Có lẽ bạn sẽ cần thực hiện thủ công một số ánh xạ. Ví dụ, trong tệp được nhập này, điện thoại di động của liên hệ nằm trong một cột có tên là "Điện thoại Dn". Nó sẽ không có kết quả khớp chính xác trong Outlook. Nhưng bạn có thể tìm một kết quả khớp phù hợp trong Outlook bằng cách làm điều này:

   1. Cuộn xuống trong ngăn bên phải và bạn sẽ thấy Địa chỉ Khác, có dấu cộng (+) bên cạnh.
   2. Bấm vào dấu cộng để mở rộng những gì nằm dưới nó và bạn sẽ thấy một kết quả khớp tốt Điện thoại Di động.

3. Trong ngăn ở bên trái, kéo Điện thoại Dđ và thả nó vào Điện thoại Di động ở ngăn bên phải.
   Bạn sẽ chú ý thấy rằng Điện thoại Dđ bây giờ xuất hiện cạnh Điện thoại Di động trong cột Được ánh xạ từ.
   

4. Kéo từng giá trị một còn lại từ ngăn trái sang các trường Outlook phù hợp trong ngăn phải. Ví dụ, bạn có thể kéo Địa chỉ đến Đường Nhà hoặc Đường Cơ quan, tùy theo loại địa chỉ cho các liên hệ của bạn.

5. Bấm Kết thúc.
   Danh bạ của bạn được nhập vào Outlook.

6. Để xem danh bạ của bạn trong Outlook, ở cuối thanh dẫn hướng, hãy chọn biểu People của bạn.
   

Xem thêm

Nhập và xuất email, danh bạ và lịch Outlook