Những Cách Thực hành Tốt nhất trong Outlook: Viết email tuyệt vời

Tìm hiểu những điều cần thiết nên và không nên làm khi liên lạc qua email chuyên nghiệp trong Outlook.

Trong bài viết này

• Điều nên làm
• Điều không nên làm
• Cách sử dụng danh sách phân phối và nhóm liên hệ (DL)
• Cách sử dụng chú thích tại chỗ
• Khi nào nên dùng Bcc
• Chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Điều nên làm

Các quy tắc sau đây sẽ giúp email của bạn trông chuyên nghiệp và dễ nhận được thông điệp của bạn.

1. Đọc thư của bạn trước khi gửi đi.

2. Làm cho chủ đề có tính mô tả và hướng đến hành động. Ví dụ: "Người quản lý: Vui lòng gửi Ngày Họp Hội đồng quản trị của bạn" chứa cả tên của nhóm và một hành động để người nhận có thể nhanh chóng cho biết họ cần làm gì. Các tiền tố hữu ích khác bao gồm "Thông tin cho bạn" và "Yêu cầu Hành động".

3. Nếu cần phải hành động, hãy nêu điều bạn muốn trên dòng Chủ đề.

4. Thay đổi chủ đề của thư nếu chủ đề của hội thoại thay đổi.

5. Giữ cho tất cả thư ngắn gọn và đúng trọng tâm.

6. Tổ chức nội dung của thư từ mức quan trọng cao nhất đến thấp nhất.

7. Xem xét việc in đậm thông tin quan trọng.

8. Đặt các mục hành động hoặc câu hỏi trên các dòng riêng biệt để chúng trở nên nổi bật và dễ nhận thấy.

9. In đậm tên của mọi người khi đặt câu hỏi. Ví dụ: "Ryan: Tình hình dự án thế nào?" Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2016 với Microsoft 365, consider using @Mentions.

10. Giới hạn số người mà bạn gửi thư chỉ trong phạm vi những người cần đọc thư.

    • Đặt những người cần được thông báo trên dòng Cc .
    • Đặt những người cần phản hồi hoặc hành động trên dòng Tới .

11. Sử dụng chữkýnếu thích hợp, nhưng giữ cho chữ ký của bạn đơn giản, ngắn gọn, chuyên nghiệp và nếu có thể thì không chứa đồ họa.

12. Nếu bạn muốn nhận phản hồi ngay lập tức, đừng gửi email. Hãy gọi điện hoặc gửi tin nhắn tức thời.

13. Nếu bạn đang tham gia hội thoại email có hơn 10 thư mà không có giải pháp, hãy cân nhắc gọi điện hoặc thiết lập một cuộc họp để thảo luận về vấn đề. Email không phải lúc nào cũng là phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề phức tạp.

14. Xác nhận những thư yêu cầu phản hồi chi tiết hơn. Nếu bạn đang quá bận nên không thể phản hồi đầy đủ ngay lập tức, hãy báo cho người gửi rằng bạn đang xem xét vấn đề và sẽ phản hồi vào một thời điểm hoặc ngày nhất định. Gắn cờ cho thư để nhắc bản thân trả lời sau.

15. Thận trọng khisử dụng Mức quan trọng Cao (biểu ).

    Lưu ý

    Ngay cả khi bạn đã thiết lập một quy tắc gửi bị trì hoãn, việc đánh dấu một thư là Mức quan trọng Cao sẽ khiến thư đó được gửi đi ngay lập tức.

16. Nếu bạn đang đặt câu hỏi và có một vài người có thể trả lời, hãy chọn chỉ một người thay vì gửi câu hỏi của bạn cho một nhóm.

Chìa khóa để viết email tốt là đồng cảm với người nhận.

Theo dõi: Gắn cờ khi gửi

Khi bạn gửi thư cho ai đó mà bạn cần phản hồi từ họ, hãy làm như sau:

1. Gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi.
2. Thay đổi tên nhiệm vụ email được gắn cờ trong Thanh To-Do để bắt đầu bằng Theo dõi.
3. Đánh dấu thư bằng thể loại @Đang đợi.

Khi bạn thực hiện ba bước này, bạn biết rằng hành động tiếp theo của mình là gửi một thư khác hoặc tìm kiếm phản hồi.

Đầu Trang

Điều không nên làm

1. Không dùng mẫu nền thư.
2. Không bao gồm người quản lý của bạn trong mọi thư bạn gửi đi.
3. Không gửi thư khi tức giận. Tốt hơn nên viết thư, lưu thư vào thư mục thư nháp của bạn rồi xem lại sau.
4. Không mong chờ phản hồi nhanh khi gửi thư dài (hơn hai đoạn văn).
5. Không gửi thư theo dõi trong vòng không quá một ngày sau thư đầu tiên. Nếu bạn không nhận phản hồi kịp thời, hãy thử sử dụng điện thoại hoặc nhắn tin tức thời.
6. Không sử dụng thư báo đã đọc hoặc thư báo chuyển phát trên mọi thư bạn gửi. Chỉ sử dụng chúng nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận có nhận được thư hay không.
7. Không đính kèm cờ hoặc Tầm quan trọng Cao vào mọi thư bạn gửi. Người nhận sẽ bỏ qua chúng.
8. Không sử dụng CHỮ HOA TOÀN BỘ.
9. Không gửi phần đính kèm — thay vào đó hãy gửi nối kết.
10. Không mở rộng danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ. Việc mở rộng danh sách phân phối khiến thư khó đọc hơn và đi vào các thư mục thư không đúng.
11. Không châm biếm. Sự hài hước của bạn có thể bị hiểu nhầm.
12. Không ghi nội dung mà bạn không muốn mọi người trong công ty đọc được. Bạn không bao giờ biết được thư email của mình sẽ đi đến đâu.
13. Không sử dụng phông chữ uốn lượn hoặc có tính nghệ thuật cao, gây khó đọc.
14. Không sử dụng phông màu đỏ, vì phông này có thể khó đọc và có thể được diễn giải là có tính chỉ trích.
15. Không gửi Trả lời Tất cả tới danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ vốn đang yêu cầu được loại bỏ. Tuyệt đối.

Đầu Trang

Quy tắc cho nhóm liên hệ và danh sách phân phối (DL)

• Nếu bạn đang phản hồi cho một nhóm liên hệ lớn, hãy tuân thủ tất cả những điều nên và không nên làm trong email.
• Nếu bạn cần thêm thông tin từ một cá nhân hoặc đang điều tra vấn đề một cách riêng lẻ, hãy phản hồi cho toàn bộ danh sách phân phối để báo cho mọi người biết rằng bạn đang phản hồi rồi trả lời riêng biệt cho từng cá nhân. Đảm bảo phản hồi cho danh sách phân phối sau khi vấn đề được giải quyết bằng giải pháp. Thao tác này cho phép người khác trong danh sách phân phối tham khảo giải pháp.

Cách chuyển hướng mọi người

Nếu người nào đó gửi thư đến danh sách phân phối mà bạn là thành viên và người khác hoặc danh sách phân phối khác nên trả lời thư, hãy làm như sau:

1. Trả lời với danh sách phân phối hoặc người chính xác trên dòng Đến .
2. Gửi trả lời đến đúng danh sách phân phối hoặc người.
3. Không đặt danh sách gửi thư ban đầu trên dòng Bcc vì thư của bạn sẽ không được quy tắc của người khác lọc. Thay vào đó, hãy để danh sách gửi thư trên dòng Tới hoặc Cc .

Cách xóa khỏi DL

Nếu bạn nhận thư từ danh sách phân phối mà bạn không muốn tham gia, hãy gửi thư đến người quản trị mạng của bạn hoặc đến chủ sở hữu danh sách phân phối và yêu cầu được loại bỏ. Không trả lời cho toàn bộ danh sách phân phối. Để tìm chủ sở hữu của danh sách DL, hãy bấm đúp vào tên danh sách phân phối.

Đầu Trang

Cách sử dụng chú thích tại chỗ

Thêm chú thích tại chỗ vào email bạn nhận là một cách thuận tiện để trả lời các câu hỏi và phản hồi trực tiếp về vấn đề. Cách thực hành tốt nhất được cho là nên làm như sau:

1. Trong thư của bạn, đề cập rằng bạn đang chú thích tại chỗ. Chẳng hạn, hãy ghi "Xem chú thích bổ sung bên dưới."

2. Phân biệt văn bản của bạn với thư gốc. Một số gợi ý bao gồm:

   • Đổi màu phông
   • Thêm tên hoặc chữ viết tắt tên của bạn trong dấu ngoặc vuông vào phía trước, ví dụ: [Melissa], [MM]
   • Thay đổi phông chữ thành nghiêng, đậm hoặc cả hai

3. Không xóa bất kỳ nội dung nào không phải do bạn viết.

   

Đầu Trang

Khi nào nên dùng Bcc

Sử dụng tính năng Bcc để loại bỏ mọi người khỏi hội thoại email khi bạn cho rằng họ không còn cần email bổ sung này hoặc nếu chủ đề hội thoại đã thay đổi.

Chẳng hạn, nếu bạn là một trong năm người nhận câu hỏi và bạn muốn trả lời nó, hãy chuyển bốn người kia vào dòng Bcc và nêu rõ điều gì đó chẳng hạn như "Bcc Joe, Jeff, James và Jennifer. Đây là câu trả lời..." Sau đó các thư trong tương lai sẽ chỉ bao gồm bạn và người gửi ban đầu.

Không dùng Bcc để cho bên thứ ba (chẳng hạn như người quản lý của bạn) biết về thư nhạy cảm. Người nhận Bcc có thể không nhận ra rằng họ đã nhận thư Bcc và có thể trả lời cho tất cả mọi người, tiết lộ rằng họ đã nhận được Bcc. Điều này có thể bị xem là hành vi lén lút về phía bạn.

Thay vì sử dụng Bcc để thông báo cho bên thứ ba về vấn đề, hãy chuyển tiếp thư sau khi bạn gửi đi.

Đầu Trang

Chuẩn bị cho kỳ nghỉ

Nếu bạn đang sử dụng Outlook với Microsoft 365, tài khoản Outlook.com, Hotmail.com hoặc tài khoản Live.com hay tài khoản Microsoft Exchange, bạn có thể thiết lập thông báo vắng mặt để cho những người bên trong tổ chức biết rằng bạn đã ra đi.

Cách tốt nhất là hãy làm theo lời khuyên trong mục Thêm thời gian vắng mặt vào lịch Outlook của đồng nghiệp.

Nếu bạn hoặc người quản trị của bạn đã tạo lịch nghỉ phép chung, hãy nhớ đăng kỳ nghỉ của bạn vào đó. Nếu mọi người đều sử dụng lịch dùng chung, bạn không cần phải gửi yêu cầu họp riêng biệt để thông báo cho mọi người biết bạn đang vắng mặt, như bài viết được tham khảo trước đó gợi ý, nhưng thông điệp email có thể đóng vai trò như một lời nhắc tốt.

Đầu Trang