Trung tâm Bản ghi được thiết kế để đóng vai trò là một kho lưu trữ trung tâm trong đó một tổ chức có thể lưu trữ và quản lý tất cả các bản ghi của mình, chẳng hạn như tài liệu pháp luật hoặc tài chính. Trung tâm Bản ghi hỗ trợ quy trình quản lý toàn bộ bản ghi, từ tuyển tập bản ghi qua quản lý bản ghi đến bố trí bản ghi.
Mẫu site Trung tâm Bản ghi tương tự như các site SharePoint khác ở chỗ nó đóng vai trò là một kho lưu trữ chung cho các tài liệu và cho phép cộng tác giữa những người dùng site. Tuy nhiên, mẫu site Trung tâm Bản ghi là một site được cấu hình sẵn được thiết kế đặc biệt để giúp các tổ chức thực thi các chương trình quản lý và duy trì bản ghi của họ. Lập phiên bản, kiểm định, quản lý siêu dữ liệu, Khám phá Điện tử và định tuyến bản ghi có thể tùy chỉnh là các tính năng dựng sẵn có thể giúp bạn quản lý các bản ghi hiệu quả hơn.
Lưu ý
Trong SharePoint, chúng tôi đã giới thiệu về cách sử dụng nhãn duy trì để khai báo nội dung dưới dạng bản ghi, giúp thay thế hoàn toàn nhu cầu sử dụng Trung tâm Bản ghi. Nếu bạn đang sử dụng Trung tâm Bản ghi, bạn có thể tiếp tục sử dụng trung tâm này cùng với nhãn duy trì. Nhưng sau đó, vì mục đích quản lý bản ghi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nhãn duy trì thay vì Trung tâm Bản ghi.
Xác định kế hoạch quản lý bản ghi
Ở mức cao nhất, có hai bước chính liên quan đến việc thiết kế site Trung tâm Bản ghi để thực thi chương trình quản lý bản ghi:
- Một tổ chức phải phát triển một chiến lược quản lý bản ghi và một kế hoạch quản lý bản ghi chính thức. Đây là một nỗ lực cộng tác bao gồm sự phối hợp giữa các nhà quản lý bản ghi, cán bộ tuân thủ, chuyên gia CNTT và nhân viên thông tin.
- Sau đó, một tổ chức phải cấu hình một hoặc nhiều site Trung tâm Bản ghi để thực thi kế hoạch quản lý bản ghi của tổ chức.
Các mục bên dưới phác thảo các yếu tố chính liên quan đến từng bước này.
Lập kế hoạch quản lý bản ghi
Trước khi một tổ chức có thể cấu hình site Trung tâm Bản ghi làm giải pháp quản lý bản ghi của mình, nó nên phát triển một kế hoạch chính thức cho chiến lược quản lý bản ghi của mình. Các thành phần cụ thể của một kế hoạch quản lý hồ sơ chính thức có thể là duy nhất cho các tổ chức hoặc doanh nghiệp riêng lẻ. Tuy nhiên, hầu như tất cả các gói quản lý bản ghi đều bao gồm các tài liệu và quy trình sau đây:
Kế hoạch tệp Kế hoạch hồ sơ mô tả các loại tài liệu hoặc mục mà một tổ chức công nhận là hồ sơ kinh doanh chính thức. Nó cho biết nơi lưu trữ những bản ghi này và cung cấp thông tin phân biệt loại bản ghi này với loại bản ghi khác. Kế hoạch tệp đóng vai trò là một tập hợp toàn diện các chính sách, quy trình và hướng dẫn để tạo, lưu trữ và quản lý bản ghi. Kế hoạch tệp nên bao gồm tất cả các bản ghi, bất kể phương tiện, bao gồm giấy, blog, wiki, email và các tệp điện tử. Mục còn phải chỉ định cách phân loại, bảo mật và cuối cùng hủy từng bản ghi. Nó cũng nên bao gồm các cân nhắc đối với các danh mục hồ sơ đặc biệt, chẳng hạn như Bản ghi Bí mật, Quan trọng, Bí mật Thương mại hoặc Đặc quyền. Cuối cùng, kế hoạch tệp phải chỉ định những người chịu trách nhiệm quản lý từng loại bản ghi.
Thư viện Bản ghi Thư viện bản ghi về cơ bản là các thư viện tài liệu mà bạn tạo ra để phân loại và lưu trữ các bản ghi quan trọng. Bạn sẽ tạo một thư viện bản ghi cho mỗi loại bản ghi mà bạn muốn giữ lại. Bản ghi được tự động định tuyến tới thư viện thích hợp dựa trên các thiết đặt được cấu hình trong Trình sắp xếp Nội dung.
Các loại nội dung Bạn tạo loại nội dung để xác định loại bản ghi mà tổ chức của bạn cần lưu trữ và xác định các thuộc tính duy nhất cho từng loại bản ghi. Bằng cách xác định kiểu nội dung cho các loại bản ghi cụ thể, tổ chức của bạn có thể đảm bảo mỗi nhóm nội dung trong số này đều được quản lý theo một cách nhất quán. Các tài liệu Office, PDF, TIFF (hình ảnh quét), email, hội thoại tin nhắn tức thời, video và bản ghi vật lý đều có thể được phân loại và lưu trữ cùng với các loại nội dung bạn tạo. Ví dụ: bất kỳ bản ghi nào được gọi là "hợp đồng" sẽ được xử lý theo cùng một cách và theo cách nhất quán trong hệ thống quản lý bản ghi của SharePoint. Việc sử dụng kiểu nội dung để phân loại và lưu trữ bản ghi là một phương pháp thay thế cho việc sử dụng thư viện bản ghi.
Lịch trình duy trì Lịch biểu lưu giữ chỉ rõ khoảng thời gian lưu giữ từng loại bản ghi trong kế hoạch tệp (thời gian lưu giữ của kế hoạch tệp) và quy trình xử lý bản ghi khi đến cuối giai đoạn này (quy trình xử lý). Các hướng dẫn trong lịch biểu duy trì thường dựa trên yêu cầu pháp lý, rủi ro đối với tổ chức và nhu cầu kinh doanh. Ngoài ra, lịch biểu duy trì thường mô tả các tình huống dự phòng quản lý rủi ro xác định thời gian duy trì cho mỗi loại bản ghi.
Tài liệu yêu cầu tuân thủ Tài liệu yêu cầu tuân thủ xác định các quy tắc mà hệ thống CNTT để quản lý bản ghi phải tuân thủ, các khả năng mà hệ thống CNTT phải có và loại giám sát thường xuyên mà hệ thống phải hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ.
- Quy trình chính thức để tạm dừng việc bố trí bản ghi Quy trình này, thường được gọi là tạm giữ, nêu chi tiết cách thức một tổ chức tạm ngừng xử lý bản ghi khi các sự kiện như kiện tụng, kiểm tra hoặc điều tra xảy ra.
- Hệ thống theo dõi và báo cáo việc xử lý hồ sơ Để đảm bảo rằng các nhân viên đang lưu trữ, truy nhập và quản lý hồ sơ theo các chính sách và quy trình đã xác định, một chương trình quản lý hồ sơ phải có một quy trình hoặc hệ thống để theo dõi và báo cáo về việc xử lý hồ sơ.
Cấu hình site Trung tâm Bản ghi
Sau khi một tổ chức tham gia vào việc lập kế hoạch chi tiết về quản lý bản ghi và phát triển kế hoạch chính thức cho việc quản lý bản ghi, nó có thể tạo và cấu hình site Trung tâm Bản ghi nhằm giúp thực hiện chương trình này.
Bạn cần thực hiện các bước sau để cấu hình site Trung tâm Bản ghi:
Tạo thư viện bản ghi hoặc danh sách để quản lý và lưu trữ từng loại bản ghi được xác định trong kế hoạch tệp.
- Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một thư viện bản ghi cho mỗi kiểu nội dung trong kế hoạch bản ghi của bạn.
- Khi bản ghi được gửi đến Trung tâm Bản ghi, chúng sẽ được định tuyến đến danh sách hay thư viện liên quan.
Tạo cột cho các thư viện tài liệu, danh sách hoặc kiểu nội dung liên quan để chứa và hiển thị siêu dữ liệu cho mỗi loại bản ghi được xác định trong kế hoạch tệp.
Xác định chính sách quản lý thông tin cho mỗi loại bản ghi trên site Trung tâm Bản ghi. Những chính sách này nên phản ánh thời gian lưu giữ và các yêu cầu kiểm tra được chỉ định trong kế hoạch lưu giữ tệp và lịch biểu lưu giữ của tổ chức bạn.
Cấu hình Trình sắp xếp Nội dung để định tuyến từng loại bản ghi đến vị trí thích hợp. Khi các bản ghi được gửi đến site Trung tâm Bản ghi, theo cách thủ công hoặc theo chương trình, ứng dụng sẽ sử dụng tính năng này để xác định cách phân loại bản ghi trong site Trung tâm Bản ghi và nơi gửi nó.