Sau khi bạn phát triển một kế hoạch tệp và thiết kế giải pháp quản lý bản ghi trong SharePoint, hãy lập kế hoạch cách các tài liệu hiện hoạt trong tổ chức của bạn – bản điện tử và bản cứng – sẽ trở thành bản ghi. Bài viết này đánh giá các kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để khai báo tài liệu hiện hoạt là bản ghi và đề xuất một cách để lập kế hoạch cho các mục trong kế hoạch tệp của bạn sẽ trở thành bản ghi như thế nào.
Kỹ thuật chuyển đổi tài liệu hiện hoạt thành bản ghi trong SharePoint
Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật sau đây để chuyển đổi tài liệu hiện hoạt thành bản ghi:
- Khai báo tài liệu là bản ghi theo cách thủ công.
- Xác định một chính sách khai báo một tài liệu là bản ghi hoặc gửi một tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi tại một thời điểm đã xác định.
- Tạo dòng công việc gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi.
- Sử dụng giải pháp tùy chỉnh dựa trên mô hình đối tượng SharePoint.
Tạo bản ghi theo cách thủ công
Nếu quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho thư viện tài liệu, người dùng có thể khai báo một tài liệu trong thư viện là bản ghi một cách rõ ràng bằng cách chỉnh sửa các chi tiết tuân thủ của tài liệu. Khi người quản trị tuyển tập site bật quản lý bản ghi tại chỗ, người quản trị tuyển tập site sẽ xác định ai có thể khai báo và bỏ khai báo bản ghi, và liệu người dùng có thể sửa hoặc xóa tài liệu sau khi chúng trở thành bản ghi.
Nếu đã tạo kết nối đến site Trung tâm Bản ghi, người dùng có thể gửi tài liệu thủ công đến site Trung tâm Bản ghi bằng lệnh Gửi tới . Khi người quản trị cụm máy chủ cấu hình một kết nối với site Trung tâm Bản ghi, lệnh này sẽ trở nên khả dụng trên tất cả các tài liệu hiện hoạt. Tùy thuộc vào cách kết nối được cấu hình, tài liệu có thể được sao chép sang site Trung tâm Bản ghi, di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi hoặc di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi cùng với liên kết đến tài liệu được duy trì.
Mặc dù việc gửi bản ghi theo cách thủ công đến site Trung tâm Bản ghi không phải là giải pháp quy mô lớn thực tế, nhưng bạn có thể dùng giải pháp này để bổ sung cho các phương pháp tạo bản ghi khác.
Xác định chính sách
Chính sách lưu trữ chỉ định các hành động để thực hiện trên tài liệu tại những thời điểm nhất định. Các hành động chính sách diễn ra tự động. Người dùng không phải bắt đầu hành động.
Hai hành động chính sách liên quan cụ thể đến việc quản lý bản ghi: chuyển tài liệu đến vị trí khác và khai báo tài liệu là bản ghi. Nếu có một kết nối với một site Trung tâm Bản ghi, bạn có thể tạo một chính sách gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Chính sách cũng chỉ định liệu có sao chép tài liệu sang site Trung tâm Bản ghi, di chuyển hay di chuyển tài liệu và để lại liên kết trong thư viện tài liệu. Nếu quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho site, bạn có thể tạo một chính sách khai báo tài liệu là bản ghi. Bạn cũng có thể sử dụng mô hình đối tượng SharePoint để tạo một hành động tùy chỉnh.
Chính sách duy trì có thể có nhiều giai đoạn. Ví dụ: bạn có thể tạo chính sách duy trì để xóa tất cả các phiên bản cũ hơn của tài liệu một năm sau khi tài liệu được thay đổi lần cuối, và chuyển tài liệu đó đến site Trung tâm Bản ghi năm năm sau khi tài liệu được thay đổi lần cuối.
Nếu quản lý bản ghi tại chỗ được bật cho một site, site có thể chứa cả tài liệu hiện hoạt và bản ghi. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ định các chính sách duy trì khác nhau cho tài liệu và bản ghi hiện hoạt. Ví dụ: bạn có thể tạo một chính sách khai báo một tài liệu hiện hoạt là bản ghi hai năm sau khi tài liệu được tạo ra và tạo một chính sách thứ hai để xóa bản ghi bảy năm sau khi nó được khai báo là bản ghi.
Tạo quy trình làm việc
Khi tạo dòng công việc, bạn có thể thêm hành động gửi mục tới kho lưu trữ. Bằng cách sử dụng hành động này, bạn có thể tạo dòng công việc gửi tài liệu tới site Trung tâm Bản ghi. Bạn cũng có thể bao gồm các hành động khác trong dòng công việc. Ví dụ, bạn có thể tạo một dòng công việc gửi thư email đến tác giả tài liệu yêu cầu phê duyệt, rồi gửi tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Bạn có thể kết hợp các chính sách và dòng công việc bằng cách tạo một chính sách duy trì chạy dòng công việc mới một năm sau khi tài liệu được tạo.
Bạn cũng có thể dùng mô hình đối tượng SharePoint để tạo một dòng công việc tùy chỉnh sao chép tệp vào site Trung tâm Bản ghi. Dòng công việc gửi tệp đến site Trung tâm Bản ghi có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu của bạn như một phần của dòng công việc hướng dẫn tài liệu trong suốt vòng đời của nó. Đối với các loại tài liệu có vòng đời có thể dự đoán, chẳng hạn như báo cáo chi phí, bạn có thể thực hiện một dòng công việc hướng dẫn tài liệu qua các giai đoạn khác nhau và như bước cuối cùng là gửi bản sao của tài liệu đến site Trung tâm Bản ghi. Dòng công việc có thể được kích hoạt bằng cách tạo tài liệu mới.
Sử dụng giải pháp tùy chỉnh
Bạn có thể phát triển các giải pháp tùy chỉnh sử dụng các đối tượng trong không gian tên Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy để gửi nội dung từ các nguồn dữ liệu khác đến site Trung tâm Bản ghi. Để biết thêm thông tin về cách triển khai các giải pháp tùy chỉnh bằng cách dùng mô hình đối tượng SharePoint, hãy xem Bộcông cụ Phát triển Phần mềm SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Hoàn thành kế hoạch của bạn
Sau khi bạn phát triển kế hoạch tệp và xem lại các phương pháp di chuyển nội dung vào site Trung tâm Bản ghi, hãy hoàn tất kế hoạch tệp của bạn bằng cách xác định cách gửi mỗi loại bản ghi đến site Trung tâm Bản ghi. Những điều cần xem xét bao gồm những điều sau đây:
- Việc tuân thủ là bắt buộc hay tự nguyện?
- Bạn có thể dựa vào sự hợp tác của người dùng trong tổ chức của bạn để tuân thủ các quy trình quản lý bản ghi không? Nói chung, hãy tránh các quy trình thủ công. Tuy nhiên, khi cần thiết, hãy tạo ra chương trình đào tạo và giám sát phù hợp để đảm bảo sự tuân thủ của nhóm.
- Nội dung sẽ được lưu trữ trên máy chủ quản lý tài liệu SharePoint?
- Bạn đang duy trì nội dung vật lý? Việc quản lý nội dung vật lý hiện hoạt, chẳng hạn như bản cứng hoặc CD-ROM và gửi nó đến kho lưu trữ bản ghi để lưu giữ (cùng với việc theo dõi bản ghi trong site Trung tâm Bản ghi) yêu cầu phải lập kế hoạch độc đáo không được mô tả trong chủ đề này. Ví dụ, nếu không tồn tại phiên bản điện tử của một tài liệu giấy, bạn có thể phải theo dõi mục bằng cách sử dụng một danh sách có các chính sách và dòng công việc liên kết.
Bảng sau đây hiển thị cách một số bản ghi trong kế hoạch tệp mẫu sẽ di chuyển đến site Trung tâm Bản ghi:
| Tài liệu | Mô tả | Phương tiện | Vị trí nguồn | Trở thành bản ghi... |
|---|---|---|---|---|
| Gói phúc lợi | Mô tả kế hoạch phúc lợi cho nhân viên. | Trang web | Thư viện tài liệu SharePoint | Sử dụng dòng công việc tùy chỉnh gắn với chính sách hết hạn |
| Kế hoạch bảo hiểm | Mô tả chương trình bảo hiểm nhân viên. | In | Tài liệu vật lý liên kết với mục danh sách trong SharePoint | Bằng cách gửi dữ liệu đến một kho lưu trữ vật lý và tạo một mục danh sách trong site Trung tâm Bản ghi để theo dõi (bằng mã vạch) |
| Bảng chấm công bảng lương | Tóm tắt số giờ làm việc, làm thêm giờ và tiền lương đã trả. | Tài liệu điện tử | Bản ghi lương máy chủ không dựa trên SharePoint | Sử dụng một chương trình tùy chỉnh |
| Tệp phát triển sản phẩm | Thông số kỹ thuật của sản phẩm và tài liệu liên quan. | Tài liệu điện tử | Thư viện tài liệu SharePoint | Sử dụng dòng công việc tùy chỉnh có liên kết với chính sách hết hạn và theo cách thủ công bằng cách sử dụng lệnh Gửi tới |