Sử dụng chính sách cho việc đóng và xóa site

Các site SharePoint có thể nhanh chóng phổ biến nếu bạn không xóa chúng khi không còn cần thiết nữa. Việc giữ các site lỗi thời xung quanh sẽ chiếm dung lượng lưu trữ, khiến mọi người khó tìm thấy thông tin hiện tại và cũng có thể không mong muốn vì lý do tuân thủ.

Là người quản trị tuyển tập site, bạn có thể sử dụng chính sách site để giúp kiểm soát sự tăng sinh của site. Chính sách site xác định vòng đời của site bằng cách chỉ định thời điểm đóng site và thời điểm sẽ xóa site. Chính sách site đặc biệt hữu ích cho các tổ chức cho phép nhiều nhóm người dùng tạo site riêng của họ. Họ có thể yêu cầu bạn chọn chính sách site khi bạn tạo site.

Đóng một site cho biết rằng site không còn được sử dụng và cuối cùng có thể bị xóa theo lịch biểu. Site đã đóng không xuất hiện ở những nơi như Delve, nhưng người dùng vẫn có thể sửa đổi site đã đóng và nội dung của site bằng cách sử dụng URL để truy nhập site.

Tạo chính sách site

Hãy làm theo các bước sau để tạo các chính sách site sẽ sẵn dùng trong mọi site trong tuyển tập site.

1. Đăng nhập với tư cách người quản trị tuyển tập site và mở site gốc của tuyển tập site.

2. Đối với các trang web cổ điển, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Cài đặt trang web, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt trang web. Đối với các site hiện đại, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Thông tin trang web hoặc Nội dung site, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt site.

3. Dưới Quản trị Tuyển tập Site, hãy bấm Chính sách Site.

4. Bấm Tạo, rồi chọn một tùy chọn:
   Không tự động đóng hoặc xóa site. Nếu một chính sách với tùy chọn này được áp dụng cho một site, chủ sở hữu site phải xóa site đó theo cách thủ công.
   Tự động xóa site. Nếu một chính sách với tùy chọn này được áp dụng cho một site, chủ sở hữu site phải đóng site theo cách thủ công, nhưng sau đó site sẽ bị xóa tự động. Chính sách xóa site sẽ tự động xác định thời điểm xóa site và có các tùy chọn sau.
   Tự động đóng và xóa site. Tùy chọn này cho phép cùng một lựa chọn về cách xóa site và cũng yêu cầu bạn xác định khoảng thời gian đóng site sau khi tạo site.
   Chạy dòng công việc tự động để quản lý việc đóng site, sau đó tự động xóa bỏ chúng. (khả dụng với một số gói và phiên bản). Tùy chọn này cho phép các lựa chọn tương tự về cách xóa site, nhưng cũng yêu cầu bạn xác định dòng công việc để chạy để đóng site. Khi dòng công việc hoàn thành, SharePoint sẽ đóng site. Bạn xác định tên dòng công việc, khoảng thời gian sau khi tạo trang để chạy dòng công việc và có chạy lại dòng công việc định kỳ cho đến khi đóng trang hay không.

   • Hành động kích hoạt trang web bị xóa và khoảng thời gian chờ đợi sau khi trình kích hoạt xảy ra trước khi xóa site. Trình kích hoạt có thể là việc tạo site hoặc đóng site. Ví dụ, bạn có thể tạo một chính sách xóa site ba tháng sau khi đóng site hoặc chính sách xóa site một năm sau khi tạo site.
   • SharePoint có gửi email cho chủ sở hữu site một khoảng thời gian nhất định trước khi site được lên lịch xóa hay không.
   • Cho phép chủ sở hữu site trì hoãn việc xóa site hay không.

5. Để đặt site gốc và tất cả các site con thành chỉ đọc khi đóng site gốc, hãy chọn Tuyển tập site sẽ chỉ được đọc khi đóng.

6. Bấm vào OK.

Đóng site theo cách thủ công hoặc mở lại site đã đóng

1. Đăng nhập với tư cách chủ sở hữu site.
2. Đối với các trang web cổ điển, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Cài đặt trang web, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt trang web. Đối với các site hiện đại, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Thông tin trang web hoặc Nội dung site, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt site.
3. Bên dưới Quản trịSite, bấm vào Đóng và Xóa Site.
4. Để đóng site, hãy bấm Đóng site này ngay. Để mở lại tài khoản, bấm vào Mở site này.

Chọn một chính sách cho một site

1. Đăng nhập với tư cách chủ sở hữu site.
2. Đối với các trang web cổ điển, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Cài đặt trang web, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt trang web. Đối với các site hiện đại, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Thông tin trang web hoặc Nội dung site, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt site.
3. Bên dưới Quản trịSite, bấm vào Đóng và Xóa Site.
4. Bên cạnh Chính sách Site, hãy chọn một chính sách, rồi bấm OK.

Xóa site theo cách thủ công

1. Đăng nhập với tư cách chủ sở hữu site.
2. Đối với các trang web cổ điển, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Cài đặt trang web, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt trang web. Đối với các site hiện đại, hãy chọn Cài đặt Cài đặt: cập nhật hồ sơ của bạn cài đặt phần mềm và kết nối với đám mây , sau đó chọn Thông tin trang web hoặc Nội dung site, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt site.
3. Bên dưới Hành động Site, hãy bấm Xóa site này.
4. Bấm vào Xóa.