Một cách để kiểm soát cộng tác trên tài liệu là yêu cầu kiểm xuất tệp, đặc biệt là khi nhiều người dùng có quyền truy nhập vào thư viện. Nếu cần kiểm xuất thư viện, người khác không thể ghi đè nó. Tuy nhiên, bạn có nguy cơ ngăn người khác nhìn thấy những thay đổi mới nhất hoặc tự thực hiện thay đổi. Nếu người khác cần làm việc trên tài liệu, điều quan trọng là các tệp phải được kiểm nhập lại nhanh chóng.
Lưu ý
Không cấu hình thư viện của bạn để yêu cầu kiểm tra nếu người dùng dự định đồng tác giả tài liệu trong thư viện. Người dùng không thể làm việc đồng thời trên các tài liệu khi kiểm xuất bắt buộc được bật.
Yêu cầu kiểm xuất tệp để chỉnh sửa
Lưu ý
Chỉ những người dùng có quyền Toàn quyền Điều khiển hoặc Thiết kế mới có thể thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.
- Đi đến thư viện bạn định làm việc.
- Chọn Cài đặt Cài
Cài đặt thư viện đám mây.>
Nếu bạn không thấy những mục menu này, trên dải băng, hãy chọn Thư viện và trong nhóm Cài đặt, chọn Cài đặt thư viện. - Trên trang Cài đặt , chọn Xem thêm cài đặt thư viện (đối với SharePoint Classic, nằm trong Cài đặt Chung). Chọn Cài đặt lập phiên bản.
- Trong phần Yêu cầu Kiểm xuất, bên dưới Có yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa?.
- Để lưu cài đặt của bạn và trở về trang Cài đặt Thư viện , chọn OK.
Điều gì sẽ xảy ra khi kiểm xuất trong thư viện là bắt buộc?
| Nếu bạn làm điều này ... | Đây là những gì xảy ra... |
|---|---|
| Tạo hoặc thêm tệp vào thư viện | Tệp sẽ được kiểm xuất trước cho bạn. Bạn phải kiểm nhập nó vào thư viện trước khi người khác có thể xem và làm việc với nó. |
| Mở tệp để chỉnh sửa | Tệp sẽ tự động được kiểm xuất cho bạn khi bạn chọn Chỉnh sửa. Một hộp thoại thông báo sẽ cảnh báo cho bạn rằng bạn sắp kiểm xuất tệp và cung cấp cho bạn cơ hội chỉnh sửa tệp trong thư mục bản thảo cục bộ của bạn. Sau khi kiểm xuất, biểu tượng tệp được che phủ bởi một mũi tên màu xanh lá cây trỏ xuống dưới, cho biết rằng tệp hiện đã được kiểm xuất. Không người nào khác có thể thay đổi tệp và không ai khác có thể nhìn thấy những thay đổi của bạn, trong khi bạn đã kiểm xuất tệp. |
| Thay đổi thông tin về tệp (thuộc tính) | Nếu tệp chưa được kiểm xuất cho bạn, bạn phải kiểm xuất tệp đó trước khi có thể thực hiện thay đổi đối với các thuộc tính của tệp, chẳng hạn như tiêu đề, tên tác giả, ngày đến hạn, số từ, v.v. Thay đổi của bạn sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn kiểm nhập tệp đó trở lại. |
| Cố gắng mở một tệp được kiểm xuất cho người khác | Các tùy chọn Kiểm xuất và Kiểm tra tiến độ không khả dụng. Bạn không thể kiểm xuất tệp mà người khác đã kiểm xuất. Nếu bạn cố gắng làm như vậy, một hộp thoại thông báo sẽ xuất hiện cho bạn biết rằng tệp được kiểm xuất bởi một người khác. Để biết ai đã kiểm xuất tệp, hãy di chuột lên biểu tượng tệp. Tên của người kiểm xuất dữ liệu xuất hiện trong chú giải công cụ. Bạn có thể liên hệ với cá nhân đó để yêu cầu kiểm nhập tệp nếu bạn cần nhanh. |
| Kiểm nhập tệp | Bạn được nhắc nhập chú thích về những thay đổi bạn đã thực hiện. Nếu thư viện của bạn theo dõi các phiên bản, chú thích của bạn sẽ trở thành một phần của lịch sử phiên bản. Nếu theo dõi cả phiên bản chính và phụ thì bạn sẽ được nhắc chọn loại phiên bản bạn đang kiểm nhập. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem thêm. |
| Giữ tệp ở trạng thái đã kiểm xuất trong một thời gian dài | Không ai khác có thể nhìn thấy các thay đổi của bạn hoặc sửa tệp khi bạn đã kiểm xuất tệp. Mặc dù điều này hữu ích trong khi bạn thực hiện thay đổi, nhưng nó cũng có thể ngăn cản người khác thực hiện nhiệm vụ được giao. Đây là một phương pháp kinh doanh tốt và lịch sự thông thường để kiểm nhập tệp trở lại càng nhanh càng tốt sau khi bạn kiểm xuất. Trong một số trường hợp, người quản trị có thể phải buộc kiểm nhập tệp. |