Tạo và cập nhật cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể thêm một loại cột đặc biệt vào danh sách hoặc thư viện gốc gọi là cột dữ liệu ngoài. Cột này cho phép bạn kết hợp một cột dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài với các cột khác trong danh sách hoặc thư viện riêng. Vì cột dữ liệu ngoài được thêm vào danh sách hoặc thư viện gốc, tất cả các tính năng thư viện hoặc danh sách liên quan đều hoạt động, bao gồm lập phiên bản, phê duyệt, kiểm nhập và kiểm xuất, cũng như đính kèm tệp.

Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.

Bạn muốn làm gì?

• Trước khi bạn bắt đầu
• Tìm hiểu ví dụ về việc sử dụng cột dữ liệu ngoài
• Tạo cột dữ liệu ngoài trong danh sách hoặc thư viện
• Cập nhật cột dữ liệu ngoài
• Làm mới cột dữ liệu ngoài

Trước khi bạn bắt đầu

Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi một số tác vụ như điều kiện tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu.. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi cố gắng làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Cấu hình dịch vụ và tài khoản SharePoint Người quản trị cần phải kích hoạt Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật.

Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó.

Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài.

Tạo loại nội dung ngoài Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

Đầu Trang

Tìm hiểu ví dụ về việc sử dụng cột dữ liệu ngoài

Các phần sau đây mô tả một số cách dùng thực tế của việc thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách hoặc thư viện.

Hợp đồng với khách hàng và thông tin liên hệ Bạn có một thư viện tài liệu chứa hợp đồng khách hàng. Tuy nhiên, tất cả thông tin khách hàng của bạn đều được duy trì trong ứng dụng Dòng nghiệp vụ (chẳng hạn như SAP hoặc Microsoft CRM) vốn có nguồn dữ liệu nằm ngoài sản phẩm SharePoint. Bạn muốn theo dõi hợp đồng của khách hàng trong thư viện tài liệu, nhưng hãy đảm bảo rằng thông tin liên quan đến khách hàng là cập nhật và không trùng lặp một cách không cần thiết. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách thêm một hoặc nhiều cột dữ liệu ngoài vào thư viện để liên kết tên khách hàng và số điện thoại thích hợp với từng hợp đồng được lưu trữ trong thư viện. Cột dữ liệu ngoài giúp bạn dễ dàng nhập hoặc cập nhật thông tin chính xác và tự động truy xuất thông tin khách hàng từ nguồn dữ liệu ngoài. Trong trường hợp này, bạn cũng có thể tạo một tài liệu Word có cấu trúc tăng cấp các giá trị của cột dữ liệu ngoài vào tài liệu Word để bạn có thể chỉnh sửa các giá trị trong Ngăn Thông tin Tài liệu hoặc bằng cách sử dụng điều khiển nội dung Word.

Dữ liệu sản phẩm cơ bản cùng với ảnh Bạn đã tạo một thư viện ảnh chứa ảnh của sản phẩm mà tổ chức của bạn bán. Bạn thêm một cột dữ liệu ngoài vào thư viện để truy nhập tên sản phẩm, mã sản phẩm và giá hiện tại từ một cơ sở dữ liệu bên ngoài. Tuy nhiên, bạn đảm bảo rằng khi kiểu nội dung ngoài được tạo, dữ liệu ngoài sẽ ở dạng chỉ đọc. Các quy tắc và quy trình công ty bạn yêu cầu mọi thay đổi đối với thông tin sản phẩm phải được thực hiện thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu. Nhưng giờ đây, nhiều người trong tổ chức của bạn có thể dễ dàng xem tất cả thông tin sản phẩm chung cùng nhau trong một dạng xem thư viện.

Đầu Trang

Tạo cột dữ liệu ngoài trong danh sách hoặc thư viện

1. Dẫn hướng đến site SharePoint, rồi dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.

   Lưu ý

   Bạn không thể thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách ngoài.

2. Bấm Thiếtđặt Danhsách hoặcThư viện> hoặc Thiết đặt Thư viện.

3. Trong phần Cột, bấm Tạo Cột.

4. Nhập tên cột, như Khách hàng, rồi bên dưới Loại Cột, bấm Dữ liệu Ngoài.

5. Dưới Kiểu Nội dung Ngoài, bấm Bộ chọn Kiểu Nội dung Bên ngoài, sau đó chọn mục thích hợp từ danh sách các kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn như CustomerCRM.

6. Quyết định cách thức bạn muốn xử lý bất kỳ hành động nào được xác định cho kiểu nội dung ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:

   • Để hiển thị menu gồm một hoặc nhiều hành động, bấm Hiển thị menu hành động.
   • Để khiến cột dữ liệu ngoài thực hiện hành động mặc định khi được chọn, hãy bấm Nối kết cột này với Hành động Mặc định của kiểu nội dung ngoài.

7. Bên dưới Thêm cột để hiển thị từng trường bổ sung này, bấm vào Chọn tất cả các trường hoặc chọn một hoặc nhiều tên trường cụ thể, như CustomerName và PhoneNumber.

Đầu Trang

Cập nhật cột dữ liệu ngoài

1. Dẫn hướng đến site SharePoint, rồi dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.
2. Thêm hoặc sửa một mục trong danh sách hoặc các thuộc tính của thư viện tài liệu.
3. Trong hộp văn bản cột dữ liệu ngoài, chẳng hạn như tên khách hàng, hãy bấm Bộ chọn Mục Dữ liệu Ngoài.
   Tác giả của loại nội dung ngoài cần xác định cách thức hoạt động của Bộ chọn Mục Dữ liệu Ngoài bằng cách chọn một trường định danh thích hợp và tạo một hoặc nhiều bộ lọc để bạn có thể nhanh chóng định vị giá trị đúng. Nếu không phải trường hợp trên, hãy liên hệ với tác giả của loại nội dung ngoài hoặc người quản trị của bạn để được trợ giúp.
4. Trong hộp thoại, chọn mục nhập thích hợp, ví dụ Nancy Davolio, rồi bấm OK.

Dữ liệu được cập nhật trong danh sách ngoài và nguồn dữ liệu ngoài.

Đầu Trang

Làm mới cột dữ liệu ngoài

Vì lý do hiệu suất, dữ liệu trong cột dữ liệu ngoài được lưu vào bộ đệm ẩn trên máy chủ hoặc dịch vụ và có thể không hiển thị các giá trị mới nhất từ hệ thống dữ liệu ngoài. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài được hiển thị là cập nhật, bạn có thể làm mới cột dữ liệu ngoài. Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi thực hiện thao tác làm mới vì thao tác này có thể mất nhiều thời gian tùy thuộc vào cách thiết lập dữ liệu ngoài.

1. Dẫn hướng đến site SharePoint, rồi dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.
2. Trên tiêu đề cột của cột dữ liệu ngoài, bấm Làm mới.
3. Trên trang Làm mới, quyết định xem bạn chỉ muốn làm mới thư mục hiện tại, hay thư mục hiện tại và tất cả các thư mục con của nó.
4. Bấm vào OK.

Đầu Trang