Quản lý thông tin bạn chia sẻ qua hồ sơ và Site của Tôi

Bài viết trợ giúp này mô tả các cách thức bạn chia sẻ thông tin qua Site của Tôi và hồ sơ, đồng thời cung cấp một số bước để giúp bạn quản lý lượng thông tin mà bạn chia sẻ.

Bạn muốn làm gì?

• Tổng quan
• Chia sẻ và quản lý quyền truy nhập vào nội dung trên Site của Tôi
• Hiểu cách mọi người thêm đồng nghiệp và theo dõi các hoạt động
• Làm việc với thẻ, xếp hạng, ghi chú và thông báo trạng thái
• Hiểu rõ các đề xuất từ đồng nghiệp và từ khóa
• Quản lý quyền truy nhập vào một số thông tin trong hồ sơ của bạn

Tổng quan

Việc chia sẻ thông tin về bản thân có thể giúp bạn kết nối với người khác và xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rõ các loại thông tin bạn đang chia sẻ và mức độ rộng mà bạn đang chia sẻ thông tin đó. Ví dụ: bạn có thể muốn chia sẻ thông tin cá nhân như số điện thoại di động của mình chỉ với nhóm làm việc hoặc người quản lý của mình thay vì cho tất cả mọi người trong tổ chức.

Ngoài ra, bạn nên kiểm tra xem tổ chức của mình có chính sách về chia sẻ thông tin không. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể có chính sách về loại thông tin nào nên và không nên được lưu trữ trực tuyến hoặc có thể yêu cầu một quy trình phê duyệt đối với một số loại nội dung.

Dưới đây là một số cách thức chính trong đó thông tin được chia sẻ qua Site của Tôi của bạn:

• Nội dung trên Site của Tôi của bạn, bao gồm tài liệu, danh sách và blog
• Thẻ và ghi chú mà bạn áp dụng cho các trang và tài liệu
• Các từ khóa và đồng nghiệp được đề xuất mà bạn đã chấp thuận, có thể được sử dụng để nhanh chóng cập nhật Site của Tôi để bạn có thể tương tác với người khác
• Thông tin cá nhân, chẳng hạn như thông tin liên hệ, sở thích, trách nhiệm, đồng nghiệp và danh sách email, tư cách thành viên trong hồ sơ của bạn và bất kỳ cập nhật nào bạn thực hiện cho chi tiết hồ sơ của mình

Hãy lưu ý rằng tổ chức của bạn có thể tùy chỉnh Site của Tôi của bạn, chẳng hạn bằng cách kiểm soát loại thông tin bạn có thể thêm hoặc tùy chỉnh. Tổ chức của bạn cũng có thể thêm thông tin vào Site của Tôi từ các nguồn dữ liệu khác, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu nhân sự.

Đầu Trang

Chia sẻ và quản lý quyền truy nhập vào nội dung trên Site của Tôi

Site của Tôi của bạn có sẵn ba tùy chọn để chia sẻ tài liệu:

• Tài liệu Chia sẻ Sử dụng thư viện này để lưu trữ tài liệu mà bạn muốn chia sẻ với nhiều người. Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi của bạn, bạn có thể sửa quyền đối với thư viện, cũng như các thư mục và mục cụ thể.
• Tài liệu Riêng tư Sử dụng thư viện này cho các tài liệu mà bạn không muốn chia sẻ với người khác. Việc lưu trữ tài liệu trong thư viện này có thể hữu ích, ví dụ, nếu bạn thường xuyên cần truy nhập tài liệu từ các máy tính khác nhau nhưng không có ý định chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp của mình.

Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn cũng có thể thêm nội dung khác, chẳng hạn như các thư viện, danh sách khác và một site blog để chia sẻ ý tưởng của bạn.

Bạn có thể quản lý quyền cho các mục này, tương tự như cách mọi người quản lý quyền đối với nội dung trên các site khác. Các quyền có thể được tùy chỉnh ở mức site, cũng như cho danh sách, thư viện, thư mục, tài liệu cụ thể và mục danh sách.

Trên tab Nội dung của hồ sơ của bạn, mọi người cũng có thể xem tài liệu công cộng do bạn tạo tác giả trên các site SharePoint khác mà bạn là thành viên nếu họ có quyền xem nội dung đó.

Tổ chức của bạn có thể có các chính sách bổ sung về loại tài liệu bạn có thể lưu trữ trong Site của Tôi.

Đầu Trang

Hiểu cách mọi người thêm đồng nghiệp và theo dõi các hoạt động

Bạn có thể dõi theo hoạt động của đồng nghiệp, để có thể thấy khi họ gắn thẻ một bài viết thú vị, đăng ghi chú lên Bảng Ghi chú của người nào đó, hoặc thay đổi chức danh. Hoạt động của họ xuất hiện theo thứ tự thời gian đảo ngược trong Nguồn cấp tin tức của bạn. Ngược lại, mọi người trong tổ chức của bạn có thể thêm bạn làm đồng nghiệp và dõi theo các hoạt động của bạn trong Nguồn cấp tin tức của họ.

People có thể thêm bạn làm đồng nghiệp và theo dõi hoạt động của bạn, dù bạn có thêm họ làm đồng nghiệp hay không và ngược lại. Nếu bạn quan tâm đến hoạt động của người đó, bạn có thể muốn thêm họ làm đồng nghiệp, để bạn cũng có thể theo dõi hoạt động của họ. Một số hoạt động, chẳng hạn như áp dụng một từ khóa mà người khác đã liệt kê là mối quan tâm, có thể xuất hiện trong Nguồn cấp tin tức của bất kỳ ai được phép xem Site của Tôi của bạn.

Tùy vào cách người quản trị thiết lập Site của Tôi, bạn có thể thay đổi những hoạt động bạn nhìn thấy trong Nguồn cấp tin tức bằng cách sửa phần Tùy chọn của hồ sơ. Ví dụ, bạn có thể chọn có nhận hoặc không nhận thông báo trong Nguồn cấp tin tức của bạn khi một đồng nghiệp thay đổi nhóm hoặc viết ghi chú trên trang hồ sơ của một ai đó. Các thiết đặt không thay đổi những hoạt động của bạn mà mọi người có thể nhìn thấy trong Nguồn cấp tin tức của họ.

Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi, bạn có thể nhận được thông báo qua email khi ai đó thêm bạn làm đồng nghiệp. Thư thông báo rằng ai đó đã thêm bạn làm đồng nghiệp và đang dõi theo hoạt động của bạn, nhưng nó không cung cấp cho bạn tùy chọn để từ chối dù người đó có thể thêm bạn làm đồng nghiệp hay không.

Nếu bạn không muốn nhận thông báo khi ai đó thêm bạn làm đồng nghiệp, hãy sử dụng thủ tục sau đây:

1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang xem hồ sơ của ai đó hoặc một trang trên Site của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
   • Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint của mình, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải Tên và sau đó bấm Hồ sơ của Tôi.

2. Bấm Sửa Hồ sơ của Tôi.

3. Trong phần Tùy chọn , bên cạnh Thông báo Email, hãy bỏ chọn hộp kiểm Thông báo cho tôi khi có ai đó thêm tôi làm đồng nghiệp .

Đầu Trang

Làm việc với thẻ, xếp hạng, ghi chú và thông báo trạng thái

Thẻ, ghi chú và thông báo trạng thái là những cách để khám phá thông tin và kết nối với những người khác trong tổ chức của bạn.

Thẻ

Nếu người quản trị của bạn đã bật tính năng gắn thẻ mạng xã hội, bạn có thể gắn thẻ nội dung để bạn có thể dễ dàng nhớ, phân loại hoặc chia sẻ với người khác. Bạn có thể gắn thẻ cho trang và tài liệu trên trang SharePoint, cũng như các trang mạng nội bộ và trang Internet khác. Khi bạn áp dụng thẻ, bạn có thể xác định xem thẻ đó là công khai hay riêng tư.

Để giúp mọi người khám phá nội dung đáng quan tâm, có nhiều cách khác nhau để xem khi có người áp dụng thẻ công khai cho nội dung, cung cấp cho mọi người quyền xem nội dung:

• Bạn có thể nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của bạn khi một trong các đồng nghiệp của bạn áp dụng thẻ cho nội dung mà bạn có quyền xem. Đồng nghiệp của bạn cũng có thể thấy khi nào bạn áp dụng thẻ vào nội dung mà họ có quyền xem.
• Nếu bạn đã thêm từ khóa vào phần Sở thích trong hồ sơ của mình, bạn có thể thấy khi mọi người sử dụng từ khóa đó làm thẻ, miễn là bạn có quyền xem nội dung mà họ gắn thẻ. Ví dụ, nếu bạn theo dõi "nhiếp ảnh" như một sở thích và ai đó dùng thuật ngữ "nhiếp ảnh" trong thẻ công khai, bạn sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của bạn.
• Ngược lại, những người khác có thể thấy khi bạn sử dụng một từ khóa mà họ đã thêm làm mối quan tâm. Khi mọi người theo dõi một từ khóa với tư cách là một sở thích, họ không nhất thiết phải là đồng nghiệp để nhận được thông tin cập nhật khi ai đó gắn thẻ nội dung với từ khóa đó hoặc có chung sở thích.
• Mục Hoạt động Gần đây trên hồ sơ của bạn hiển thị thời điểm bạn đã gắn thẻ nội dung gần đây, nếu người xem có quyền xem nội dung. Nếu mọi người có quyền xem hồ sơ của bạn, họ có thể xem phần Hoạt động Gần đây của bạn, cho dù họ có đang theo dõi bạn với tư cách là đồng nghiệp hay không.

Thẻ của bạn cũng xuất hiện trong một bộ sưu tập thẻ, đôi khi được gọi là đám mây thẻ, mà mọi người có thể xem trên hồ sơ của bạn. People cũng có thể xem thêm thông tin về một thẻ, cũng như các hoạt động gần đây liên quan đến một thẻ, như khi có người áp dụng thẻ đó. Các thẻ mà bạn áp dụng cũng có thể tương tác với các từ khóa doanh nghiệp được tổ chức của bạn quản lý tập trung. Để biết thêm thông tin, hãy xem người quản lý bộ thuật ngữ và từ khóa doanh nghiệp cho tổ chức của bạn.

Bạn có thể đánh dấu một thẻ là công khai hoặc riêng tư. Nếu bạn tạo một thẻ như một thẻ công khai, sau đó lại đánh dấu thẻ đó là riêng tư hoặc xóa thẻ đó đi sau, điều này sẽ không ảnh hưởng đến cập nhật mà mọi người nhận được trong Nguồn cấp tin tức của họ khi thẻ được tạo lần đầu. Cập nhật ban đầu về thẻ sẽ vẫn còn trong Nguồn cấp tin tức của mọi người. Khi bạn đánh dấu một thẻ là riêng tư, URL hoặc tài liệu mà thẻ trỏ tới sẽ không thể truy cập được đối với người dùng nữa. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể nhìn thấy văn bản của thẻ bạn đánh dấu là riêng tư.

Xếp loại

Nếu tính năng xếp hạng đã được bật trong thư viện, những người có quyền truy cập nội dung có thể xếp hạng nó với hệ thống sao Tùy thuộc vào cách thư viện được thiết lập, tác giả và những người có quyền xem nội dung sẽ thấy tổng số xếp loại cho tài liệu, nhưng không thấy chi tiết về người áp dụng xếp loại (ví dụ: tên người dùng không được hiển thị bên cạnh xếp loại). Tuy nhiên, Microsoft SharePoint Server có lưu trữ tên người dùng và các chương trình và giải pháp tương thích với SharePoint có thể truy nhập tên người dùng.

Nếu mọi người đã thêm bạn làm đồng nghiệp, họ sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của họ khi bạn xếp hạng nội dung, miễn là họ có quyền xem nội dung đó. Họ có thể thấy liên kết đến nội dung bạn đã xếp hạng và xếp hạng bạn đã áp dụng cho nội dung đó. Một cập nhật cũng sẽ xuất hiện trong phần Hoạt động Gần đây của hồ sơ của bạn, bất kỳ ai có quyền xem Site của Tôi và nội dung bạn đã xếp hạng cũng có thể xem phần này.

Ghi chú

Bạn có thể viết ghi chú về tài liệu và trang mà mọi người có thể xem khi họ truy cập vào tài liệu và trang nơi đã áp dụng ghi chú. Bạn cũng có thể viết ghi chú vào hồ sơ của người khác, cũng như hồ sơ của riêng bạn.

People theo dõi hoạt động của bạn với tư cách là đồng nghiệp sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của họ về ghi chú bạn viết. Mục Hoạt động Gần đây trên hồ sơ của bạn hiển thị các ghi chú bạn đã viết gần đây trên các phần nội dung khác nhau, nếu người xem có quyền truy cập vào nội dung.

Ghi chú bạn đăng sẽ hiển thị với tất cả mọi người. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bỏ ghi chú sau khi tạo, nhưng điều này sẽ không ảnh hưởng đến cập nhật mà mọi người nhận được trong Nguồn cấp tin tức của họ hoặc cập nhật xuất hiện trong Hoạt động Gần đây của bạn khi ghi chú được tạo lần đầu.

Thông báo trạng thái

Bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình thông qua một thông báo trạng thái ngắn, xuất hiện bên cạnh tên và ảnh của bạn khi mọi người truy cập hồ sơ của bạn.

People theo dõi hoạt động của bạn với tư cách là đồng nghiệp sẽ nhận được cập nhật trong Nguồn cấp tin tức của họ khi bạn thay đổi thông báo trạng thái của mình. Cập nhật thông báo trạng thái của bạn cũng xuất hiện trong mục Hoạt động gần đây trên hồ sơ của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa thông báo trạng thái, nhưng thông báo này sẽ không ảnh hưởng đến cập nhật gốc mà mọi người nhận được trong Nguồn cấp tin tức của họ hoặc cập nhật xuất hiện trong Hoạt động Gần đây của bạn.

Đầu Trang

Hiểu rõ các đề xuất từ đồng nghiệp và từ khóa

Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của Tôi và chương trình nào được cài đặt, bạn có thể nhận được các đề xuất cho đồng nghiệp và từ khóa để giúp bạn kết nối nhanh chóng hơn với mọi người và thông tin.

Những gợi ý này có thể dựa trên cách bạn sử dụng các chương trình tương thích với SharePoint, chẳng hạn như Microsoft Outlook 2010.

Tính năng Bổ trợ Đồng nghiệp SharePoint Server trong Outlook 2010, ví dụ: sẽ quét thư mục email đã gửi của bạn để tìm kiếm các tên và từ khóa cụ thể cũng như tần suất xuất hiện các tên và từ khóa này. Danh sách này được cập nhật định kỳ và được lưu trữ trong ổ đĩa cứng trên máy tính của bạn.

Bạn có thể xem danh sách các đồng nghiệp tiềm năng trên trang Thêm Đồng nghiệp của hồ sơ, nơi bạn có thể chấp thuận hoặc bác bỏ các đồng nghiệp.

Bạn có thể xem danh sách các từ khóa được đề xuất khi chỉnh sửa hồ sơ và bạn có thể chấp thuận hoặc từ chối các từ khóa đó. Các từ khóa được phê duyệt sẽ được thêm vào phần Hỏi Tôi Về hoặc Sở thích trong hồ sơ của bạn.

Quản lý việc phân tích thư đã gửi của bạn để tìm đề xuất từ khóa và đồng nghiệp hay không

Bạn có thể chọn không cho email của bạn bị phân tích bằng cách quản lý thiết đặt trong một số chương trình email. Ví dụ, bạn có thể sử dụng quy trình sau đây trong Outlook 2010 để tắt phân tích email. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình khác có thể phân tích các email đã gửi để tìm đồng nghiệp và đề xuất từ khóa, hãy xem Trợ giúp trong chương trình của bạn.

1. Trong Outlook 2010, bấm vào menu Tệp , rồi bấm Tùy chọn.
2. Bấm vào Nâng cao và cuộn đến mục Khác .
3. Bỏ chọn hộp kiểm Cho phép phân tích các email đã gửi để xác định những người bạn thường gửi email và các chủ đề bạn thường thảo luận, đồng thời tải thông tin này lên SharePoint Server mặc định .
4. Bấm vào OK.

Quản lý việc SharePoint Server có gửi các đề xuất cho đồng nghiệp và từ khóa trong email hay không

Tùy thuộc vào cách thiết lập Site của tôi, bạn có thể nhận được gợi ý trong email cho đồng nghiệp và từ khóa để thêm. Bạn có thể chọn không nhận các email này bằng cách làm theo quy trình sau trong SharePoint Server.

1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang xem hồ sơ của ai đó hoặc một trang trên Site của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
   • Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint của mình, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải Tên và sau đó bấm Hồ sơ của Tôi.

2. Bấm Sửa Hồ sơ của Tôi.

3. Cuộn tới mục Tùy chọn và bên cạnh Thông báo Email, xóa hộp kiểm Gửi cho tôi đề xuất cho đồng nghiệp mới và từ khóa .

Đầu Trang

Quản lý quyền truy nhập vào một số thông tin trong hồ sơ của bạn

Tùy thuộc vào cách thiết lập hồ sơ của mình, bạn có thể sử dụng các thể loại quyền riêng tư để chỉ định rằng chỉ một số người nhất định mới có thể xem một số chi tiết trong hồ sơ, tư cách thành viên site và danh sách phân phối cũng như danh sách đồng nghiệp của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn mọi người có thể xem hồ sơ của bạn đều xem được tất cả các Website mà bạn là thành viên.

Các chi tiết trong hồ sơ của bạn có thể chứa một số thông tin do người quản trị của bạn cung cấp, nhưng bạn có thể chỉnh sửa những người sẽ xem một số thông tin cá nhân, chẳng hạn như số điện thoại cá nhân của bạn.

Trang Tư cách thành viên của bạn trong hồ sơ của bạn chứa danh sách các site và danh sách phân phối bạn là thành viên. Tùy thuộc vào cách thiết lập Trang của tôi, bạn có thể áp dụng danh mục quyền riêng tư cho từng tư cách thành viên.

Đồng nghiệp của bạn thường bao gồm các thành viên trong nhóm của bạn, cũng như những người khác có hoạt động mà bạn muốn theo dõi. Bạn có thể sắp xếp các đồng nghiệp thành các nhóm, nhưng bạn chỉ có thể quản lý những người nhìn thấy đồng nghiệp của mình bằng cách áp dụng các danh mục quyền riêng tư sau đây:

• Mọi người
• Các đồng nghiệp của tôi
• Nhóm của Tôi
• Người quản lý của tôi
• Chỉ Tôi

Áp dụng các danh mục quyền riêng tư cho chi tiết hồ sơ, tư cách thành viên và danh sách đồng nghiệp của bạn

Bạn có thể thay đổi các danh mục quyền riêng tư cho chi tiết hồ sơ, tư cách thành viên và danh sách đồng nghiệp trong hồ sơ của bạn.

1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang xem hồ sơ của ai đó hoặc một trang trên Site của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
   • Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint của mình, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải Tên và sau đó bấm Hồ sơ của Tôi.

2. Để chỉnh sửa một số chi tiết hồ sơ của bạn, bên dưới ảnh của chúng tôi, hãy nhấp vào Chỉnh sửa Hồ sơ của tôi.

3. Để chỉnh sửa tư cách thành viên, bấm Tư cách thành viên. Chọn hộp kiểm bên cạnh tư cách thành viên bạn muốn thay đổi, rồi bấm Sửa Tư cách thành viên.

4. Để sửa danh sách đồng nghiệp của bạn, hãy bấm Đồng nghiệp, chọn các hộp kiểm bên cạnh các đồng nghiệp có thiết đặt bạn muốn thay đổi, rồi bấm Sửa Đồng nghiệp.

5. Thực hiện thay đổi bạn muốn, rồi bấm OK.

Thêm đồng nghiệp vào nhóm của bạn

Bạn có thể áp dụng cài đặt quyền riêng tư Nhóm của Tôi cho một số chi tiết trong hồ sơ, tư cách thành viên của bạn hoặc danh sách đồng nghiệp của bạn, nếu bạn muốn quản lý những người có quyền truy nhập để xem chúng. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ một mục chỉ với nhóm của mình, thay vì tất cả các đồng nghiệp hoặc tất cả những người có quyền truy nhập để xem hồ sơ của bạn.

Bạn có thể thêm người vào nhóm của mình, miễn là người đó có quyền xem Site của Tôi của bạn, cho dù đó là người trực tiếp trong bộ phận của bạn hay người mà bạn làm việc thân thiết trong bộ phận khác.

1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Nếu bạn đang xem hồ sơ của ai đó hoặc một trang trên Site của Tôi, hãy bấm Hồ sơ của Tôi.
   • Nếu bạn đang xem một kiểu trang khác trên site SharePoint của mình, hãy bấm vào tên của bạn ở góc trên bên phải Tên và sau đó bấm Hồ sơ của Tôi.

2. Bấm Đồng nghiệp, chọn đồng nghiệp mà bạn muốn thêm vào nhóm của mình, rồi bấm Sửa Đồng nghiệp. Bạn có thể chọn nhiều đồng nghiệp nếu muốn.

3. Trong phần Thêm vào Nhóm , dưới Thêm vào Nhóm của Tôi, bấm Có.

4. Bấm vào OK.

Đầu Trang